1

1. Entorno fsico y digital.

2. Qu mejoramos?
3. Atacamos los despilfarros ocultos.
4. A por la mejora sostenible.
5. El proyecto 5S digital.
2
1. ENTORNO FSICO Y DIGITAL
Disposicin de un ptimo entorno fsico de
trabajo: punto de partida para la mejora.
5S fsico
Disposicin de un ptimo entorno digital de
trabajo: punto de partida para la mejora.
5S digital
3
ENTORNO FSICO Y DIGITAL
El escritorio fsico
5S
El escritorio digital
5S
4
ENTORNO FSICO Y DIGITAL
El escritorio fsico
5S
1. Organizado: eliminados los
innecesarios.
2. Ordenado: identificado y
ubicado aquello que es
necesario.
3. Limpio: eliminados los focos
de suciedad y los apaos.
4. Visualmente controlado:
actuando rpido ante la
desviacin.
5. Sostenible: generado el
hbito para mantenerlo.
5
ENTORNO FSICO Y DIGITAL
1. Organizado: eliminados los
innecesarios.
2. Ordenado: identificado y
ubicado aquello que es
necesario.
3. Limpio: eliminados los focos
de suciedad y los apaos.
4. Visualmente controlado:
actuando rpido ante la
desviacin.
5. Sostenible: generado el
hbito para mantenerlo.
El escritorio digital
5S
6
ENTORNO FSICO Y DIGITAL
La capacidad de almacenamiento se rige por la primera ley de Moore: la
capacidad de los chips (tanto los de memoria como los de proceso) se
duplica cada 18 meses: donde todo cabe todo entra.
Lo digital ha agredido a la gestin y ha conducido a situaciones de
bloqueo cultural frente a las nuevas tecnologas: ya te deca yo que el
.com iba a fracasar.
Sin embargo, en ocasiones slo mediante lo digital podemos ser
competitivos.
El iceberg digital
Lo fsico oculta las 9/10 partes de la
documentacin digital, oculta bajo el mar y
generando constantes prdidas de eficacia y
eficiencia.
7
2. QU MEJORAMOS?
1 - La gestin de la informacin: Just-In-Time.
Valor de uso: s para qu me sirven y las uso.
2 - Las competencias ante las nuevas tecnologas.
Accesible: s dnde est.
Fiable: s que es correcta.
til: s que es la adecuada para este
problema.
A tiempo: cuando me hace falta.
Slo la necesaria.
Decisiones
de mayor
calidad
8
3. ATACAMOS LOS DESPILFARROS OCULTOS
1. La informacin digital innecesaria
(contra la polucin informativa):
Duplicados, triplicados...
Obsoletos.
2. La escasa capacitacin y actitud para
manejar lo digital.
3. Las fuentes de suciedad que provocan
retrabajos.
4. Los movimientos digitales
innecesarios: lo necesario a mano,
ubicado e identificado.
Menos
tiempo
9
4. A POR LA MEJORA SOSTENIBLE
1. Usuario, directivo, rea de TIC y facilitador:
el equipo necesario.
2. Capacitamos al tiempo que
implantamos.
3. Eliminamos vicios y creamos rutinas
saludables ayudados por la tecnologa.
4. Tres mbitos de actuacin:
La tecnologa.
La organizacin de la informacin.
La cualificacin y las actitudes.
10
5. EL PROYECTO 5S DIGITAL
Reunin de
Trabajo +
Formacin
Despliegue
de
Actividades
Validacin
del avance
Resultados
Despliegue de cada fase
3
Alcance y
Marco
Estratgico
1
Formacin
Bsica
5S + digital
2
Revisin y
Anlisis de
Resultados
4
Alineacin con la
estrategia.
Configuracin del
equipo de proyecto.
Alcance del
proyecto.
Indicadores y
resultados
esperados.
1 2
Visin global de 5S.
Lo digital y lo fsico: particularidades en 5S.
Gestin de la informacin en soporte digital.
El PC, herramienta y almacn, logstica avanzada.
Escritorio.
El fichero, la subcarpeta, la carpeta, la unidad, mi
PC, la red (Intranet), la Red (Internet).
La gestin del correo electrnico a travs de 5S.
Buscar... y encontrar.
3
Formacin.
Accin.
Revisin.
4
Revisin general.
Anlisis para la
extensin.
11
5. EL PROYECTO 5S DIGITAL
Alcance y
Marco
Estratgico
1
Alineacin con la
estrategia.
Configuracin del
equipo de proyecto.
Alcance del
proyecto.
Indicadores y
resultados
esperados.
1
Cmo se alinea el proyecto de mejora de 5S digital dentro de los
objetivos estratgicos de la empresa.
Nivel del proyecto 5S digital:
1. Organizacin personal de la informacin digital.
2. Organizacin de la informacin digital en el rea/proceso.
3. Organizacin de la informacin digital en la organizacin.
4. Organizacin de la informacin digital con el entorno.
Actores implicados en el proyecto:
1. El rea TIC.
2. El nivel directivo.
3. Los usuarios.
4. El facilitador.
Tctica de implantacin: qu rea, con qu expectativas de
mejora, con qu barreras de entrada, con qu actitudes previas...
Predefinicin de indicadores: en qu vamos a impactar.
12
5. EL PROYECTO 5S DIGITAL


