Documentos de Compra, venta Orden de compra. Gua de remisin. Factura. Letra de cambio. Cheque.

Concepto: El Comprobante de Pago es un documento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestacin de servicios. Base Legal: Artculo 1 de la Resolucin de Superintendencia N 007-99/SUNAT (Reglamento de Comprobantes de Pago)

Importancia de Emisin y Entrega de Comprobantes de Pago

Evitar una accin ilegal que nos afecta a todos. a) Cuando una persona vende un bien o presta un servicio y no da comprobante de pago se queda con el impuesto (IGV) que est incluido en el precio de dicho bien o servicio. b) Cuando una persona vende un bien o presta un servicio y no da Comprobante de Pago oculta sus operaciones, no anotndolas en sus libros contables y no pagando el impuesto que le corresponde.

Por ejemplo: Si nos venden una radio a S/.100.00. La radio en realidad nos cuesta S/. 84.75 y pagamos adicionalmente S/.15.25 por concepto de IGV que debe ser entregado al Estado. Si el vendedor no nos entrega comprobante, se estara quedando con nuestros S/.15.25, en vez de entregarlos al Estado.

 El comprobante de pago prueba la posesin de un bien y puede servir de constancia frente a terceros. Por ejemplo, si el bien es robado, al hacer la denuncia o reclamarlo se presentar el comprobante de pago. En caso de que la mercadera tenga defectos o este malograda, con el comprobante de pago se puede pedir el cambio o devolucin.

ORDEN DE COMPRA
DEFINICIN:
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega.

Informacin de la Orden de Compra

- Nombre impreso y direccin de la compaa que hace el pedido - Nmero de orden de compra - Nombre y direccin del proveedor - Fecha del pedido y fecha de entrega requerida - Trminos de entrega y de pago - Cantidad de artculos solicitados - Nmero de catlogo - Descripcin - Precio unitario y total - Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden - Firma autorizada

La Orden de Compra se utiliza para solicitar mercaderas a un determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no enva vendedores para ofrecer el producto. Es el documento formal que utiliza el departamento de compras para solicitar la mercadera que requiere. Debe ser concreto, claro y especfico en lo que se solicita.

Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotizacin a cada uno de los proveedores que pueden abastecernos de las mercaderas requeridas las cotizaciones por los proveedores se proceder a emitir la orden de compra a nombre del proveedor elegido. El original se enva al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras. Se extiende el documento por duplicado el original se enva al proveedor y la copia queda en la empresa que solicita la mercadera.

Liquidaciones de Compra
Es el comprobante utilizado por las empresas que realizan adquisiciones a personas naturales productoras y/o acopiadoras de productos primarios derivados de la actividad agropecuaria, pesca artesanal, extraccin de madera, de productos silvestres, minera aurfera artesanal, artesana y desperdicios y desechos metlicos y no metlicos, desechos de papel y desperdicios de caucho que no cuentan con nmero de RUC

Este documento se utiliza por las empresas que realizan compras a pequeos mineros, artesanos o agricultores los que, por encontrarse en lugares muy alejados a los centros urbanos, se ven imposibilitados de obtener su nmero de RUC y as poder emitir sus comprobantes de pago.
Base Legal: Numeral 3 del Artculo 6 de la Resolucin de Superintendencia N 007-99/SUNAT

GUIA DE REMISIN
DEFINICIN

Documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderas solicitadas por el cliente segn su Nota de Pedido y este se encuentra impreso y embretado, segn necesidad de la Empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los artculos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de venta.

Se extiende por duplicado o triplicado segn la necesidad de la empresa, por lo general es prctico que sea un talonario con 3 copias una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderas; y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido conforme.

USO:
El que emite es el remitente ya sea persona natural o jurdica, el que enva el bien.

Gua de Remisin del Transportista

Documento que emite el transportista para sustentar el traslado de bienes a solicitud de terceros. El transportista es quien emite la gua de remisin, antes de iniciar el traslado de bienes, por cada remitente y por cada unidad de transporte. Tambin se emitir la gua de remisin correspondiente, inclusive cuando se subcontrate el servicio, para lo cual deber sealar los datos de la empresa subcontratante (RUC, nombre y apellido o razn social).

MODELO GUIA DE TRANSPORTISTA

Gua de Remisin del Remitente

Documento que emite el Remitente para sustentar el traslado de bienes con motivo de su compra o venta y la prestacin de servicios que involucran o no la transformacin de bienes, cesin en uso, consignaciones y remisiones entre establecimientos de una misma empresa y otros. Por remitente se entiende al propietario o poseedor de los bienes al inicio del traslado, al prestador de servicios, como: servicios de mantenimiento, reparacin de bienes, entre otros; a la agencia de aduanas, al almacn aduanero, tanto en el caso del traslado de mercanca nacional como de mercanca extranjera; al consignador.
Base Legal: Captulo V de la Resolucin de Superintendencia N 007-99/SUNAT modificado por las Resoluciones de Superintendencia N 004 -2003/SUNAT, N 028-2003/SUNAT y N 2192004/SUNAT.

