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Objetivos
Facilitar la visualizacin y el entendimiento de un problema Facilitar el desarrollo de la solucin del problema Desarrollar espritu de equipo
Contenido
SESIN 1 1. INTRODUCCIN 2. CONCEPTOS BSICOS EN LA MEJORA CONTINUA 3 LAS HERRAMIENTAS PARA LA GESTIN DE LA MEJORA CONTINUA : 3.1 Brainstorming 3.2 Diagrama de Causa y efecto 3.3 Hoja de Verificacin 3.4 Grfica de Pareto Taller 6 SESIN 2 3.5 5W1H Taller 7 3.6 Diagrama de Doble relacin 3.7 Diagrama de Arbol Taller 8 4. GESTIN DE LA MEJORA CONTINUA
SESIN 1
1. Introduccin
Mejora de la Calidad
1 Identificacin o definicin del problema o el problema potencial. Buscar fuentes de identificacin de problemas y problemas potenciales. 2 2. Identificar las posibles causas del problema o potencial problema, e investigar todas las soluciones posibles y las acciones correctivas/ preventivas para eliminarlo o evitarlo 4 Finalmente, actuar, poniendo en prctica la solucin seleccionada y verificar la eficacia de la solucin propuesta. 3 Seleccionar una solucin ms eficaz entre las posibles
QU ES UN PROBLEMA?
E = mc2
Cualquier situacin o hecho que est impidiendo o dificultando que se alcance un objetivo preestablecido.
1. 2. 3. 4. 5.
NO
SI
MEJORA CONTINUA
La mejora continua del desempeo global de la organizacin debera ser un objetivo permanente de sta.
ISO 9000:2000
DEFINICIONES
MEJORA DE LA CALIDAD
Parte de la gestin de calidad enfocada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de calidad.
ISO 9000 : 2000
A. C. / A. P. PROCEDIMIENTO DETERMINACION DE N. C. POTENCIALES O REALES DETERMINACION DE CAUSAS EVALUACION DE TOMA DE A. C. / A. P. REGISTRO DE RESULTADOS REVISION DE ACCIONES TOMADAS
3. Herramientas
3.1 BRAINSTORMING
BRAINSTORMING
ESTRUCTURADO : metodologa definida ? ?? ? ?
NO ESTRUCTURADO : informal
Establecer claramente el problema : Realizar una Tormenta de ideas Determinar las categoras principales de las causas : Se puede usar 5M (Mano de obra; Maquinaria, Materiales, Mediciones y Mtodos), o usar otros esquemas de clasificacin Preparar categoras de causa y efecto Colocar a la derecha el problema definido Dibujar las categoras de causas Aplicar brainstorming Escribir las causas en la grfica Preguntar por qu? frente a cada causa levantada
CATEGORIA DE CAUSA A
CATEGORIA DE CAUSA C
CATEGORIA DE CAUSA P
CATEGORIA DE CAUSA B
CATEGORIA DE CAUSA D
CATEGORIA DE CAUSA Q
CAUSA
EFECTO
M aterial
Ejemplo ABZ
Se repite el indicador y meta del ao pasado
RR HH
Falta de identificacin con el SGC
Falta de Desconocimiento Liderazgo del SGC Priorizacin de otras Falta de Capacitacin. tareas Trabajos no programados Falta de automatizacin de la obtencin de indicadores El software de gestin no registra los datos necesarios para obtener indicadores No hay procedimientos establecidos para Acciones a tomar en caso de Incumplimiento. Demora en aprobacin de procedimiento. Reuniones de CDC no frecuentes.
Tecnologa
Mtodo
TORMENTA DE IDEAS
Pocos inters del profesorado ante alumnos ausentistas. La poca dispocisin del profesorado para hacer la clase Acadmica interesante y entretenida.
TORMENTA DE IDEAS
Dificultad en el aprendizaje.
Desintegracin familiar.
Dificultades econmicas.
Diagrama causa-efecto
Mtodo Medio ambiente ANTROS DE ATRACCIN ALEDAOS AL PLANTEL EDUCATIVO
HORARIOS DISCONTINUOS LA POCA DISPOCISIN DE LOS DOCENTES POR HACER CLASES DINMINAS
DIFICULTADES EN EL APRENDIZAJE
Mano de Obra
Material
Recaba datos en forma estructurada Verificacin de la distribucin del proceso de operacin/produccin Verificacin de tems defectuosos/errores en servicio Verificacin de la localizacin de los defectos/errores Verificacin de las causas de los defectos/errores Su uso es valioso ya sea luego de identificar el problema, para corroborar los hechos, as como para verificar la efectividad de acciones tomadas.
