Administracin de Operaciones I

Tema: Administracin de
almacenes.



INSTITUTO TECNOLOGICO DEL
ISTMO
4.1 Funciones del Almacn

4.2 Localizacin Distribucin de Almacenes

4.3 Seleccin de Mobiliario y Equipo de
Almacn

4.4 Sistemas Informticos de Administracin de
Inventarios.

4.1 Funciones del Almacn

El almacenamiento constituye un elemento
esencial en la fabricacin, puesto que es
necesario cada vez que se presenta un
desequilibrio en los ritmos de aprovisionamiento y
de la produccin.

Resulta igualmente necesario en la distribucin:

Cuando hay desequilibrio en los ritmos de la
produccin y del consumo.
Cuando hay decalaje en el tiempo del
perodo de consumo y el de la produccin.
Cuando las zonas de consumo se
encuentran alejadas de las de produccin.

Objetivos del almacn.

Tener registros establecidos (Sistemas).
Procedimientos de ingreso y salida.
Mtodos de distribucin.
Conocimientos tcnicos.
Conocimientos de Prevencin de riesgos y
Seguridad Industrial.
Conciencia de la responsabilidad del trabajo.

Funciones generales del almacn.

Recibir para custodiar y proteger los materiales.
Proporcionar materiales y suministros mediante
formularios (Entrada y Salida Bodega, Factura,
Gua de Despacho).
Llevar los registros necesarios.
Controlar los materiales fabricados.
Mantener la bodega limpia y ordenada.
Destinar los espacios dependiendo de las tareas
a realizar.



TIPOS DE ALMACENES.


Almacenes industriales.
Comprenden el conjunto de almacenes de una
industria para almacenar las materias primas y
los productos terminados.

Entre los almacenes industriales destacamos:
Almacn de materia prima. Almacena las
materias primas que intervienen directamente en
la composicin de los productos terminados.

Almacn de productos semielaborados. Dedicado al
almacenamiento de los materiales que ya han sufrido algunas
transformaciones en el proceso productivo y resta efectuar
otras operaciones para lograr el producto terminado.

Almacn de piezas separadas. Destinado al
almacenamiento de las piezas, los subconjuntos y los
suministros que entran en la composicin del producto final.

Almacn de piezas de recambio. Para el almacenamiento
de piezas destinadas al servicio de postventa, con el objeto de
efectuar reparaciones en el producto vendido.

Almacn de productos terminados. Destinado al
almacenamiento de productos para ser suministrados a los
clientes.


Almacn de herramientas y utillajes. Controla
todos los aspectos relativos al instrumental de
produccin, como son los utillajes y herramientas,
troqueles, posicionadores, referencias, plantillas,
matrices, brocas, cuchillas, fresas, sierras, martillos,
llaves inglesas y, en general, todos los elementos
necesarios para completar la accin de las
maquinas o instalaciones fijas y que normalmente
varan con cada tipo de trabajo, por lo que no
conviene que estn en cada centro o puesto, sino
en un almacn nico, con lo cual se puede mejorar
su conservacin y aumentar su nivel de utilizacin.

Almacn de aprovisionamiento general. Para
el almacenamiento de objetos y medios que
intervienen indirectamente en la fabricacin por
ejemplo: combustible, aceites lubricantes,
materiales de embalaje.
Almacenes de distribucin Destinados a
almacenar y a vender los artculos, productos y
mercaderas, colocadas a disposicin del
consumidor.

Depsitos Lugar concebido y equipado
para las mercaderas colocadas en depsito por
trato entre el depositante y el depositarlo.

EDIFICIO DEL ALMACN

En la construccin de edificio destinado al almacn
debemos tener en cuenta:
Eleccin del emplazamiento
Una vez determinada la situacin geogrfica es
necesario elegir el emplazamiento.

Los distintos factores que influyen en la eleccin son:

Transporte ferroviario.
Transporte por carretera.
Coste del terreno.
Normas de construccin.
Zona compatible con el stock.
Publicidad.

Elementos del costo de la construccin.
Excavacin, fundacin, nivelacin, instalaciones
elctricas y sanitarias, dispositivos contra
incendios, calefaccin, sistema de ventilacin,
seguridad contra robos y depredaciones,
telecomunicacin, etc.

