Auditoria Interna - Xix Propedeutico-2014

AUDITORIA
DE
SISTEMAS DE GESTION

Ing. Cristina Consuelo Mori Medrano
AUDITORA

Proceso sistemtico
,independiente y
documentado para obtener
evidencias de auditora, y
evaluar objetivamente las con
el fin de determinar la
extensin con que se cumplen
los criterios de auditora

DEFINICIN
AUDITORIA
3
AUDITADO
AUDITORES
CRITERIOS DE LA
AUDITORIA
Provee
evidencias
para
determinar la
extensin en
que se
cumplen los
criterios de la
auditoria.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
4
Determinar Conformidad
Determinar la eficacia del sistema
Verificacin del cumplimiento legal
Proveer oportunidad para mejorar
Provee retroalimentacin para acciones
correctivas y preventivas-

Proveer informacin para la Revisin por
la Direccin
O Auditado
Organizacin que esta siendo auditada.
O Auditor
Persona con la competencia para realizar una auditoria
O Equipo auditor
Uno o ms auditores que realizan una auditora ayudado
por expertos tcnicos si es necesario
O Experto tcnico
Persona que aporta conocimientos especficos o
experiencia al equipo auditor
TRMINOS Y DEFINICIONES
NORMA ISO 19011
Registro ,declaraciones de hechos o cualquier
otra informacin que, son pertinentes para
los criterios de la auditorias y que son
verificables

EVIDENCIAS DE AUDITORA:
EVIDENCIA DE AUDITORA
Algo que afirmo
un Directivo de
la Empresa
Algo que usted
vio
Entrevista de
Campo
Procedimientos, registros,
documentos y datos
HALLAZGOS DE LA AUDITORA
Resultados de la evaluacin de las
evidencias de la auditora frente a los
criterios de auditora

NOTA Los resultados de la auditora pueden
indicar la conformidad o no conformidad con los
criterios de auditora u oportunidades para la mejora.
HALLAZGOS DE AUDITORIA
HALLAZGO DE
AUDITORIA

CONFORMIDAD o
NO CONFORMIDAD

CUMPLIMIENTO O
NO
OPORTUNIDAD DE
MEJORA
Nota1.los hallazgos de
la auditoria pueden
indicar conformidad o
no conformidad
Nota2.Los hallazgos de
la auditoria pueden
conducir a la
identificacin de
oportunidades para
mejorar o al registro
de buenas practicas.
Nota3. Si los criterios
de auditoria se
seleccionan de entre
los requisitos legales
el hallazgos de la
auditoria se denomina
cumplimiento o no
Si es requisito legal
Polticas, procedimientos, estndares,
buenas prcticas o requisitos con los que el
auditor compara la evidencia reunida durante
la auditora
CRITERIOS DE AUDITORA:
Extensin y limites de una auditoria.

Nota : El alcance de la auditoria incluye generalmente
una descripcin de las ubicaciones , las unidades de la
organizacin, las actividades y los procesos , asi como el
periodo cubierto,
ALCANCE DE LA AUDITORA
Conjunto de una a mas auditorias planificadas
para un periodo de tiempo determinado y
dirigidas para un propsito especifico.
Nota :
Adaptado de la Norma ISO9000:2005 .Definicion 3.9.2
PROGRAMA DE AUDITORIA
Descripcin de las actividades y de los detalles
acordados de una auditoria .

Nota :
Norma ISO9000:2005 .Definicin 3.9.12
PLAN DE AUDITORIA
TIPOS DE AUDITORIA
14
Auditoria de PRIMERA PARTE
Son las llamadas auditorias internas .(auditor y
auditados son internos de la propia organizacin)

Auditoria de SEGUNDA PARTE
Es la auditoria por un ente interesado (p.ej un
cliente)

Auditoria de TERCERA PARTE.
Es la auditoria por un ente independiente( p ej. un
organismo de certificacin )
Segn la organizacin involucrada
PROTAGONISTAS DE LA AUDITORA
AUDITADO AUDITOR
ORGANIZACION
Proveedor
Organizacin
(fabricante/empresa de
servicios)
Cliente
Organismo de
certificacin
Auditoria 2da parte
(externa)
Auditoria 3ra parte
(externa)
Auditorias Internas
(1ra parte)
Agente legal
TIPOS DE AUDITORA
Segn la organizacin involucrada:
TIPOS DE AUDITORA
Tipos de auditoras de Certificacion
Auditora de certificacin o de
conformidad
Auditoria de seguimiento
Auditoria de re-certificacin

TIPOS DE AUDITORA
Los principios de los que depende la auditoria
deben ayudar a hacer de la auditoria una
herramienta eficaz y fiable en apoyo de las
polticas y controles de gestin proporcionando
informacin sobre la cual una
organizacin puede actuar para mejorar
su desempeo
PRINCIPIOS DE AUDITORIA
Integridad . El
fundamento de la
profesionalidad
Presentacin Imparcial la
obligacin de informar
con veracidad y exactitud.
Debido cuidad profesi onal
: la aplicacin de
diligencia y juicio al
auditar
Confidencialidad .
Seguridad de la
informacin.
Independencia: la base
para la imparcialidad
de la auditora y la
objetividad de las
conclusiones de la
auditoria

Enfoque basado en la evidencia .
El mtodo racional para alcanzar
conclusiones de la auditoria fiables y
reproducibles en un proceso de auditoria
sistemtico.