X X
X X
X X X
6 27
HOJA DE VERIFICACION
Es importante examinar las Hojas de Verificacin en orden cronolgico a fin de verificar tendencias. Las tendencias resultan de la efectividad de las acciones correctivas propuestas para el problema.
CONSTRUCCION DE LA GRAFICA DE PARETO POR MEDIO ELECTRONICO : Utilizar excel o algn programa como el MINITAB para windows CONSTRUCCION DE LA GRAFICA DE PARETO EN FORMA MANUAL PASOS : 1. Establecer las categoras o causas en orden descendente de frecuencia de ocurrencia
Colocar en primer lugar la frecuencia mayor. Es posible reunir las categoras con frecuencias pequeas en una sola llamada otros.
Aplicar la regla del 80/20 y dar ttulo a la grfica Atender prioritariamente, los problemas incluidos en el 80% .
Ejemplo 1
TABLA PARA LA GRAFICA DE PARETO
PRINCIPALES CAUSAS FRECUENCIA PORCENTAJE ORDEN
1 El indicador se presenta por cumplimiento y NO por mejora. 2 Desconocimiento del SGC. 3 Falta de Identificacin con el SGC. 4 Falta de automatizacin para la obtencin de indicadores. 5 No hay procedimientos establecidos para casos de Incumplimientos.
Ejemplo 1
TABLA PARA LA GRAFICA DE PARETO
PRINCIPALES CAUSAS FRECUENCI A PORCENTAJ E PORCENTAJ E ACUMULADO ORDEN
3 2 5
Falta de Identificacin con el SGC. Desconocimiento del SGC. No hay procedimientos establecidos para casos de Incumplimientos.
7 6 6
1 2 2 3 4
1
4
por
5
3 27
18.52
11.11 100
120.00 100.00 6 88.89 5 70.37 60.00 48.15 25.93 3 40.00 20.00 0.00 100.00 80.00
Las barras a la izquierda del 80% son las que deben priorizarse
Ejemplo 2
TABLA PARA LA GRAFICA DE PARETO PRINCIPALES CAUSAS 1 2 3 4 5 6 7 8
HORARIOS DISCONTINUOS
FRECUENCIA 9 26 13 11 19 8 7 7 100
ORDEN 5 1 3 4 2 6 7 8
CRUCES DE HORARIOS POCO DINAMISMO EN CLASE CARENCIA DE UNA VISIN GLOBAL DE LA PROF. DESINTERS DE LOS ALUMNOS CRUCE DE HORARIO LABORAL CON EL ESTUDIO DIFICULTADES ECONMICAS DEL ALUMNO ESCAZO ACCESO A LOS EQUIPOS TECNOLGICOS
Ejemplo 2
TABLA PARA LA GRAFICA DE PARETO PRINCIPALES CAUSAS FRECUENCIA PORCENTAJE PORC. ACUM. ORDEN
2
5 3 4 1 6 7 8
CRUCES DE HORARIOS
DESINTERS DE LOS ALUMNOS POCO DINAMISMO EN CLASE CARENCIA DE UNA VISIN GLOBAL DE LA PROF. HORARIOS DISCONTINUOS CRUCE DE HORARIO LABORAL CON EL ESTUDIO DIFICULTADES ECONMICAS DEL ALUMNO ESCAZO ACCESO A LOS EQUIPOS TECNOLGICOS
26
19 13 11 9 8 7 7 100
0,26
0,19 0,13 0,11 0,09 0,08 0,07 0,07 1
0,26
0,45 0,58 0,69 0,78 0,86 0,93 1
1
2 3 4 5 6 7 8
10
15
20
25
30
CRUCES DE HORARIOS DESINTERS DE LOS ALUMNOS POCO DINAMISMO EN CLASE CARENCIA DE UNA VISIN GLOBAL DE LA HORARIOS DISCONTINUOS CRUCE DE HORARIO LABORAL CON DIFICULTADES ECONMICAS DEL ALUMNO
0
0 25 50 75
5
100
Serie1
Taller 6
Avalancha de ideas Diagrama causa-efecto Hoja de verificacin Diagrama de Pareto Retraso o incumplimiento en la presentacin de trabajos en la EPICO.
Problema a analizar:
Sesin 2
3.5
UTILIDAD
5 W 1 H
5 W 1 H
Why ? Porqu?
What ? Qu? Who? Quin ? Where? Dnde? When? Cundo? How? Cmo? Qu hace? Quin lo hace? Dnde lo hace? Cundo lo hace? Cmo lo hace? Porqu hace? Porqu esa persona? Porqu este lugar? Porqu en este momento? Porqu de ese modo?