Locales funcionales.
El edificio se proyecta para un perodo medio de
existencia de 50 aos debindose preveer las
futuras ampliaciones o modificaciones motivadas
por la variacin de los productos almacenados.



Dimensiones de los locales.
El almacn debe ser concebido para procurar a la vez
el mximo lugar en el suelo y alturas de techo
adecuadas. La altura est delimitada por los
reglamentos de urbanismo y por la posibilidad de
utilizar un material de manutencin prctico y sin
peligro. La capacidad de almacenamiento se mide en
metros cbicos.

Distribucin.
Como norma general, se puede considerar la planta de
un almacn, dividida en tres zonas principales.

Zona de recepcin. En ella se efecta el control de las
mercaderas que entran, disponindose en la forma ms
practica posible.
Zona de almacenamiento. Destinada a mantener las
mercaderas durante el tiempo de su permanencia en el
almacn.
Zona de expedicin. Donde se efecta el control de las
salidas y se preparan los envos a los clientes.

En el diseo de la planta hay que procurar un equilibrio
entre la mxima velocidad de circulacin y el tiempo de
servicio tratando de que resulte lo ms corto posible.
Siempre se debe lograr el mximo aprovechamiento del
espacio.


LAYOUT
Es la esquematizacin de la distribucin paramtrica
del almacn.
Un almacn que no est completamente utilizado
significa capital mal empleado. Existe un conjunto de
condiciones bsicas a respetar para lograr un layout
adecuado.
Tener en cuenta las proporciones en volumen y
frecuencia de movimientos, entre las mercaderas que
entran y las que salen.
Preveer las necesidades futuras.
Lograr la mxima seguridad para la manipulacin
y conservacin de los materiales.
Preveer un acceso fcil para la entrada y salida
de las mercancas del almacn.
De acuerdo a estas sugerencias, destacamos dos
factores que influyen en el estudio de un layout:
espacios disponibles y materiales.

Espacio
Los elementos a considerar en relacin al espacio son:
Superficie y volumen del almacn.
Caractersticas de la construccin.
Caractersticas de los accesos.
Alturas tiles de los locales.
Sistema de manutencin.
Red de pasillos.


Con respecto a los pasillos deberemos considerar:
Evitar que los pasillos se encuentren obstruidos por
obstculos. Lograr comunicaciones directas y, si fuera
posible, rectilneas.



Entre los puestos de acceso y los diferentes puntos
de almacenamiento:
Establecer diferentes categoras de pasillos:
Principales (o de circulacin).
Secundarios (o de servicio).
Adoptar medidas de seguridad para la circulacin
del equipo de manutencin y las mercaderas
almacenadas.

Los espacios necesarios para cada mercadera
se calculan a partir del volumen del stock
necesario, altura de apilamiento y espacios de
circulacin y complementarios. Se suele considerar
como espacio til el comprendido entre el 30 % y
70% del total. Se establecen as los centros de
proceso, elaborando un plan de zonas, en las
cuales deben considerarse los soportes necesarios
y el trfico de materiales. El volumen de ellos en
cada zona es igual al lote de pedido, cuando se
procesa por lotes, o al consumo diario por el tiempo
de permanencia de cada elemento en ese centro,
cuando el proceso es continuo.


Debe buscarse principalmente la reduccin del trfico, por
eso, aunque puede emplearse un circuito largo de
distribucin que pase por todas las pilas, suele ser ms
conveniente uno corto a lo largo del cual se colocan los
elementos de rpida rotacin y los preparados para la
distribucin dejando los pesados, de baja rotacin y
reserva, en calles laterales o zonas ms alejadas.

Puede seguirse la tcnica de almacenamiento en stock
nico, de modo que cada elemento se pone en los huecos
existentes, anotando su direccin.
Puede ser interesante para los elementos ligeros y en
reserva, en los que no hay mucho trfico y en los que,
dado el elevado stock, conviene reducir espacio. La
cantidad de ellos vara continuamente.


