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SOLUCION

ACTIVIDAD
2
DIFERENCIAS Y CARACTERSTICAS DE:
EL DATO, LA INFORMACIN Y EL DOCUMENTO.
RESPUESTA:

El dato se diferencia de la informacin porque hace referencia
a una porcin de la informacin sea nmero o segn interese.
La informacin es el volumen de datos que corresponden a un
documento con ciertas caractersticas y el documento es la
presentacin de la informacin de manera formal creada a
base de datos.
SOLUCIN DE LAS RESPUESTAS DADAS EN LA
SITUACIN PRESENTADA EN LA ACTIVIDAD DE
CONTEXTUALIZACIN.
SOLUCION:

TEXTUAL

Notas, borradores, apuntes
rpidos.
GRAFICOS

Mapas, dibujos, planos
CINTA

Videos, cintas
magnticas
IMAGEN


Fotografas, cuadros
OTROS SOPORTES


Discos duros
Seor supervisor, segn lo encontrado en la oficina, se realiz una clasificacin
de cada objeto, archivo y datos, segn su soporte, ya que hay ciertos escritos,
informacin audiovisual, informacin plasmada en imgenes, entre otros... Se
seleccionaron y se ubicaron cada uno en un rea especfica, dentro de la
oficina, la informacin textual en un estante, la informacin grfica en otro
estante, y as, para permitir su rpido acceso y manejo en un futuro.

PANTALLAZO DE ACTIVIDAD INTERACTIVA
DESCRIPCIN DE CADA UNO DE LOS PUNTOS
SOLICITADOS EN EL APORTE DEL FORO.

1. Describa con sus palabras el procedimiento de cada una de las etapas de un
dato.

Solucin:

Segn lo ledo se puede llegar a concluir que a la empresa, especficamente en el
rea de manejo de archivos, llegan todo tipo de documentos, ninguno llega en orden,
es all donde se realiza el proceso de RECOLECCIN de datos, luego de esto, se
PROCESA la informacin o los datos recolectados, establecindoles una clasificacin
ya sea numricamente, alfabticamente o por fecha de recepcin del documento etc.
Posteriormente se realiza el proceso de TRANSFORMACIN de los datos
procesados, donde se obtiene la informacin de mayor importancia o ms til y
necesaria para nosotros o nuestra empresa.

DESCRIPCIN DE CADA UNO DE LOS PUNTOS
SOLICITADOS EN EL APORTE DEL FORO.

2. Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el contenido y
exponga la importancia de cada una de ellas en el proceso de la administracin
documental.

Solucin:
Correspondencia comercial: son documentos importantes para la empresa puesto que
es donde se ve reflejada informacin de vital importancia, como en un informe ejecutivo
visualizar el desempeo general de la empresa, entre otros asuntos significativos.
Documentos contables: son los registros fsicos donde se reflejan los artculos vendidos,
o la facturacin, registros de caja y otros documentos que poseen informacin matemtica
de la empresa; aqu se ve reflejada la informacin financiera de la empresa, las actividades
de comercio realizadas por la misma, bsicamente es informacin contable.
Documentos especiales: son documentos que se deben archivar con suma
responsabilidad, puesto que son documentos donde reposa con ciertos soportes
electrnicos, o documentos realizados por la empresa para uso confidencial, como
certificaciones, actas, escrituras etc.
Documentos legales: son los archivos de mayor importancia, puesto que se utilizan para
respaldar hechos o situaciones, dar una legalidad a lo realizado, una especie de soporte,
por ejemplo, hojas de vida, registros de pagos, cobros, entre otros.

DESCRIPCIN DE CADA UNO DE LOS PUNTOS
SOLICITADOS EN EL APORTE DEL FORO.

3. Describa dos aportes generales que le brindara a la temtica de este contenido y
explique el porqu de sus aportes.

Solucin:

Asumir con claridad cules son los criterios de archivo para la gestin
de un documento, desde ah se empieza a comprender el concepto de
lo que es un dato, la informacin y un documento, para no llegar a
confundirnos y poder llevar a cabo las actividades diarias bien.

La administracin documental nos permite desarrollar soluciones a
los posibles problemas de organizacin en una empresa, ya que nos
ayuda por medio de procesos administrativos, a realizar la
reestructuracin documental de la empresa y alcanzar los objetivos de
la empresa con un rendimiento ptimo.
Porque como tal, es importante conocer y poder aplicar los trminos
vistos en este curso en nuestro entorno laboral y social, diariamente en
el departamento de archivo llegan todo tipo de documentos que se
acumulan de forma desorganizada, para ello el proceso descrito en las
etapas del dato (recoleccin, procesamiento y transformacin), esto
permite a la empresa realizar las tareas con mayor efectividad.

GRACIA
S

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