O La evidencia de la auditoria debe ser verificable.
O Debida a muestra de informacin en un tiempo delimitado y
recurso s finito.
O Debera aplicarse un uso apropiado del muestreo.

Una organizacin que lleva a cabo
auditorias debe establecer un programa
de auditoria que contribuya a la
determinacin de la eficacia del sistema
de gestin de la empresa.

GESTION DEUN PROGRAMA DE
AUDITORIA
El programa de auditoria debe incluir auditorias a una o
mas normas de sistemas de gestin, llevadas a cabo de
manera individual o combinada .

La Alta
Direccin
debe
asegurarse :
Definicin de objetivos
del programa de auditoria
Alcance del programa de
auditoria
Recursos para el
programa de auditoria
Con Personal
competente
naturaleza,
complejidad y
nivel de madurez
del sistema.
Para auditar
asuntos de
importancia
dentro del SG.
GESTION DE UN PROGRAMA DE
AUDITORIA
DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA GESTION
DEUN PROGRAMA DE AUDITORIA
Establecimiento de los objetivos
Implementacin del programa
de auditoria
Seguimiento del programa
de auditoria
Competencia y
evaluacin de
auditores
Revisin y mejora del
Realizacin de la
auditoria
PLANEAR
HACER
VERIFICAR
ACTUAR
Establecimiento de los objetivos
La alta direccin debe
asegurarse de que los objetivos
del programa de auditoria se
han establecido para dirigir la
planificacin y realizacin de
las auditorias y debera
asegurarse e que el programa
de auditoria se ha
implementado eficazmente.
PLANEAR
Funciones y responsabilidades de la persona
responsable de la gestin del programa de
auditoria.
Competencia de la persona responsable de la
gestin del programa de auditoria.
Determinacin del alcance
Identificacin y evaluacin de riesgos
relacionados con el programa de auditoria
Establecimiento del procedimiento para el
programa de auditoria.
Identificacin de los recursos del programa de
auditoria

Establecimiento del programa de
auditoria
HACER
Definicin de los objetivos, el alcance, y los
criterios para una auditoria individual.
Seleccin de los mtodos de la auditoria.
Seleccin de los miembros del equipo
auditor..
Asignacin de responsabilidades al lder del
equipo auditor para una auditoria
individual.
Gestin de los resultados del programa de
auditoria.
Gestin y mantenimiento de los registros del

Implementacin del programa de
auditoria
HACER
Competencia
y evaluacin
de auditores
Realizacin
de la
auditori
a
Seguimiento del programa
de auditoria
Se debe considerar :
Evaluar la conformidad con los programas
de auditoria, calendarios y objetivos de la
auditoria.
Evaluar el desempeo del equipo auditor
Evaluar la capacidad de los equipos de
auditores para implementar el plan de
auditoria.
Evaluar la retroalimentacin de la Alta
Direccin, de los auditados, de los
auditores y de otras partes interesadas.
VERIFICAR
Se debe revisar del programa
de auditoria para evaluar si se han
alcanzados los objetivos.
Conformidad con programa
La evolucin de las necesidades de las
partes interesadas.
Mtodos de auditoria nuevos o
alternativos.
Eficacia de las medidas tomadas para
tratar riesgos asociados al programa
de auditoria

Revisin y mejora del programa
de auditoria
ACTUAR
Considerar

Importancia de los procesos y reas a auditar, importancia
en la gestion ambiental de las operaciones y los resultados
de las evaluaciones de riesgo
Estado de la actividad
Resultados de auditoras previas
Minimizar alteraciones en la Empresa
Disponibilidad de los auditados y auditores
Cambios en la legislacion
El programa suele ser anual o semestral

GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA
Cualquier decisin de la gerencia debe basarse sobre
hechos y para ello requiere:

Obtener informacin imparcial sobre el
desempeo del SGC.
Eliminar ideas preconcebidas e informacin
sesgada.
Promover la comunicacin entre los diferentes
niveles de la organizacin.
Promover el proceso de mejora continua
POR QU AUDITAR?
ETAPAS DE LA
AUDITORIA
INTERNA

Planeacin y Preparacin (40%)
Ejecucin (40%)
Seguimiento (10%)
Informe (10%)
ETAPAS DE UNA AUDITORA
PLANEACION DE LA AUDITORIA
RECOLECCIN DE INFORMACIN
Antes de comenzar a recolectar toda la
informacin requerida para una auditora, el
auditor lder debe establecer la informacin
fundamental:
Objetivo de la auditora.
El alcance de la auditora,
Las actividades y complejidad de las reas a
auditar.
Los criterios para la auditora.

