UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO

DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN
Licdo. Ydhelgard Arang

Octubre 2012
Diplomado en
GESTIN
EMPRESARIAL
EFECTIVA
Licdo. Ydhelgard Arang
Octubre 2012
Resumen
Planificacin
Organizacin
Direccin
Control
Qu se va a hacer?
Cmo se est realizando?
Cmo se va a hacer?
Hacer que se haga
Diplomado en
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EMPRESARIAL
EFECTIVA
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Octubre 2012
Unidad IV
CONTROL
Terminal
Aplicar los pasos del proceso de control en
el estudio de casos concretos .

Temas:
1. Control.
2. Factores a Controlar. Tipos de Control.
3. Herramientas de Control.





Objetivos
Diplomado en
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EMPRESARIAL
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Unidad IV
CONTROL
Tema 1
Control
Objetivos Especficos:
Definir el Control.
Aplicar el proceso de Control, segn las
etapas y caractersticas.

Contenido:
Definicin.
Fundamento del Control.
Caractersticas.
Importancia.
Procesos del Control.
Tema 1: Control
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Unidad IV
CONTROL
Tema 1
Control

Verificar si todo ocurre del modo en que fueron dadas las
instrucciones, el planeamiento y los principios establecidos.
El fin del control sera en este caso el impedir que se
vuelvan a cometer los mismos errores.
Henry Fayol
Definicin
Implica la medicin de lo logrado en relacin con lo
estndar y la correccin de las desviaciones, para asegurar
la obtencin de los objetivos de acuerdo con el plan.
Harold Koontz y Ciril ODonell

El control es la fase administrativa en la que se mide y
evala el desempeo y toma la accin de corregir cuando
se requiere. De este modo, el control es un proceso
regulador.
Chiavenato
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Unidad IV
CONTROL
Tema 1
Control

Equilibrio A cada grupo de delegacin conferido debe
proporcionarse el grado de control correspondiente para
verificar que se est cumpliendo con la responsabilidad
conferida, y que la autoridad delegada est siendo
debidamente ejercida.

De los objetivos. El control no es un fin, sino un medio para
alcanzar los objetivos La efectividad del control est en
relacin directa con la precisin de los estndares.
Fundamentos:
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Unidad IV
CONTROL
Tema 1
Control

De la oportunidad. El control para que sea eficaz necesita
ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se
efecte el error, de tal manera que sea posible tomar
medidas correctivas, con anticipacin. Un control, cuando
no es oportuno carece de validez y, obviamente, reduce la
consecucin de los objetivos al mismo.

De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones
que se presentan en relacin con los planes deben ser
analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible
conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las
medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
Fundamentos:
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Unidad IV
CONTROL
Tema 1
Control

De los estndares. El control es imposible si no existen
estndares preestablecidos, y ser tanto mejor, cuanto ms
precisos y cuantificados sean dichos estndares.

De principio de excepcin. El control debe aplicarse,
referentemente, a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir costos y tiempo
delimitando adecuadamente cules funciones estratgicas
requieren del control.

De la funcin controlada. Seala que la persona o la
funcin que realiza el control no debe estar involucrada con
la actividad a controlar.
Fundamentos:
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Unidad IV
CONTROL
Tema 1
Control

Exacto: Un sistema de control exacto es confiable y produce
datos validos.

Econmico: Un sistema de control debe justificar los
beneficios que proporciona, en relacin con los costos en
los que incurren.

Oportuno: La mejor informacin tiene poco valor si esta
fuera de tiempo.

Flexible: Debe ajustarse a los cambios que se presenten.

Caractersticas:
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Unidad IV
CONTROL
Tema 1
Control

Estratgico: El control debe centrarse donde ocurran las
desviaciones mas frecuentes o donde la variacin hara mas
dao.

Accin correctiva: No solo debe detectar la desviacin, sino
tambin sugerir que accin debe tomarse para corregir la
desviacin.

Criterios razonables: Las normas de control deben ser
alcanzables. Si son demasiado elevadas o irrazonables no se
cumplen.

