ADMINISTRACIN V

ADMINISTRACIN
PLANEACIN
CONTROL DIRECCIN
ORGANIZACIN
FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
UNIDAD I
Funciones Tpicas de Direccin
La ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura
organizacional, mediante la gua de los esfuerzos del
grupo social a travs de la motivacin, la comunicacin y
la supervisin son la tarea de la direccin.
1. De la armona del objetivo la direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los
objetivos generales de la empresa
2. Impersonalidad de mando Se refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen como una necesidad de
la organizacin para obtener ciertos resultados.
3. De la supervisin directa: Se refiere al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus
subordinados durante la ejecucin de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor
facilidad.
4. De la va jerrquica: Postula la importancia de respetar los canales de informacin establecidos por la
organizacin formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a travs de los niveles
jerrquicos correspondiente, con el fin de evitar conflictos.
5. De la resolucin del conflicto: Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la
gestin administrativa a partir del momento en que aparezcan.
6. Aprovechamiento del conflicto: El conflicto es un problema u obstculo que se antepone al logro de las
metas de la organizacin, que ofrece al administrador la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y
emprender diversas alternativas.





UNIDAD II
Autoridad
Autoridad

La autoridad es la facultad de que est investida
una persona dentro de una organizacin, para dar
rdenes y exigir que sean cumplidas por sus
subordinados, para la realizacin de aquellas
acciones que quien las dicta considera apropiadas
para el logro de los objetivos del grupo.

Tipos de Autoridad

Reglas.
Su observancia es indispensable cuando se jerarquiza.

1. Los niveles jerrquicos establecidos dentro de cualquier grupo social,
deben ser los mnimos e indispensables.
2. Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel (lineal,
funcional y/o staff).
- Autoridad de lnea
- Autoridad de personal
- Autoridad funcional



*Autoridad de lnea.-

Se denomina autoridad de lnea la que detecta un
mando para dirigir el trabajo de un subordinado. Es la
relacin directa de superior-subordinado que se
extiende de la cima de la organizacin hasta el escaln
ms bajo, y se le denomina "cadena de mando".
* Autoridad de personal.-

Es cuando la autoridad es delegada progresivamente en terceros, ya
sea por la especializacin de los mismos o por los recursos con que
cuentan. Es necesario crear funciones especficas de autoridad de
personal para apoyar, ayudar y aconsejar. Un ejemplo podra ser: El
responsable de un supermercado no puede manejar en forma directa y
eficiente la administracin y las compras, para lo cual crea el
departamento de compras, con un responsable directo y con
autoridad sobre los trabajadores de ese departamento.
* Autoridad funcional.-


