Desarrollo de soluciones para

el mejoramiento de la gestin
organizacional de los procesos
de apoyo administrativo en el
restaurante Rafael.
Estefana Fandio
Ivon Moreno
Carolina Herrera
Introduccin
Este proyecto es una herramienta para el
mejoramiento de la gestin
organizacional de los procesos de apoyo
administrativo en el Restaurante. En la
realizacin de ste se analiz las diversas
necesidades que se presentan y se
desarroll soluciones para ellas, con el
propsito de brindar a la empresa un
plan de mejoramiento.

Planteamiento del problema

Qu soluciones se pueden desarrollar
frente a los problemas que se presentan
en la gestin organizacional de los
procesos de apoyo administrativo en
Rafael?

Objetivos
General:

Brindar soluciones en la gestin
organizacional de los procesos de apoyo
administrativo del Restaurante; utilizando lo
aprendido en el programa de formacin.


Objetivos
Especficos:

Realizar el anlisis de las necesidades de apoyo
administrativo en el restaurante
Plantear posibles soluciones administrativas que
contribuyan al mejoramiento en la gestin de la
organizacin.
Seleccionar las alternativas viables para ser
implementadas en la organizacin.
Desarrollar el plan de implementacin de las
soluciones administrativas para la organizacin.

Justificacin
La atareada gestin en las empresas u organizaciones
en muchos casos hace que se descuiden ciertos
procesos, que si bien no son identificados como
creadores de valor si contribuyen a generar una mejor
gestin organizacional y mejorar su efectividad a
travs de la optimizacin de recursos y contribucin al
logro de los objetivos. Esta situacin se convierte en un
valioso escenario, pues a partir de dichas necesidades
se puso en prctica los conocimientos y habilidades
que se adquirieron durante el proceso de formacin
en el programa Tcnico en Asistencia Administrativa
para plantear soluciones encaminadas al
mejoramiento de los procesos de apoyo administrativo
que se llevan a cabo en la organizacin.
Tipo de investigacin
El tipo de investigacin que se lleva a
cabo en la realizacin de este proyecto,
es la investigacin descriptiva ya que
trabaja sobre realidades de hecho y se
incluyen estudios como encuestas y listas
de chequeo

Mtodo de investigacin
El mtodo analtico es aquel mtodo de
investigacin que consiste en la
desmembracin de un todo,
descomponindolo en sus partes o
elementos para observar las causas, la
naturaleza y los efectos.
Instrumentos de recoleccin
de informacin
La investigacin de encuestas es el
mtodo que se utiliza ms ampliamente
para la recopilacin de datos primarios y
a menudo es el nico que se emplea en
un estudio de investigacin. La ventaja
principal del mtodo de encuesta es su
flexibilidad. Se puede usar para obtener
muchas clases de informacin, en
muchas situaciones diferentes
Caracterizacin de la
empresa.
TAMAO: Pequea empresa 43 trabajadores, Activos
aproximados $2.000.000.000
UBICACIN: Bogot, Chapinero, Cl 70 No. 4-63, Quinta de
Camacho, Zona G
TIPO DE SOCIEDAD: Sociedad de Acciones Simplificadas
OBJETIVO SOCIAL: Expendio a la mesa de comidas
preparadas, en restaurantes
TRAYECTORIA: 5 aos
RAZN SOCIAL: Rol Bogot S.A.S
SECTOR ECONMICO: TERCIARIO (Este sector econmico
incluye actividades que no producen bienes materiales
como ocurre en los sectores primario y secundario sino que
prestan servicios a la poblacin.
Anlisis del sector
Micro entorno

Rafael Bogot necesita abastecerse de materias
primas de calidad para mantener los pilares de la
organizacin. Actualmente el restaurante cuenta
con aproximadamente 90 proveedores.
Este restaurante desarrolla con sus proveedores una
poltica de relaciones a largo plazo y beneficiosas
para ambas partes, que permite mantener los
estndares de calidad de la compaa.

