LA ADMINISTRACION Y SUS VINCULOS EN LA

GERENCIA DE PROYECTOS
EQUIPO 3
BEATRIZ EDITH GONZALEZ SOBERANO
ULISES CASTRO ARCOS
FIDEL GARCIA CARERA
MISIN
La Misin define el negocio al que se dedica la organizacin, las necesidades que cubren con sus
productos y servicios, el mercado en el cual se desarrolla la empresa y la imagen pblica de la empresa u
organizacin.
La misin de la empresa es la respuesta a la pregunta , Para que existe la organizacin?.
En el caso de un individuo la Misin sera lo que la persona quiere hacer que lo hace feliz.
OBJETIVO
Es un logro que nos proponemos en un plazo determinado.
El objetivo es (a diferencia de la Visin y Misin) cuantificable, necesita ser medido. Tiene que ser
enunciado especficamente y de forma positiva. Adems tiene un plazo de tiempo para su concrecin.
El Objetivo tiene que estar alineado en el tiempo con la Visin y en el marco con la Misin.
METAS
Las metas son objetivos a corto plazo.
Tambin son cuantificables y medibles y pueden ser mensuales o hasta logros en el da a da.
Tambin tiene que estar alineado en el marco y en el tiempo con el objetivo.
DESARROLLO DEL PLAN DEL PROYECTO.
PASO I Y II
Se empieza por definir la principal unidad de trabajo que debe ser llevado a cabo, teniendo en cuenta
los borradores del plan, la estructura y las especificaciones del proyecto. Otras unidades de trabajo
incluyen las etapas secuenciales de la elaboracin del proyecto, la compra y entrega del material, el
almacenamiento de la materia prima, la contratacin de personal adicional para las distintas fases del
proyecto.
Se determina el tiempo requerido para completar cada fase del proyecto.
PASO III
Se determina la secuencia que deben seguir las distintas fases del proyecto. Habr que elaborar un
grfico de Gantt para ver la programacin de cada fase dentro del contexto de la totalidad del proyecto.






Este grfico representa las distintas fases de la construccin de un edificio. Cada celda representa una
semana o un mes del calendario de programacin de la obra. Otros grficos ms sofisticados aaden
datos referentes al presupuesto y a los miembros del equipo responsables del proyecto. Se pueden
emplear cdigos de color para resaltar el progreso de cada fase.
PASO IV
Se determina el tiempo y los gastos de cada fase del proyecto, siendo el resultado igual al presupuesto
total disponible. Los elementos a incluir en el presupuesto seran mano de obra, compensaciones para
la plantilla, beneficios, gastos de viajes, suministros y otros gastos relacionados, material de
construccin, equipos de fabricacin, gastos de instalacin, y gastos profesionales y de consultora.
PASO V Y VI
Se determinan las necesidades de personal. Habra que incluir los deberes y responsabilidades de
cada uno, as como las cualidades exigidas para cada puesto de la plantilla.
Se determina la normativa y los procedimientos habituales a seguir durante el desarrollo del proyecto.
Estos procedimientos van a marcar las pautas de control sobre el proyecto y su plantilla.
PASO VII
Por ltimo, se establecen las pautas y los detalles de un posible plan de contingencia para poder
asegurar la calidad del trabajo, la disponibilidad del presupuesto y la programacin establecida.
Sin menospreciar el valor de los presupuestos, el elemento ms importante de todo el proceso es
seguramente la normativa de la empresa y el procedimiento a seguir en lo que respecta la evaluacin y la
revisin del proyecto. En resumidas cuentas, usted y su plantilla debern estar siempre alerta para que
cada fase del proyecto se complete dentro del tiempo establecido y dentro del presupuesto, y para que el
proyecto progrese secuencialmente.
EJECUCIN DEL PLAN DEL PROYECTO.
QU ES LA EJECUCIN DE PROYECTOS
La ejecucin de proyectos se encarga de la coordinacin de personas y los recursos necesarios para
llevar a cabo el plan de gestin previsto, y tambin integra y realiza las actividades del proyecto de
acuerdo a este plan.

PROCESOS:
Direccin de un proyecto: El director de un proyecto debe coordinar y apoyar equipo de trabajo de
forma consciente.
Aseguramiento de la calidad: Consiste en seguir un conjunto de acciones sistemticas, implementadas
dentro de una empresa


LAS FASES DE LA EJECUCIN DE UN PROYECTO
Si tratamos de simplificar la explicacin de en qu consiste una ejecucin de proyecto diremos que se
conforma de las siguientes etapas:

ORGANIZAR, los medios humanos y materiales del proyecto para poder asignar los recursos
adecuados a cada tarea
CONTROLAR, para asegurar la adecuada ejecucin y el control del riesgo.
CONCLUIR, para obtener la aceptacin y hacer la entrega del producto o servicio.

