CONDICIONES DE UBICACIN DEL ARCHIVO Y MEDIDAS PREVENTIVAS PARA LA CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS

INTEGRANTES: Vanessa Quiroz Urzola Luisa Arnedo Torres Yasmina Matoso Coronel Dayana Esala Olivares Paula Torres De Horta Katiuska Cera Ferrer Elibeth Puerta Barroso

Johana Carpio silva

OBJETIVO
Comprender las estrategias y tcnicas especficas, relativas a la proteccin de los materiales tanto impresos como digitales, custodiados en archivos, bibliotecas, mediatecas, frente al deterioro, los daos y el abandono de los documentos.

DEFINICION
Es el Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad fsica y funcional de los documentos.

CONSERVACION
El trmino conservacin, en el mbito de los archivos y bibliotecas, hace referencia a todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el fin de prolongar su utilizacin en condiciones ptimas durante el mayor tiempo posible.

El papel de la Conservacin como disciplina que agrupa, desde el punto de vista de la corriente latina, a la Preservacin y a la Restauracin, ha ido aumentando debido a la conciencia social y acadmica de la importancia de dotar a las nuevas generaciones de conocimientos tericos y prcticos sobre la conservacin de los documentos.

TIPOS DE CONSERVACION
Existen dos corrientes diferentes sobre la disciplina de la Conservacin:

La anglosajona -Preservacin -Conservacin la latina

LA INCORRECTA MANIPULACIN
Las condiciones de temperatura y humedad relativas a los depsitos, a largo plazo, ejercen un impacto significativo y perdurable en los materiales bibliogrficos. Por lo tanto, es preciso que estas dos variables, que son interdependientes, alcancen niveles satisfactorios, tanto en los depsitos como en las zonas de lectura. El depsito al que se traslada los documentos una vez procesados.

FACTORES QUE INCIDEN EN LA CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

MEDIO AMBIENTE Y ALMACENAMIENTO El Medio ambiente y los mtodos de almacenamiento ejercen una gran influencia en la preservacin de documentos. Las condiciones de descuido, desorganizacin y amontonamiento, producen daos a las colecciones, por lo que el control ambiental y las buenas condiciones de almacenamiento constituyen la primera de todas las medidas preventivas. En caso que los documentos se encuentren en buen estado, se procede al procesamiento analtico sinttico de la informacin (PAS), por el personal del rea de procesamiento. Si los documentos estn en mal estado, se debe analizar el tipo de dao que muestran. Los daos pueden producirse por la accin de: Humedad Insectos Hongos Roedores Microorganismos Bacterias La incorrecta manipulacin

FACTORES EXTERNOS
Entre los factores externos que afectan frecuentemente a los documentos se encuentran:

1. Temperatura: Es la medida de una propiedad fsica que, en s

misma, no puede causar daos directos a los materiales. El dao a los objetos se produce por la exposicin a temperaturas incorrectas, que pueden clasificarse en tres categoras diferentes:

Temperatura demasiado alta: produce tasas aceleradas de deterioro en compuestos qumicamente inestables. Temperatura baja: puede hacer que ciertos materiales se tornen quebradizos. Temperatura que flucta: puede hacer que ciertos materiales se fracturen o se deslaminen.

2. Humedad: Se clasifica en : Humedad absoluta: Es la cantidad de agua sostenida como vapor en el aire. Se expresa como el peso de agua en un volumen determinado de aire. Humedad relativa (HR): Se define como la cantidad de humedad que el aire sostiene a una temperatura determinada, en comparacin con la que podra sostener. 3. Manipulacin: Las condiciones de descuido, desorganizacin y amontonamiento producen rpidamente daos evitables a las colecciones. La manipulacin normal de algn modo causa siempre daos inevitables, pero una manipulacin incorrecta conduce pronto a daos serios e irreparables. 4. Agentes biolgicos: Los agentes biolgicos (hongos, insectos, roedores, etc.) pueden causar serios y, a veces, irreparables daos a los materiales bibliogrficos (y a las instalaciones de las bibliotecas) Es importante aprender a identificar las causas biolgicas que originan la infestacin, as como tomar medidas para prevenir y controlar los problemas antes de que lleguen a ser extensos.

