EXCEL II

VALIDACIN DE DATOS
VALIDACIN DE DATOS

Esta herramienta permite que Excel supervise el ingreso de informacin en una hoja de clculo sobre la base de un conjunto de criterios previamente establecidos. Puede crear una lista de entradas que se aceptarn en una celda de la hoja de clculo y a continuacin, restringir la celda para que acepte nicamente las entradas de la lista mediante el comando del men Datos opcin Validacin. El usuario que introduzca los datos puede hacer una seleccin en la lista.

Ejemplo: El usuario que introduzca los datos puede hacer una seleccin en la lista. Crear una lista de entrada en la misma hoja, por ejemplo: 1707180889001 1707180889002 1707180889003 1707180889004 1707180889005 1707180889006 1707180889007 1707180889008 1707180889008 1802452944001 Tabla 5: Datos de origen para la lista desplegable

Para trabajar con Validacin de datos los datos deben estar en la misma hoja, debe seleccionar la o las celdas a validar. Para este ejemplo se validar una celda que permita seleccionar el nmero de RUC. 1. Seleccione la celda a validar. 2. Ir a la pestaa Datos 3. En el Grupo Herramientas de datos 4. Opcin Validacin de datos 5. Se visualiza:

6. Presenta el siguiente cuadro de dilogo:

7. En la pestaa Configuracin en Criterio de validacin en la opcin Permitir: seleccionar Lista. 8. Se visualiza:

 En Origen indicar el rango que contiene la lista 10. Por ejemplo:

11. De clic en Aceptar. 12. Al dar clic en desplegar la lista de los nmeros de RUC1.

MENSAJE ENTRANTE
Para crear un mensaje entrante haga lo siguiente: 1. Marcar la celda en la que desea se cree el Mensaje entrante 2. Ir a la pestaa Datos 3. En el Grupo Herramientas de datos 4. De clic en la opcin Validacin de datos 5. Seleccione la pestaa Mensaje de entrada

6. Active Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda. 7. En Ttulo digite un ttulo por ejemplo: Mensaje de entrada. 8. En Mensaje de entrada, digite un mensaje relacionado con lo que valida en la celda, por ejemplo: El nmero de RUC slo puede ser seleccionado de la lista desplegable 9. De clic en Aceptar 10. Un vez configurado el mensaje entrante se visualiza:

MENSAJE DE ERROR
Para crear un mensaje de error haga lo siguiente: 1. Ir a la pestaa Datos 2. En el Grupo Herramientas de datos 3. De clic en la opcin Validacin de datos 4. Seleccione la pestaa Mensaje de error

5. Activar la opcin Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos. 6. En la opcin Estilo: Grave: Este estilo evita la especificacin de datos no vlidos

 Advertencia: Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione Advertencia.

 Informacin: Permite mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de datos no vlidos.

7. En Ttulo: Escriba el Ttulo que desea que se muestre. 8. En Mensaje de error: Escriba el mensaje de error que desea que se despliegue si se introducen datos no vlidos 9. Clic en el botn Aceptar

Ejemplo: Si se ingresa un nmero de RUC no vlido mayor de 13 dgitos Despliega lo siguiente:

Dar clic en el botn Cancelar

Funcin BUSCARV
Busca un valor especfico en la columna ms a la izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla.

Sintaxis BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparacin;indicador_col umnas;ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_de_comparacin es el conjunto de informacin donde se buscan los datos. Indicador_columnas es el nmero de columna de matriz_de_comparacin desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Ordenado Es un valor lgico que indica si desea que la funcin BUSCARV busque un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no encuentra ningn valor, devuelve el valor de error #N/A.

 Para el ejemplo se trabaja con la hoja factura y cliente. La hoja factura contiene:

Al digitar el nmero de RUC, con la funcin BUSCARV se debe desplegar el nombre del cliente, que debe ser buscado de en la hoja Clientes. El mismo ejercicio lo pues realizar si los datos de la hoja cliente se encuentra en otro libro de MS Excel

 Para dar solucin al ejercicio, seleccione la celda C4

 De clic en Aceptar Se visualiza el siguiente cuadro de dilogo:

 En Valor_ Buscado, seleccione la celda que contiene el nmero de RUC

 En Matriz_buscar_en Marque la hoja clientes, como se visualiza:

En Indicador_columnas, digite el nmero de columna que desea visualizar en este caso como se desea ver el nombre digite el 2 porque est en la segunda columna.

 Para encontrar el valor exacto en Ordenado digite 0. Se visualiza: La frmula resultante queda as: = BUSCARV(C5;Clientes!A2:D161;2;0) Finalmente su hoja de clculo lucir:

Tablas de Datos MANEJAR FILTROS

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las dems filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como mximo una lista con 255 campos y 65535 registros.

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las dems filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como mximo una lista con 255 campos y 65535 registros.

 Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: - Ordenar la los registros. - Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio. - Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado. - Crear un resumen de los datos. - Aplicar formatos a todos los datos.

 Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el trmino Listas de datos. Incluso encontrars, que en algunos cuadros de dilogo, se refiere a las tablas como listas.

Crear una tabla

Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos: - Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la lista. Seleccionar del Tabla en la pestana Insertar.

 Aparecer a continuacin el cuadro de dialogo Crear tabla .

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.

 activaremos la casilla de verificacin La lista tiene encabezados. - Al final hacer clic en Aceptar. Al cerrarse el cuadro de dialogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestana Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Crear una tabla dinmica

Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

 Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos. Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos. Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacn con el nmero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo

 Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artculo en cada mes. Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico dinmico).

 Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

 En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva. Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Pulsamos Aceptar para seguir.

 Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

 Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica.
Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura: - Una fila para cada una de las Referencias de la tabla. - Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.

- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.

 Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel.

Grficos con tablas dinmicas

Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos convenga ms segn los datos que tenemos. Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos escoger el grfico que ms nos convenga.

Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vi en el tema de grficos.