CARACTERSTICAS BSICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIN

CARACTERSTICAS BSICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIN

La automatizacin de las operaciones contables, requiere que el contador de una empresa, defina previamente el mtodo de codificacin a utilizar por cada uno de los sistemas administrativos y contables que se pondrn en funcionamiento en la empresa.

El funcionamiento efectivo de un sistema contable sera imposible si todas las transacciones contables no fuesen identificadas y codificadas de alguna forma.

Todo sistema de codificacin debe poseer una serie de caractersticas mnimas, a fin de que sea adoptado como mtodo de procesamiento para la informacin. Dentro de esas caractersticas podemos encontrar:
PRECISIN DEL CDIGO Significa que un sistema de codificacin debe aceptar una sola codificacin correcta para cada elemento de un conjunto. Por ejemplo, a cada persona que abra una cuenta corriente en un banco, debe asignrsele un solo cdigo y este debe ser nico para esta cuenta.
Incorrecto
013-22481-R Juan Garca 013-22482-T Carlos Hernndez 013-22484-W Juan Garca 013-22481-R Pedro Prez

Correcto
013-22481-R Juan Garca 013-22482-T Carlos Hernndez 013-22484-W Juan Garca

FLEXIBILIDAD Significa que la estructura del cdigo debe aceptar ms elementos en caso que se necesite agregarlos. Uno de los problemas ms comunes que se presentan en los cdigos contables, es la falta de flexibilidad, al no tomar en cuenta las operaciones futuras de la empresa.

CORRECTO
1-01-01-001 Cuentas por Cobrar Banco Provincial 1-01-01-002 Cuentas por Cobrar Banco Venezuela 1-01-01-003 Cuentas por Cobrar Banco Mercantil

INCORRECTO
1-01-01-1 Cuentas por Cobrar Banco Provincial 1-01-01-2 Cuentas por Cobrar Banco Venezuela 1-01-01-3 Cuentas por Cobrar Banco Mercantil

CONCISO Establece que no se deben adicionar cdigos que no tengan relevancia al momento de identificar un elemento dado, es decir, cada elemento del cdigo debe ser identificado claramente y que no se preste a confusin.

CORRECTO FC-32458 Factura Proveedor A FC-45849 Factura Proveedor B FC-96479 Factura Proveedor C

INCORRECTO FC-32458 Factura Proveedor A FC-45849-X Factura Proveedor B FC-96479-W Factura Proveedor C

SIGNIFICATIVO

Para que un cdigo sea significativo, el mismo debe indicar alguna caracterstica diferencial de los elementos que se estn codificando. De esta forma se podr distinguir o identificar por el cdigo, la transaccin que se est procesando.

CORRECTO EP-83412 Efectos por Pagar Proveedor A EP-89536 Efectos por Pagar Proveedor B EP-95689 Efectos por Pagar Proveedor C

INCORRECTO 83412 Efectos por Pagar Proveedor A 89536 Efectos por Pagar Proveedor B 95689 Efectos por Pagar Proveedor C

NOTA: La simple numeracin no seala alguna caracterstica importante de los elementos

OPERABILIDAD La operabilidad de un sistema de codificacin implica que los cdigos definidos, puedan ser manejados fcilmente por un sistema mecanizado de cmputo. Debe tomarse en cuenta que una computadora entiende principalmente cdigos que sean de fcil operabilidad.

CORRECTO 1-01-01-001 1-01-01-002 1-01-01-003 Cuentas por Cobrar Provincial Cuentas por Cobrar Venezuela Cuentas por Cobrar Mercantil

INCORRECTO 1-01-01-A235 Cuentas por Cobrar Provincial 1-01-01-X380 Cuentas por Cobrar Venezuela 1-01-01-X510 Cuentas por Cobrar Mercantil

Nota: An cuando un computador pudiera operar con estos cdigos, los mismo no representan caractersticas significativas en sus elementos