5. Desastres naturales: Los desastres naturales como el fuego, los

fenmenos atmosfricos (ciclones o huracanes, tornados, terremotos, maremotos, volcanes) son mecanismos que atacan directamente a las colecciones, y pueden causar el deterioro o la prdida completa de los documentos, por lo que se recomienda en caso de catstrofe, adoptar las medidas preventivas que ayuden a causar daos menores. 6. El hombre: Constituye el hombre el principal factor de deterioro de cualquier formato en que se presentan los documentos y se considera el causante de daos irreversibles a los mismos, adems de ser el nico capaz de poder darle solucin a estos.

La temperatura y humedad relativa de los documentos se mide a travs de distintos instrumentos:

Termo- Higrgrafo: Instrumento para medir la temperatura y humedad relativa de las instituciones depositarias de documentos el ms utilizado en Cuba es el termo hidrgrafo.

MEDIDAS DE SEGURIDAD
Restringir el ingreso a los depsitos a personas no autorizadas. Se debern adoptar las medidas convenientes para evitar la sustraccin de documentos. No fumar, comer o beber en los depsitos, reas de trabajo o en cualquier otro lugar donde existan documentos. Desconectar los servicios elctricos y cerrar la llave general del agua al trmino de de la jornada laboral y revisarlos peridicamente. No mantener en el Archivo materiales inflamables (gasolina, petrleo, cera, etc.). Disponer de extintores de polvo qumico seco, con carga vigente y cuyo manejo debe ser conocido suficientemente por el personal de archivo.

 En las reas de depsito se recomienda mantener una temperatura de 15C a 20C con una fluctuacin diaria de 4C. Se recomienda que en los depsitos de Archivo mantengan una humedad relativa entre 45% y 60% con una fluctuacin diaria del 5%. Los depsitos de archivo deben contar con iluminacin adecuada para la conservacin de los documentos, la radiacin visible lumnica debe ser menor o igual a 100 lux. En los depsitos en los que se requiera iluminacin artificial se podr emplear luz fluorescente de baja intensidad. Se recomienda que los estantes tengan capacidad de soportar un peso de 100kg/mt lineal.

SEGURIDAD DE LAS COLECCIONES

Se debe mantener un control estricto de las personas responsables, de las llaves del edificio y las llaves de entrada a las reas donde se guarden materiales especialmente valiosos. Es necesario tener una lista de los que poseen llaves de estos espacios.

Es preciso que el personal tcnico cuente los documentos y los revise con cuidado, antes y despus del prstamo, para detectar evidencias de hurto, vandalismo o mutilacin. Es necesario que exista un control de personas, tanto para los trabajadores como para los usuarios que asisten a la biblioteca a la salida de ella, donde se encuentra el custodio de la institucin. Por ultimo, se realizarn recuentos anuales para detectar aparentes prdidas, as como para comprobar que los documentos fueron correctamente colocados.

GLOSARIO
Documento: Se utiliza genricamente para designar todas las formas de libros, manuscritos, registros y otras clases de materiales que contienen informacin, u otro material con contenido intelectual, sin importar el medio o formato empleado.

Preservacin: Comprende todas las actividades econmicas y administrativas que incluyen el depsito y la instalacin de los materiales, la formacin del personal, los planes de accin, los mtodos y tcnicas referentes a la preservacin de los materiales de archivos y bibliotecas y a la informacin contenida en ellos.
Restauracin: Comprende las tcnicas y conocimientos utilizados por el personal especializado, responsable de reparar los daos causados por el uso, el tiempo y otros factores en los materiales de archivos y bibliotecas. Conservacin: Comprende los planes y prcticas especificas, relativos a la proteccin de los materiales de archivos y bibliotecas frente al deterioro, los daos y el abandono, incluyendo los mtodos y tcnicas desarrollados por el personal tcnico. Reparacin: Comprende la ejecucin de medidas sencillas de primeros auxilios. Las actividades a realizar son: limpieza, reencuadernacin, restitucin de pastas, restitucin de hojas.