La tcnica del stock doble separa los materiales que
van a ser distribuidos con objeto de prepararlos para
su entrega a los centros demandantes. Pueden
colocarse en zonas reservadas a ello, siendo normal
ponerles al lado de las zonas de reserva o en las
partes bajas de las estanteras.
Normalmente se procura mantener un stock
constante de cada material en este estado, que suele
ser pequeo.


Orden de colocacin de un almacn.
Para asegurar la rotacin del material y que no se estanque
se buscan sistemas que hagan salir primero los materiales
ms antiguos, siendo lo ms normal la tcnica del doble
espacio, de la que esquematizarnos varias modalidades.

Tcnica del doble espacio.

Con la distribucin elegida se procede a realizar la
distribucin en planta de modo que todo sea visible,
etiquetado y ampliamente iluminado.
No conviene dejar pasillos junto a las paredes,
almacenando en esos lugares productos de menor rotacin
y mayor volumen.

Si el edificio existe se realizar todo en el espacio
disponible, pero en caso contrario se proceder a disear
partiendo de la distribucin elegida.
Finalmente conviene realizar dibujos con la disposicin de
los centros y los grficos de circulacin de los materiales a
travs de ellos.
Materiales
De acuerdo a la naturaleza y forma de los materiales, se utilizan
los siguientes tipos de instalaciones:
Silos y cisternas.
Estanteras.

Los silos y cisternas se utilizan, principalmente, cuando se trata
de almacenar materiales en forma de grano, polvo o lquido.
El empleo de estanteras, de los tipos y dimensiones ms
diversas, es muy frecuente en casi todos los almacenes
destinados al depsito de los materiales ms variados.
Siendo sus caractersticas diversas, segn se trate de:
Cargas largas: perfiles, columnas, rboles.
Cuerpos redondos: bobinas, coronas, ruedas.
Chapas.
Productos a almacenar con temperatura.
tiles de produccin.
ALMACENAMIENTO.
El almacenamiento de las mercaderas tiende a
realizarse dentro de contenedores, lo cual permite
hacerlo a la intemperie. La normalizacin de
dimensiones en los productos, envase, embalajes y
contendores favorece considerablemente al
almacenamiento, que se realiza preferentemente en
pilas.

Cuando las mercaderas no pueden soportar
mecnicamente el apilamiento, su forma es irregular,
carecen de embalajes o sus cantidades son
pequeas y deben superponerse elementos de
varios tipos, se acude a las estanteras que
suministran el soporte y el espacio fsico donde se
depositan. La forma ms simple es la de un
casillero, que puede llevar adems cajones
deslizantes para facilitar la extraccin.


Aunque su altura y ancho pueden ser elevados,
su profundidad tiene que ser reducida. Pueden
realizarse sistemas que constan de una pila de
cajas colocadas en un entramado de modo que
pueden desplazarse verticalmente y en
profundidad por sistemas correderas, con lo que
puede extraerse cualquier caja sin ms que
elevar la lnea que le procede.
Un principio general a tener en cuenta es que debe
realizarse el almacenamiento de modo que el primer
producto apilado sea el primero en salir. Esto se
logra en el sistema celular visto a base de introducir
las mercaderas por la parte posterior y extraerlas
por la parte anterior corriendo toda la fila a medida
que se consume cada celda, lo que determina un
almacenamiento mvil.

Los sistemas celulares de estanteras permiten
direccionar cada recinto y localizar as fcilmente la
mercadera, adems de clasificarlas perfectamente.
Existe una gran cantidad de sistemas desarrollados
en funcin de los productos y cantidades a
almacenar y los ritmos de consumo.

El almacenamiento libre en pilas, exige muchas veces
el empleo de soportes especiales, siendo las paletas
las ms normales. Cuando se quiere extraer algo de
su interior hay que retirar los elementos necesarios
para acceder a ello, que se van colocando en los
huecos libres, siendo preciso anotar en fichas las
nuevas direcciones a que van si se quiere llevar el
control. Para que salga primero el material ms
antiguo, el sistema ms usado es el del espacio vaco
mvil, realizando la entrada por un lado y la salida por
el otro, como indican los grficos de la figura 15.