Compresin: Los controles que no pueden ser entendidos
por los usuarios, no tienen ningn valor.
Caractersticas:
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Unidad IV
CONTROL
Tema 1
Control

Creacin de una mejor calidad

Enfrentar el cambio

Producir ciclos ms rpidos

Agregar valor

Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo
Importancia:
Proceso:
Fuente: Robbins Stephen
objetivos Norma
Medir el
desempeo
Se est
logrando la
norma?
Comparar
Es
aceptable
la
variacin?
Es
aceptable
la norma?
Corregir la
norma
No No No
No hacer
nada
Si Si Si
No hacer
nada
Identificar
causa de
variacin
Corregir el
desempeo
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Unidad IV
CONTROL
Tema 1
Control

Creacin de una mejor calidad.

Enfrentar el cambio.

Producir ciclos ms rpidos.

Agregar valor.

Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo.
Importancia:
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Unidad IV
CONTROL
Tema 2
Factores a
Controlar

Objetivos Especficos:
Determinar algunos factores de Control
en situaciones dadas.
Distinguir tipos de Control de acuerdo a la
oportunidad en que se ejecuta y a su
mbito.

Contenido:
Factores a controlar.
Tipos de Control.

Tema 2: Factores a Controlar
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Unidad IV
CONTROL
Tema 2
Factores a
Controlar

Objetivos Especficos:
Determinar algunos factores de Control
en situaciones dadas.
Distinguir tipos de Control de acuerdo a la
oportunidad en que se ejecuta y a su
mbito.

Contenido:
Factores a controlar.
Tipos de Control.

Tema 2: Factores a Controlar
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CONTROL
Tema 2
Factores a
Controlar

Factores a Controlar
Ejecucin del proceso
Resultado del
proceso
Cuantitativo
Cualitativo
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CONTROL
Tema 2
Factores a
Controlar

Cuantitativos:
Tiempo:
Los indicadores de control temporal informan
sobre el avance de las actividades.
Se aplican a cada actividad y al proyecto total.
Un buen control focaliza el avance en la Ruta
Crtica.
El control temporal implica el Control de la
Cantidad de Obra realizada.
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CONTROL
Tema 2
Factores a
Controlar

Cuantitativos:
Tiempo:
Algunos aspectos a controlar:
Patrones de tiempo en la produccin.
Tiempo de procesamiento de los pedidos de los
clientes.
Permanencia media del empleado en la empresa.
Factores a Controlar
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CONTROL
Tema 2
Factores a
Controlar

Cuantitativos:
Costos:
La gerencia debe asegurarse de que el proyecto se
ejecute dentro del presupuesto.
El control financiero focaliza dos aspectos:
Evitar que las actividades consuman ms recursos
de los previstos
Garantizar que los desembolsos se encuentren
disponibles oportunamente.
Factores a Controlar
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Tema 2
Factores a
Controlar

Cuantitativos:
Costos:
Algunos costos a controlar:
Almacenamiento de materia prima.
Procesamiento de un pedido.
Solicitud de material.
Orden de servicio.
Costos directos e indirectos de produccin.
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Tema 2
Factores a
Controlar

Cuantitativos:
Cantidad:
Control cuantitativo sobre actividades, de la mano
del control temporal (seguimiento): Cunto se ha
realizado de lo programado?
Control cuantitativo sobre indicadores de
objetivos de componentes (verificacin de
producto): Qu cantidad de componente se
entrega?
Factores a Controlar
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CONTROL
Tema 2
Factores a
Controlar

Cuantitativos:
Cantidad:
Algunos aspectos a controlar:
Sobre la actividad: Nmero de empleados,
volumen de produccin, volumen de ventas,
ndices de accidente entre otros.
Sobre el producto: porcentaje de rotacin de
inventarios, Cantidades producidas.
Factores a Controlar
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CONTROL
Tema 2
Factores a
Controlar

Cualitativos:
Calidad:
vigilar la calidad (peso, fortaleza o cualquiera de
miles de caractersticas) para asegurar que el
producto o servicio satisfaga la norma
preestablecida.
Robbins Stephen

Es hacer las cosas bien desde la primera vez, en
lugar de cometer errores y despus corregirlos.
Stoner
Factores a Controlar
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Tema 2
Factores a
Controlar

Cualitativos:
Calidad:
Parmetros y especificaciones tcnicas claras y
precisas.
Buenos trminos de referencia y buenos
procesos de contratacin.
Interventora y Auditora de Calidad.
Condicionar pagos a verificacin de calidad.
Veeduras y control de la comunidad.
Control de Calidad en cada punto de
responsabilidad, no solo al final de la cadena:
Factor de xito: Hacer las cosas bien la primera
vez.
Factores a Controlar
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CONTROL
Tema 2
Factores a
Controlar

