Magally Silva

Gonzles

magallysilvag@gmail.co
m

Con el transcurrir de los
aos se ha facilitado la
comunicacin entre las
personas por muy lejanas
que estn, gracias a la
tecnologa que avanza da
a da
Por lo cual, la
correspondencia que
llega es cada vez mayor
en las empresas y esto
hace que un escritorio
se vea cubierto de
enormes cantidades de
papeles
En consecuencia el trabajo tanto del ejecutivo
como de la secretaria es un caos completo
A este problema surge
una solucin el
SISTEMA DE
ARCHIVO donde la
secretaria y el jefe estarn
satisfechos con el trabajo,
ya que todo se mantiene
en orden y estar el
documento en el
momento que se requiera
QU ES ARCHIVO?

El archivo es la MEMORIA COLECTIVA DE LA
EMPRESA y, como tal, de suma importancia para
su supervivencia y buen funcionamiento.
Para su buen funcionamiento es preciso que el
archivo sea tan asequible de manejar que
cualquier persona que necesite la informacin
depositada pueda encontrarla de manera sencilla
y rpida, en el momento preciso, invirtiendo el
menor esfuerzo posible.
QU ES EL ARCHIVO?
Es el mtodo de guardar
toda clase de documentos
en forma sistemtica y
ordenada para localizarlos
rapidamente en cualquier
momento
POR QU ES IMPORTANTE EL ARCHIVO?
Todas las personas que
toman decisiones
importantes requieren
de un archivo bien
llevado para ahorrar
tiempo, no desperdiciar
oportunidades ni
cometer errores
El comercio necesitan archivo porque las
empresas intercambian gran cantidad de
informacin y esto constituye la historia y
memoria del comercio que realiza la empresa

El mdico necesita del
archivo para guardar
celosamente las historias
clnicas y encontrarlo en
el momento que se
necesite

El abogado necesita
guardar
ordenadamente miles
de papeles y
expedientes
relacionados con sus
clientes
En general toda
organizacin y todos
los profesionales
requieren de un
archivo para que su
trabajo sea ms
ordenado y eficiente
Porque el tiempo que no
dedique a archivar, tendr
que dedicarlo a buscar los
papeles, donde quiera que
se encuentre.
POR QU DEBO ARCHIVAR?
Nadie encuentra tiempo
para archivar, porque no
cuantifica el tiempo que
pierde buscando papeles.
POR QU DEBO ARCHIVAR?
Determine con lgica su decisin para
clasificar lo que archiva
1. Requiere esto alguna accin por mi
parte?
2. Puedo encontrarlo en otro sitio?
3. La informacin que proporciona es
suficientemente reciente para ser til?
4. Para qu puedo utilizar
especficamente esta informacin?
5. Existen implicaciones legales o
financieras?
6. Qu es lo peor que me podra pasar
si no tuviera esta informacin?
BASES PRIMORDIALES
1. Una actitud positiva:
Tenemos que querer
verdaderamente.
2. Tenemos que
dedicarle el tiempo
necesario, ni mucho
ni poco, slo lo
necesario.
ORGANIZACIN BSICA DE UN
ARCHIVO EFICAZ
Para tener un sistema eficaz de
archivo necesitamos
imprescindiblemente la:
Existencia de unas Normas de
Archivo o Manual, que permitan
a cualquier persona encontrar o
introducir cualquier informacin
de forma sencilla y rpida.
Existencia de un ndice que
refleje el contenido de nuestros
archivos.
Instalaciones que permitan una
perfecta conservacin y uso de
los documentos.
a. Urgente
b. Prioridad
c. Normal
Accesorio de archivo
Bandeja de
entrada
CLASIFICACIN DEL ARCHIVO
1. ARCHIVO ACTIVO
Son de gestin, secretariales o de
oficina, manejo cotidiano.
2. ARCHIVO SEMIACTIVO
Centrales o intermedios,
documentos ya tramitados,
sujetos a posibles consultas.
3. ARCHIVO INACTIVO
Son aquellos que no se pueden
desechar porque tiene un valor
histrico o cultural permanente.
Ciclo de vida de un archivo
CREACIN Y CLASIFICACIN
ORDEN Y CONSERVACIN
TRANSFERENCIA
ELIMINACIN


Equipos:
Archivadores
Estanterias o
Gabinetes
El archivador vertical para correspondencia es
el equipo ms usado, la posicin vertical
ofrece economa espacio y facilita la busqueda
de los documentos
Los archivadores verticales se fabrican de
metal por ser fuerte duradero y ofrece
proteccin en caso de incendio, su tamao
va de acuerdo al nmero de gavetas


ARCHIVO PERSONAL (Porta Carpetas)

Lleva la ventaja de clasificar en el sistema de
carpetas colgantes a su archivo personal o de
negocios. Mediante este sencillo y prctico
sistema, usted obtiene 11 carpetas colgantes,
con sus lminas de rotulacin, donde usted
podr llevar organizadamente sus cuentas,
documentos del vehculo, bancos,
presupuestos, documentos mdicos, tarjetas
de crdito, colegios, etc.