Es la autoridad que tendra en administrador del
supermercado sobre todos los empleados del mismo. Esta
autoridad complementa la de lnea y la de personal. Es
una forma de autoridad muy limitada, porque su uso
rompe la denominada "cadena de mando".
1. Formal. Cuando es
conferida por la organizacin,
es decir, la que emana de un
superior para ser ejercida
sobre otras personas y puede
ser:
a) Lineal. Cuando es ejercida
por un jefe sobre una persona
o grupo.
b) Funcional. Cuando es
ejercida por uno o varios
jefes sobre funciones
distintas.
2. Tcnica o Staff. Nace de
los conocimientos
especializados de quien los
posee.
3. Personal. Se origina en la
personalidad del individuo.
Autoridad formal dentro de las
organizaciones.
Dentro de la organizacin suelen coexistir y a veces mezclarse
dos tipos de roles de autoridad. La autoridad formal es aquella
asignada por la propia organizacin, es la forma oficial y
reglamentada de asignar el mando a ciertos individuos y/o
departamentos. Sin embargo, existe una forma no oficial que
identifica a aquellos individuos con capacidad de influencia
para decidir por otros. Tambin puede suceder que estas
personas sean designadas por procesos voluntarios e
independientes para representar o decidir por otros. Dentro de
las tareas formales se pueden identificar cuatro formas de
toma de decisiones:
Roles
Decisionales:
Como emprendedores, los administradores inician y
supervisan nuevos proyectos que mejoraran el desempeo
de su organizacin.
Como manejadores de disturbios, toman acciones
correctivas en respuestas a los problemas no previstos con
anterioridad.
Como asignadores de recursos, los administradores son
responsables de distribuir los recursos humanos, fsicos y
monetarios.
Por ltimo, los administradores se desempean como
negociadores cuando analizan y negocian con otros grupos
y as obtener ventajas para sus propias unidades.
Mintzberg identific
cuatro roles que giran
alrededor de la toma
de decisin.
Unidad III
Comunicacin
La comunicacin es el proceso mediante el cual el
emisor y el receptor establecen una conexin en
un momento y espacio determinados para
transmitir, intercambiar o compartir ideas,
informacin o significados que son comprensibles
para ambos.
Sus principios
Empecemos por decir que el emisor puede tratarse de cualquier individuo interno
o externo de una organizacin o empresa, es la fuente de comunicacin, quien
desea transmitir un pensamiento o idea a otro u otros. En el caso de una empresa
podra tratarse del gerente, secretaria, obrero, cliente, quien sea que tenga
necesidad de transmitir una informacin relacionada con los servicios, sucesos,
etc. que ocurra en la empresa.
El cdigo en este caso se refiere a la forma en que se codificar ese pensamiento,
incluyendo la habilidad, la actitud, los conocimientos y el sistema sociocultural. Es
ms, el xito total de cada persona se determina tambin por las habilidades de
hablar, escribir, escuchar y razonar. Tenemos ideas preconcebidas sobre temas
diversos y esas actitudes afectan nuestras comunicaciones. Se tiene que tomar en
cuenta que no se puede comunicar lo que no se sabe y aunque el individuo
(emisor) lo sepa, es posible que el receptor no lo entienda.
El mensaje es el producto real de la fuente codificadora. Es toda la informacin que se
transmite y si se logra una comunicacin exitosa ser tambin todo lo que reciba el receptor.
El canal es el medio a travs del cual viaja el mensaje. En una organizacin y en cualquier
situacin es muy importante seleccionar el medio ms adecuado para transmitir la
informacin y esto depender del tipo de informacin, de quienes debern recibirlo, las
condiciones que se requieren para el mejor entendimiento del mismo. Tradicionalmente
siguen la red de autoridad de una organizacin los mensajes relacionados con el trabajo de
los miembros de la misma; para esto lo ms adecuado es un canal formal. Otras formas de
mensajes como los sociales o personales, siguen canales informales en la organizacin.
El receptor es el objeto a quien se dirige en mensaje. Pero antes de que esto ocurra el
mensaje debe ser descodificado proceso mismo que requiere de las habilidades, actitudes y
conocimientos previos sobre el tema del receptor. Y ahora el elemento que indica en el
proceso si hubo xito o no, nos referimos a la retroalimentacin. En una organizacin se
medir si una informacin lleg adecuadamente si se recupera respuesta ante el mismo.
Comunicacin con los empleados.
Todo proceso organizacional se rige hacia el futuro por una visin, todo proceso
organizacional se desarrolla a travs de la comunicacin, por lo tanto la
comunicacin y la visin son determinantes en la direccin y el futuro de la
organizacin.
La comprensin de la visin es particularmente clave para el ejercicio de la
comunicacin gerencial y empresarial, pues integra una comunidad de visiones y
pensamientos en torno a una visin particular.
Una buena Visin mal comunicada no tiene sentido o tambin una visin
deficiente puede ser mejorada y potenciada con una excelente comunicacin
La potencia de la visin est en los efectos de su comunicacin, una de las
razones principales de la comunicacin es desarrollar la visin comn.
Un lder centra la atencin en la coalicin de los grupos sobre la ilusin de
la visin, en la motivacin e inspiracin para mantener a la gente
emocionada en la direccin de futuro visionado, la visin del futuro y en la
orientacin hacia el maana y el otro lugar apelando a la emocin de
permanecer. el lder comunica una visin de promesa, ilusin y futuro y
logra que los empleados se identifiquen con ella trabajando da a da para
lograrla y todo esto gracias un proceso exitoso de comunicacin.
Recomendaciones para una Comunicacin eficaz en
la Organizacin
El presidente o gerente debe comprometerse en la filosofa y el comportamiento, con la nocin de que
comunicarse con los empleados es esencial para el logro de las metas de la organizacin.
Asociar las acciones con las palabras.
Comprometerse con la comunicacin de dos vas (descendente y ascendente).
nfasis en la comunicacin cara a cara.
Mantener a los miembros de la organizacin informados de los cambios y decisiones dentro de la
organizacin.
Dar confianza y valor a los empleados para comunicar malas noticias.
Disear un programa de comunicacin para transmitir la informacin que cada departamento o empleado
necesita.
Luchar porque la informacin fluya continuamente
En que direcciones debe fluir la
comunicacin.
Los mensajes que se intercambian en la organizacin, pueden transmitirse a travs
de canales interpersonales o de medios de comunicacin como memoranda,
circulares, boletines o revistas, tableros de avisos y manuales, as como programas
audiovisuales, circuitos internos de televisin, sistemas computarizados, sonido
ambiental o tambin se pueden hacer uso de los medios de comunicacin masiva,
para de esta manera poder llegar a numerosos pblicos externos. (Fernndez
Collado, 1998)
La Comunicacin puede fluir vertical u horizontalmente. La dimensin vertical
puede ser dividida, adems, en direccin ascendente o descendente.
DESCENDENTE:
Es la comunicacin que fluye de un nivel del grupo u organizacin a un
nivel ms bajo. Es el utilizado por los lderes de grupos y gerentes para
asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que necesitan atencin,
proporcionar instrucciones.
ASCENDENTE: Esta comunicacin fluye en forma apuesta a la anterior,
es decir, de los empleados o subordinados hacia la gerencia. Se utiliza
para proporcionar retroalimentacin a los de arriba, para informarse
sobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los empleados, cmo
se sienten los empleados en sus puestos, con sus compaeros de
trabajo y en la organizacin, para captar ideas sobre cmo mejorar
cualquier situacin interna en la organizacin. Un lder sabe que ambas
direcciones son importantes e imprescindibles para lograr las metas
propuestas con el mnimo de problemas, pero lamentablemente no
todas las organizaciones tienen conciencia de ello, por lo que en
muchas ocasiones las ideas, pensamientos y propuestas de los
empleados pasan desapercibidas ya que consideran que esto no influir
en el rendimiento laboral.
Ejemplos Organizacionales de Comunicacin Ascendente

