Grupo 2

Prof. Alex Suasnabar A.

PARA ELLO SE
DEBE:
CREAR LOS
PROCEDIMIENTOS
ASOCIADOS A TAL
TRABAJO Y LA
DOCUMENTACIN
NECESARIA PARA
RESPALDAR LA
OPININ DEL AUDITOR
ADMINISTRATIVO.
LLEVAR A CABO UN EXAMEN
Y EVALUACIN DE LA
CALIDAD TANTO INDIVIDUAL
COMO COLECTIVA, DE LOS
GERENTES, ES DECIR,
PERSONAS RESPONSABLES
DE LA ADMINISTRACIN DE
FUNCIONES
OPERACIONALES
EL AUDITOR DEBE
SELECCIONAR AQUELLOS
DATOS QUE TENGAN MAYOR
SIGNIFICADO EN LA
EVALUACIN DEL DESEMPEO
DE LA ORGANIZACIN.
EXPONERLOS DE UNA MANERA
FCIL DE ENTENDER, CON EL
PROPSITO DE QUE LOS
FUNCIONARIOS PUEDAN
HACER USO DE ELLOS.
Y
CUESTIONARIOS
- Cuestionario general
- Cuestionario por reas funcionales
- Cuestionario de anlisis de funciones del trabajo
- Cuestionario de anlisis de procedimientos
- Cuestionario de anlisis del sistema de informacin
- Cuestionario de anlisis de formas
- Hoja de anlisis
- Carpeta de papeles de trabajo (copias de manuales
administrativos, copias de informes, diagramas de flujo del
sistema de informacin, descripcin del proceso de
planeacin, etc.)


ENTREVISTAS
- Entrevistas a funcionarios y gerentes
- Entrevistas a jefes de departamento
- Entrevistas a personal operativo

Para poder realizar una Auditoria administrativa se deben conocer sus
principios
Bsicos, los cuales son:
- Sentido de la evaluacin
- Proceso de Verificacin
- Pensar como el Administrador


