La Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que organizan y gestionan al equipo de proyecto. El equipo de proyecto est compuesto por la gente que tiene asignados roles y responsabilidades para completar el proyecto.
Planificacin de los RRHH: Proceso por el cual se identifican y documentan los roles, responsabilidades, y relaciones de reporte del proyecto, as como crear el Plan de Gestin de Personal. Planificacin
Adquirir el Equipo de Proyecto :
Obtener los recursos humanos necesarios para completar las asignaciones del proyecto. Ejecucin Desarrollar el Equipo de Proyecto
Mejorar las competencias y la interaccin de los miembros del equipo para mejorar la perfomance del proyecto y lograr un mejor desempeo del proyecto Ejecucin Gestionar el Equipo del Proyecto :
Realizar seguimiento al rendimiento de los miembros de equipo, proporcionar retroalimentacin, resolver temas pendientes, y coordinar cambios para mejorar el rendimiento a fin de optimizar el desempeo. Control DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS LIDERAR Y DIRECCIONAR Iniciar, planificar, ejecutar, monitorear, controlar y cerrar.
Equipo central, equipo ejecutivo equipo lder.
Cules son las cualidades que hacen a un lder? INFLUENCIAR AL EQUIPO DE PROYECTO.
COMPORTAMIENTO PROFESIONAL Y TICO. PLANIFICACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS DESARROLLAR EL PLAN DE RECURSOS HUMANOS Determinar e identificar aquellos recursos humanos que posean las habilidades requeridas para el xito del proyecto Planificacin de los RRHH Determina roles, responsabilidades, relaciones de reporte, y crea el Plan de Gestin de Personal. Planificacin de los RRHH Entradas:
Factores ambientales de la empresa. Activos de los procesos de la organizacin. Plan de gestin del proyecto: Requerimientos de recursos de las actividades. Entradas: Factores Ambientales de la Empresa La definicin de los roles y responsabilidades del proyecto se desarrolla con un entendimiento de los modos en que se involucrarn las organizaciones; y las formas en que las disciplinas tcnicas y las personas interaccionan actualmente. Entrada: Activos de los Procesos Organizacionales A medida que las metodologas de gestin de proyectos maduran en una organizacin, las lecciones aprendidas de experiencias previas estn disponibles como activos de los procesos organizacionales para ayudar a planificar el proyecto actual. Entre estos activos tenemos: Plantillas. Listas de verificacin. Entrada: Plan de Gestin del Proyecto Incluye los requerimientos de recursos de las actividades, y las descripciones de las actividades de gestin de proyectos, tales como: aseguramiento de la calidad, gestin de riesgos, y procura, que ayudarn al equipo de proyecto a identificar los roles y responsabilidades requeridos. Herramientas y tcnicas:
Organigramas y descripciones de puestos. Creacin de conexiones (networking). Teora de la organizacin. Planificacin de los RRHH Herramientas y Tcnicas: Organigramas y Descripciones de Puestos Existen varias formas de documentar roles y responsabilidades, la mayora cae dentro de los tipos jerrquicos, matriciales y texto. Algunas otras asignaciones se especifican en otros planes subsidiarios de proyecto. Organigrama de tipo jerrquico Organigrama de responsabilidades basado en una matriz Formato orientado al texto Figura 9-4. Formatos de Definicin de Roles y Responsabilidades (Gua del PMBOK, 3ra Edicin, Pgina 205) Cualesquiera combinacin de mtodos que se utilice, el objetivo final es asegurar que cada paquete de trabajo tiene un propietario definido y que todo el equipo tiene una clara comprensin de sus roles y responsabilidades. Herramientas y Tcnicas: Organigramas y Descripciones de Puestos Organigrama de tipo jerrquico Organigrama de responsabilidades basado en una matriz Formato orientado al texto Organigramas de Tipo Jerrquico:
Los organigramas tradicionales se pueden usar para mostrar puestos y relaciones en forma jerrquica. El WBS (EDT) muestra como los entregables se descomponen en paquetes de trabajo. El OBS muestra como se descompone una organizacin en departamentos, unidades, o equipos, y las actividades o paquetes de trabajo del proyecto se listan debajo de cada unidad. El RBS se utiliza para descomponer los recursos del proyecto por tipo de recurso. Herramientas y Tcnicas: Organigramas y Descripciones de Puestos Organigrama de tipo jerrquico Organigramas Basados en Matriz:
