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Fases de la Contratacin Estatal

Actos Preparatorios
Plan Estratgico Inst.

Seleccin
Convocatoria. Registro de participantes Consultas

Ejecucin Contractual
Garantas Adelantos Adicionales y reducciones Ampliaciones y prrrogas Subcontratacin Intervencin Econmica de Obra Resolucin Penalidades Recepcin y conformidad

Plan Operativo Inst.

Determinacin de necesidades Presupuesto Institucional

Observaciones
Presentacin de propuestas Evaluacin y calificacin

Plan Anual de Contrataciones

Expediente de contratacin Designacin del Comit Especial Elaboracin de las Bases.

Otorgamiento de la Buena Pro

Formalizacin del Contrato Suscripcin

Liquidacin
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Definicin de Expediente de Contratacin

Conjunto de documentos en el que aparecen todas las actuaciones referidas a una determinada contratacin, desde la decisin de adquirir o contratar hasta la culminacin del contrato.
D.LEG. 1017:
El Expediente de Contratacin se elabora en la Fase de Actos preparatorios y se cierra con la culminacin del contrato.
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Finalidad
Contar con la base tcnica y econmica que le permita a la Entidad obtener una oferta idnea, con la calidad requerida o mejorada y a un costo o precio adecuado.

FUNCIONARIOS Y DEPENDENCIAS RESPONSABLES

Titular de la Entidad.

rea Usuaria.
rgano encargado de las contrataciones. Comit Especial.

Delegacin de competencias
Titular de la Entidad puede delegar su autoridad.
Es indelegable:

Aprobacin de exoneraciones. Declaracin de nulidad de oficio. Aprobacin de prestaciones adicionales de obra. Emisin de pronunciamientos sobre las observaciones a las Bases. Decisin de encargar procesos de seleccin a una entidad privada nacional o internacional.

Responsabilidad solidaria entre delegante y delegado.

Funcionarios y servidores del OEC

DL 1017: Funcionarios del rgano de compras deben estar capacitados en el manejo de las contrataciones.
Debern ser profesionales y/o tcnicos debidamente

certificados. Requisitos mnimos: - Capacitacin tcnica en contrataciones pblicas o gestin logstica en general: no menor a 80 horas lectivas - Experiencia laboral en general: no menor a 3 aos - Experiencia laboral en materia de contrataciones pblicas o en logstica privada: no menor de 1 ao

Expediente de Contratacin
Contenido (Artculo 10 Reglamento)

Caractersticas tcnicas y cantidad Estudio de posibilidades que ofrece el mercado Valor referencial Disponibilidad Presupuestal Tipo de proceso de seleccin

Modalidad de seleccin
Sistema de contratacin Modalidad de contratacin

Frmula de reajuste, de ser el caso.

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Inicio
INICIO
Requerimiento del rea usuaria rgano encargado de las contrataciones Estudio de posibilidades que ofrece el mercado

Definicin de caractersticas tcnicas (C.T.) y valor referencial (V.R.)

Determinacin del tipo de proceso de seleccin: LP, CP, ADP, ADS, AMC.
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Fraccionamiento
Queda prohibido fraccionar la contratacin de bienes, servicios y obras con el objeto de modificar el tipo de proceso de seleccin que corresponda, segn la necesidad anual. No es fraccionamiento: -Razones de presupuesto -Necesidad extraordinaria e imprevisible adicional a la programada -Mismo proveedor diferentes contratos y regmenes -Convenio Marco -Propiciar participacin de las MYPES. El OEC ser responsable por el incumplimiento de la prohibicin.

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Caractersticas tcnicas
Sobre la base del PAC, el rea usuaria debe requerir los bienes, servicios y obras. Ella ser la responsable de definir con precisin las caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras, as como la finalidad pblica de dicha contratacin.
El OEC, con la autorizacin del rea usuaria y, como resultado del estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, podr ajustar las caractersticas de lo que contratar.

Estudio de las posibilidades que ofrece el mercado

Concepto
Investigacin y anlisis previo de las condiciones del mercado, mediante la obtencin de documentos tcnicos, publicaciones, investigaciones de campo, etc. que permiten identificar y/o mejorar las caractersticas de lo requerido, conocer el mercado proveedor a travs del volumen y monto ofertado.

Estudio de las posibilidades que ofrece el mercado

Basndose en las caractersticas tcnicas definidas por

el rea usuaria, el OEC debe evaluar las posibilidades que ofrece el mercado para determinar:

El valor referencial Pluralidad de marcas y postores Distribucin de la buena pro Informacin que pueda servir para establecer factores de evaluacin La pertinencia de realizar ajustes a las caractersticas y/o condiciones de lo que se va a contratar, entre otros aspectos.

Valor referencial
Para establecer el valor referencial se debe tomar en cuenta lo siguiente:
Presupuestos y cotizaciones actualizadas Precios histricos Estructura de costos Alternativas existentes segn el nivel de comercializacin Descuentos por volmenes Disponibilidad inmediata, de ser el caso Mejoras en las condiciones de venta. Garantas, vigencia tecnolgica y otros beneficios.
Debe emplearse como mnimo dos (2) fuentes.