Tipos de Control
Segn el Momento
Proceso
CONTROL
CONCURRENTE
Corrige
problemas
conforme se
presentan
Salida
CONTROL
POSTERIOR
Corrige
problemas
despus que
ocurren
Entrada
CONTROL
PREVIO
Anticipa
problemas


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Unidad IV
CONTROL
Tema 3
Herramientas
de Control

Objetivos Especficos:
Describir algunas tcnicas requeridas para verificar y
controlar los procesos productivos u operativos de la
organizacin

Contenido:
Control de Comportamiento.
Control Financiero: Presupuesto, Anlisis de Estados
Financieros, Anlisis del punto de equilibrio, las auditorias.
Control de operaciones: Planificacin de los recursos de
produccin, planificacin de requerimientos de materiales,
Programa maestro de produccin, control de
mantenimiento.
Tema 3: Herramientas de Control
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Unidad IV
CONTROL
Tema 3
Herramientas
de Control

Herramientas de Control
De Comportamiento
Directo
Supervisin Directa: La presencia fsica de supervisores permite
restringir y orientar el comportamiento de los empleados y
permite la deteccin y correccin rpida de comportamientos
desviados.
Evaluacin del Desempeo: Proceso sistemtico que consiste
en evaluar el desempeo en el trabajo de un individuo con el fin
de llegar a decisiones de personal objetivas.
Disciplina: Acciones tomadas por un gerente para imponer las
normas y reglamentos de la organizacin.
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CONTROL
Tema 3
Herramientas
de Control

Herramientas de Control
De Comportamiento
Indirecto
Seleccin: Identificar y contratar personas cuyos valores, actitudes
y personalidad se ajustan a lo que la gerencia busca.
Diseo del puesto: La forma como los puestos estn diseados
determinan, en mayor grado, las tareas que realiza una persona, el
ritmo de trabajo, las personas con las que interacta y actividades
similares .
Entrenamiento: los programas de entrenamiento formal ensean
a los empleados las practicas de trabajo deseadas.
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Tema 3
Herramientas
de Control

Herramientas de Control
De Comportamiento
Indirecto
Formalizacin: Reglas formales, polticas, descripciones de
puestos y otros reglamentos definen las practicas aceptables
y restringen el comportamiento.
Recompensas organizacionales: Las recompensas actan
como reforzadores para alentar los comportamientos
deseados y extinguir los indeseable.
Cultura Organizacional: Mediante historias, rituales y
prcticas de la alta gerencia, la cultura transmite lo que
constituye un comportamiento adecuado.
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CONTROL
Tema 3
Herramientas
de Control

Herramientas de Control
Financiero
PRESUPUESTO: Establecimiento formal y cuantitativo de los
recursos financieros asignados para programas o proyectos
especficos, para un plazo de tiempo determinado.
Constituyen una herramienta de Planificacin ya que dan
direccin, pero al mismo tiempo son una herramienta de
Control pues proporcionan a los gerentes normas
cuantitativas contra las cuales medir y comparar el consumo
de recursos.
Al sealar desviaciones entre la norma y el consumo real, se
convierten en herramientas de control.
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Tema 3
Herramientas
de Control

Herramientas de Control
Financiero
PUNTO DE EQULIBRIO: Se refiere al nivel de produccin
en donde los costos se equipan a los ingresos, es decir
aquel nivel de produccin en el cual la empresa no gana ni
pierde.
AUDITORIAS: Proceso de evaluacin de una organizacin
a objeto de validar la honradez y justicia de los estados
financieros, detectar fraudes y proporcionar una base
critica para tomar decisiones. Pueden ser internas o
externas.


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CONTROL
Tema 3
Herramientas
de Control

Herramientas de Control
Financiero
Auditorias Internas: Auditoria realizada por miembros
de la organizacin para asegurarse que sus activos estn
debidamente protegidos y de que sus registros financieros
estn debidamente llevados.
Sirven a los directivos para evaluar la eficiencia de las
operaciones de la organizacin y el desempeo de los
sistemas de control .


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Tema 3
Herramientas
de Control

Herramientas de Control
Financiero
Auditorias Externas: proceso de verificacin que implica
la evaluacin independiente (despacho externo de
contadores) de las cuentas y los estados financieros de la
organizacin.
El propsito de los auditores no es preparar los informes
financieros , sino en verificar si la empresa se ha ajustado
a los principios contables generalmente aceptados y si los
han aplicado debidamente.