Una RAM se utiliza para ilustrar las conexiones entre el trabajo y los miembros del equipo de proyecto. Se pueden usar a diferentes niveles. Un ejemplo de una RAM de bajo nivel es una matriz RACI. Herramientas y Tcnicas: Organigramas y Descripciones de Puestos Formatos Orientados al Texto:
Las responsabilidades de los miembros de equipo que requieren descripciones detalladas se pueden especificar en formatos orientados al texto. Proveen informacin tal como responsabilidades, autoridad, competencias, y calificaciones. Se conocen como descripciones de puestos o formatos rol-responsabilidad-autoridad. Son excelentes plantillas para futuros proyectos sobre todo si la informacin es actualizada por las lecciones aprendidas. Herramientas y Tcnicas: Organigramas y Descripciones de Puestos Otras secciones del Plan de Gestin del Proyecto:
Algunas responsabilidades relacionadas con la gestin del proyecto se listan y explican en otras secciones del plan de gestin del proyecto, por ejemplo: El registro de riesgos lista a los propietarios de riesgos. El plan de comunicaciones lista a los miembros del equipo responsables de las actividades de comunicacin. El plan de calidad designa a las personas responsables de llevar a cabo las actividades de aseguramiento y control de calidad. Herramientas y Tcnicas: Organigramas y Descripciones de Puestos La interaccin informal con otros es una manera muy constructiva de entender los factores polticos e interpersonales que impactarn la efectividad de las diversas opciones para gestionar el personal. Las actividades de creacin de conexiones incluyen correspondencia proactiva, almuerzos de negocios, conversaciones informales, y conferencias especializadas. Si bien esta tcnica es til al inicio del proyecto, tambin es muy til emplearla en forma regular antes de que empiece el proyecto. Herramientas y Tcnicas: Organigramas y Descripciones de Puestos La teora organizacional proporciona informacin concerniente a los modos en que se comportan las personas, equipos, y unidades organizacionales. Aplicar estos principios disminuye la cantidad de tiempo necesaria para crear las salidas del planeamiento de recursos humanos, y mejora la probabilidad de que el planeamiento sea efectivo. Herramientas y Tcnicas: Organigramas y Descripciones de Puestos Salidas: Roles y responsabilidades. Organigramas del proyecto. Plan de gestin del personal. Planificacin de los RRHH Salidas: Roles y Responsabilidades Rol, etiqueta que describe la porcin del proyecto por la cual es responsable la persona: ingeniero civil, enlace con los tribunales, analista de negocios, etc. Autoridad, derecho de aplicar los recursos del proyecto, tomar decisiones, y firmar aprobaciones. Responsabilidad, trabajo que el miembro del equipo de proyecto debe ejecutar para completar las actividades del proyecto. Competencia, habilidades y capacidades requeridas para completar las actividades del proyecto. Representacin grfica de los miembros del equipo de proyecto y sus relaciones de reporte. Puede ser formal o informal, altamente detallada o esbozada en forma general, de acuerdo las necesidades del proyecto. Salidas: Organigrama del Proyecto Describe cuando y cmo se satisfar los requerimientos de recursos humanos. Puede ser formal o informal, altamente detallada o esbozado en forma general, de acuerdo las necesidades del proyecto. El plan se actualiza continuamente durante el proyecto para dirigir el reclutamiento continuo y el desarrollo del personal. Salidas: Plan de Gestin de Personal Adquisicin de Personal
Cuando se planifica el reclutamiento surgen las siguientes preguntas: Los recursos humanos provendrn de la misma organizacin o de fuentes externas? Los miembros trabajarn en un solo local o en varios? Cules son los costos asociados con cada nivel de experiencia necesario? Cunto apoyo se recibir del rea de RR.HH de la organizacin? Salidas: Plan de Gestin de Personal Horarios
Se debe describir los marcos de tiempo para los miembros del equipo de proyecto, tanto individual como colectivamente, as como tambin se debe detallar cuando se iniciarn las actividades de adquisicin tales como el reclutamiento y otras. Una herramienta que se utiliza para presentar el requerimiento de recursos humanos en forma de diagrama es el histograma de recursos. Salidas: Plan de Gestin de Personal Criterios de Liberacin
El determinar el mtodo y la oportunidad para liberar a los miembros del equipo beneficia tanto al proyecto como a los miembros en s mismos. El liberar a los miembros en forma oportuna reduce los pagos innecesarios. La motivacin se mejora si se planifica con anticipacin la transicin de los miembros hacia nuevos proyectos.