Encontramos tambin de diseo horizontal
Las gavetas son corredizas y tienen una
capacidad para archivar entre cuatro a cinco
mil documentos
EL SISTEMA ROTATOR

Consta desde 1 hasta 4 discos
que giran
independientemente,
permitindole ser un sistema
dinmico de consulta multi-
usuario. Su forma circular
permite aprovechar como
ningn otro sistema los
rincones y espacios pequeos,
dando una capacidad mxima
de almacenamiento.
Su funcin principal es la de
archivar archivadores de palanca
pudiendo almacenarse hasta un
mximo de 30 carpetas por disco.
Tambin puede ser usado para
archivar otros tipos de carpetas o
ser usado como exhibidor de
mercanca, como revistero o
cualquier otro uso que permita
sacar provecho de su sistema
rotativo. Otra importante ventaja
de este sistema es la capacidad de
crecimiento, pudiendo ser
adicionados ms discos segn su
necesidad.




















ARCHIVADORES DE PALANCA
Los archivadores de palanca son muy usados en las
oficinas pequeas como las gubernamentales debido a su
bajo costo
Son utilizados para
guardar documentos
donde se requiera
mantener el orden
nmerico o
cronolgico como
facturas, guias de
remisin, ordenes de
compras,cotizaciones,
etc.
Archivador Nido de Paloma
Es el sistema
ms antiguo
formado por una
serie de
casilleros donde
se guarda
papeles
correspondiente
a una letra
Este sistema lo usan
actualmente en los
correos o hoteles para
colocar la
correspondencia
Existen tambin archivadores especiales
para planos que mayormente lo emplean los
ingenieros o arquitectos
Archivador vertical Plan
Horse:
(foto mod. PLAN
HORSE)
El carro porta planos con
capacidad para 20 perchas
dispone de 4 ruedas, dos
con freno. Cada percha
puede soportar de 1 a 100
planos.

El carro se puede
desplazar fcilmente
gracias a sus ruedas (2
con freno).
Es totalmente metlico,
puede soportar un gran
peso.
CAPACIDAD. Para 80
carpetas, tanto en el
modelo A4 como en el
folio.

CARRO PARA CARPETAS COLGANTES
Las
estanterias o
gabinetes se
utilizan para
guardar los
archivadores
de palanca
Hay estanterias especiales para planos
Todos estos
muebles y
archivadores
sirve para
mantener en
orden nuestros
documentos
MATERIALES
GUIAS
Son hojas
confeccionadas de un
material fuerte y
resistente que tiene
una parte
sobresaliente que se
llama pestaa donde
se escriben los titulos
llamados rotulos
A
PARTES DE UNA GUA
B
PESTAA
CUERPO
ALETA PERFORADA
VARIOS
B
B
FUNCIONES DE LAS GUIAS
Dividir o sub dividir
el archivo
Indicar el lugar
donde se debe
archivar o buscar los
documentos
Sostener el material
archivado
VARIOS
A
A
CLASIFICACIN DE LAS GUAS SEGN EL
CORTE
Pestaa de
corte 1/2
Es aquella que
ocupa la mitad
de largo de la
guia
D - F A - C
Pestaa de corte 1/3:
Es aquella que se extiende en una tercera parte
de la gua y su posicin puede ser derecha,
izquierda y centrada
I - L
E - H
A - D
Ao-Aq
Pestaa de corte de 1/4
Abarca la 4ta parte de la gua
Ai-An
Ae -Ah
A-Ad
Varios
A
ACOSTA, Irma
CLASIFICACION DE LAS GUIAS SEGUN EL
SERVICIO QUE PRESTAN
A
GUIA PRIMARIA
GUIA
ESPECIAL
GUIA
SECUNDARIA
CARPETAS
Es una cartulina doblada
en dos,donde dentro de
ellas se colocan los
documentos
En la parte posterior
sobresale media pulgada a
fin de colocar el marbete y
rotular los nombres de las
personas,empresas o
asunto
CLASES DE CARPETAS
CARPETA INDIVIDUAL