Planificar una auditoria implica determinar
sistemticamente cules reas deben ser auditadas y con
que frecuencia.
Algunos de los factores relevantes para la auditoria son:

O Operacin a ser auditada.
O Tipo y categora de la auditora.
O Localizacin, (en donde va a ser conducida)
O Frecuencia de las auditoras, (seguimiento, etc.)
O Fechas requeridas o tentativas de la auditora

PLANEACION DE LA AUDITORIA
INFORMACIN PREVIA
Informes de Auditoras anteriores y Revisiones de la
Direccin.
Documentos del SIG: Procedimientos, mtodos,
manuales, etc.
Legislacin y otros requisitos aplicables.
Reclamos de partes interesadas, Incidentes, emergencias
Necesidades de la Gerencia
Determinar volumen de trabajo
Determinar horizonte de tiempo
Preparar programa
Preparar documentos de trabajo
Definir Metodologa
Mantener informado al auditado
PROGRAMA DE AUDITORIA-PAUTAS
Frecuencia
Segn el grado de madurez del sistema
Segn la criticidad del proceso a auditor
Seleccin de auditores
Personal competente para auditar
No limitarse a auditores del rea SIG
Criterio
Procedimientos, Normas ISO 9001,ISO 14001
OHSAS 18001, Normas legales
Alcance
Generalmente limitadas a un proceso
Duracin
1,2,3 das.

PLAN DE AUDITORIA INTERNA
PRIMERA PARTE
Frecuencia
Segn la necesidad de evaluar el rendimiento del
proveedor
Seleccin de auditores
Igual a la auditora interna, preferentemente incluir un
conocer del producto o proceso contratado.
Alcance
En relacin con el producto o servicio
Duracin
Variable
PLAN DE AUDITORIA-PAUTAS
SEGUNDA PARTE
1. Definicin del Equipo Auditor/Auditor
Lder.

2. Anlisis preliminar de los documentos.
Adecuacin a la norma
Comprensin del producto/proceso
ltima revisin del procedimiento

3. Anlisis del registro de auditoras
anteriores.

PREPARACION DE LA AUDITORIA-
PAUTAS

4. Preparacin del Plan de auditora

5. Preparacin de la Lista de Verificacin
- Herramienta til
- Documento de trabajo y registro de
la auditora
La eficiencia y efectividad de la auditora
comienza con preparar adecuadamente la
auditora
PREPARACION DE LA AUDITORIA-
PAUTAS
PREPARACIN DEL AUDITOR - ENTENDER EL SISTEMA Y LOS
PROCESOS...
Mapear el sistema
Procesos
Entradas & salidas
Controles
Secuencia de procesos
Interacciones
Elaborar el Plan de Auditora
PLAN DE AUDITORIA INTERNAS

Objetivo y alcance
Documentos de referencia
Equipo auditor
Lugar y fecha
Itinerario de la auditora
Programacin de la reunin de apertura
y cierre
CONTENIDO DEL PLAN DE
AUDITORIA

Objetivo:
El objetivo de la Auditora Interna de la Calidad (II-2009) es evaluar el grado de
cumplimiento de los procedimientos existentes respecto a la Norma ISO 9001:2008

Alcance:
Abarca a todo el personal incluido en los procesos definidos en el sistema de Gestin
Integrado, de acuerdo al plan anual de auditoras la cual se realizar en los locales de
Lima y de Lurn.

Documentacin de Referencia:
La documentacin de referencia estar constituida por las secciones de la Norma ISO
9001:2008 y todos aquellos documentos del Sistema Integrado de Calidad y Ambiente
(SI) y datos relacionados con las reas a auditar.

Miembros del Equipo Auditor:

Plan Detallado de Auditora:

Nombre del Auditor Interno rea de Trabajo
Rafael Marin Area Tecnica
Isabel Suarez Area de Control de Calidad
PLAN DE AUDITORIA
Fecha Hora rea Seccin
de la
Norma
Auditor Auditado
24.10.2012 09:00-
10:30
Gerencia de
operaciones y
logstica
8.2, 8.2.3 Rafael
Marin
Marco
Gomero
24.10.2012

10:30-
13:00
Almacn materia
prima

7.5.5
Isabel
Suarez

Dante
Gonzales
REFRIGERIO
24.10.2012

14:00-
15:00
Control de Calidad 8.2.4,7.6 Rafael
Marin
Isidro
Vasquez

Reunin de Cierre:
Da:
Hora: 8:30 pm a 9:00 am
Lugar: Sala de reunin de Gerencia

PLAN DE AUDITORIA
PLAN DE AUDITORIA
EJECUTAR PLAN DE
AUDITORIA INTERNA

CASO ESTUDIO
TALLER
Los miembros del equipo auditor deben
recopilar y revisar la informacin
pertinente :
Anlisis preliminar de los documentos.
Comprensin del producto/proceso
ltima revisin del procedimientos
Anlisis del registro de auditoras
anteriores.

PREPARACION DE LOS DOCUMENTOS DE
TRABAJO
Son listados de preguntas que debe formular el
auditor al auditado
Preparadas para cada actividad del Sistema de
Calidad/Ambiental/Seguridad
Registran el Cumplimiento o Incumplimiento
Oportunidad de resumir y sintetizar las
observaciones de la auditoria.
Despersonaliza la Auditora

LISTA DE VERIFICACION
Objetivo:
Administrar el tiempo
Uniformizar el proceso de auditora
Despersonalizar la auditora
Servir como ayuda memoria.
Asegurar que se cubren todos los asuntos y puntos
relevantes
Asegurar profundidad y continuidad de la
auditora
Ayudar en la administracin del tiempo
Organizar la toma de notas
Es parte del reporte de auditora

Qu desea confirmar?
Cules son las meta de cada miembro de la
auditora?
Qu problemas y oportunidades de mejora
existen?

