ESCUELA DE ADMINISTRACION Y MERCADOTECNIA DEL QUINDIO EAM

Es una etapa primordial en la administracin, pues aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin sin los controles pertinentes.

El control es una funcin administrativa: Es la fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

 Crear

mejor calidad . el cambio .

Enfrentar Producir

ciclos ms rpidos.

 Facilitar Agregar

la delegacin y el trabajo en equipo . valor

 Relacin

con lo planeado.

Medicin. Detectar

desviaciones .

Establecer

medidas correctivas

 Correccin

de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeacin, organizacin o direccin. de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeacin, organizacin o direccin.

Previsin

 Planear

y organizar. Programas que desea lograr la empresa para cumplir los objetivos, fijar qu debe hacerse y cmo.

Hacer.

Poner en prctica como se planifico y organizo la consecucin de los objetivos

 Evaluar.

Interpretacin informacin
Mejorar.

comparacin

de

la

Poner en prctica las medidas que resolvern las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

1. ESTABLECIMIENTO DE ESTNDARES
Volumen de produccin Niveles de inventario Nmero de horas trabajadas

Estndares de cantidad

{ {

Estndares de calidad

Control de calidad del producto Especificaciones del producto Control de calidad de la materia prima

 Estndares

de tiempo{

Tiempo estndar de produccin Tiempo medio de almacenamiento Estndares de rendimiento

Estndares

de costos

Costo de produccin Costo de almacenamiento Costo estndar

2.

Evaluacin del desempeo: El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a estndares previamente establecidos, y funciona de acuerdo con la informacin que recibe. Comparacin del desempeo con el estndar establecido: Se debe hacer una verificacin para comparar la evaluacin del desempeo con los estndares establecidos.

3.

4. Accin correctiva: Las medidas y los informes de control permiten establecer las condiciones para poner en marcha la accin correctiva, que ajusta las operaciones a los estndares preestablecidos siendo esta la esencia del control.

 PRODUCCION

Control de calidad

Control de costos
Control de los tiempos de produccin Control de inventarios .

 Control de operaciones Productivas Control de desperdicios Control de mantenimiento y conservacin

 COMERCIAL

Por volumen total de las mismas ventas. Por tipos de artculos vendidos. Por volumen de ventas estacionales.

 Por el precio de artculos vendidos. Por clientes. Por territorios. Por utilidades producidas.

Por costos de los diversos tipos de ventas.

Por vendedores.

 TALENTO

HUMANO

Controles de asistencia y retrasos Control de vacaciones

Control de salarios

 Equilibrio

A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente.

Oportunidad

El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error. De tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin.

 Objetivos

Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
Desviaciones

Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

 Costeabilidad

El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte.
Excepcin

El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratgicas requiere el control.

 Funcin

controladora Este principio es bsico, ya que seala que la persona que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Es decir no debe ser juez y parte al mismo tiempo.

Segn Terry (1999) en su libro Principios de administracin dividi los controles en los siguientes tipos: Preliminar: Se efecta antes de que principien las operaciones, e incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas dis3eadas para asegurar que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad.

CONCURRENTE: Se efecta durante la fase de accin de ejecutar los planes e incluye la direccin , vigilancia y sincronizacin de las actividades segn ocurra. Es decir la supervisin directa. RTROALIMENTACIN: Se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estndar aceptable.

FACTORES DE XITO

DEFINICIN Cumplimiento de metas. Mide el grado porcentual de cumplimiento con respecto a una meta

ASPECTOS CLAVES Adecuacin de recursos Costo-Efectividad CostoBeneficio

EFICACIA

EFECTIVIDAD

Congruencia entre lo Metas formuladas planificado y los logros Cumplimiento de metas obtenidos en el tiempo. Logros Gestin

RESULTADO/RELEVANCI A

Para qu se investiga. Mide el total alcanzado.

Pertinencia Impacto Oportunidad

FACTORES DE XITO

DEFINICIN
Capacidad transformadora del conocimiento producido.

ASPECTOS CLAVES
Mide la relacin costoproducto Cobertura Costos Calidad Humanos Materiales Financieros

PRODUCTIVIDAD

Con qu se dispone y cunto se requiere? DISPONIBILIDAD DE RECURSOS

Es un sistema dinmico e importante para el logro de metas organizacionales, dichas metas provienen inicialmente del proceso de planeacin como requisito bsico para el diseo y aplicacin del mismo, dentro de ciertas condiciones culturales y organizacionales.

 DIAGNOSTICO

INSTITUCIONAL DE PROCESOS CLAVES

IDENTIFICACION DISEO

DEL SISTEMA DE INDICADORES

Estos son factores que inciden en los controles que se deben hacer, para la toma de decisiones y el logro de los objetivos organizacionales:
El

entorno: Este puede ser estable o dinmico, variante cclicamente o completamente atpico. Una buena adaptacin del entorno facilitada en desarrollo en la empresa. Los objetivos de la empresa: Ya sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y ambientales.

 La

estructura de la organizacin: Segn sea, funcional o divisional, implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control tambin distintos.

El

tamao de la empresa: Esta condicin est relacionada con la centralizacin, mientras ms grande la empresa es necesario descentralizarla, porque afecta la toma de decisiones debido a la gran cantidad de informacin que se maneja.

 La

cultura de la empresa: Las relaciones humanas son muy importantes, y se debe incentivar y motivar al personal que labora en la empresa.

 INFORMAR COORDINAR EVALUAR MOTIVAR

 Grficas Proceso,

y diagramas procedimientos, Gantt.

Procedimiento

hombre maquina, mano izquierda, mano derecha. de mtodos, tiempos y movimientos.

Estudio

 Mtodos Redes

cuantitativos

Modelos

matemticos
de operaciones

Investigacin Estadstica Clculos

probabilsticas

Auditoria Reportes, informes Formas Archivos (memorias de expedientes) Computarizados Mecanizados

 Cacera

de brujas: El sistema se encamina a la bsqueda de sntomas y culpables en vez de causas y posibles soluciones. Es cierto que como deca WEINER "los sucesos imprevistos e inesperados provocan un mayor intento de explicacin que el resto", pero esto provoca que se trate de personificar el error en aras de encubrir otros que le dieron origen.

 Esparcimiento

de la responsabilidad: El Proceso de control puede no ser demasiado especfico e involucrar al total del Personal el cual al sentirse atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio, reacciona negativamente.

 Obsesin:

El Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas inspecciones por lo que se vuelve costoso, creando, adems, un clima de baja confianza ya que limita la libertad individual para actuar y auto controlarse. El sistema pone demasiado nfasis en lo que pas, se vuelve recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas.

Nostalgia:

MUCHAS

GRACIAS