En los almacenes hay que determinar las cargas
mximas, columnas, puertas, cambios de nivel,
protecciones contra fuego, humedad, accidentes,
golpes fros, robo, etc.
Ello determina las instalaciones a realizar. En el
almacenamiento exterior se emplean lonas, capas
protectoras, grasas, pinturas, etc., siendo utilizado
para materiales que resistan a la intemperie, sean
voluminosos o tengan poca rotacin.

La ordenacin del almacn se hace direccionando
sus espacios y recintos. Es normal emplear calles
que se designan por letras, dando luego un nmero
a cada columna de almacenamiento considerada a
cada lado, como en las casas de las ciudades y otro
a cada piso en cada columna. La separacin normal
de las pilas es de 2 metros (uno para cada pasillo y
medio a cada lado para manipulacin.

INTERPELACIONES DEL
ALMACENAMIENTO

Dentro de la cadena logstica:
Con planificacin y programacin de la
produccin.
Con el transporte.
Fuera de la cadena logstica:
Con comercial
Con econmico-financiera.

Vamos a ver todas estas relaciones a travs de los
costos de almacenamiento y su anlisis.


COSTES DE ALMACENAMIENTO.
Consideraremos dentro de estos costes tres tipos:

Costes de infraestructura
Son los costes correspondientes a equipos fijos, que
pueden, considerarse aproximadamente independientes en
su conjunto al nivel de actividad en el almacn. Son costes
que podramos llamar inflexibles, entre ellos, mencionamos:
Costes financieros de terrenos, edificios e infraestructura fija
(estanteras)
Amortizaciones.
Reparaciones.
Seguros e impuestos.
Resulta evidente que al crecer el volumen de actividad en el
almacn el reparto de estos costes por unidad de actividad
incide en el sentido de reducir estos costes.


Costes de gestin

En este tem se incluyen los costes indirectos y los de
administracin que se pueden resumir en:

Costes del personal de gestin y administracin
general.
Costes financieros de maquinaria de oficina.
Amortizacin maquinaria oficina.
Material de oficina.
Gastos varios de oficina (electricidad, telfono,
correo, telecomunicacin, etc.)
A diferencia del caso anterior, hay una serie de costes
fijos y otra de costes variables, difcil de desglosar
ntidamente. Al crecer el volumen de actividad, la
imputacin unitaria de coste no decrece hiperblicamente
la igualdad de los factores, como en el caso anterior.



Costes de operacin
En este tercer apartado se incluyen todos aquellos costes que se
producen directamente relacionados con la actividad fsica del
almacn. Si desglosamos las operaciones involucradas, podemos
enumerar:

Paletizacin (o embalaje especial)
Traslado a zona de stock.
Puesta en stock.
Operaciones administrativas.
Almacenamiento (mantenimiento en stock)
Salida de stock.
Traslado a zona de preparacin de pedidos.
Preparacin de pedidos.
Despaletizacin lo embalaje especial
Formacin de unidades de envo.
Etiquetado y marcado de cajas.
Operaciones administrativas.
Traslado a zona de carga
Carga
Operaciones administrativas.




4.2 localizacin distribucin de
almacenes

LOCALIZACION Y DISTRIBUCION DE
ALMACENES

El estudio de localizacin tiene por objeto
determinar el lugar ms adecuado para la
construccin de una industria, empresa o almacn,
de tal manera que los costos de produccin y/o
distribucin de los productos sean mnimos.

Los almacenes pueden estar centralizados o
descentralizados. Se da el primer caso cuando del
establecimiento (fbrica) rene en su propia sede
todos los almacenes, mientras que se presenta el
segundo caso cuando hay sectores del almacn
situados en otros lugares.

En cuanto a la conformacin interna, los
almacenes pueden estar constituidos por locales
nicos o por una serie de locales separados o
secciones comunicadas. La disponibilidad de un local
nico obliga a tener reunidos todos los materiales,
por lo que su control se hace ms difcil,
especialmente si tal local resulta muy grande y
contiene columnas que dificultan la visibilidad.

PLANIFICACIN Y ORGANIZACIN

El proceso de planificacin y organizacin es de carcter
estratgico y tcticoque contempla la estrategia de la compaa, en
reas de potenciar las ventajas competitivas por las que apuesta la
misma.

