TABLAS

TENIENTE DE FRAGATA JULIO CESAR CONTRERAS ARANA

Introduccin

Una de las tareas fundamentales en la creacin de bases de datos es la incorporacin de tablas, por eso, explicaremos cmo crearlas, elegir los tipos de dato adecuados y guardarlas. Tambin aprenderemos a ingresar registros, trabajar con el Panel de navegacin y la Hoja de datos, as como sustituir y buscar datos.

TABLAS

Son los elementos ms importantes que integran una base de datos, ya que permiten ingresar informacin de manera ordenada y sistemtica, adems de buscarla y editarla posteriormente. Si bien el resto de elementos que la componen, como los formularios, las consultas, los informes, las macros y los mdulos, tambin son importantes, las tablas constituyen el fundamento del trabajo en Access.

Crear tablas

Crear
Tablas
Diseo de tabla

Diseo de tabla

Nombre del campo Tipos de datos Descripcin

IMPORTANCIA DEL DATO ELEGIDO Debemos saber que es muy importante que elijamos el tipo de dato adecuado para ingresar la informacin de cada campo. De lo contrario, un tipo de dato incorrecto puede generar dificultades en el momento de registrar la informacin, ya que si intentamos ingresar un dato que no corresponde con su clase, Access no permitir almacenarlo y nos presentar un cuadro de advertencia.

TIPOS DE DATOS

Texto corto Permite registrar hasta 255 caracteres alfanumricos, es decir que es posible ingresar texto y nmeros que no sean utilizados para un clculo, por ejemplo, nmeros de telfono y de documento.

Texto largo

Similar a la anterior, pero sin lmite en la cantidad de caracteres.

Numero

Solo admite nmeros, que pueden ser usados en clculos, por ejemplo, cantidad de horas trabajadas y cantidad de productos vendidos, entre otras posibilidades.

Fecha/hora

Se utiliza para registrar fechas y horas, por ejemplo, las fechas de las ventas o los horarios de trabajo de los empleados.

Moneda

Representa valores monetarios, como, por ejemplo, salarios, precios de venta, costos, totales.

Autonumeracin

Genera, de manera automtica, nmeros enteros correlativos o aleatorios.

Si/no

Genera una casilla en la tabla, que se debe activar para indicar valores positivos o desactivar para valores negativos.

Objeto OLE

Para almacenar archivos, imgenes, sonidos y videos

Hipervnculo

Vincula archivos y elementos de una base de datos a direcciones URL y de correo electrnico.

Datos adjuntos Para adjuntar archivos a un campo, por ejemplo, una tabla que posea datos de los empleados puede llevar adjunto el currculum correspondiente, en el registro de cada uno de ellos.

Asistentes para bsquedas

Permite generar un men con opciones, para seleccionar los valores del campo. Este tipo de dato es para valores con poca o ninguna variacin, por ejemplo, una lista de sucursales.

PANEL DE NAVEGACION
ELEMENTOS DEL PANEL 1. Men de Categoras 2. Ancho del Panel 3. Cuadro de bsqueda 4. Grupos 5. Objetos

HOJA DE DATOS

COPIAR, RENOMBRAR Y ELIMINAR OBJETOS

HOJA DE DATOS
INSERTAR DATOS: El ingreso de datos en una tabla se realiza desde la vista hoja de datos.
EDITAR FORMATO DE TABLA: Es posible autoajustar el ancho de las columnas para adaptarlas al contenido.
Si el dato introducido es extenso podremos visualizarlo completamente.
Si es menos extenso, la columna reducir su ancho y ahorraremos espacio.

EDITAR CAMPOS: Para cambiar agregar o quitar un campo debemos ingresar a la vista diseo.

CREAR LISTAS PREDETERMINADAS

1. Ingrese en la Vista Diseo de la tabla creada y, en el campo que necesite, elija el tipo de dato que necesite, elija el tipo de dato Asistente para bsquedas.

2. En la ventana del asistente, active la opcin Escribire los valores que desee y pulse el botn siguiente.

3. A continuacin, escriba cada uno de los valores que quiera mostrar en la lista personalizada y pulse siguiente para continuar.

4. Indique que nombre desea asignarle al campo, seleccione la casilla Limitar a la lista y pulse Finalizar.

CREAR LISTA CON DATOS EXISTENTES

Deseo que el campo de bsqueda busque los valores en una tabla o consulta.
Ver/Ambas Campos seleccionados Finalizar

Si
Vista hoja de datos

SUSTITUIR DATOS

Vista hoja de datos

Eliminar Toda una fila o columna.

ORGANIZAR DATOS