Evitar el seguimiento de informacin no
esencial
PREPARACION DE LISTA DE
VERIFICACION
Determinacin de la muestra para la auditora

Actividades rutinarias
Actividades no rutinarias
Mtodos que estn relacionados con estos
trabajos.
Muestreo de actividades pendientes de
verificacin (auditoria anterior).

VERIFICACION
LISTAS DE
VERIFICACIN -
FORMATO:
Deje espacio para notas
Referencia a los criterios de
la auditora
Referencia a los
documentos del Sistema
Referencia a los registros.
MAL USO DE LISTAS DE
VERIFICACIN
Usada como cuestionario,
disminuye la visin, y
entorpece la comunicacin
Un seguimiento muy estricto
de la lista de verificacin,
puede ocasionar la omisin
de aspectos importantes de la
auditora
VERIFICACION
ASPECTOS IMPORTANTES
Las listas deben ser especficas para el Sistema de Gestin
a ser auditado
Preparadas a partir de documentos del Sistema de Gestin
VENTAJAS:
Puede ayudar a optimizar el tiempo
Evita tener que confiar solamente en la memoria
Ayuda al auditor , en especial cuando no tiene experiencia
, a guiar el orden de la auditoria.

ABC
Industries LISTA DE VERIFICACIN
Nombre del Proceso :
Cdigo del Documento:
ITEM
REQUISITOS PREGUNTAS NC /OBS
1
ISO
9001
ISO
14001
OHSAS
18001
PREPARAR LA LISTA DE
VERIFICACION
PARA CASO ESTUDIO
HAGAMOS UN TALLER
Planeacin y Preparacin
Ejecucin
Seguimiento
Informe
EJECUCION DE LA AUDITORA
60

Se divide en cuatro etapas
principales:

Reunin de apertura
Examen del Sistema-
Entrevistas
Revisin de Hallazgos
Reunin de Cierre

61

Asistencia de:
Equipo auditor
Miembros del rea auditada
Representante de la Gerencia
Conducida por el Auditor Lder
Revisin del Plan de Auditora
Mtodos de Auditora
Canales de Comunicacin
Programa final de auditora
EJECUCION DE LA AUDITORA :
Reunin de Apertura
Presentar al equipo
Objetivo, alcance y criterios
Revisin del plan de
auditora
Explicacin sobre el
muestreo
Confidencialidad
Mtodo de informe
Grado de las NCs(si aplica)
Confirmar disponibilidad
de los auditados
Confirmar aspectos
logsticos
Ejecutar y acordar cambios
del plan .
Requisitos de seguridad
Preguntas
Agenda de Reunin de Apertura
1.Uso Listas de Verificacin
2.Entrevistas
3.Evidencias Documentadas
4.Observacin Directa
5.Notas
:Entrevistas

OBJETIVO
Establecer una buena comunicacin

Cooperacin con el auditado

Informal para auditoras internas pero fundamental
:Entrevistas
- El Uso de la Lista de Verificacin -

Lista de Verificacin:
Continuidad de la auditora
Jams debe limitar al auditor
Ser sistemtico en las anotaciones

Evidencias Objetivas:
Registros
Informes
Documentos
:Entrevistas

Hablar con las personas que ejecutan las
tareas

Comunicar inmediatamente las
deficiencias/no conformidades encontradas

Las seis palabras fundamentales del auditor
- Cmo - Qu
- Dnde - Por qu
- Cundo - Quin

Ser precisos con las anotaciones

:Entrevistas
NOTAS
67
Se debe tomar nota de al menos :
Nombre y funcin del personal entrevistado
Observaciones localizadas ( con detalle )
Cuestiones pendientes de aclarar
Desviaciones encontradas
Comentarios
Llevar siempre hoja de notas, o cuaderno,
DESCONFIE DE SU MEMORIA. Tome notas.
O Haga sus notas:
Comprensivas
Acertadas
Precisas
Legibles
:Entrevistas

Preguntas efectivas: preguntas abiertas

Estimular al auditado a conversar
Mustreme los tipos de informe que tiene
Cmo se hace?
Dnde archiva sus registros?

Evitar preguntas las no preguntas
Veo que hacen un entrenamiento para todos los
operadores de las mquinas de soldar, no es
verdad?.
:Entrevistas
Las Preguntas -

Aspectos Clave -

El auditor debe:

Permanecer seguro
Administrar el equipo adecuado
No dejarse conducir o engaar
Ser detallista y eficiente
Evitar apartarse del tema
Evitar saturarse

:Entrevistas

Manejar al auditor

-Plan de auditora del auditado
-Evidencia preparada
-Personal escogido

Que no le debe pasar ..