CONSIDERACIONES
PRELIMINARES
Debe definirse el
ALCANCE
puede centrarse en un rea funcional de
la empresa: planeacin, contabilidad,
mercadotecnia, investigacin y desarrollo,
ingeniera, manufactura, o personal.
Igualmente puede enfocarse en el
ambiente de trabajo y en el elemento
humano en el sistema de informacin.
Otra manera de determinar el alcance de
una Auditoria administrativa es
enfocndola en una o ms funciones
bsicas de la gerencia
- EN GENERAL, EL ALCANCE DE
LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA SE
DEBE DEFINIR CON BASE EN UN
ANLISIS COSTO BENEFICIO. SI
LOS BENEFICIOS DE LA AUDITORIA
SUPERAN A LOS COSTOS, LA
AUDITORIA DEBE REALIZARSE.
Propsito y alcance de la
Auditoria administrativa.
Procedimientos utilizados de
Auditoria Administrativa.
Exposicin de hechos y
problemas importantes.
Recomendaciones para
resolver problemas.
Evaluacin sobre el
funcionamiento Gerencial.
EL INFORME DE
AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
DEBE INCLUIR
LOS SIGUIENTES
PUNTOS:
Elaborar un
programa de
implantacin.
Integrar los
recursos
humanos y
materiales
necesarios.
Ejecutar el
programa de
implantacin
realizado .
Seguimiento.
Sistemas de
calidad total
Esta revisin o Auditoria se lleva a cabo por alguien que no
participa en el sistema que se est revisando para poder
conocer las reas fuertes y dbiles y que se puedan tomar
acciones y decisiones de manera acertada.
Uno de los propsitos de las Auditorias de calidad es dar a los
directores informacin que est libre de los prejuicios de los
departamentos que informan sobre s mismos
Se espera que el auditor, en la medida de lo posible,
compare las actividades observadas
con un
estndar
objetivo.
Polticas escritas que apliquen a la calidad
Objetivos establecidos para programas, contratos, etc.
Especificaciones de calidad de clientes y de la compaa
Especificaciones y manuales gubernamentales pertinentes
Estndares de calidad de la compaa y la industria
Guas publicadas para conducir auditorias de calidad (por
ejemplo ISO 9000)
Instrucciones de calidad por departamento
Literatura general sobre auditorias.
Los elementos del sistema de calidad que se incluyen en la norma ISO
9001 y que son objeto de auditoria se enlista a continuacin:
Responsabilidad de la direccin
Principios del sistema de calidad
Auditorias internas del sistema de calidad
Consideraciones sobre los costos de calidad
Calidad en especificacin y diseo
Calidad en adquisiciones (control de adquisiciones)
Control del estado de verificacin (estado de la inspeccin y prueba)
Control del equipo de inspeccin, medicin y prueba
No conformidades (control de producto no conforme)
Acciones correctivas
Documentacin y registros de calidad (control de documentos)
Personal (capacitacin y adiestramiento)
Uso de mtodos estadsticos
Herramien
ta
gerencial
de
impacto
de las
ultimas
dcadas
CLIENTE COMPETENCIA CAMBIO
Basad
a en
tres
fuerzas
Aplicada a
empresas
EN GRAVES
PROBLEMAS
QUE PREEVEN
PROBLEMAS
AGRESIVAS Y
AMBICIOSAS
E. PREPARACION
E. IDENTIFICACION
E. VISION E. SOLUCION
E.
TRANSFORMACION
ventajas
desventajas
Independencia, Integridad, Objetividad,
Confidencialidad y Conducta Profesional
Requisitos profesionales
Personal debe tener estndares tcnicos y
competencia profesional
Competencia y
Habilidad
Personal que tenga cierto grado de entrenamiento
tcnico y eficiencia requeridos para las circunstancias
Asignacin
Direccin, supervisin y revisin del trabajo a todos los
niveles
Delegacin
Con aquellos que tengan la experiencia y
conocimientos apropiados
Consultas
Evaluacin de los clientes prospecto y una revisin sobre
una base de datos continua de los clientes existentes
Aceptacin y retencin
de clientes
De manera continua y adecuada Monitoreo
PLANEACION
Anlisis de los grados de experiencia y capacidad profesional de
los auditores que participarn en el trabajo, para asegurarse de
que son los adecuados.
Supervisin del plan general del trabajo as como la definicin de
los objetivos.
Discusin del plan de trabajo preparado por el auditor
encargado.
Discusin y fijacin del presupuesto de tiempo que va a utilizar el
personal que participe en el trabajo.
EJECUCION
Revisin del programa de auditoria, preparado con base en el resultado
del estudio y evaluacin del control interno.
Explicacin a los auditores, de acuerdo con el grado de experiencia que
cada uno tenga, de la forma en que debe realizarse el trabajo, los
elementos del cliente con que se cuenta para efectuarlo y el tiempo
estimado para la realizacin de las pruebas de auditoria.
Presentacin de los auditores al personal del cliente con el que van a
tratar y explicacin de los sistemas contables, registros y dems elementos
con los que van a trabajar.
Vigilancia constante y estrecha del trabajo que estn realizando los
auditores.
Control del tiempo invertido por cada uno de los auditores analizando las
variaciones contra el presupuestado.
Revisin oportuna y minuciosa de todos los papeles de trabajo
preparados por los auditores de niveles inferiores.
INFORME
Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para
cerciorarse de que stos estn completos y que se ha
cumplido con normas de auditoria.
Revisin y aprobacin del CPA que dictamina, del informe
que resulta del trabajo de auditoria realizado. En sta etapa
se repasan todos los problemas importantes que se
encontraron y que deben estar reflejados en los papeles de
trabajo; las soluciones que se les dieron y la forma en que se
reflejan en los estados financieros y en el dictamen.
Es recomendable que antes de emitir el informe, una
persona del despacho pero ajena al trabajo especfico,
revise los borradores y ciertos papeles de trabajo, a fin de
satisfacerse de que se ha cumplido con las normas de
auditoria y que la opinin que se pretende emitir est
justificada y debidamente amparada por el trabajo
realizado
La fiabilidad en el
proceso de auditora y
la confianza en el
mismo dependen de la
competencia de
aqullos que llevan a
cabo la auditora. Esta
competencia se basa
en la demostracin de
COMPETENCIA
la aptitud para aplicar
los conocimientos y
habilidades, adquiridos
mediante la educacin,
la experiencia laboral, la
formacin como auditor
y la experiencia en
auditoras
las
cualidades
personales
del auditor
HABILIDADES
tico
de
mentalida
d abierta
diplomti
co
observad
or
percepti
vo
verstil
tenaz
decidido
seguro
de s
mismo
PRINCIPIOS
Y VALORES
INDEPENDENCI
A
INTEGRIDAD
OBJETIVIDAD
NORMAS
TCNICAS
CONDUCTA
PROFESIONAL
RESPONSABILID
AD
CONFIDENCIALI
DAD
COMPETENCIA
PROFESIONAL
El proceso de la planificacin
permite al auditor identificar
las reas ms importantes y
los problemas potenciales del
examen, evaluar el nivel de
riesgo y programar la
obtencin de la evidencia
necesaria para examinar los
distintos componentes de la
entidad auditada.
Al planificar una auditora, el
auditor debe tener una
comprensin suficiente del
ambiente total que se revisa,
debe incluir una idea general
de las diversas prcticas
comerciales y funciones
relacionadas con el tema de
la auditora, as como el
ambiente normativo en el
que opera el negocio.
EVALUACION DE RIESGOS
Proceso que identifica y analiza eventos
adversos a los que est expuesta la entidad.
Esta evaluacin permite evitar, reducir,
compartir y gestionar la mitigacin o
eliminacin del impacto causado.
Planeamiento de la
Administracin de
Riesgos
Identificacin
de los Riesgos
Valoracin de
los Riesgos
Respuesta al
Riesgo
Es el proceso de desarrollar y
documentar una estrategia clara,
organizada e interactiva para
identificar y valorar los riesgos que
puedan impactar en una entidad
impidiendo el logro de los objetivos.