Formacin
Bsica
5S + digital
2
Capacitar tcnicamente y generar las actitudes adecuadas
para el xito para el proyecto.
1. Visin global de 5S.
La metodologa
2. Lo digital y lo fsico: particularidades en 5S.
3. Gestin de la informacin en soporte digital.
Empresa = informacin
Niveles de la informacin
4. El PC, herramienta y almacn, logstica avanzada.
5. Escritorio.
El nuevo entorno de trabajo virtual.
6. El fichero, la subcarpeta, la carpeta, la unidad, mi PC, la red
(Intranet), la Red (Internet).
7. La gestin del correo electrnico a travs de 5S.
Defensas activadas y rigor
8. Buscar... y encontrar.
13
5. EL PROYECTO 5S DIGITAL
Reunin de
Trabajo +
Formacin
Despliegue
de
Actividades
Validacin
del avance
Resultados
Despliegue de cada fase
3
3
Formacin.
Accin.
Revisin.
Orden y organizacin
Cultura de manejo de la informacin digital en la empresa.
Estructura: personal-rea/proceso-empresa-entorno.
Describir la estructura de la informacin que manejamos: los cajones del armario.
Identificar los documentos duplicados, triplicados...y eliminarlos!
Consensuar criterios de identificacin de documentos.
Plantear el paralelo fsico-digital: escritorio (fsico-digital), armarios (fsicos-digitales).
Criterios de archivado de la documentacin.
Criterios del rea de TIC.
14
5. EL PROYECTO 5S DIGITAL
Reunin de
Trabajo +
Formacin
Despliegue
de
Actividades
Validacin
del avance
Resultados
Despliegue de cada fase
3
3
Formacin.
Accin.
Revisin.
Limpieza
Hbitos a generar en el usuario.
Lugares prohibidos y focos de suciedad: repaso peridico.
Activar la tecnologa para rastrear.
Elementos no usados.
La seguridad, en dos planos: el usuario y el rea TIC.
Eliminacin de apaos (cuando la gente se busca la vida).
Retroinformacin para la limpieza.
15
5. EL PROYECTO 5S DIGITAL
Reunin de
Trabajo +
Formacin
Despliegue
de
Actividades
Validacin
del avance
Resultados
Despliegue de cada fase
3
3
Formacin.
Accin.
Revisin.
Control visual
Alarmas sobre lo que tiene riesgo de no cumplirse.
Sitios despejados: la cultura del escritorio. Ejemplo en escritorio Windows:
Mesa despejada.
Iconos de acceso directo.
Barra de tareas.
Men Inicio.
Apariencia de carpetas e identificacin de documentos: propiedades.
Ventanilla nica.
Integracin en un puesto de control. Ejemplo en Microsoft Outlook.
Integracin en un puesto de control. Ejemplo en Internet Explorer.
16
5. EL PROYECTO 5S DIGITAL
Reunin de
Trabajo +
Formacin
Despliegue
de
Actividades
Validacin
del avance
Resultados
Despliegue de cada fase
3
3
Formacin.
Accin.
Revisin.
Disciplina y hbito: la sostenibilidad del proyecto
Monitorizacin desde el rea de TIC.
Tareas automatizadas ejecutadas por el usuario:
Duplicados.
Ubicaciones nicas.
Documentos sin acceso.
Documentos de tamao excesivo.
Ciberpaseos.
Rutinas para mantener el sistema
Auditoras de informacin, segn plan anual.
17
5. EL PROYECTO 5S DIGITAL
Balance del proyecto implantado.
Recursos invertidos / Resultados conseguidos.
Anlisis de las mejoras conseguidas.
Documentacin.
Cualificacin y actitudes en el equipo de proyecto.
Situacin antes despus.
Anlisis de la extensin.
Impacto / Facilidad de implantacin.
Plan de avance del proyecto.
Recursos necesarios.
Integracin en las rutinas de gestin.
Marco EFQM.
Ciclo anual de plan de gestin.
Ciclo plurianual de reflexin estratgica.
Revisin y
Anlisis de
Resultados
4
4
Revisin general.
Anlisis para la
extensin.