Situaciones
Inesperadas

-reas no disponibles
-Personas no disponibles
-Emergencias

Prdida de tiempo

-Personas que hablan mucho
-Almuerzos largos
-Llegadas tarde

Probar la fortaleza de
carcter

-Compadzcame
-Adulacin
-Falsedades
-Soborno

:Entrevistas
Actitudes que debe evitar el
auditor:

Ser controvertido
Ser negativo, indisciplinado
Ser crtico
Caer en disputas
Discutir personalidades
Comparar al auditado
Ser sarcstico

:Entrevistas
Evidencias Objetivas

Informacin verificable
Se basan en:
- Entrevistas
- Examen de documentos
- Observacin de actividades y
condiciones
- Resultados de mediciones y ensayo
- Registros
:Entrevistas
Recopilacin de Evidencias
Investigar todo lo necesario.
Seguir la pista de auditora.
Tomar muestras representativas.

Verificar la coincidencia entre procedimientos
escritos y la realidad

:Entrevistas
Recopilacin de Evidencias
O Verificar lo expuesto durante las entrevistas
O Comunicar al auditado las No Conformidades
O Determinar si las No Conformidades constituyen casos
aislados o si son generalizadas
O Registrar las No Conformidades
:Entrevistas
Muestreo de Registros
ONo hay tiempo de chequear todo
OEscoja ejemplos representativos
ONo hay un porcentaje establecido
ORepresentacin de acciones
OCubrir perodo relevante
OMirada al control
:Entrevistas
Observaciones Qu observar?
Observe siempre la evidencia fsica:
aspectos
equipos, instrumentos
condiciones, control operacional
- Procedimientos disponibles
- Operaciones en curso
- Puntos de emisin
- Registros Operacionales
- Instrumentos con mediciones de
procesos
- Alarmas
- Limpieza y Organizacin
- Carteles de comunicacin
- Recordatorios de toma de
conciencia
- Etiquetas de Calibracin
- Letreros de peligro
Observaciones Qu buscar?
:Entrevistas
Administrando el Tiempo

O El tiempo es siempre corto
O Planifique bien
O No permita que su auditora se desve
O No cave demasiado profundo
O No se enfoque en trivialidades
O Decida el tamao de la muestra y apguese a el
:Entrevistas
HALLAZGO
CONFORME NO CONFORMIDAD
OBSERVACION
Incumplimiento de
un requisito
Cumple con el
requisito evaluado
Situacin que no
implica incumplimiento
de un requisito, pero
que si es tenida en
cuenta puede llevar a
mejoras en el sistema
de gestin, el
desempeo o eliminar
situaciones de riesgo
potencial.
:Hallazgos
Qu es una No Conformidad?...
No cumplimiento de un requisito de las
partes interesadas
Requisito: necesidad o expectativa establecida o
implcita
Requisito legal o regulatorio
Una Oportunidad para mejorar el desempeo, los
resultados y la satisfaccin de partes interesadas
:Hallazgos
HALLAZGO DE
LA AUDITORA
Para que un Hallazgo se defina como NC se requieren 3 condiciones
mnimas:
-Debe describir el problema
-Debe estar basado en evidencias objetivas
-Debe demostrarse incumplimiento de requisitos:
De normas (ISO 9001, ISO 14001 u OHSAS 18001) y otros
estndares aplicables
Procedimientos, planes u objetivos/metas
Requisitos legales o regulatorios
NC
OBS
:Hallazgos
Situacin
que presenta
desviacin
No se sabe
cuando hay una
desviacin
No tiene los
conocimientos y
habilidades
No conoce la
Importancia, ni
las implicaciones
No sabe cmo
se hace
No se analiza la
informacin
No saba que el
procedimiento
cambi
No es claro quien
hace las cosas
Faltan
Recursos fsicos
No se toman
acciones frente
a las desviaciones
La situacin no
haba sido
considerada
No sabia
La informacin no
llega aqu
No se encuentra el
informe
:Hallazgos
Es una desviacin frente a un requisito de los
modelos de gestin? Cul? (ISO, OHSAS )
Es desviacin frente a un requisito legal? Cul?
Es una desviacin frente a una disposicin del
SG? Cul?
Hay un problema en el SG causado por la
desviacin? Cul?
Hay un problema en el servicio, o en la seguridad
causado por la desviacin? Cul?
Anlisis y calificacin de hallazgos
:Hallazgos
1
CMO? Cmo se identific el
hallazgo?
Registros, evidencias objetivas
2
DNDE? Dnde est ocurriendo el
efecto?
Identificar dnde se evidencio la
situacin
3
QU? Cul es el efecto? Qe es lo que est mal, qu es lo
adverso
4
CUNTO? Con qu frecuencia se
viene presentando el
efecto?
Estimar la frecuencia con que ha
aparecido el problema.
5
POR QU? Por qu es un problema? Qu se est incumpliendo?: Una
especificacin, un principio, una
directriz
6
RIESGO? Qu riesgo est
generando?

