Administracin de Hospitalidad II

*
INTRODUCCIN
El departamento de compras es uno de los ms
importantes del hotel.
Si compramos artculos de buena calidad, esto se
reflejar en la satisfaccin del husped y en mejores
utilidades para la empresa.
Es muy importante que las compras se centralicen en
algn departamento que se haga responsable de
ellas, pues de esta manera se obtienen muchas
ventajas, entre ellas:
a) Uniformidad en las compras.
b) No se distrae a otros jefes o
supervisores.
c) Mejor control por parte de la
gerencia.
d) Menor posibilidad de
corrupcin.
e) Mejor seleccin de precios.
f) Mejor seleccin de
proveedores.
En algunos hoteles, el gerente de compras est bajo la
supervisin directa del gerente general en otros depende del
un gerente administrativo o del contralor general.
A continuacin el organigrama interno del departamento:
GERENTE DE COMPRAS
Agente de compras Secretaria
DESCRIPCIN DE PUESTOS
1. Gerente de compras
a) Es responsable de las compras que el hotel debe realizar
en alimentos , bebidas y suministros.
b) Selecciona los proveedores en coordinacin con cada jefe
de departamento.
c) Establece, con la autorizacin del gerente, polticas de
compra.
d) Solicita cotizaciones a los proveedores
e) Proporciona a la gerencia los reportes de compra respectivos.
f) Vigila, en coordinacin con los jefes de departamento, los mximos
y mnimos, as como la rotacin de mercanca.
g) Formula pedidos a los proveedores.
h) Supervisa que los pedidos sean surtidos correctamente.
i) Anota en los pedidos el motivo por el no se seleccion al primer
proveedor.
j) Elabora los catlogos de artculos y de proveedores.
k) Establece los procedimientos que hay que seguir al realizar las
compras.
I) Elabora el reporte a gerencia acerca de ahorros en las compras.
m) Supervisa las compras directas.
n) Vigila, en colaboracin con el almacenista, que los pedidos lleguen al
hotel de acuerdo con las normas y especificaciones de cada pedido.
) Busca la compra de artculos por la va corporativa.
0) Capacita y supervisa el trabajo de su personal.
p) Supervisa y controla su caja chica de compras.
q) Cambia los cheques de reembolso de caja chica.
r) Autoriza las rdenes de compra.
s) Lleva el control de los pedidos.
t) Elabora y revisa su presupuesto de gastos del departamento.
u) Busca continuamente proveedores para mejorar los actuales.
v) Es responsable de la operacin de los vehculos del departamento.
w) Autoriza los vales para gasolina de vehculos del departamento.
x) Da seguimiento a los pedidos (locales y forneos).
Agente de compras