Anlisis del sector
Macroentorno
Poltico
Econmico
Ambiental
Social
Tecnolgico



Planeacin estratgica
FILOSOFA
La mayora de los trabajadores pasa ms
horas en el restaurante que en su propia
casa, lo que hace el sentido de familia
parte del trabajo diario. No solo hay una
bsqueda por innovar a nivel de
tcnicas, sino un criterio aspiracional,
que permite que todo el equipo crezca
tanto personal como profesionalmente.

Planeacin estratgica.
Mison
Alcanzar el primer lugar en el mercado
como el mejor restaurante de Comida
Peruana en la ciudad, ofreciendo
siempre un excelente servicio y calidad
en nuestros platos, para de esa manera
lograr la preferencia en el gusto de
nuestros clientes.

Planeacin estratgica
VISIN
Hacer de Rafael un restaurante con un
servicio y atencin de categora mundial,
llevando a cabo la apertura de una nueva
sucursal en Argentina en el 2013,
manteniendo el liderazgo en la innovacin y
presentacin de comida peruana,
logrndolo a travs de un trabajo en equipo,
con una planificacin y organizacin
adecuada, que responda a cualquier reto
del consumidor y de la competencia.

Planeacin estratgica
PRINCIPIOS Y VALORES.
Es un compromiso firme de esta empresa llenar
todas las expectativas de los clientes que nos
visitan, es por esta razn que se manejan los
siguientes principios y valores:

Disposicin de servir. Toda persona que
labora en la organizacin, no importa el rea
en que lo haga, debe reflejar disposicin de
servir a todos los que nos visiten y nos
necesiten.

Planeacin estratgica
PRINCIPIOS Y VALORES

Honradez. Apreciamos en nuestra empresa a los
empleados ntegros, rectos y decentes, que
desempeen su trabajo con honestidad y manejen
los bienes de la empresa con decoro y seriedad.

Actitud positiva. Siempre mantener un pensamiento
optimista que nos permita participar con entusiasmo
y alegra en nuestra comunidad.

Ser Agradecido. Mostrar gratitud a Dios, a nuestros
clientes y a nuestros compaeros, por brindarnos la
oportunidad de poder servirles.


Planeacin estratgica
PINCIPIOS Y VALORES

Discrecin y tica profesional. En nuestro
negocio es imprescindible mantener en
confidencialidad y discrecin todas las
actividades, actitudes y comportamientos de
nuestros clientes. Debemos en todo
momento mantener una relacin de respeto
y distancia con el cliente.

Planeacin estratgica
PRINCIPIOS Y VALORES

Flexibilidad y relaciones humanas. Significa que el
personal que pertenezca al grupo de trabajo de
Rafael debe mantener la disposicin de asumir
cualquier rol que la empresa le demande para
contribuir con el logro de los objetivos. Las buenas
relaciones interpersonales son claves para la
integracin, armona y comunidad dentro de la
empresa. Cualquier situacin que vaya en
detrimento de sus relaciones y en la que usted no
est totalmente claro, se le invita a resolverla por
los canales formales existentes.


Planeacin estratgica
POLTICAS

Dirigirse al cliente en forma respetuosa
Cumplir con las tareas otorgadas
Emplear insumos y mtodos de produccin,
almacenamiento y distribucin adecuados para
garantizar a lo largo de la cadena de valor la
preservacin de la calidad planeada
Llevar buenas relaciones con proveedores,
distribuidores y clientes
Llevar un control en forma permanente la
efectividad de nuestros procesos operativo,
comercial y de soporte adecundolos a las
necesidades de nuestros
Modelo administrativo
El restaurante Rafael, ha venido implementando el
modelo administrativo creado por Henry Fayol (teora
clsica de la administracin) por medio de la cual se
ha logrado fortalecer bastante el funcionamiento tanto
interno como externo de la compaa. Con este
modelo, fue posible mejorar la armona dentro de los
lugares de trabajo, puesto a que se le dio ms
importancia a las labores que cada trabajador
desempeaba a diario dentro de la organizacin, se
pudo dividir la empresa x departamentos y con esto se
pudo observar que la compaa estaba mucho ms
ordenada, se ha podido implementar varios sistemas
de servicio al cliente que han hecho que los clientes
estn ms satisfechos con los servicios que la empresa
les ofrece.