De qu se trata el problema, de qu naturaleza, cules son las consecuencias del problema, las cantidades y los costos asociados?
En qu lugar, en qu mquina o lugar de trabajo fue detectado?, Cules son sus orgenes? En qu momento fue detectado, cul es la frecuencia del problema? De qu forma aparece el problema, cul es el material, asunto o procedimiento que tiene relacin con el problema? Es la pregunta que se debe hacer despus de cada una de las anteriores. Ella permite la confirmacin de cualquier respuesta.
Quin?
El problema consiste en que las reas no remiten a tiempo los indicadores de calidad, esto conlleva a un incumplimiento de la clusula 8.2.3 y 8.4 lo que implica que no se tomen las decisiones adecuadas para resolver los problemas y desviaciones en forma oportuna. Otra consecuencia sera poner en peligro la certificacin ya que su reincidencia generara una No conformidad Mayor. Comit de calidad, responsables de los procesos
Por qu?
1. Existe desconocimiento y poca identificacin con el SGC. 2. El indicador se presenta por cumplimiento y no por mejora. 3. Falta automatizacin para la obtencin del indicador. 4. No hay procedimientos establecidos para casos de incumplimiento.
Por qu?
El CDC es responsable de todo el SGC y debe tomar las decisiones relacionadas al desempeo de los procesos. Porque los responsables de los procesos son quienes procesan y analizan sus resultados en base a indicadores.
Donde?
En distintas reas que deben presentar sus mediciones mensuales. Indistintamente, cada mes algn rea tiene problemas. Sus orgenes son los mencionados en Qu?
Por qu?
Porque las reas encargadas no cumplen con la entrega de indicadores en un periodo sostenido de tiempo. Es decir, el rea A puede retrasarse unos meses y el rea B otros.
Cundo?
De acuerdo a lo sealado en las fichas de indicador Cuando los responsables de los procesos deben reportar los indicadores al coordinador de Calidad se retrasan en la fecha lmite de presentacin.
Por qu?
Porque as lo sealaron los responsables de los procesos cuando formularon sus indicadores.
No priorizan el SGC.
Cmo?
Por qu?
Quin ?
Dnde ?
En la EPICO
Cundo
?
Durante las clases El docente verifica la cantidad de alumnos matriculados y la cantidad de alumnos que asisten.
Por qu?
Porque durante las clases se detecta el ausentismo Porque as lo exige el reglamento de estudios
Cmo ?
Por qu?
5 W 1 H PARA LA DEFINICION DE UN PLAN DE Quin ser responsable de la puesta en prctica de la ACCION Quin?
solucin adoptada? Quin har cada una de las tareas a lo largo del proyecto?
Qu haremos?
Dnde? Cundo?
Cmo? Porqu?
Plan de accin
1. Existe desconocimiento y poca identificacin con el SGC.
Qu? Promover el SGC desde el mas alto nivel gerencial predicando en el ejemplo. Por qu? Porque si el compromiso de la alta direccin no se evidencia el personal no se involucra y el SGC decae.
Porque el Comit de Calidad es responsable de la implementacin y mantenimiento del SGC. Porque se necesita que todo el personal est involucrado.
Por qu?
Dnde ?
Por qu?
Plan de accin
1. Existe desconocimiento y poca identificacin con el SGC.
Cundo Inmediatamente y en forma ? permanente. Por qu? Porque la calidad debe ser parte de nuestra cultura organizacional. Porque de esta manera el personal podr percibir un verdadero inters de la Alta Direccin en el SGC.
Cmo?
Efectuar las reuniones de CDC con la periodicidad establecida. Dar prioridad a las actividades del SGC. Enfatizar el cumplimiento del SGC como parte de la funcin de cada persona. Aplicar reconocimientos o sanciones
Por qu?
Plan de accin
1. Existe desconocimiento y poca identificacin con el SGC.
Qu? Capacitar y sensibilizar en el SGC al personal que ha sido rotado. Por qu? Porque el personal debe conocer los temas relevantes del SGC y saber cules son sus tareas dentro de l.
Por qu?
Porque el rea de Control de Calidad se encarga de las capacitaciones internas del SGC
Porque se necesita que el personal involucrado est capacitado.
Dnde ?
Por qu?