Diseo de la red de distribucin de la compaa: Toda
compaa necesita establecer polticas respecto a su red de
distribucin, dado que esta debe ser acorde a su mercado y ptima
en capacidad de respuesta. La complejidad de las decisiones
respecto al diseo de la red de distribucin es tal, dado que requiere
de la combinacin precisa de instalaciones, modalidades de
transporte, y estrategias.


El Diseo de una Red de Distribucin es la planificacin y
ubicacin estratgica de los almacenes y centros de distribucin de
manera que permitan gestionar el flujo de productos desde uno o
ms orgenes hasta el cliente.




Tras tener identificadas las necesidades de
distribucin y almacenamiento, la compaa debe
decidir qu tipos de almacenes y centros de
distribucin se ajustan a sus necesidades de manera
ms eficiente, as como la ubicacin de los mismos.

Ubicacin de almacenes: Se recomienda que la
localizacin de los almacenes se aborde desde un
enfoque con doble perspectiva:

Una visin general del mercado: Para acotarse
geogrficamente a un rea amplia, y una visin local
del mercado: Que contemple aspectos particulares
de las zonas acotadas en la visin general.

Tamao de los almacenes: Un almacn debe ser
dimensionado principalmente en funcin de los productos
a almacenar (en tamao, caractersticas propias y
cantidad de referencias) y la demanda (especialmente en
sectores afectados por la estacionalidad de la demanda).
Pero adems de estos, intervienen otros factores que
deben ser considerados a la hora de dimensionar el
tamao de un almacn. Los factores a tener en cuenta
para el clculo del tamao de un almacn son:

- Productos a almacenar (cantidad y tamaos)
- Demanda de los mercados
- Niveles de Servicio al cliente
- Sistemas de manipulacin y almacenaje a utilizar
- Economas de escala
- Lay out de existencias
- Requisitos de pasillos

Diseo y Lay-out de los almacenes: Una
vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones
han sido definidos, se debe trabajar en conseguir
el flujo de materiales ms eficiente y efectivo
dentro de los almacenes. En este sentido, un
diseo efectivo optimiza las actividades de un
almacn.

RECEPCIN
El flujo rpido del material que entra, para que
est libre de toda congestin o demora, requiere de
la correcta planeacin del rea de recepcin y de su
ptima utilizacin. La recepcin es el proceso de
planificacin de las entradas de unidades, descarga y
verificacin tal y como se solicitaron mediante la
actualizacin de los registros de inventario.

ALMACN
El almacenamiento o almacn es el subproceso
operativo concerniente a la guarda y conservacin de
los productos con los mnimos riesgos para el
producto, personas y compaa y optimizando el
espacio fsico del almacn. El almacn puede
dividirse en las siguientes zonas:

MOVIMIENTO
Es el subproceso del almacn de carcter
operativo relativo al traslado de los
materiales/productos de una zona a otra de un
mismo almacn o desde la zona de recepcin a la
ubicacin de almacenamiento. La actividad de mover
fsicamente mercancas se puede lograr por
diferentes medios, utilizando una gran variedad de
equipos de manipulacin de materiales.

FACTORES A CONSIDERAR EN LA ELABORACION Y
UBICACIN DE UN ALMACEN

Tipo de transporte que se utilizar con ms frecuencia
(camin, tren, barco, avin). La decisin sobre transporte
implica determinar en primer lugar la clase de vehculos,
que va a venir determinada por la distancia a recorrer y
por los accidentes geogrficos entre los puntos de origen
y de destino, as como la agilidad requerida para el
servicio. De esta manera para distancias cortas se suelen
utilizar las furgonetas, para las distancias medias los
camiones o trenes y para las largas los barcos y aviones.
Coste del transporte, en funcin del peso, volumen y
coste de transferencia de los productos.
Productos o Servicios: Se analiza si los productos son
fcilmente transportables o no, teniendo en cuenta la
durabilidad y el tipo de bien.