reas funcionales
REA DE DIRECCIN GENERAL

En Rafael esta rea est conformada
por 4 socios accionistas, uno de ellos es el
Gerente de este restaurante.

reas funcionales
REA DE ADMINISTRACIN Y PROCESOS

En el Restaurante actualmente hace esta
funcin la administradora, quien cuenta
con un auxiliar administrativo y un
mensajero.

reas funcionales
REA CONTABLE Y FINANCIERA

Esta rea hace parte del restaurante
como un outsorcing, es decir, lo realiza un
contador externo

reas funcionales
rea de Mercadeo y Ventas

En esta rea se detallarn las funciones,
capacidades y cualidades de quien ser el
responsable y el personal involucrado en la
estrategia de mercadeo del negocio.
Aunque en Rafael no est bien presenciada
esta rea, por las funciones que se cumple,
ubicamos a la persona de Jefe de compras en
ella.

reas funcionales
REA DE PRODUCCIN.

En un restaurante, la persona que cocinar y
las personas que atendern las mesas estn
dentro de esta rea aunque pueden ser
puestas en el rea de operacin, es ms
apropiado el rea de produccin pues en
este caso se est produciendo un servicio al
cliente: su alimentacin.

Diagnostico
MATRIZ E.F.E
OPORTUNIDADES PESO CALIFICACION PONDERADO
Aumento de la cultura a comer
fuera de casa
0,11 4 0,44
Desarrollo de nuevos
mercados
0,11 2 0,22
Posibilidad de satisfacer
segmentos insatisfechos
0,5 2 1
Mayor acceso a la informacin 0,10 4 0,40
AMENAZAS PESO CALIFICACION PONDERADO
Preocupacin de la sociedad
por la salud
0.2 2 0.20
Ingreso de nuevos
competidores
0,10 1 0,10
Restaurantes en la misma
zona
0,13 2 0,26
Importacin de productos 0,12 2 0,24
TOTAL 2,86

Diagnostico
MATRIZ E.F.I
FORTALEZAS PESO CALIFICACION PONDERADO
Estricto control en la higiene y
salubridad
0,30 3 0,90
Personal calificado 0,20 2 0,40
Buena ubicacin sectorial 0,20 3 0,60
Reconocimiento a nivel
mundial en cuanto a la comida
peruana
0,20 2 0,50
DEBILIDADES PESO CALIFICACION PONDERADO
Tardanza en horarios pico 0,20 2 0,40
Quejas de los clientes 0,10 3 0,30
Falencias en los canales de
distribucin
0,10 1 0,10
Precios no accesibles a la
comunidad
0,20 2 0,40
TOTAL 3,60

DOFA
DEBILIDADES:

Tardanza en pago cuentas por pagar
Falencias en los canales de distribucin
Perdida de las facturas de compra

OPORTUNIDADES:

Aumento de la cultura a comer fuera de casa
Desarrollo de nuevos mercados
Mejoras en el proceso contable

DOFA
FORTALEZAS:

Habilidades de innovacin del producto
Personal calificado
Elaboracin de documentos teniendo en cuenta las
normas tcnicas, el protocolo y las necesidades de
Rafael restaurante
AMENAZAS:

Ingreso de nuevos competidores
Cambios en las necesidades y gustos del consumidor
Eventos masivos seguidos


DOFA.