Para la organizacin, el SG, el logro
de objetivos, el desempeo esperado
y/o la calidad en caso que no se
solucione la desviacin encontrada

:Hallazgos : Descripcin
Reporte de no conformidad
O Claro y preciso
O Comprensible
O Describe el problema
O Explica el requisito
O Referencia la evidencia
:Hallazgos
Contenido del Reporte de No
Conformidad

Orea/Proceso
OHallazgo (evidencia objetiva)
ORequisito Incumplido
OFirma
OClasificacin
Redaccin de hallazgos
Evidencia objetiva
ODatos que respaldan la
existencia o veracidad de
algo
ONota.-La evidencia objetiva
puede obtenerse por medio
de la observacin,
medicin, ensayo/ prueba
u otros medios.
Atencin
OSea cauteloso, no saque conclusiones apresuradas!
OAsegrese de tener evidencia completa!
OAsegrese de que su evidencia es acertada!
OCuando dude, investigue!
OIdentifique los puntos clave para siguientes
investigaciones

REPORTE
DE LOS HALLAZGOS
COMO REDACTAR UNA NO CONFORMIDAD
89
Documentadas en una Solicitud de Accin
Correctiva o algn otro documento
De fcil entendimiento
No es incisivo o sarcstico
No seala culpables
Deben ser sustentadas por evidencia objetiva

Redaccin de una No conformidad
90
Debe redactarse describiendo
con precisin la evidencia
.Debe tener dos partes:
El requisito ( lo que debera
haber sido )
La evidencia (lo que realmente
se encontr)
91
1.- Colocar el aspecto de la norma de referencia
que no se cumple :
conviene repetir escuetamente la frase textual
donde se hace referencia en la norma o en la
documentacin del SGI.

92
2.- Colocar el aspecto que no cumple la
exigencia del punto anterior:
debe describirse con precisin la evidencia de
que NO CUMPLE la norma o el documento
del sistema.
Ejemplo N 1
Escenario
En el Area de Produccin Departamento de
fabricacion de Discos de aluminio Turno Tarde .
O 7 de 20 operarios no utilizaban proteccin
auditivas ni mascara facial ,las mismas que cada
trabajador ha recibido por parte dela empresa.
O En el AL.PR-01, item 6, requiere que todo el
personal dentro del rea utilice los equipos de
proteccion personal como :protector
auditivo,mascaras faciales ,por agentes de ruido
ypolvo metalico,
94
El requisito
Ejemplo :
En el procedimiento del Area de fabricacion
de Discos de Aluminio LAC.PR-01, item 6,
requiere que todo el personal dentro del rea
utilice equipos de proteccion personal como
protector auditivo y facial. , sin embargo
95
......sin embargo se pudo evidenciar
que., 7 de 20 operarios en el turno tarde
no utilizaban proteccin requerida .

_rea/Proceso
_Hallazgo
_Requisito
_Firma
_Clasificacin
AUDITORA SIG
INFORME DE NO CONFORMIDAD
SECTOR/PROCESO :.....................................................
OHSAS 18001 - Requisito 4.4.6
Categora MAYOR* MENOR*
Descripcin
Auditor :
En el procedimiento del Area de fabricacion
de Discos de Aluminio LAC.PR-01, item 6,
requiere que todo el personal dentro del rea utilice
equpos de proteccion personal como protector
auditivo y facial. , sin embargo se pudo
evidenciar que., 7 de 20 operarios en el turno tarde
no utilizaban la proteccin requerida
Produccin de Productos Lacteos
C.Mori
NC Nmero...............
ALUMNIO SA.
AUD/01
Fecha:.....................
23/09/2012
_rea/Proceso
_Hallazgo
_Requisito
_Firma
_Clasificacin
AUDITORA SIG
INFORME DE NO CONFORMIDAD
SECTOR/PROCESO :.....................................................
Categora No Conformidad
Descripcin
Auditor :
NC2: 4.5.5 Auditoras Internas (ISO 14001,
OHSAS 18001)
Se pudo evidenciar incumplimiento sistemtico de
los objetivos y metas de la gestin ambiental de la
empresa , as como no se cuenta con objetivos
relacionados a la salud de los trabajadores
empresa,desde 2012 a la fecha . Por otro lado no se
evidencia ninguna accion para su mejora.