SISTEMAS DE CODIFICACIN
Hasta ahora se han visto las caractersticas que deberan tener los diferentes mtodos de codificacin y sus correspondientes cdigos. Veamos ahora cules son estos mtodos y en qu casos resulta beneficioso su aplicacin. Los mtodos que se estudiaran son los siguientes: Secuencial Por bloques Por Grupos Alfabtico Numrico Nemotcnico Con dgito verificador De Barras

SECUENCIAL
El mtodo de codificacin secuencial consiste en la asignacin consecutiva de un nmero a una lista de elementos, a partir de un nmero predeterminado Ventajas: til en listas cortas Desventajas: No se pueden formar grupos para clasificar los elementos

Cdigo 0001 0002 0003

Nombre del Elemento Cuentas por cobrar Eduardo Daz Cuentas por cobrar Ral Castro Cuentas por cobrar Adriana Garca

POR BLOQUES
Este mtodo representa una derivacin del secuencial, ya que bajo este mtodo, los cdigos se asignan secuencialmente, pero en bloques de dgitos consecutivos, que identifiquen alguna caracterstica del elemento a codificar. Por ejemplo, tipo de artculo, localizacin geogrfica Ventaja: til en el procesamiento de listas cortas Desventaja: Pueden presentarse problemas de flexibilidad
Cdigo 01 02 -06 07 -10 Nombre del Elemento Televisor 22 Televisor 25 Televisor 32 Licuadora 2 Velocidades Licuadora 4 Velocidades Explicacin 01 al 06 Televisores 01 al 06 Televisores 01 al 06 Televisores 07 al 10 Licuadoras 07 al 10 Licuadoras

POR GRUPO

El mtodo de codificacin por grupos, es otra variante del mtodo secuencial y consiste en la asignacin de un cdigo subdividido en clasificaciones sucesivas que abarcan cada vez un mayor nmero de posiciones, y que sirven para identificar un grupo de funciones o caractersticas homogneas.
Ventajas: Facilidad de expansin Rapidez en el procesamiento de los datos Desventajas: Si no es definida adecuadamente la estructura del cdigo, pueden presentarse problemas de expandibilidad y confusin en su uso.
Cdigo 2-000-000-000 2-001-000-000 2-001-001-000 2-001-001-001 Nombre del elemento Pasivo Pasivo Circulante Cuentas por pagar Proveedores Cuentas por pagar Ferretera el Clavo

ALFABTICO - NUMRICO Bajo este mtodo, se asigna un cdigo alfabtico tomando en cuenta el nombre del elemento de la lista y una codificacin numrica, que tiene en cuenta las dems caractersticas de los elementos de la lista. Ventaja: Desventajas: til en el procesamiento de listas cortas Pueden presentarse problemas de expandibilidad si la estructura del cdigo no es adecuadamente definida.

Un ejemplo de este mtodo, lo representan la codificacin de las placas de los carros XML-241 AOS-763 AB20041

DE BARRAS Este mtodo consiste en la asignacin de unas lneas y espacios de distintos anchos que son impreso a un producto. La aplicacin prctica ms evidente, est representada por el control que puede tenerse sobre los inventarios, lo cual permite controlar mejor tales activos, a travs de la identificacin ptica del producto. Por ejemplo, un Supermercado, puede implantar sus ventas a travs de la codificacin de barras aplicada a cada uno de los productos.

10 PASOS PARA IMPLEMENTAR EL CDIGO DE BARRAS EN VENEZUELA

Paso 1: Obtener Prefijo de Compaa Paso 2: Asignacin de Nmeros

Paso 3: Seleccionar Sistema de Impresin

Paso 4: Seleccionar el Escenario de Escaneo para el Cdigo de Barras Paso 5: Seleccionar la Simbologa adecuada del Cdigo de Barras Paso 6: Seleccionar las dimensiones del Cdigo de Barras Paso 7: Generar texto del Cdigo de Barras Paso 8: Seleccionar Combinaciones legibles para el Cdigo de Barras Paso 9: Considerar la Ubicacin y Posicin del Cdigo de Barras Paso 10:Verificar la Calidad del Cdigo de Barras
Fuente: http://www.gs1ve.org/