MODELOS DE GUIA DE REMISION

FACTURA
La factura es el comprobante de pago que, por lo general, es utilizado en transacciones entre empresas o personas que necesitan sustentar el pago del IGV en sus adquisiciones, a fin de utilizar el denominado "crdito fiscal", as como gasto o costo para efecto tributario. Es un documento tributario de compra y venta que registra la transaccin comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderas u otros afectos, porque con ella queda concluida la operacin.
Base Legal: Numeral 1 del Artculo 4 de la Resolucin de Superintendencia N 00799/SUNAT

FACTURAS

En qu casos debe emitirse facturas? En todas operaciones que se realicen con personas naturales o jurdicas, que sean sujetos del Impuesto General a las Ventas y tengan derecho a utilizar el crdito fiscal. Cuando el comprador o usuario solicite este comprobante para sustentar gasto o costo para efecto tributario. Cuando el contribuyente comprendido en el Nuevo Rgimen nico Simplificado lo solicita, por la compra de bienes y la prestacin de servicios. En las operaciones de exportacin. En los servicios de comisin mercantil prestados a sujetos no domiciliados, en relacin con la venta en el pas de bienes provenientes del exterior siempre que el comisionista acte como intermediario entre un sujeto domiciliado en el pas y otro no domiciliado y la comisin sea pagada en el exterior.

En las operaciones realizadas con las Unidades Ejecutoras y Entidades del Sector Pblico Nacional a las que se refiere el Decreto Supremo N 053-97-PCM y normas modificatorias, cuando adquieran los bienes y/o servicios definidos como tales en el artculo 1 del citado Decreto Supremo; salvo que las mencionadas adquisiciones se efecten a sujetos del Nuevo Rgimen nico Simplificado o que, de acuerdo con el Reglamento de Comprobantes de Pago, puedan sustentarse con otro documento autorizado.

Las Facturas slo se emitirn y entregarn al adquiriente o usuario que posea nmero de RUC, salvo en los casos de operaciones de exportacin y servicios de comisin mercantil sealados anteriormente, en los que no es exigible tal requisito. En la transferencia de bienes o servicios prestados gratuitamente, se consignar en la Factura la leyenda " Transferencia Gratuita o Servicio Prestado Gratuitamente " precisndose el valor de venta o el importe del servicio prestado, que hubiera correspondido a dicha operacin

CLASES DE FACTURAS

Se clasifican por el lugar a donde se realizan las operaciones de compra venta de exportacin: Factura de plaza a la que se extiende cuando las ventas se realizan en la localidad donde radica el vendedor; por ejemplo: Si nosotros compramos mercaderas a la casa Milne y Ca. de Lima para venderlas en un establecimiento ubicado en Lima. La factura de plaza no ocasiona ningn gasto como transportes, embalaje , etc.

Factura de expedicin a la que se extiende cuando la venta se realiza a compradores que radican en localidades diferentes a la del vendedor; ocasionando gastos de embalaje, transportes, seguros, etc., por ejemplo, cuando compran mercaderas a la casa Ferreyros y Ca que est en Lima, de las diferentes provincias del pas.

CARACTERSTICAS Se origina en la compra venta de mercaderas, as como en otras modalidades contractuales de transferencia de la propiedad de bienes susceptibles de ser afectados en prenda, en las que se acuerde el pago diferido del precio; El objeto de la compra venta u otras relaciones contractuales antes referidas debe ser mercaderas o bienes de comercio distintos a dinero, no sujetos a registro; Los bienes y mercaderas pueden ser fungibles o no, identificables o no. No deben estar sujetos a carga o gravamen alguno, salvo al que el titulo representa;

La conformidad puesta por el comprador o adquiriente en el texto del ttulo se muestra por s sola y sin admitirse prueba en contrario, que ste recibi la mercadera o bienes descritos en la Factura Conformada, a su total satisfaccin; Slo una vez que cuente con la conformidad, el ttulo puede ser objetivo de transmisin; Desde su conformidad, representa adems del crdito consistente en el saldo del precio sealado en el mismo ttulo, el derecho real de prenda que queda constituida sobre toda la mercadera y bienes descritos en el mismo documento, a favor de tenedor; Dimensiones mnimas: veintin (21) centmetros de ancho y catorce (14) centmetros de alto. Copias: La primera y segunda copias sern expedidas mediante el empleo de papel carbn, carbonado o autocopiado qumico;

Leyenda relativa al no otorgamiento de crdito fiscal de las copias ser impresa diagonal y horizontalmente y en caracteres destacados, salvo en la facturas por operaciones de exportacin, en las cuales no ser necesario imprimir dicha leyenda. Dentro de un recuadro cuyas dimensiones mnimas sern de cuatro (4) centmetros de alto por ocho (8) centmetros de ancho, enmarcado por un filete, debern ser impresos nicamente, el nmero de RUC, la denominacin del comprobante de pago y su numeracin. Dicho recuadro estar ubicado en el extremo superior derecho del comprobante de pago.