Informes de desempeos preparados por supervisores
Buzones de sugerencia
Encuesta de actitud de los empleados
Procedimientos para expresar quejas
Encuestas.
LATERAL: Este tipo de comunicacin se da cuando
dos o ms miembros de una organizacin cuyos
puestos estn al mismo nivel intercambian
informacin. Por ejemplo comunicaciones entre
supervisores de varias plantas o departamentos.
Este tipo de comunicacin es muy positiva para
evitar proceso burocrticos y lentos en una
organizacin, adems, es informal y promueve a la
accin.
REDES DE LA COMUNICACIN
Las redes de la comunicacin definen los canales por los cuales fluye la
informacin. Los canales de una organizacin pueden ser formales o informales
y cada uno tiene un uso respectivo dentro de la empresa. Las redes Formales
son generalmente verticales, siguiendo la cadena de autoridad y limitadas con
las comunicaciones con las tareas empresariales. Por el contrario, las redes
informales no son rgidas en su direccin, puede tomar cualquiera, saltar
niveles de autoridad y seguramente satisface necesidades sociales de los
miembros internos de la organizacin, por ejemplo los rumores o chismes.
Ahora bien, una red formal se puede presentar de tres formas: la cadena, la
rueda y todo el canal.
Barreras de la comunicacin
Sin duda, alguna vez en la vida no hemos podido
comunicarnos con otras personas. Muchas
pueden ser las causas: un telfono daado, un
radio con mucho volumen, el llanto de un nio, el
estruendo ruido de una corneta, etc. Estas
interferencias se denominan ruidos o barreras.
Todos los elementos
intervinientes en el proceso
de la comunicacin pueden
sufrir obstrucciones o
perturbaciones: anrquicas,
aleatorias e imprevisibles
que entorpecen, dificultan o
imposibilitan la
comunicacin.
Todas estas perturbaciones u
obstrucciones pueden registrarse a nivel:

Semntico Fsico Fisiolgico Sicolgico Administrativo
BARRERAS
SEMNTICAS
Si al hablar o escribir empleamos una palabra con una acepcin
que no corresponda, se produce una barrera semntica. Esto
quiere decir: CAMBIO DE SIGNIFICADO.
Estos ruidos o barreras se registran a diario. Los vehculos ms
eficaces en el uso y divulgacin de los mismos son los medios
de comunicacin social.
BARRERAS
FSICAS
Esta barrera se presenta cuando los medios utilizados para
transportar el mensaje no permiten que ste llegue
ntidamente al receptor y provoca incomunicacin.
El medio es el vehculo,
instrumento o aparato
que transmite la
informacin, los medios
ms empleados son:
Cartas.
Telfono.
Radio.
Cine.
Televisin.
Peridicos.
Revistas.
Conferencias, paneles, debates, reuniones, etc.
Carteles.
Libros.
Telgrafo.
Otros casos que sirven
como ejemplo de este
tipo de barrera seran:
Interferencias en el radio o en el telfono.
El exceso de ruido.
La distancia.
BARRERAS FISIOLGICAS
Surge cuando una de las personas que
intervienen en una comunicacin
interpersonal (conversacin) presenta
defectos orgnicos en la vista, en la
audicin o en la zona de articulacin, lo
que ocasiona interferencias en el acto
comunicativo. Tal es el caso de los
sordos y los ciegos; pero tambin,
podemos sealar a aquellas personas
que sin llegar a tales extremos,
presentan alguna deficiencia fisiolgica,
tienen alguna falla y no ven, no
escuchan o no hablan bien.
BARRERAS SICOLGICAS
Todo ser humano tiene una forma particular de vivir, percibir y entender el mundo en el cual se encuentra
inserto. Esta forma recibe nominacin sicolgica: esquema referencial.
Aceptamos a las comunicaciones que se adapten a nuestro esquema referencial.
Usualmente vemos, omos y sentimos lo que se encuentra a nuestro alrededor y toda
comunicacin que encierra para nosotros alguna amenaza, agresividad o crtica, no son
rechazadas. Es por ello que, muchas veces, resulta difcil entendernos con la gente. Esa
dificultad se traduce en reacciones emocionales, en obstrucciones para evitar la sensacin
de malestar, miedo, incertidumbre, ansiedad, etc. Estas barreras se producen en el interior de
cada individuo, en el mundo del yo.
No tomar en cuenta el punto de vista de los dems.
Mostrar recelo, sospecha o aversin.
Registrar emociones ajenas al rea laboral.
Mostrar excesiva timidez.
Emitir instrucciones, explicaciones poco precisa y claras.
Manifestar preocupacin por problemas personales.
Demostrar sobrevaloracin o subestimacin.
Son muchos los factores que
influyen en una persona que
escucha para que acepte,
comprenda o rechace el
mensaje que le es dado.
Algunos de ellos son:
BARRERAS ADMINISTRATIVAS
Todos formamos parte de una sociedad, institucin o empresa, esto
quiere decir que formamos parte de una estructura grande y
compleja, la mayora de las veces, por su configuracin, puede
causar distorsin de mensajes.
Los factores
que pueden
originar barreras
administrativas
seran entre
otras:
La estructura organizacional.
Los circuitos, redes y patrones de comunicacin.
Ambigedad en los estatus y roles.
Estos factores
generan
barreras
relacionadas
con:
Las personas.
Las ideas.
La ejecucin o rendimiento.
La organizacin.