NC Nmero...............
ALUMNIO SA.
AUD/01
Fecha:.....................
23/012013
LIC. Cindy Camarena
_rea/Proceso
_Hallazgo
_Requisito
_Firma
_Clasificacin
AUDITORA SIG
INFORME DE AUDITORIA
SECTOR/PROCESO :.........Area de Ambiente y seguridad ...........
Categora OBSERVACION
Descripcin
Auditor :
OBS 8: 4.5.1 Medicin y seguimiento (OHSAS
18001):
Si bien la organizacin viene realizando los
exmenes mdicos a los trabajadores y se cuenta
con la estadstica de los resultados de los mismos,
no se evidencia que se realice el seguimiento de los
resultados de dichos exmenes en forma particular,
no pudiendo tomar acciones de manera individual, en
particular en los casos en los que se detect algn
desvo, independientemente de que si est apto o no.
NC Nmero...............
ALUMNIO SA.
AUD/01
Fecha:.....................
23/09/2012
Ing Martin Agurto R
CUANDO QUE DONDE CUANTO EVIDENCIA RIESGO
Desde se viene
presentando
, en , con una
magnitud de
. Lo anterior se
pudo evidenciar
por
. Esta situacin
contraviene
DONDE QUE CUANDO EVIDENCIA CUANTO RIESGO
En , se viene
presentando
desde . Se pudo
evidenciar por
. Su magnitud se
estima en
. Lo cual no
garantiza
QUE DONDE CUANDO CUANTO EVIDENCIA RIESGO
Se viene
presentando
en desde . Su magnitud se
estima en
. Se pudo
evidenciar por
. Lo cual afecta
CUANTO QUE DONDE CUANDO EVIDENCIA RIESGO
Con una
magnitud de
, se viene
presentando
, en desde . Se pudo
evidenciar por
Lo cual genera
riesgo de
EVIDENCIA QUE DONDE CUANTO CUANDO RIESGO
Al verificar ..
Al revisar .
Durante la
entrevista se
evidenci
, que se viene
presentando
, en , con una
magnitud de
desde . Esta situacin
pone en riesgo
PROBLEMAS
:Hallazgos : Textos gua de redaccion
Reunin de Cierre

Objetivo:

Asegurar la comprensin de la totalidad de los
resultados de la auditora.

Informal para auditoras internas pero
fundamental.
Reunion de Cierre
Agenda de la Reunin de Cierre

Explicar las Solicitudes de Accin Correctiva

Destacar la importancia de la No Conformidad y de la
necesidad de una accin correctiva

Estar preparado para sustentar

Evitar la discusin , todo debe haberse concluido
previamente.
Permitir explicaciones del auditado

contina

Reunion de Cierre
Agenda de la Reunin de Cierre

En el caso de error, retirar la No Conformidad
y disculparse. Pero se debe evitar llegar al
cierre con errores.

Obtener de los auditados las acciones
correctivas.

Definir el plazo de entrega del informe final.

Agradecer.

En auditoras internas se puede apoyar
en la definicin de la Accin Correctiva
Reunion de Cierre
HAGAMOS UN TALLER

REDACTANDO HALLAZGOS.

Ejecucin
Seguimiento
Informe
INFORME DE AUDITORA
rea auditada
Lugar y Fecha
Equipo de Auditora
Participantes
Documentacin aplicable
Objetivo , Alcance y Conclusiones
Resumen de los resultados, fortalezas y
debilidades del SIG
No conformidades y observaciones
INFORME DE LA AUDITORA :
Caractersticas de los Informes de
auditora

O Los informes pueden ser verbales o
escritos.
O Se reportan todos los resultados y no
slo las no conformidades.
O Los Informes agregan valor al
Sistema de Gestin
O Informe de acuerdo a los
procedimientos de la organizacin.
Receptores de
informes verbales
Auditados
directos
Gerentes de rea
Receptores de
Informes escritos
Auditados directos
Gerentes de rea
Otros auditores internos
Responsable del programa de
auditoras
Representante de la gerencia
Alta gerencia
CARACTERSTICAS DE CALIDAD
DEL INFORME
Forma
Conciso
Legible
Claro y entendible
Presentacin
adecuada
Contenido
Informativo
Basado en hechos
Completo
Exacto y preciso
OInforme con prontitud
ONo lo deje para despus
ONunca espere tener tiempo disponible, posteriormente
OPrepare los Reportes de No conformidad , a la brevedad
OInformes entregados a tiempo agregan valor
CONTENIDO DEL INFORME FINAL
OAlcance de la auditora, objetivos y Criterio de Auditora
OPrograma de auditora, identificacin de auditores
OResultados de auditoria incluyendo irregularidades
OEvaluacin del equipo auditor sobre cumplimiento de
requisitos y criterio de auditora
OCapacidad del Sistema en relacin a los objetivos definidos
OResumen de la auditora, incluyendo observaciones y no
conformidades
OLista de distribucin
REPORTE FINAL
O Reporte completo
O Listas de verificacin completas
O Reportes de No Conformidad
O Matriz de anlisis (opcional)
Ejecucin
Seguimiento
Informe

La Gerencia responsable el rea
auditada debe:

Investigar causas
Determinar acciones correctivas
Implementar las acciones correctivas

La Accin Correctiva debe:

Corregir el problema
Determinar la magnitud del problema: causa
raiz
Prevenir la repeticin de la NC
SEGUIMIENTO DE LA AUDITORA :
Auditor Auditado
NO
CONFORMIDAD
TOMAR
DISPOSICIN
INVESTIGAR
CAUSA
DETERMINAR
ACCIN
CORRECTIVA
VERIFICACIN
IMPLEMENTACIN
VERIFICACIN
EFICACIA
TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES
ANALISIS DE LA CAUSA RAZ
CAUSA RAZ

Es aquella causa no observable fcilmente u oculta,
que ha de investigarse para ser encontrada.
ANALISIS DE LA CAUSA RAZ
Por qu?
Por qu?
Por qu?
Por qu?
Por qu?
EFECTO
De qu manera el Personal, los mtodos, los materiales, las
mquinas, etc; pueden haber contribuido a provocar la NO
CONFORMIDAD?
SEQUIMIENTO DE LAS ACCIONES
CORRECTIVAS
Accin Correctiva

Accin tomada para eliminar la
causa de una no conformidad
(3.6.2) detectada u otra situacin
no deseable

ISO 9001:2008
No cure solo los sntomas!