Salidas: Plan de Gestin de Personal Necesidades de Entrenamiento
Si los miembros del equipo no tendrn las competencias requeridas se debe desarrollar un plan de entrenamiento como parte del proyecto. Este plan puede incluir modos de ayudar a los miembros a obtener certificaciones que podran beneficiar al proyecto. Salidas: Plan de Gestin de Personal Reconocimiento y Recompensas
El tener criterios claros para las recompensas y un sistema planificado para usarlas, promover y reforzar los comportamientos deseados. Para ser efectivos stos reconocimientos y recompensas se deben basar en actividades y rendimientos bajo el control de la persona. El crear un plan para sto asegura que el reconocimiento se har efectivo y no se olvidar a medida que se ejecute el proyecto. Salidas: Plan de Gestin de Personal Cumplimiento
Se pueden incluir estrategias para cumplimiento de regulaciones gubernamentales, pactos colectivos, y otras polticas establecidas de recursos humanos. Salidas: Plan de Gestin de Personal Seguridad
Se pueden incluir polticas y procedimientos para proteger a los miembros del equipo de peligros de seguridad. Salidas: Plan de Gestin de Personal ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO Adquirir el Equipo de Proyecto
Es el proceso de obtener los recursos humanos necesarios para completar el proyecto.
El proyecto puede o no tener control sobre los miembros del equipo seleccionados para el proyecto
Factores Ambientales de la Empresa Los miembros del equipo de proyecto se obtienen de todas las fuentes disponibles, tanto internas como externas. Cuando el equipo de proyecto puede influenciar o dirigir la asignacin del personal, debe considerar:
Factores Ambientales de la Empresa Disponibilidad:Quines estn disponibles y cuando? Capacidad:Que competencias poseen las personas? Experiencia: Las personas han realizado trabajos similares o relacionados? Intereses:Las personas estn interesadas en trabajar en este proyecto? Costos: Cunto se le pagara a cada miembro del equipo ?
Activos de los Procesos Organizacionales Alguna de las organizaciones involucradas en el proyecto puede tener polticas, guas, o procedimientos que gobiernen la asignacin de personal.
El departamento de recursos humanos puede tambin ayudar en el reclutamiento, contratacin, y orientacin de los miembros del equipo de proyecto.
Roles y Responsabilidades Rol :Etiqueta que describe la porcin del proyecto por la cual es responsable la persona: ingeniero civil, enlace con los tribunales, analista de negocios, etc.
Responsabilidad: Trabajo que el miembro del equipo de proyecto debe ejecutar para completar las actividades del proyecto.
Competencia: Habilidades y capacidades requeridas para completar las actividades del proyecto.
Organigramas del Proyecto
Representacin grfica de los miembros del equipo de proyecto y sus relaciones de reporte.
Puede ser formal o informal, altamente detallada o esbozada en forma general, de acuerdo las necesidades del proyecto.
Plan de Gestin de Personal Describe cuando y cmo se satisfar los requerimientos de recursos humanos: Adquisicin del personal Horarios. Criterios de liberacin Necesidades de entrenamiento. Reconocimiento y recompensas. Cumplimiento de normas. Seguridad.
Asignacin Previa En algunos casos se conoce con anterioridad quienes sern los miembros del equipo, es decir estn preasignados.
-Esto puede ocurrir cuando: o El proyecto es resultado de personas especficas que han sido comprometidas como parte de una propuesta competitiva. o El proyecto depende de experiencias particulares de ciertas personas.