FUERZAS
1. Habilidades de innovacin del
producto
2. Personal calificado
3. Elaboracin de documentos
teniendo en cuenta las normas
tcnicas, el protocolo y las
necesidades de Rafael restaurante
DEBILIDADES

1. Tardanza en pago cuentas por
pagar
2. Falencias en los canales de
distribucin
3. Perdida de las facturas de compra
OPORTUNIDADES
1. Aumento de la cultura a comer
fuera de casa
2. Desarrollo de nuevos mercados
3. Mejoras en el proceso contable
Disear y aplicar el proceso de
investigacin de acuerdo a las
necesidades del Restaurante F1, F2, O1,
O2.
Aplicar el proceso contable en el
Restaurante, identificando los
documentos y necesidades de servicios
administrativos que de ste se deriven F2,
F3, 03
Aplicar los procesos y procedimientos de
recepcin y organizacin de
documentos de acuerdo a normas
tcnicas y polticas organizacionales D3,
O3
Verificar el proceso de preservacin de
documentos que se presenta en el
restaurante D1, D2, D3, O3
AMENAZAS
1. Ingreso de nuevos competidores
2. Cambios en las necesidades y
gustos del consumidor
3. Eventos masivos seguidos

Planear y ejecutar los eventos
empresariales de acuerdo a los
protocolos y necesidades que se
presenten en el Restaurante F1, F2, F3,
A1, A2, A3.
Elaborar un programa de atencin al
cliente teniendo en cuenta las polticas
establecidas en Restaurante Rafael D1,
D2, A1, A2, A3.
Resultados del diagnostico
MATRIZ E.F.E

Mediante esta matriz se obtuvo un total
ponderado de 2,86, este resultado est por
encima del promedio, con esto se puede
analizar que la empresa est aprovechando
las oportunidades y evitando las amenazas
que se le presentan en el medio pero es
necesario brindar un control mucho ms
efectivo pues si no se est preparado, las
amenazas podran perjudicar la compaa.

Resultados del diagnostico
MATRIZ E.F.I

Mediante sta matriz obtuvimos como
resultado 3,60, lo cual significa que Rafael es
fuerte internamente, ya que maximiza sus
fortalezas pero se evidencia que debe
mejorar sus pocos puntos dbiles para lograr
posicionarse como lder en el expendio y
preparacin de comida peruana en el
mercado

Propuestas
Con el fin de brindar un apoyo a la
organizacin las asistentes administrativas han
brindado las siguientes propuestas:
Propuesta plan de elaboracin de
documentos
Propuesta de proceso de recepcin y
organizacin de documentos
Propuesta del proceso contable
Propuesta de organizacin de eventos
Propuesta de servicio al cliente
Propuesta de preservacin de documentos
Conclusiones

Sobre la base del estudio realizado en Rafael y el
anlisis e interpretacin de la informacin adquirida,
se lleg a las siguientes conclusiones:
Considerando que, desde el principio de los
tiempos ha existido la administracin y por
consiguiente la empresa; sido la sociedad de
gestin correspondiente. Hacemos hincapi en
que la empresa fue concebida como una unidad
de produccin econmica.
Conclusiones
En la prctica, las cuatro funciones bsicas de la
gestin administrativa de los procesos de apoyo,
estn tan conectados, el desempeo de una
funcin no se detiene por completo antes de
iniciar la siguiente. Y no se realiza generalmente
en una secuencia particular, sino en la situacin
parece requerir.
El proceso administrativo simboliza las medidas
que cada empresa necesita: una buena
organizacin, coordinacin, direccin y control
para as obtener xito en el mercado.
Bibliografa
CHIAVENATO Idalberto. INICIACION A LA
ADMINISTRACION GENERAL. 7. Edicin. Editorial
Mc. Graw. Hill.2004
CHIAVENATO Idalberto. ADMINISTRACION DE
RECURSOS HUMANOS. 5 edicin. Editorial Mc.
Graw. Hill.2000.
NORMA TCNICA ICONTEC.
BUNGE Mario. LA CIENCIA Y EL MTODO