a) Compra mercanca para el hotel dentro de la ciudad.
b) Conoce y aplica las especificaciones estndar de compra.
c) Aplica las tcnicas de compra.
d) Evala la calidad de la mercanca.
e) Evala la validez de las facturas de proveedores.
f) Entrega los contrarrecibos para ser algunos proveedores.
g) Paga algunas mercancas que compra l directamente.
h) Entrega la mercanca al almacn o a la cocina.
1) Transporta la mercanca comprada en el vehculo del hotel.
j) Ayuda al jefe de compras en la seleccin de nuevos proveedores.
k) Entrega las hojas de pedido a algunos proveedores locales.
I) En algunos hoteles lleva y recoge la correspondencia en la oficina de
correos y lleva algunos pagos y cotizaciones para eventos.
Secretaria de compras
a) Realiza el trabajo secretarial en la oficina.
b) Recibe las solicitudes de compra de los
departamentos del hotel.
c) Pide cotizaciones por telfono
d) Folia las solicitudes de compra.
e) Pasa al director de finanzas o al gerente las
solicitudes de compra para su autorizacin.
f) Elabora las rdenes de compra respectivas.
g) Pasa al director de finanzas o al gerente
general las rdenes de compra para su
autorizacin.
h) Enva las copias respectivas de la orden de
compra a los departamentos respectivos
POLTICAS DE COMPRA
Estas polticas son muy variadas dependiendo de cada hotel. A continuacin
se describen algunas de ellas:
a) Toda compra mayor de cierta cantidad se pagar con cheque.
b) La seleccin del proveedor se realizar de manera conjunta entre el jefe
de compras y el jefe de departamento.
c) El departamento de compras se encargar de las reclamaciones o de los
ajustes con proveedores.
d) Se debe tener un mnimo de tres cotizaciones para cada compra.
e) Los presupuestos y las cotizaciones de proveedores son confidenciales.
f) Slo en casos de urgencia pueden comprar los jefes de departamento.
g) A todo proveedor se le dar la oportunidad de cotizar.
h) Todo rechazo o devolucin de mercanca debe ser del conocimiento del
gerente de compras.
i) Toda cotizacin debe presentarse por escrito y con fecha lmite para
sostener el precio.
CATLOGO DE ARTCULOS
Para lograr una organizacin ms adecuada de las compras, este catlogo se
divide en tres partes.
1. Catalogo de alimentos
CLAVE ARTCULO PROVEEDOR
A-l Pollo P-32 P-45 P-48
A-2 Jamn P-4 P-9 P-10
A-3 Naranja P-19 P-23 P-26
CLAVE ARTCULO PROVEEDOR
B-l Brandy La Joaquinita P-74 P-94 P-99
B-2 Tequila El agave blanco P-89 P-91 P-92
B-3 Cerveza La Altea P-88
CLAVE ARTCULO PROVEEDOR
S-l Toalla de bao P-156 P-158 P-163
S-2 Aromatizante P-245 P-257 P-260
S-3 Cartucho de inyeccin P-374 P-388 P-400
de tinta HP51649A
2. Catlogo de bebidas
3. Catlogo de suministros
CATLOGO DE PROVEEDORES
Al igual que el caso anterior, este catlogo se debe actualizar peridicamente
dependiendo de las necesidades del hotel.
CLAVE PROVEEDOR DOMICILIO TELFONOS
P-l Carnicera La Bonita Madero125 2-34-578-33
P-2 Frutera El Mar Obregn 578 55- 46-89-11
P-74 Vinos y licores La Playa Federalismo 1457 458922 y 553321
P-156 Toallas Juanita Av. Madero 32 01-5-63312044 DF
ESPECIFICACIONES ESTNDAR DE COMPRA
Con la colaboracin indispensable de los jefes de departamento
se deben elaborar las especificaciones de compra para cada
artculo que el hotel necesite comprar para su operacin. Esto
permitir tener buenos estndares de calidad, trabajar a bajo
costo, tener menos desperdicio y desde luego facilitar la labor
de compra. A continuacin se presentan algunos ejemplos
CLAVE ARTCULO MARCA TAMAO
A-43 Aceituna verde con hueso La madrilea 500 g
A-68 Chocolate en polvo Oaxaca 1000 g
A-69 Jamn tipo York Santa Luca 10 kg
B-36 Tequila blanco El agave blanco 1 litro
S-2 Aromatizante Olores 1.892 1
S-246 Aceite para motor de auto Frmula Uno 2 1
TCNICAS DE COMPRA
a) Mantener los inventarios a un nivel bajo.
b) Hacer compras de temporada en frutas y legumbres.
c) En algunas ocasiones, aprovechar ofertas.
d) Tener en cuenta los pronsticos de ocupacin.
e) Aprovechar las compras en grandes volmenes
f) Establecer los mximos y mnimos en el almacn segn la ocupacin del
hotel.
g) Tener en cuenta las temporadas con muchos eventos y banquetes.
h) Al comprar, verificar siempre las siguientes cuatro caractersticas.
Calidad.
Bajo precio.
Servicio.
Crdito.
SOLICITUDES DE COMPRA
Cuando algn departamento del hotel (mantenimiento, ama de llaves,
lavandera, etc.) requieran algn suministro y ste no se encuentre en el
almacn, debern llenar la forma impresa "Solicitud de compra", la cual
debe ser autorizada por el gerente general para luego entregarse al
departamento de compras.
Esta forma impresa se distribuye de la siguiente forma: Original para el
departamento de compras; y una copia para el departamento que lo
solicit (firmada de recibido por el departamento de compras).
RDENES DE COMPRA
Es el documento mediante el cual el departamento de compras del hotel
solicita a un proveedor especfico la mercanca que el departamento le
pidi a travs de la solicitud de compra.
En esta orden se debe especificar en esta orden el tipo de materiales con
sus estndares, cantidad, precio, tiempo de entrega y datos del hotel para
que hagan la facturacin correcta.
Se enva una copia al almacenista para que, al llegar el pedido, pueda
comparar la cantidad, calidad, precio y periodo de entrega. El gerente de
compras debe darle seguimiento a estos pedidos para que sean surtidos
puntualmente de acuerdo con lo prometido por el proveedor.
COMPRAS DIARIAS
Este tipo de compras generalmente se realizan en el rea de alimentos y
bebidas del hotel (frutas, verduras y otros artculos que la cocina necesita
para su operacin).
Todos los das, a las 6.30 a.m., el chef o una persona asignada por l
levantar el inventario en refrigeradores, congeladores o cmaras de
refrigeracin de los artculos ya descritos en la forma impresa especial.
Con base en este inventario se elabora el pedido correspondiente, el cual
ser entregado de la siguiente forma.
Original al jefe de compras o comprador encargado.
Una copia al almacenista.
Una copia para el chef.
La copia al almacenista representa para l una autorizacin tcita para la
recepcin de mercancas. Los artculos que debern solicitarse en forma
diaria sern exclusivamente los que aparezcan pre-impresos en la forma
respectiva, con excepcin de aqullos previamente autorizados por el chef
o gerente de alimentos y bebidas.
COMPRAS DE TEMPORADA