Negociacin En muchos proyectos se negocian las asignaciones de personal, por ejemplo con: o Gerentes funcionales para asegurar que el proyecto recibir el personal competente requerido en el tiempo adecuado. o Otros equipos de gestin de proyectos que compiten por recursos escasos o especializados. -La habilidad del equipo de gestin de proyecto para influenciar a otros, juega un papel muy importante en las negociaciones de asignacin de personal.
Adquisicin
Cuando la organizacin no posee el personal necesario para completar el proyecto, se pueden conseguir los servicios requeridos de fuentes externas.
Esto puede involucrar contratar consultores individuales o subcontratar trabajo a otra organizacin.
Equipos Virtuales
El uso de equipos virtuales crea nuevas posibilidades cuando adquirimos a los miembros del equipo de proyecto. Los equipos virtuales se definen como grupos de personas con metas compartidas que cumplen sus roles con muy poco o ningn tiempo empleado en reuniones de trabajo en persona. La disponibilidad de las nuevas modalidades de comunicacin electrnica ha hecho posible estos tipos de equipos de proyecto.
Equipos Virtuales
La disponibilidad de comunicacin electrnica, como por ejemplo correo elctrico virtual hace posible:
Formar equipos de personas de la misma compaa que viven en reas geogrficas dispersas
Aportar experiencia especial a un equipo del proyecto, aunque el experto no se encuentre en la misma rea geogrfica
Equipos Virtuales
Incorporar empleados que trabajan desde oficinas instaladas en sus domicilios
Formar equipos de personas que trabajan en diferentes turnos u horarios
Incluir personas con discapacidades de movilidad
Equipos Virtuales
Avanzar en proyectos que se habran ignorado debido a los gastos de viajes
La planificacin de las comunicaciones adquiere una importancia cada vez mayor en el entorno de un equipo virtual. Puede necesitarse tiempo adicional para establecer expectativas claras, desarrollar protocolos para afrontar los conflictos, incluir personas en la toma de decisiones y compartir los mritos del xito
Asignaciones del Personal del Proyecto
El proyecto est dotado de personal cuando las personas adecuadas han sido asignadas al trabajo. La documentacin puede incluir: Directorio del equipo de proyecto. Memos a los miembros del equipo. Nombres actualizados en otras partes del plan de gestin de proyecto tales como organigramas o cronogramas
Disponibilidad de Recursos
La disponibilidad de recursos documenta los periodos de tiempo en que cada miembro del equipo de proyecto puede trabajar en el proyecto.
El crear y disponer de un cronograma final confiable depende de tener un buen entendimiento de los conflictos de cronograma que cada persona pueda tener, incluyendo las vacaciones y los compromisos con otros proyectos.
Plan de Gestin de Personal (actualizaciones)
-A medida que las personas cumplen los roles y responsabilidades del proyecto, se pueden necesitar cambios en el plan de gestin de personal debido a que rara vez las personas se ajustan exactamente a los requerimientos planeados. -Otras razones para actualizar el plan son: Promociones. Retiros. Enfermedades. Temas de rendimiento. Cargas de trabajo cambiantes.
DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO Desarrollar el Equipo de Proyecto
Mejora las competencias y la interaccin de los miembros de equipo para mejorar a su vez el rendimiento del proyecto.
Desarrollo del Equipo de Proyecto
Entradas: Asignaciones del personal del proyecto. Plan de gestin de personal. Disponibilidad de recursos.
Asignaciones del Personal del Proyecto El desarrollo del equipo comienza con una lista de los miembros del equipo del proyecto. Los documentos identifican a las personas que lo integraran. Plan de Gestin de Personal Describe cuando y cmo se satisfar los requerimientos de los recursos humanos: o Adquisicin del personal. o Horarios. o Criterios de liberacin. o Necesidades de entrenamiento. o Reconocimiento y recompensas. o Cumplimiento de normas. o Seguridad. Disponibilidad de Recursos La disponibilidad de recursos documenta los perodos de tiempo en que cada miembro del equipo de proyecto puede trabajar en el proyecto.