Llegue a la causa raz!
O SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIN
O EVIDENCIAS DE:
- Capacitacin
- Nuevos procedimientos
- Cambios en la infraestructura
- Nuevos registros
O SEGUIMIENTO A LA EFICACIA
- NO HAY RECURRENCIA DE LA NC, ACCIDENTE O INCIDENTE

SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS
RESUMEN :
ACTIVIDADES
TIPICAS DE
LA
AUDITORIA
COMPETENCIA Y
ROL DEL AUDITOR
INTERNO
La confianza y fiabilidad del proceso de auditoria
depende de la competencia de aquellos que llevan a
cabo las auditoria.Esta competencia se basa :

-Las cualidades y atributos en base a losprincipos
de la auditoria.

-La aptitud para aplicar los conociminentos y
habilidades adqiridos mediante la educacion,la
experiencia laboral,la formacion como auditor

COMPETENCIA Y EVALUACION DE
AUDITORES
La confianza y fiabilidad del proceso de auditoria y la
capacidad de lograr objetivos depende de la competencia de
aquellos que llevan a cabo las auditoria.

Esta competencia debe planificarse , implementarse y documentarse de
acuerdo con el programa de auditoria.
Esta evaluacion deberia seguir 4 pasos :
1.-Determinar competencia del personal e auditoria
2.-Establcer los criterios de evaluacion.
3.-Seleccionar el metodo de evaluacion apropiado.
4.-Realizar la evaluacion

COMPETENCIA Y EVALUACION DE
AUDITORES
El auditor debe tener conocimientos y
habilidades genericas

Educacin
Principios ,procedimientos y metodos de
auditoria.
Experiencia de trabajo
Entrenamiento
Experiencia en auditoras
Utilizacion en uso de documentos
Comunicacin eficaz
Capacidad para entender las actividades
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
habilidades genericas

Sistemas de Gestin y documentos
Normas de sistemas de gestion y su aplicacion
Jerarquia Documentaria.
Contexto de la organizacion
Conceptos generales del negocio ,los
procesos,planificacion,presupuestos
Requisitos legales y contractuales
aplicables
habilidades especificas

Conocimiento especificos de la disciplina del
sector.
Requisitos legales aplicables al del sector.
Los requisitos de partes interesadas de la
disciplina especifica.
Analisis de factores humanos
Peligros potenciales y otros factores del lugar de
trabjo
Evaluacion de accidentes e incidentes.
O Perceptividad:
Habilidad para entender el
problema, sin apresurarse a
conclusiones

HABILIDADES DEL AUDITOR
O Persistencia:
Habilidad para cumplir las acciones
programadas, a pesar de obstculos.

O Visin flexible:
Habilidad para ver las cosas desde
distintos puntos de vista, para
adaptarse al cambio.

O Acercamiento disciplinado:
Habilidad de enfrentar un
problema lgica y sistem-
ticamente

Habilidades sociales: Habilidad para comunicarse y
trabajar con gente de distintos niveles y de diversos
transfondos.

Habilidades de presentacin: Habilidad de expresar
pensamientos, ideas y propuestas claramente, tanto
oralmente como por escrito.

Habilidades tcnicas: Habilidad para investigar y
buscar el cumplimiento acertado en diversas reas.

7.2 ATRIBUTOS DEL AUDITOR
tico, es decir imparcial
De Mentalidad abierta
Diplomtico, es decir contact en las
relaciones
Observador ,es decir activamente
consciente y capaz de entender las
situaciones
Perceptivo, capaz de entender situaciones
.
ISO19011
Verstil, se adapta a diferentes
situaciones
Tenaz, es decir persistente orientado
hacia el logro de objetivos
Decidido, alcanza conclusiones
oportunas.
Seguro de si mismo, funciona en
forma independiente.
ISO19011
7.2 ATRIBUTOS DEL AUDITOR
131

Crtico
Argumentativo
Emite juicios
Precipitado
Agresivo
Desconsiderado
Inflexible
Inconsistente

ANTITESIS DE UN AUDITOR
CARACTERSTICAS NEGATIVAS
Perezoso
Susceptible
No prctico
Sabelotodo
Intratable
Descuidado
Indeciso

CARACTERSTICAS NEGATIVAS
ANTITESIS DE UN AUDITOR
Cumplir con los Requisitos
Seguir plan y procedimientos
Permanecer dentro del alcance
Comunicar y aclarar requisitos de auditora
Planear y realizar tareas individuales, acertada
y responsablemente
Recolectar y analizar evidencia

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR
Permanecer alerta
Reportar las observaciones
Verificar acciones correctivas
Cooperar con el auditor lder
Retener y proteger documentos de la auditora
Mantener confidencialidad
Actuar de manera tica

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

ING. CRISTINA C. MORI
MEDRANO
MUCHAS GRACIAS

Auditoria Interna - Xix Propedeutico-2014

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