El gerente de compras y el contralor de costos deben elaborar una tabla
anual de la fluctuacin de precios de las frutas y verduras.
Esto es muy importante para considerarlo en el momento de costear los
alimentos y de hacer variaciones a las guarniciones de los platillos;
adems, nos permite estar preparados para no aumentar los costos.
Por ejemplo, en algunas temporadas, el aguacate est muy caro y podemos
evitar ponerlo en los bufetes u otras comidas.
Si el pescado o marisco sube de precio o est muy escaso en Semana Santa,
podemos comprarlo con anterioridad y conservarlo en cmaras fras y
refrigeradores adecuados. (No olvidemos que todos los alimentos tienen
periodos mximos recomendables para su refrigeracin o conservacin.)
COMPRAS DIRECTAS
Aunque se deben evitar en la mayor medida posible, las compras directas
son necesarias cuando se presentan eventos imprevistos y se termina algn
producto indispensable para el servicio (por ejemplo, si se termin el
hielo, no hay leche o limones).
Si la oficina de compras est cerrada y no se tiene existencia del producto
en el almacn, el chef, el gerente de alimentos y bebidas o el ejecutivo de
guardia en el hotel podrn autorizar la compra de algn artculo mediante
un vale de caja, para que el cajero entregue al comprador determinada
cantidad, la cual debe ser justificada con las facturas correspondientes.
MUESTRAS

Algunos proveedores llevan muestras de muy buena calidad de sus
productos en el momento de venderlos; sin embargo, al llegar el pedido,
despus de varios das o meses, entregan otro producto de calidad y
diferente al solicitado. Esto ocurre generalmente en la compra de toallas,
cristalera, productos de limpieza. Por eso conviene pedir la muestra al
proveedor para enviarla al almacenista que recibir la mercanca para que
pueda compararla con lo recibido.
DEVOLUCIONES O RECHAZOS

Toda devolucin o rechazo de alguna mercanca por parte del almacenista
o del jefe de departamento debe ser del conocimiento inmediato del
gerente de compras, quien se encargar de resolver el problema de
inmediato. En el caso de las devoluciones parciales de fruta o de verdura,
se le pedir al proveedor que otorgue crdito de la mercanca devuelta
COMPRAS DE ARTCULOS A CONSIGNACIN

Este mtodo generalmente se utiliza en las reas de alimentos y bebidas del
hotel y consiste en que el proveedor nos entrega la mercanca y slo le
pagaremos la que se consuma. Algunos artculos que se pueden vender con
este sistema son: vinos y licores, postres, helados y artculos para las tiendas
que el propio hotel administra.
COMPRAS CORPORATIVAS

Cuando se compran mercanca en grandes cantidades, se pueden lograr
grandes descuentos, especialmente en vinos y licores, blancos y productos
de limpieza. Este tipo de compra se puede hacer de tres formas posibles:

a) Compras a nivel cadena. Para los hoteles afiliados a la misma.
b) Compras de asociacin. Algunas asociaciones de hoteles y moteles han
comprado toallas con ahorros considerables.
c) Hoteles independientes. Varios hoteles "amigos" se unen a realizar este
tipo de compras.
ESTUDIO DE UN CASO REAL

El siguiente caso se present en un hotel de Mazatln, Sin.
El almacenista recibi 1,000 toallas que el proveedor envi y las cuales
fueron almacenadas de inmediato y 200 surtidas al departamento de ama
de llaves para su uso en las habitaciones. La cantidad y precio en la
factura del pedido recibido era igual que el pedido original.
Despus de slo un mes de uso las toallas puestas en operacin estaban
completamente deshechas ya que resultaron de mala calidad.

a) Quin cometi algn error?
b) Qu solucin se puede dar al respecto?
c) Cmo evitar que el problema se pueda repetir con otro proveedor?
d) Cul es la responsabilidad en el problema del departamento de
compras?
e) Existe responsabilidad del ama de llaves y lavandera?