Desarrollo del Equipo de Proyecto
Herramientas y Tcnicas: Habilidades de gestin general. Formacin. Actividades de formacin de equipos. Reglas bsicas. Reubicacin. Reconocimiento y recompensa.
Habilidades de Gestin General Las habilidades interpersonales conocidas como habilidades blandas son particularmente importantes para el desarrollo del equipo.
OBJETIVOS METAS COMPETENCIAS Y HABILIDADES DURAS Conocimientos y experiencia tcnicas Coeficient e intelectual Raciocinio lgico Capacidad analtica COMPETENCIAS Y HABILIDADES BLANDAS Capacidad de trabajo en equipo Orientaci n a resultados Inteligenci a Emocional Liderazgo Comunicaci n efectiva Negociacin Formacin La formacin incluye todas las actividades diseadas para mejorar las competencias de los miembros del equipo de proyecto. La formacin puede ser formal o informal. Ejemplos de mtodos de formacin son: En aulas. En lnea. Basado en computadoras. En el trabajo. Tutora. Entrenamiento. Actividades de Formacin de Equipos Pueden variar desde una actividad de cinco minutos en la agenda de una reunin de revisin de estado de proyecto hasta un evento especializado que se disea para mejorar las relaciones interpersonales.
Reglas bsicas Establecen expectativas claras relativas al comportamiento aceptable por los miembros del equipo de proyecto. Un compromiso temprano hacia lneas guas claras, reduce los malos entendidos e incrementa la productividad.
Reubicacin Involucra colocar a todos o a la mayora de los miembros ms activos del equipo, en el mismo lugar fsico para mejorar su habilidad de desenvolverse como equipo.
La reubicacin puede ser temporal, durante perodos estratgicamente importantes, o durante todo el proyecto.
Reconocimiento y Recompensas Parte del proceso de desarrollo del equipo involucra reconocer y recompensar el comportamiento deseado. Los planes originales relativos a los modos en que se recompensar a las personas se desarrollan durante el planeamiento de los recursos humanos. Las decisiones de recompensa se hacen, formal o informalmente, durante el proceso de gestionar al equipo de proyecto a travs de las evaluaciones de rendimiento.
Desarrollo del Equipo de Proyecto Salidas: Evaluacin del rendimiento del equipo.
Evaluacin del Rendimiento del Equipo A medida que los esfuerzos de desarrollo de equipo tales como entrenamiento, construccin de equipo, y reubicacin se van implementando, el equipo de gestin de proyectos debe evaluar formal o informalmente la efectividad del equipo. Se espera que las estrategias y actividades efectivas de desarrollo de equipo incrementen el rendimiento del mismo, lo cual incrementa la probabilidad de lograr los objetivos del proyecto.
GESTIONAR EL EQUIPO DEL PROYECTO Gestionar el Equipo de Proyecto
Involucra hacer seguimiento al rendimiento de los miembros del equipo, proporcionar retro - alimentacin, resolver pendientes, y coordinar cambios para mejorar la performance del proyecto.
Gestin del Equipo de Proyecto
Entradas: Activos de los procesos de la organizacin. Asignacin del personal del proyecto. Roles y responsabilidades. Organigrama del proyecto. Plan de gestin de personal. Evaluacin del rendimiento del equipo. Informacin de rendimiento del trabajo. Informacin de rendimiento.
Activos de los Procesos Organizacionales El equipo de gestin de proyecto debe utilizar: Polticas, procedimientos y sistemas de reconocimiento para los empleados durante el curso del proyecto. Cenas de reconocimiento, certificados de agradecimiento, boletines informativos, tableros de anuncios, sitios web, estructura de bonificaciones, indumentaria de la empresa y otros beneficios extra.
Asignaciones del Personal del Proyecto Lista de los miembros del equipo de proyecto a ser evaluados durante este proceso de monitoreo y control.
Roles y Responsabilidades Lista de los roles y responsabilidades del personal, a ser usados en el monitoreo y evaluacin del rendimiento. Organigrama del Proyecto Proporcionan una representacin de las relaciones de reporte entre los miembros del equipo.