QU SE NECESITA PARA COMENZAR CON LA EJECUCIN
DEL PROYECTO

La ejecucin del proyecto es el proceso en donde el equipo de proyecto comienza con la construccin de
los entregables. En el momento en que comienza la ejecucin del proyecto el gerente se debe responder
tres preguntas:

Existe un lugar? El tema del lugar fsico e infraestructura es importante: el equipo del proyecto debe
estar junto al gerente. En ciertas organizaciones hay recursos asignados al proyecto que permanecen
en su rea y no en la oficina del proyecto.
Tienen todo lo que necesitan? Una buena prctica es acompaar el Project Charter con un documento
que se llame Documento de bienvenida al Proyecto u otro nombre similar. Este documento debe
contener informacin relativa a quin es el responsable de proveer cada recurso (puesto de trabajo,
PC, conexin a la red, internet, impresoras, etc.).
Tengo el plan listo? asumimos que el gerente de proyecto tiene el cronograma listo y ya deleg tareas
a los miembros del equipo.

FASE DE EJECUCIN
Preparacin
Antes de comenzar con la ejecucin de un proyecto, es necesario tomarse el tiempo para desglosar el
proyecto en tareas de manera que se pueda programar la ejecucin de estas tareas y determinar los
recursos que deben movilizarse.

Ejecucin
Esta es la etapa de desarrollo del trabajo en s. Esta etapa es responsabilidad del contratista, con la
supervisin del cliente. Durante la ejecucin del proyecto, se debe poner nfasis en la comunicacin para
tomar decisiones lo ms rpido posible en caso de que surjan problemas.

CONTROL DE LOS CAMBIOS
CONTROL DE LOS CAMBIOS
El control de cambios es una actividad paralela al desarrollo del proyecto que responde a eventos que
surgen del mismo, sea por requerimientos propios del usuario o por mejoras o correcciones detectadas por
el mismo equipo del proyecto.
Se describe de manera independiente de las dems fases de la metodologa pues puede ser aplicada
indistintamente a proyectos en marcha o proyectos ya implementados, y porque es necesario resaltar su
importancia y no relegarla como una actividad posterior al desarrollo, sino reconocerla como una actividad
que debe estar definida, presente y es crtica desde el inicio del proyecto.
Esta actividad debe estar acordada con el cliente como una de las primeras tareas de la metodologa.
Dado que los proyectos son hechos de manera planeada, es necesario acordar con los clientes un nivel de
tarifas de antemano para evitar conflictos entre partes.
SOLICITUD DE CAMBIO
El cliente deber solicitar formalmente el cambio indicando la siguiente informacin en un documento:

Solicitante / Cargo
Fecha de solicitud
Nivel de urgencia del cambio
Importancia del cambio
Descripcin del cambio
SOLICITUD DE CORRECIN
Ante el descubrimiento de un error o anomala, ste deber ser reportado formalmente, describiendo la
siguiente informacin en un documento:
Reportante
Fecha de Reporte
Grado de importancia del proceso involucrado
Circunstancias que condujeron al error
Frecuencia del error
PRIORIZACIN DE ATENCIN
El Jefe del Proyecto registrar la solicitud y evaluar el grado de urgencia e importancia, de acuerdo a la
realidad del proyecto en el instante de la solicitud y la disponibilidad de recursos, asignando una fecha
para la evaluacin de la solicitud. El resultante ser un documento, el cual contendr la siguiente
informacin:
Nmero de solicitud
Solucin alterna
Nivel de urgencia
Nivel de importancia
Fecha de evaluacin
Tcnico asignado
ANLISIS DE IMPACTO
El Jefe del Proyecto deber hacer una proyeccin sobre el impacto de implantar el cambio, para lo cual
debe completar la informacin especificando lo siguiente:
Esfuerzos de implantacin requeridos
Horarios para implementar los cambios (si el sistema est enproduccin)
Horarios de detenimiento del sistema (si est en produccin)
Fecha posible de inicio
Fecha posible de trmino
Alteraciones en el cronograma general del proyecto (si est endesarrollo)
PROPUESTA DE CAMBIO
El Gerente har la evaluacin econmica y evaluar el impacto en el cronograma general, determinando el costo
del cambio segn los recursos y tiempos especificados.
Independientemente del costo a incurrirse, el Gerente evaluar la aplicacin de un descuento parcial o total
sobre la tarifa por el cambio a efectuarse, de acuerdo a la naturaleza del cambio y/o anomala.
Cualquiera sea la decisin del gerente, deber emitir una propuesta de cambio al cliente, indicando todos los
pormenores al cliente, y determinar en caso de existir un error, no se cotizar econmicamente el cambio, pero
se comunicar al cliente la evaluacin y el impacto del mismo, como sustento de los posibles cambios al
cronograma y aplicativo. Esto dar lugar al documento propuesta de cambio que contendr:
Solicitud de Cambio o Correccin
Anlisis de Impacto
Presupuesto de Implementacin
Propuesta
APROBACIN
El documento anterior deber ser firmado y aceptado formalmente por el Lder usuario, o quien tenga
poder de decisin sobre los aspectos funcionales y econmicos del proyecto. La aprobacin deber
consignar:
Fecha de Aprobacin Funcional
Nombre del aprobador funcional
Firma del aprobador funcional
Fecha de aprobacin tcnica
Nombre del aprobador tcnico
Firma del aprobador tcnico
ACTUALIZACIN AL CRONOGRAMA
El Jefe del Proyecto proceder con el documento de propuesta de cambio, a modificar el cronograma
detallado de la fase vigente y el cronograma general del proyecto,remitiendo una copia al Gerente del
Proyecto y otra copia al Lder usuario.