La distancia de los proveedores al almacn, pues
ello repercutir en el coste del transporte.
Cercana al mercado: La distancia desde el
almacn a las zonas de reparto, es decir, al
establecimiento de los clientes de la empresa. Es
importante tener la capacidad de llegar primero y en
mejores condiciones al mercado que se ataca.
Estructura fsica: La accesibilidad, la existencia de
buenas carreteras que permitan llegar fcilmente al
almacn, el estado de las comunicaciones, su flujo
de circulacin de vehculos, la existencia de servicios
adecuados, etc.
Disponibilidad de la mano de obra: El rea en
algunas ocasiones no cuenta con mano de obra
calificada, lo que obliga a las empresas a obtener
recursos de zonas distantes aumentando los costes.

La facilidad o dificultad para obtener suministro
elctrico, gas, agua, etc.

Posibilidades de eliminacin de desperdicios: De
acuerdo a criterios ambientales.

Aspectos legales: La posibilidad de construir sin
impedimentos por parte de las autoridades o
vecinos, es decir, que se puedan obtener con
facilidad los permisos de construccin (Tributacin,
facilidad administrativa, costes de legalizacin, etc.).

Seguridad: En todos los niveles posibles
seguridad industrial, seguridad fsica, evitar posibles
robos, etc.

4.3 Seleccin de Mobiliario y Equipo
de
Almacn
Los bienes muebles se clasifican de acuerdo
a su naturaleza, aprovechamiento, origen,
condiciones fsicas y situacin legal.
Por su Naturaleza:

Bienes Instrumentales: Son aquellos
bienes considerados como implementos o medios
para el desarrollo de las actividades que se
realizan en el Instituto, que tienen una vida til
prolongada y que puedan inventariarse y
resguardarse individualmente, por lo que deben
ser incorporados al patrimonio del
Instituto, ejemplo: Escritorios, microscopios,
computadoras, etc. Estos bienes invariablemente
son adquiridos con cargo al capitulo 5000 del
Clasificador por Objeto del Gasto.

Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que
por su utilizacin en el desarrollo de las
actividades que se realizan en el Instituto, tienen
un desgaste parcial, total que tienen un periodo
de vida corto y que adems no pueden ser
inventariados en forma individual. Estos bienes
invariablemente son adquiridos con cargo al
capitulo 2000 del clasificador por Objeto del
Gasto ejemplo: Mousse, licuadoras, calculadoras
de bolsillo, cafeteras, engrapadoras simples,
desengrapadoras, papeleras, perforadoras
simples, accesorios, refacciones, etc.

Por su aprovechamiento:

Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma
indirecta para el desarrollo de las
actividades(escritorios, sillas papeleras,
anaqueles, etc.) y que no requieren de algn
dispositivo para su operacin. Equipo: Bienes
que se utilizan en forma ms directa para el
desarrollo de las actividades y que requieren de
dispositivos para su operacin (computadoras,
cmaras fotogrficas y de vdeo, mquinas de
escribir, calculadoras, etc.)

Por su Origen:

Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que
forman parte del patrimonio y que fueron incorporados a
travs de su adquisicin con recursos federales o
con recursos de proyectos externos, donados al Instituto
por terceros o producidos por la misma institucin.

Bienes en Comodato: Bienes de propiedad de un tercero
(personas fsicas y morales) y que a travs de un
contrato o convenio. Transitoriamente estn a
disposicin del Instituto para su uso y aprovechamiento.

Bienes propiedad de particulares: Bienes de
propiedad de los servidores pblicos del Instituto para su
uso personal, (radios, cmaras fotogrficas,
computadoras, etc.) y que el Instituto no adquiere
ninguna responsabilidad sobre ellos.

Por sus Condiciones Fsicas:

Bien til: Mobiliario y equipo que todava
permite su uso y operacin con seguridad.
Bien Desgastado: Mobiliario y equipo que por
su uso ya no presenta las medidas mnimas de
seguridad para su operacin.
Bien Incosteable: Mobiliario y equipo
deteriorado o descompuesto y que su
rehabilitacin es mayor o casi igual que su valor
de reposicin o que su mantenimiento es muy
alto.

situacin legal.



BIBLIOGRAFIA.

Planeacin de instalaciones 3. Edicin, James A.
Tompkins, John A. White, J.M.A Tanchoco.
Maravillas Modernas Almacenes Part 1_2 -
YouTube
Maravillas Modernas Almacenes Part 2_2
YouTube