Plan de Gestin de Personal Lista los periodos de tiempo en que los miembros del equipo trabajarn en el proyecto, junto con otra informacin tal como planes de entrenamiento, requerimientos de certificacin, y temas de cumplimiento de normas.
Evaluacin de la Performance del Equipo El equipo de gestin de proyecto realiza evaluaciones permanentes del rendimiento del equipo de proyecto. Mediante la evaluacin continua del rendimiento del equipo, se toman acciones para resolver pendientes, modificar las comunicaciones, afrontar los conflictos, y mejorar la interaccin del equipo.
Informacin del Rendimiento del Trabajo Como parte del proceso de Direccin y Gestin de la Ejecucin del proyecto, el equipo de gestin de proyecto observa directamente el rendimiento de los miembros del equipo conforme este acontece. Para gestionar el equipo de proyecto se deben considerar observaciones relacionadas a reas tales como nivel de participacin de los miembros, seguimiento de puntos de accin, y claridad en las comunicaciones.
Informes de Rendimiento Proveen documentacin acerca del rendimiento. Informacin de reportes de rendimiento y sus pronsticos relacionados ayudan a determinar futuros requerimientos de recursos humanos, reconocimientos y recompensas, y actualizaciones al plan de gestin de personal. Gestin del Equipo de Proyecto
Herramientas y tcnicas: Observacin y conversacin. Evaluaciones de performance de proyecto. Gestin de conflictos. Registro de polmicas.
Observacin y Conversacin La observacin y conversacin se utilizan para mantenerse en contacto con el trabajo y las actitudes de los miembros del equipo de proyecto. El equipo de gestin de proyecto monitorea indicadores tales como: progreso hacia los entregables del proyecto, logros que son motivo de orgullo para los miembros del equipo, y temas interpersonales .
Evaluaciones del Rendimiento del Proyecto La necesidad de evaluaciones formales o informales del rendimiento del proyecto dependen de la duracin del proyecto, complejidad del producto, polticas organizacionales, requisitos de los contratos de trabajo, y la cantidad y calidad de las comunicaciones regulares.
Gestin de Conflictos Una gestin de conflictos exitosa resulta en una mayor productividad y en relaciones de trabajo positivas. Las fuentes de conflicto incluyen: Recursos escasos. Prioridades de cronograma. Estilos personales de trabajo. Reducen el nivel de conflicto: Reglas bsicas del equipo. Normas de grupo. Prcticas slidas de gestin de proyectos.
Registro de Polmicas
A medida que los temas polmicos se van presentando en el curso de la gestin del equipo de proyecto, se documenta en un registro escrito la persona responsable de resolver el tema especfico y la fecha lmite. El registro ayuda al equipo de proyecto a monitorear los temas hasta su conclusin, lo cual remueve obstculos que de otra manera podran bloquear al equipo en la consecucin de sus objetivos.
Gestin del Equipo de Proyecto
Salidas: Cambios solicitados. Acciones correctivas recomendadas. Acciones preventivas recomendadas. Activos de los procesos organizacionales. Plan de gestin de proyecto (actualizaciones).
Cambios Solicitados Los cambios de personal podran afectar el resto del plan de proyecto, sea por eleccin propia o por eventos no controlables. Cuando los temas de personal van a afectar el plan de proyecto, por ejemplo causando que el cronograma se extienda o que el presupuesto se exceda, se debe procesar una solicitud de cambio a travs del Control Integrado de Cambios.
Acciones Correctivas Recomendadas Pueden incluir temas tales como: Cambios de personal. Entrenamiento adicional. Acciones disciplinarias.
Acciones Preventivas Recomendadas
Pueden incluir temas tales como: Entrenamiento cruzado. Clarificacin adicional de roles. Adicin de tiempo personal.
Activos de los Procesos de la Organizacin Input para las evaluaciones de rendimiento organizacional. Documentacin de lecciones aprendidas. + Plan de Gestin de Proyecto (actualizaciones) Las solicitudes de cambio aprobadas y las acciones correctivas pueden resultar en actualizaciones al plan de gestin de personal, el cual a su vez es parte del plan de gestin del proyecto.