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Tema 3
Herramientas
de Control

Herramientas de Control
Financiero
ESTADOS FINANCIEROS: Anlisis monetario del flujo de
bienes y servicios que entran y salen de la organizacin,
vigila tres condiciones financieras bsicas de la
organizacin:
La Liquidez: capacidad para convertir los activos en
dinero, con el objeto de cumplir con las obligaciones y
necesidades financieras corrientes.
Situacin Financiera General: El equilibrio a largo plazo
entre el endeudamiento y el capital contable.
La Rentabilidad: la capacidad para obtener utilidades, en
forma constante, a lo largo de un periodo.
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Tema 3
Herramientas
de Control

Herramientas de Control
Financiero
Balance General: Descripcin de la organizacin en
trminos de sus activos, pasivos y capital. Responde a la
interrogante: Cuanto vale la empresa ahora?
Estado de Resultado: Resumen de los resultados
financieros de la organizacin para un plazo dado.
Responde a la interrogante: Cual es la cantidad de dinero
que ha ganado o perdido la empresa durante un periodo
de tiempo?
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Tema 3
Herramientas
de Control

Herramientas de Control
De Operaciones
Control de la planificacin de produccin en todos los
aspectos, desde actividades de mano de obra hasta envo
del producto.
Aunque este tipo de planificacin es casi exclusivamente
visto en entornos de fbricas, muchas de estas tcnicas
son usadas como negocio orientado al servicio.
La Planificacin de operaciones incluye:
Planificacin de la capacidad.
Planificacin de la ubicacin de instalaciones.
Planificacin del proceso.
Planificacin de la distribucin de las instalaciones.
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Tema 3
Herramientas
de Control

Herramientas de Control
De Operaciones
Planificacin de la capacidad: Evaluacin de la capacidad
de un sistema de operacin para producir un numero
deseado de unidades por cada tipo de producto en un
periodo de tiempo dado .
Planificacin de la ubicacin de instalaciones: Consiste
en el diseo y localizacin de las instalaciones de una
operacin.
Planificacin del proceso: Determinar como se producir
un producto o servicio.
Planificacin de la distribucin de las instalaciones:
Evaluacin y seleccin entre varias opciones de
distribucin de equipo y estaciones de trabajo.
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Tema 3
Herramientas
de Control

Herramientas de Control
De Operaciones
Planificacin de los Requerimientos de materiales: un
sistema que divide los productos en los materiales y
partes necesarios con fines de planificacin de compras,
inventarios y prioridades.
Programa maestro: Un programa que especifica cantidad
y tipo de artculos a producir, como, cuando y donde
deben producirse, niveles de mano de obra e inventario.
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CONTROL

Conclusin
El Control:
Se aplica a todo tipo de empresas: (Produccin/servicios);
Pblicas y Privadas.
No todas las desviaciones deben ser atendidas sino slo
aquellas significativas.
Un gerente que desee obtener un buen desempeo,
necesariamente tendr que manejar las tcnicas de control.
En ocasiones no es necesario corregir el desempeo sino
que ser necesario ajustar las normas o estndares.
Un aprendizaje emocional, contino, derivado del trabajo
en equipo.
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Planificacin
Organizacin
Direccin
Control
Qu se va a hacer?
Cmo se est realizando?
Cmo se va a hacer?
Hacer que se haga
PROCESO
ADMINISTRATIVO
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Bibliografa
Recomendada
CHIAVENATO IDALBERTO. Administracin Proceso administrativo .Edit. Mc.Graw-Hill
tercera edicin 2001.
CHIAVENATO IDALBERTO. "Introduccin a la teora general de la administracin" Ed.
Mc Graw Hill
FREMONT KAST. Administracin en las organizaciones. Enfoque de sistemas y de
contingencias. Edit Mc.Graw-Hill. Cuarta edicin Mxico 1996.
HERNNDEZ SERGIO Y RODRGUEZ, " Introduccin a la administracin" Ed. Mc. Graw
Hill
STEPHEN ROBBINS Y COULTER MARY. Administracin. Edit. Prentice Hall Quinta
edicin Mxico 1996.
STONER JAMES Y FREEMAN EDWARD. Administracin. Edit. Prentice Hall Sexta
edicin Mxico 1996.