Se deben desarrollar planes, mtodos
de respuesta y monitoreo de cambios,
as como un programa para la
obtencin de los recursos necesarios
para definir acciones en respuesta a
riesgos.
1. Planeamiento de la Administracin de
riesgos
2. Identificacin de Riesgos
Proceso permanente, interactivo e integrado con
el proceso de planeamiento y deber partir de la
definicin clara de objetivos estratgicos de la
entidad.

La identificacin de los riesgos podr darse en el
nivel de entidad (riesgos de carcter general) y
en el nivel de procesos (afectacin a los procesos).
Existen varias herramientas y tcnicas para la
identificacin de riesgos
2.1. Identificacin de Riesgos
1. Tcnica de recopilacin de informacin
. Tormenta de ideas: lista de riesgos
. Tcnica Delphi: Opinin de expertos
. Cuestionarios y Encuestas
. Entrevistas
. Anlisis FODA
2. Tcnicas de diagramacin
. Diagrama causa efecto
. Diagrama de flujo de procesos
. Inventario de riesgos

Riesgo Estratgico: Se asocia con la forma en que se administra la Entidad.

Riesgos Operativos: Comprende los riesgos relacionados tanto con la parte operativa como
tcnica de la entidad, incluye riesgos provenientes de deficiencias en los sistemas de
informacin, en la definicin de los procesos, en la estructura de la entidad, la desarticulacin
entre dependencias, lo cual conduce a ineficiencias, oportunidades de corrupcin e
incumplimiento de los compromisos institucionales.

Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad que incluye, la
ejecucin presupuestal, la elaboracin de los estados financieros, los pagos, manejos de
excedentes de tesorera y el manejo sobre los bienes de cada entidad.

Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los
requisitos legales, contractuales, de tica pblica y en general con su compromiso ante la
comunidad.

Riesgos de Tecnologa: Se asocian con la capacidad de la Entidad para que la tecnologa
disponible satisfaga las necesidades actuales y futuras de la entidad y soporte el cumplimiento
de la misin.
2.2. Clasificacin del Riesgo
Identificacin
de los Riesgos
Externos:

Cambio de
las
necesidades y
expectativas
del cliente

- Competencia

Nuevas
legislaciones y
regulaciones.

Catstrofes
naturales
-Desarrollo
tecnolgico

-Nuevas
legislaciones y
regulaciones


En la identificacin de los riesgos se tipifican
todos los riesgos que pueden afectar el logro
de los objetivos de la entidad debido a
factores externos o internos. Los factores
externos incluyen factores econmicos,
medioambientales, polticos, sociales y
tecnolgicos. Los factores internos reflejan las
selecciones que realiza la administracin e
incluyen la infraestructura, personal, procesos
y tecnologa
- Una
interrupcin en
el
procesamiento
de sistemas de
informacin

Internos:

La calidad
del personal
contratado y
los mtodos
de
entrenamiento
y motivacin

Un cambio en
las
responsabilidades
de la
administracin

La
naturaleza de
las actividades
de la entidad y
el acceso de
los empleados
a los activos

Un comit
directivo o de
auditora
ineficaz

3. Valoracin de los Riesgos
Permite clasificar y valorar los eventos potenciales que
Impactan en la consecucin de los objetivos.
Se efecta en base a la informacin obtenida en la etapa
Previa (Identificacin de riesgos).

Clasificacin de riesgos

POSIBLES RIESGOS
Entidad:


Fecha:


Tipo de riesgos

N Riesgos identificados
Estratgico Operativo Financiero De cumplimiento De tecnologa
1 Recorte del presupuesto asignado x
2 Cambio de gestin de la entidad x
3
Cheque que se ingresa en la
cuenta bancaria incorrecta x
4 Falla del sistema informtico x
5
Se registra una cantidad
incorrecta en la cuenta del usuario x
6 Colusin x
7
Variaciones en los tipos de
cambio x
8
Fluctuaciones en la bolsa de
valores x
9 Uso no autorizado de informacin x
10
Sistema informtico que no
soporta los procesos de la entidad x
11
Infraestructura de tecnologa de
informacin insuficiente x

Total: 2 3 2 2 2

Responsables:


Entidad XY
12.Abr.2007
3.1 VALORACIN DE RIESGOS
Anlisis
Cualitativo
Anlisis
Cuantitativo
Probabilidad
Impacto
Probable
Posible
Improbable
Leve
Moderado
Catastrfico
Probabilidad de
ocurrencia
Nivel Calificacin
0 25 Improbable 1
26- 70 Posible 2
71- 100 Probable 3
Impacto Nivel Calificacin
0 25 Leve 10
26- 70 Moderado 20
71- 100 Catastrfico 30
EVALUACIN
Valoracin de
los Riesgos
El anlisis o valoracin de los riesgos le permite a
la entidad considerar cmo los riesgos potenciales
pueden afectar el logro de sus objetivos. Se inicia
con un estudio detallado de los temas puntuales
sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. El
propsito es obtener la suficiente informacin
acerca de las situaciones de riesgo para estimar
su probabilidad de ocurrencia, tiempo, respuesta
y consecuencias
Identificar
y
medir
Qu es lo que puede ocurrir? EVENTO
Cul es su frecuencia? PROBABILIDAD
En cunto nos afectar? IMPACTO
Respuesta al
Riesgo
La administracin identifica las opciones de respuesta
al riesgo considerando la probabilidad y el impacto en
relacin con la tolerancia al riesgo y su relacin costo-
beneficio. La consideracin del manejo del riesgo y la
seleccin e implementacin de una respuesta son parte
integral de la administracin de los riesgos
Opciones
Reducir o mitigar el riesgo
Transferir o compartir el riesgo
Evitar el riesgo
Aceptar el riesgo
Reducir el riesgo
y
manejar contingencia
Acciones de mitigacin para reducir el IMPACTO
Acciones de mitigacin para reducir la PROBABILIDAD
Acciones y planes de contingencia
4. RESPUESTA AL RIESGO
El departamento de Informtica presento el periodo 2013 gastos en
un aumento del 60% comparado con el perodo 2012. Por lo cual la
directiva general encabezado por el gerente general, solicito una
auditoria a dicha rea. Los auditores observaron algunas conductas
las cuales se detallan:

- La Gerencia de informtica solicito diversos prestamos para la
modificacin de los equipamientos informticos.
- Se contrataron mas personales especializados pero con
honorarios elevados.
- Hubo un incremento en el sueldo de Jefe de rea.
- Hubo gastos excesivos de tiles de oficina.

INFORM
E
EJECUCIN
PLANEACIN
Contacto con el cliente
El auditor realizar una visita al cliente para saber
cules son las causas que motivan elaborar la
auditora correspondiente; por lo tanto, en esta
fase se da los primeros contactos entre el auditor y
el cliente
Aceptacin del servicio
Mediante entrevistas el auditor podr apreciar si el
cliente conoce los problemas administrativos en
distintas funciones de la empresa, si desconoce las
causas del problema y si percibe una oportunidad
de mejoramiento en la empresa. De acuerdo a
ello se realizar un estudio preliminar.
Estudio Preliminar
Obtener toda la informacin que la empresa
tiene desde el contrato su organigrama,
normas, libro de actas, memoria hasta los EE.FF
y el informe de la auditora anterior para su
comparacin como tambin las respectivas
entrevistas y cuestionarios.
Un programa de trabajo es la relacin secuencial y cronolgica de las
actividades que se habrn de llevar a cabo, determinando las fechas de inicio
y trmino para la obtencin de informacin, anlisis, evolucin y emitir las
recomendaciones del caso. Como tcnicas tenemos: verificacin ocular, oral,
escrita, documental y fsica.
Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados, suficientes,
competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor. Los tipos
son: fsica, testimonial, documental y analtica. Son documentos elaborados por
el auditor en los que se registra la informacin obtenida como resultado de las
pruebas que sern sustento de su informe.
Se denomina hallazgo de auditora al resultado de la comparacin que se
realiza entre un criterio y la situacin actual encontrada durante el examen a
un rea, actividad u operacin.
Fase final del procedimiento de auditoria administrativa que refleja
el estado en que se encuentra la empresa, donde se precisa que
las conclusiones son el resultado del anlisis evaluacin objetiva
del problema y que slo tiene carcter de consejo, quedando su
ejecucin bajo responsabilidad de la direccin de la empresa.
RELACION CON LA INFORMTICA
La tecnologa en informacin est afectando la forma en que las
organizaciones estn estructuradas, administradas y operadas.
En algunos casos, los cambios son dramticos. Cuando existe la
necesidad de un nuevo diseo de sistemas administrativos para
lograr una efectiva administracin y control financiero, la
planeacin administrativa y el proceso de diseo y los
requerimientos de control interno debern cambiar o
necesariamente se modificarn con los cambios de la
tecnologa de informacin. El incremento de la tecnologa de
informacin est soportado por una reestructuracin
organizacional alrededor de esta tecnologa.