Plan de accin
1. Existe desconocimiento y poca identificacin con el SGC.
Cundo Inmediatamente y cada vez que ? se produzca una rotacin. Por qu? Inmediatamente porque existe personal rotado que no ha sido capacitado, y luego debe hacerse como parte de la induccin al personal. Porque as se dar a conocer el SGC y las tareas que realiza cada rea involucrada.
Cmo?
Por qu?
Plan de accin
3. Falta automatizacin para la obtencin del indicador.
Qu? Automatizar el tablero de indicadores Por qu? Porque de ese modo se pondr nfasis en la mejora y no en el clculo
Porque los responsables de los procesos son los que conocen cmo se obtiene el indicador y el rea de TI se encarga de la automatizacin Porque all se tienen los elementos tcnicos
Dnde ?
Por qu?
Plan de accin
3. Falta automatizacin para la obtencin del indicador.
Cundo Se iniciar en el ltimo trimestre Por ? de 2008 y culminar en 2009 qu? Cmo? Efectuar el anlisis de la Por obtencin de indicadores, las qu? adecuaciones necesarias a los sistemas y los reportes resumen Porque existen otros proyectos en curso. Porque mucha de la informacin se encuentra en los sistemas existentes
Plan de accin
4. No hay procedimientos establecidos para casos de incumplimiento.
Qu? Elaborar un procedimiento para Por casos de incumplimiento. qu? Porque las responsabilidades en el caso de incumplimiento no estn establecidas. Porque es el rea encargada de normar los procedimientos Porque es el rea encargada de normar los procedimientos
Plan de accin
4. No hay procedimientos establecidos para casos de incumplimiento.
Cundo Inmediatamente ? Cmo? Elaborar, Aprobar, Difundir un instructivo para el cumplimiento de compromisos y hacerlo cumplir. Por qu? Por qu? Porque este instrumento se requiere con prioridad. Porque as se dispondr de un documento del SGC que permitir controlar los compromisos.
Quin?
El decano de la facultad
Por qu?
Dnde?
En el decanato de la facultad
Por qu?
Es la oficina correspondiente
Cundo?
Por qu?
Para que los alumnos puedan elegir sus horarios sin cruce de los mismos
Para reducir los problemas derivados de la inasistencia de los alumnos.
Cmo?
Por qu?
Taller 7
Para el problema anterior elaborar los diagramas de 5W1H del anlisis de problema y del plan de accin.
3. Realizar una tormenta de ideas respecto al problema o aspecto y registrarla en fichas de trabajo.
Efecto raz
Causa raz
CAUSA RAIZ
DIFICULTADES ECONMICAS DEL ALUMNO (0,2) ANTROS DE ATRACCIN ALEDAOS AL CENTRO EDUCATIVO (5,1)
EFECTO RAIZ
UTILIDAD
Es til para buscar la forma ms apropiada y eficaz de alcanzar un objetivo especfico Sirve para dividir un aspecto u objetivo ms complejo.
Ejemplo ABZ
Definir Facilitadores
Plan de Capacitacin
Eficacia de la Capacitacin
Capacitacin Interna Identificar al Personal que recibir la capacitacin. Determinar necesidades de capacitacin de acuerdo al perfil Capacitacin Externa
Profesores Motivados Actividades efectivas para disminuir el ausentismo de los alumnos de ing. Comercial Mayor asistencia de alumnos por clase
Internet inalmbrico Mejoras tecnolgicas Aulas Modernos Biblioteca Virtual Salones multimedia
Mayor investigacin del tema Alumnos motivados Mejor acceso de libros Clases dinmicas
Taller 8
Construir una grfica de doble relacin y un diagrama de rbol para el problema proporcionado anteriormente.
CICLO DE MEJORA
CICLO DE MEJORA
Revisin por la Direccin
Planeamiento y Control Oportunidades
ESTANDARIZAR
SISTEMATIZAR
Objetivos y Metas
P H
A V
E A H V
Medir y monitorear
(Indicadores y objetivos)
CICLO DE MEJORA
CICLO DE MANTENIMIENTO (Proceso bajo control)
Ajustar/optimizar estndares
A
Fijar estndar de Operacin
H V 22%
14%
H V
Nuevo ciclo de mejora
E H
PROCESO DE MEJORA
PROCESO DE MEJORA CONTINUA
En cada ciclo PHVA se produce mejora
3 ciclo de mejora y fijacin P A H V E A H V
Objetivo N 3
Objetivo N 2
P A H V
E A H V
Objetivo N 1
II. MEDIR
IV. MEJORAR
III. ANALIZAR
Crear calidad
Para crear calidad, empieza dentro de ti mismo. Mira tu interior y cambia los patrones de pensamientos, generando un esquema positivo.
FIN