Valor referencial
El OEC debe determinar el valor referencial. El OEC puede solicitar el apoyo que requiera del rea

usuaria, la que estar obligada a brindarlo bajo responsabilidad.

Valor referencial en consultora y obras

Obras

Monto del presupuesto establecido en el expediente tcnico. Consultora de obras Debe detallarse las condiciones competitivas en el mercado, los honorarios del personal propuesto, incluyendo gastos generales y utilidad.
Debe incluir los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas, costos laborales de acuerdo a la normativa vigente.

Antigedad del valor referencial

En ejecucin y consultora de obras: 6 meses En bienes y servicios: 3 meses
Obras que cuenten con expediente tcnico:

Se computa desde la fecha de determinacin del presupuesto de obra consignada en el expediente tcnico. Bienes, servicios y consultora de obras: Se computa desde la aprobacin del expediente de contratacin.

No hay lmite mnimo del valor referencial, salvo caso de ejecucin y consultora de obras: 90%. Slo hay lmite del 110% para ejecucin de obras.

Disponibilidad presupuestal
Una vez determinado el valor referencial, se debe solicitar la certificacin de disponibilidad presupuestal.
Para su solicitud debe sealarse el perodo de contratacin programado. Obligaciones de pago se devenguen en ms de 1 ao fiscal: Debe otorgarse constancia de que el gasto ser considerado en la programacin y formulacin del presupuesto del ao fiscal que corresponda.

Disponibilidad presupuestal
Contenido de certificacin: La dependencia de presupuesto o la que haga sus veces, debe sealar: - Fuente de financiamiento - Cadena funcional programtica y del gasto - El monto de la certificacin.

Expediente de Contratacin
Adems se desprende: Sistema de contratacin: Suma Alzada monto fijo integral Precios Unitarios monto segn lo ejecutado Sistema mixto Magnitud y cantidad no definida(P.U.) y lo definido (S.A.) OBRAS

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Expediente de Contratacin
-Modalidades de ejecucin contractual Bienes y ejecucin de obras: a. Llave en mano. b. Concurso Oferta.

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Expediente de Contratacin
Plazo de ejecucin y entrega Proceso segn relacin de tems /etapa /tramos /paquetes /lote Tipo de proceso de seleccin Inclusin Plan Anual Aprobacin del Expediente Designacin del Comit Especial Notificacin del encargo a los miembros del comit especial.

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Adems debe contener

En obras:

Expediente tcnico (planos, especificaciones tcnicas, memoria descriptiva, presupuesto de obra) Declaracin de viabilidad SNIP, de corresponder.

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Aprobacin del Expediente

Cada Entidad determina procedimientos y plazos para su elaboracin y aprobacin. Ser aprobado por el funcionario competente, de acuerdo a sus normas de organizacin interna. Una vez aprobado, es entregado al Comit Especial para la elaboracin de las bases.

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Aprobacin del Expediente

En el caso de proceso de seleccin desierto: Nueva convocatoria deber contar con una nueva aprobacin del expediente, solo en caso se haya modificado algn extremo.

Reglamento:
Contenido:

Una vez aprobado el expediente, se incorporarn todas las actuaciones que se realicen desde la designacin del Comit Especial hasta la culminacin del contrato, incluyendo las ofertas no ganadoras. Se entiende por ofertas no ganadoras a las admitidas y que no fueron adjudicadas con la Buena Pro.

Custodia del expediente

OEC tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del

expediente de contratacin, salvo en el perodo en el que dicha custodia est a cargo del Comit Especial.

Conclusiones
El expediente aprobado es requisito para convocar a proceso de seleccin, bajo sancin de nulidad. El expediente de contratacin debe contener todas las actuaciones referidas a la adquisicin o contratacin, desde la decisin de adquirir o contratar hasta la culminacin del contrato.

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Expediente de Contratacin
Temas
Formulacin del requerimiento

Actualmente
De acuerdo a necesidades

Decreto Supremo 184-2008EF

Adems: 1. Sobre la base del PAC 2. Sustentar finalidad pblica

Valor Referencial

Proviene de un estudio o indagacin de mercado

Proviene de un estudio de las posibilidades que ofrece el mercado: mnimo de dos (2) fuentes
FF, cadena funcional programtica y del gasto y monto de certificacin Todas las actuaciones desde el requerimiento, incluidas ofertas no ganadoras.

Disponibilidad presupuestal Incluye

No se indica contenido Todas al actuaciones desde que se adopta la decisin de contratar

Seleccin por encargo

DL 1017 Regula el encargo como mecanismo que permite a una Entidad a encomendar a entidades pblicas o privadas, nacionales o internacionales, la realizacin de procesos de seleccin, lo que incluye la posibilidad de encargar los actos preparatorios que sean necesarios.