BANCOS
Son carpetas que corresponden a una sola
persona,empresa o asunto
Se abrir una carpeta individual cuando se tenga
de 5 a ms documentos
CARPETA VARIOS O MISCELANEA
Cuando se trata de una
organizacion,persona o
asunto que no tienen
gran volumen de
documentos no es
necesario prepararle
una carpeta
individual,por lo cual
cada guia primaria
cuenta con su carpeta
varios
Varios
A
Ad- Ag Varios
A
Acurri,Roberto
Acosta, Rita
ACOSTA, Irma
Abanto, Maria
A-Ac
Guia Primaria
Carpeta
Varios
Carpeta
Individual
Guia
Especial
Guia
Secundaria
En Conclusin tenemos:
A
ARREGLO DE
DOCUMENTOS
En una carpeta
INDIVIDUAL los
documentos
enviados se ordenan
por la fecha de
redaccin y los
recibidos por la
fecha de recepcin
Recibido
12-06-12
Fecha de
redaccin
Fecha de
recepcin
En la carpeta Miscelnea la
correspondencia se ordena primero
alfabticamente y luego por las fechas
Varios
A
SISTEMAS DE ARCHIVO
A. Alfabtico
A. Numrico
A. Geogrfico
A. por Asunto o Materia
A. Cronolgico
SISTEMAS DE ARCHIVO
ALFABETICO NUMERICO
Alfabetico General
Variadex
Alfabtico por Asunto
Alfabtico Geogrfico
Correlativo
Decimal
Cronolgico
Dgito Terminal
Varios
B
Boletas (de) Pago
Bolao (y) Hermanos
Becas
Bancos
B Varios
A
Asociados Gutierrez
Ascueto,Jorge Luis
Acosta, Maria Fe
Acciones
SISTEMA ALFABETICO GENERAL
A
A-B
APLUASA
Aponte, Dina
Apolinares, Daniel
Ao-Ap
Antunes Carlos y Compaa
Alamo, Jos Enrique
Alamo J.
Ai-An
Agurto,Patricia(Ing.)
Afulca,Roberto
Aeroper
Ae -Ah
Adelantos
Acueta Isabel
Acciones
Ar-Az
A-Ad
A-Az
ALFABETICO POR
ASUNTO
ALBABETICO
GEOGRAFICO
Asunto Simple
Asunto
Enciclopdico
Funcional
Geogrfico
por Divisin
Poltica
Geogrfico
por ciudades
Varios
C
Cuentas Corrientes
Costos
Contabilidad
C
Varios
B
Bonos
Bonificaciones
Bancos
B
Varios
A
Aportaciones
Adelantos
Acciones
A
ASUNTO SIMPLE
A-C
ASUNTO ENCICLOPEDICO
FUNCIONAL
Varios
Compra
Compra-Utiles de Ofic.
Compra-Materia Prima
Compra-Maquinarias
Compra
Varios
Bancos
Bancos-Prstamos
Bancos-Cuenta Corriente
Bancos-Cobranza
Bancos
Varios
Acciones Acciones-Tello E.
Acciones-Salas Juana
Acciones-Pea Jos
Acciones
A-C
GEOGRAFICO POR CIUDADES
Varios
Lima
LIMA-.Ferreyros Enrique
LIMA-Ferrand Hermanos
LIMA-Banco Latino
Lima
Varios
Cuzco
CUZCO-Hotel Embasador
CUZCO-Cervecera Modelo
CUZCO-Artesana
Cuzco
Varios
Arequipa AREQUIPA-Peruansima(La)
AREQUIPA-Jardnes (Los)
AREQUIPA- Ibrica(La)
AREQUIPA
A- L
Varios
ICA
ICA-PISCO-.Ferreyros Enrique
ICA-PISCO-Ferrand Hermanos
ICA-PISCO-Banco Latino
ICA-PISCO
ICA-NAZCA-Hotel Embasador
ICA-NAZCA-Cervecera Modelo
ICA-NAZCA-Artesana
ICA-NAZCA
ICA-CHINCHA-Peruansima(La)
ICA-CHINCHA-Jardnes (Los)
ICA-CHINCHA- Ibrica(La)
ICA-CHINCHA
ICA
ICA
SISTEMAS DE ARCHIVO
A. Alfabtico
A. Numrico
A. Geogrfico
A. por Asunto o Materia
A. Cronolgico
ARCHIVO COMPUTARIZADO
El archivo computarizado
Generalidades sobre la codificacin de un
archivo computarizado
1. Cdigo de archivacin:
D:\Manuales\Digitacin II:ms
F:\Exportaciones\Plan de marketing:ac

2. Registro de archivo magntico
Fec_
Crea.
Me
dio
fsi
co
Directorio o
Carpeta
Nombre
archivo
Nombre de
la persona
que elabor
el archivo
15-02-08
DD Manuales Digitacin II ms
20-03-08
D7 Documentos
internos
Memo 090 Ng
24-04-08
US
B1
Exportaciones Plan de
Marketing
ac
2. Registro de archivo magntico
Es un sistema que consiste de un
juego de guas, carpeta de varios
(o miscelneos) y carpetas
individuales de acuerdo con el
mtodo directo alfabtico de
archivo.
El sistema variadex
El sistema variadex
Se usa colores de acuerdo a las letras:
a, b, c, d . Anaranjado
e, f, g, h . Amarillo
i, j, k, l, m, n .. Verde
o, p, q .... Azul
r, s, t, u, v, w, y, z. Violeta
MUCHAS
GRACIAS