Bases de Datos

Access

Base de datosqu es?

Una base de datos es un conjunto de datos que estn

organizados para un uso determinado

Las bases de datos de Access tienen la extensin .MDB

para que el ordenador las reconozca como tal.

En un sistema de base de datos relacional, los datos se

organizan en Tablas.

Las tablas almacenan informacin sobre un tema como

pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos
realizados por cada uno de ellos.

Tablas de datos

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza

para almacenar los datos.

Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto

particular, como pueden ser clientes o pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los

diferentes datos como el cdio del cliente, nombre del
cliente, direccin,...

! al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla

se le denomina registro o fila, as" todos los campos de un
cliente forman un reistro.

Ej emplo
#i consideramos una posible base de datos con los datos de una
empresa, una tabla de CLIENTES podr"a ser$
Campos
Cdigo Nombre Apellidos Direccin C.P.
Registro1 1 Luis GrandeLilos C/Germanas,! "#$!
Registro %arta &ranDardeno C/%a'or,!" "##(
Registro! ! &rancisco )uanLpe* C/+alle,(# "##(
Registro" " %ara ,uesca-ue.o C/&ranciscano,#$ "#(1

Consultas

Una consulta es un objeto que proporciona una %isin

personal de los datos almacenados en las tablas ya
creadas.

Existen %arios tipos de consultas para seleccionar,

actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para
extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas
condiciones.

&or ejemplo, podr"amos crear una consulta para obtener

todos los datos de los clientes cuyo cdio postal sea 46625.

Formularios

Un formulario es el objeto de Access dise'ado para la

introduccin, visualizacin y modificacin de los datos
de las tablas.

Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se

utilizan tienen la forma de ficas de datos.

I nf ormes

Un informe es el objeto de Access dise'ado para dar

formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados
de una tabla.

(eneralmente se utiliza para presentar los datos de forma

impresa.

Crear una base de datos

)acer clic sobre la opcin Base de datos en blanco del

panel de tareas que aparece a la derec*a de la pantalla.

A continuacin aparecer el siuiente cuadro de diloo

donde indicaremos el nombre de la base de datos que
estamos creando y el luar donde se uardar.

Automticamente se crear nuestra nue%a base de datos a

la cual Access asinar la extensin .MDB, y aparecer la
%entana Base de datos$
Tipos de objetos que
podemos tener en la
BD

Crear una tabla de datos

)ay que posicionarnos en la %entana base de datos con el

objeto tablas seleccionado, si *acemos clic en el icono se
abre una %entana con las distintas formas que tenemos
para crear una tabla$

!ista "oja de datos consiste en introducir directamente

los datos en la tabla y se+n el %alor que introduzcamos en
la columna determinar el tipo de datos que tiene la
columna.

#sistente para tablas utiliza un asistente que nos %a

uiando paso por paso en la creacin de la tabla utilizando
un jueo de tablas que tiene ya predefinidas.

$mportar tabla consiste en crear una nue%a tabla a partir

de otra existente en otra base de datos.

!incular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla

almacenada en otra base de datos.

%tra forma ms rpida de llear a la %ista dise'o es desde

la %entana Base de datos con el objeto tablas
seleccionado, *aciendo doble clic en la opcin &rear una
tabla en vista Dise'o.

Aparecer la %entana Dise'o de tabla$

Nombre de la tabla
Rejilla de datos
Fichas General y
Bsqueda
Ayuda

(ejilla de datos) Es donde definiremos cuales son los datos que compondrn la tabla.
*icas +eneral y B,squeda) #on para definir propiedades del campo es decir
caracter"sticas adicionales de la columna que estamos definiendo.
#yuda) Es un recuadro con un texto que nos da al+n tipo de ayuda sobre lo que tenemos
que *acer.

Tipos de datos
A la *ora de crear un campo en una tabla, *ay que especificar de
qu, tipo son los datos que se %an a almacenar en ese campo.
Los diferentes tipos de datos de Access son$
- Texto$ permite almacenar cualquier tipo de texto, siendo su lonitud mxima
de .// caracteres. 0ormalmente se utiliza para almacenar datos como
nombres, direcciones o cualquier n+mero que no se utilice en clculos, como
n+meros de tel,fono o cdios postales.
- Memo$ se utiliza para textos de ms de .// caracteres como comentarios o
explicaciones. 1iene una lonitud mxima de 2/./32 caracteres.
- -,mero$ para datos num,ricos utilizados en clculos matemticos.
- *eca."ora$ para la introduccin de fec*as y *oras desde el a'o 455 al a'o
6666.