LETRA Letra de Cambio: Es un documento mercantil por el que una persona, librador, ordena a otra, librado, el pago de una determinada cantidad de dinero, en una fecha determinada o de vencimiento. El pago de la letra de cambio se puede realizar al librador o a un tercero llamado beneficiario, tomador o tenedor, a quien el librador ha transmitido o endosado la letra de cambio.

Personas que Intervienen:

El librador: Es la persona acreedora de la deuda y quien emite la letra de cambio para que el deudor o librado la acepte y se haga cargo del pago del importe de la misma. El librado: Es el deudor, quien debe pagar la letra de cambio cuando llegue la fecha indicada o de vencimiento. El librado puede aceptar o no la orden de pago dada por el librador y en caso de que la acepte, quedar obligado a efectuarlo. En este caso al librado se le denominar aceptante. El tomador, portador, tenedor o beneficiario: Es la persona que tiene en su poder la letra de cambio y a quien se le debe abonar.

MBIO

LETRA DE CAMBIO

Tambin pueden intervenir en la circulacin de la letra las siguientes personas: El endosante: Es el que endosa una letra o la transmite a un tercero. El endosatario: Es aquel en cuyo favor se endosa la letra (el que recibe la letra) El avalista: Es la persona que garantiza el pago de la letra.

Requisitos que debe contener la letra de cambio:

La denominacin de "Letra de Cambio" inserta en el mismo texto del Ttulo y expresado en el mismo idioma empleado en la redaccin del documento. La orden de pagar una suma determinada. Nombre, apellido y direccin del que debe pagar o librado. La fecha de vencimiento: a fecha fija, a un plazo desde la fecha, y a la vista, a un plazo desde la vista. Lugar donde el pago debe efectuarse. Si no se indica, deber realizarse en el domicilio del librado. Nombre y apellidos de la persona a quien debe hacerse el pago o a cuya orden debe realizarse, beneficiario o tomador. Lugar y fecha en la que se emiti la letra. La firma del que gira o emite la letra.

El Protesto Es un acto notarial que sirve para acreditar que se ha producido la falta de aceptacin o de pago de la letra de cambio. El protesto notarial puede ser sustituido por una declaracin firmada por el librado en la que conste su negativa a aceptar o pagar la letra. El aval Es la declaracin contenida en la letra que tiene como finalidad garantizar el pago de la letra de cambio. El Endoso Es la declaracin contenida en la letra por la que el librador transmite a otra persona o endosatario, los derechos de cobro derivados de la letra de cambio. Si el librador escribi en el titulo "no a la orden" la letra no se puede endosar.

EL CHEQUE Es un documento mercantil por el que un banco o entidad de crdito se obliga al pago de una determinada cantidad por orden de uno de sus clientes y con cargo a su cuenta bancaria.

Requisitos que debe contener el Cheque:

La denominacin de cheque inserta en el propio ttulo. Cantidad a pagar, que puede aparecer expresada en nuevos soles o en moneda extranjera convertible admitida a cotizacin oficial.. Lugar de pago, debe estar consignado en el cheque, en su defecto, ser el lugar designado junto al nombre del librador. Fecha y lugar de emisin del cheque. Firma del librador o del que emite el cheque.

Tipos de Cheques:
Cheque conformado: El banco garantiza la autenticidad de la firma del librador y la existencia de fondos en la cuanta indicada en el cheque. Cheque cruzado : Mediante este sistema el cheque slo puede ser abonado mediante ingreso en la cuenta del beneficiario. Se formaliza cruzando dos barras paralelas en el anverso. La finalidad del cheque cruzado o para abonar en cuenta es evitar que en caso de prdida un tercero pueda cobrar el cheque.

Nominativos o emitidos a favor de una persona determinada, donde se identifica a la misma con su nombre y apellidos. Al portador , no se designa persona alguna por lo que cualquiera podr proceder a su cobro. Cheques de viaje: Se emiten por un banco o entidad de crdito figurando en el mismo como librado, cualquier oficina de la misma entidad bancaria o de cualquier corresponsal suya. Suelen llevar estampadas cantidades fijas e invariables. Para que tenga validez. El comprador de los cheques ha de firmarlas dos veces, cuando los recibe y cuando los pretende hacer efectivos

Partes de un Cheque: Taln de Cobro: Sirve para cobrar el cheque en la ventanilla del banco. Cuerpo: Es la parte que se entrega al beneficiario, con o sin el taln de cobro. Taln fijo en libreta de cheques, puede o no estar. Tiene como finalidad que el cuentacionista lleve el control de sus fondos de cuenta corriente

Personas que intervienen:

Librador o Firmante: Es quien emite el cheque y ordena su pago El Banco: Es la institucin contra la cual se ha girado o librado el cheque y que debe pagarlo. Beneficiario: Es la persona que recibe el cheque y que puede cobrarlo. Endosante: Es el que transfiere el cheque por medio del endoso a favor del banco.