- Moneda$ para %alores de dinero y datos num,ricos utilizados en clculos
matemticos en los que est,n implicados datos que contenan entre uno y
cuatro decimales.
- #utonum/rico$ n+mero secuencial 7incrementado de uno a uno8 +nico, o
n+mero aleatorio que 9icrosoft Access asina cada %ez que se area un
nue%o reistro a una tabla.
- 01.-o$ %alores 01 y -o, y campos que contenan uno de entre dos %alores
7#":0o, ;erdadero:<also o Acti%ado:desacti%ado8.
- %bjeto %23$ objeto como por ejemplo una *oja de clculo de 9icrosoft Excel,
un documento de 9icrosoft =ord, rficos, imenes, sonidos u otros datos
binarios.
- "iperv1nculo) texto o combinacin de texto y n+meros almacenada como
texto y utilizada como direccin de *iper%"nculo. Una direccin de *iper%"nculo
puede tener *asta tres partes$
Texto$ el texto que aparece en el campo o control.
Direccin$ ruta de acceso de un arc*i%o o pina.
Subdireccin$ posicin dentro del arc*i%o o pina.
Sugerencia$ el texto que aparece como informacin sobre *erramientas.

Def inir campos

En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al

pulsar la tecla 3-T3( pasamos al tipo de datos, por
defecto nos pone Texto como tipo de dato.

#i queremos cambiar de tipo de datos, *acer clic sobre la

flec*a de la lista despleable de la derec*a y eleir otro
tipo.

>bser%a como una %ez tenamos al+n tipo de dato en la seunda
columna, la parte inferior de la %entana, la correspondiente a
4ropiedades del campo se acti%a para poder indicar ms
caracter"sticas del campo.
Esta tercera columna no es obliatorio utilizarla ya que +nicamente
sir%e para introducir un comentario, normalmente una descripcin del
campo, de forma que la persona que tena que introducir datos en la
tabla sepa qu, debe escribir ya que este cometario aparecer en la
barra de estado de la *oja de datos.
?epetir el proceso *asta completar la definicin de todos los campos
7columnas8 de la tabla.

La clae principal
Antes de uardar la tabla tendremos que asinar una cla%e principal.
La clave principal proporciona un valor ,nico para cada fila de la
tabla y nos sir%e de identificador de registros de forma que con
esta cla%e podamos saber sin nin+n tipo de equi%ocacin el reistro
al cual identifica.
&ara asignar una clave principal a un campo, seuir los siuientes
pasos$
- )acer clic sobre el nombre del campo que ser cla%e principal.
- )acer clic sobre el icono &lave principal de la barra de *erramientas.
- A la izquierda del nombre del campo aparecer una lla%e indicndonos que
dic*o campo es la cla%e principal de la tabla.

!uardar una tabla

&ara uardar una tabla, podemos$

- @r al men+ #rcivo y eleir la opcin +uardar.
- > bien *acer clic sobre el botn +uardar de la barra de
*erramientas.
- Aomo nuestra tabla a+n no tiene nombre asinado, aparecer el
siuiente cuadro de diloo$

"ractica #$ Crear BD
4. Abrir Access
.. #i no aparece a la derec*a el panel de tareas, abre el men+ #rcivo y elie la opcin
-uevo o bien *az clic sobre el botn -uevo de la barra de *erramientas.
3. )az clic sobre la opcin Base de datos en blanco del panel de tareas.
B. Aparecer el cuadro de diloo donde tendremos que asinarle nombre a nuestra base de
datos.
/. (uardar en la carpeta Mis documentos
2. En el recuadro -ombre de arcivo), escribe el nombre que queremos ponerle a nuestro
arc*i%o, Clases.
C. )az clic sobre el botn &rear.
D. >bser%a como tenemos una nue%a base de datos llamada Clasesmdb, pero que de
momento est %ac"a.

"ractica %$ Crear Tabla
Abre la base de datos Clasesmdb que se encuentra en la carpeta Mis
documentos del disco duro 7la que se cre en la practica anterior8.
Arear dos tablas en la base de datos. Una tabla ser Alumnado y la otra Aursos.
1abla !lumnado.
- )az clic sobre la opcin &rear una tabla en vista dise'o de la %entana Base de datos
estando seleccionado el objeto Tablas.
- Escribe los siuientes campos$
Codigo Alumnado (tipo Auto numrico)
0ombre Alumnado 7tipo 1exto, descripcin E@ntroducir el nombre del alumnoF8
Apellidos Alumnado 7tipo texto8
Gireccin 7tipo texto8
&oblacin 7tipo texto8
Aodio postal 7tipo num,rico8
<ec*a de nacimiento 7tipo <ec*a:)ora8

Gefine como cla%e principal el campo Aodio Alumnado.
(uarda la tabla 7nombre$ Alumnado8
Aierra la tabla
1abla Aursos
- Escribe los siuientes campos$
Aodio Aurso 7tipo num,rico8
0ombre Aurso 7tipo texto8
0o. )oras 7tipo num,rico8
<ec*a inicio 7tipo <ec*a:*ora8
<ec*a final 7tipo <ec*a:*ora8
Gefine como cla%e principal el campo Aodio Aurso
(uarda la tabla 7nombre$ Aursos8
Aierra la tabla
Aierra la base de datos