GESTIN DE PROYECTOS

PMI
Introduccin a la
Gestin de Proyectos


Expositor: Mg Blasco Nez Velasco
OBJETIVO
Adquirir los conocimientos bsicos necesarios para
administrar mejor proyectos de mejora interna o
servicio. Lo anterior se lograr a travs del anlisis
de casos prcticos y ejercicios que permitan
conocer los factores determinantes para lograr
proyectos en tiempo, costo y calidad.
La estructura del curso est basada en las mejores
prcticas propuestas en A Guide to the Project
Management Body of Knowledge (PMBOK),
documento desarrollado por el Project
Management Institute (PMI) y utilizado a nivel
mundial como estndar en la prctica de
administracin de proyectos.
QU ES EL PMI?
El Project Management Institute -PMI- es una
organizacin sin fines de lucro.
Fundada en 1969 tiene cerca de 265,000
profesionales asociados de diferentes
especialidades, en 170 pases.
El Captulo Lima Per del PMI fue fundado en
1999.
El lema del PMI es Hacer de la gestin de
proyectos una herramienta para obtener resultados
de negocios.
QU ES EL PMBOK?
El Project Management Body of Knowedge -
PMBOK- es una gua que presenta el
subconjunto de fundamentos de la direccin de
proyectos denominados mejores prcticas.
Es adems una gua que proporciona y promueve
un vocabulario comn para analizar, escribir y
aplicar la gestin de proyectos.
El PMI usa este documento como una referencia
fundamental, pero no nica, para la direccin de
proyectos en sus programas de desarrollo
profesional.
QU ES SER UN PMP?
El PMI es una de las pocas organizaciones en el
mundo que certifica a los profesionales en la
gestin de proyectos.
La certificacin PMP reconoce a los expertos en
gestin de proyectos que rene tanto experiencia
como conocimientos de las mejores prcticas en
la gestin de proyectos.
El examen de certificacin consta de 200 preguntas
y tiene una duracin de 4 horas.
POR QU ES IMPORTANTE UNA GUA
PARA LA GESTIN DE PROYECTOS?
Provee elementos para definir una metodologa.
Documenta las lecciones aprendidas.
Permite una definicin clara de lo que se puede
hacer, sobre lo que se desea lograr.
Proporciona elementos de medicin y toma de
decisiones informadas.
Muestra resultados de manera objetiva.

CMO SE APLICA EL PMBOK?
El PMBOK describe una serie de conocimientos,
habilidades, tcnicas y herramientas que pueden
ser aplicados a los proyectos para satisfacer los
requisitos que se plantean.
El PMBOK es una gua que permite comparar,
adaptar, incorporar o mejorar los procesos que una
organizacin tiene para la gestin de proyectos con
la finalidad de lograr cumplir con los objetivos
propuestos de manera ordenada y metodolgica.
CARACTERSTICAS DEL PMBOK
Es una gua, no una regla fija.
Es adaptable, compatible o complementario con
otras metodologas (ejem.:Marco Lgico).
Describe un proceso completo, desde el inicio
hasta el cierre de un proyecto.
Aceptado internacionalmente.
Ayuda a generar una cultura de proyectos basada
en un estndar.
QU ES UN PROYECTO?
Caractersticas:
-Evento nico
-Fecha de inicio y terminacin determinada
-Costo presupuestado
-Recursos definidos
-Tareas definidas
-Objetivos especficos
-Elaboracin progresiva
Definicin de diccionario: Esfuerzo de trabajo
temporal, compuesto de actividades relacionadas
entre s, con un inicio y terminacin definidos; para
crear un producto, resultado o servicio nico.




QU ES UN PRODUCTO
ENTREGABLE?
Cualquier producto, servicio o resultado medible,
tangible y verificable como:
- Una planta termoelctrica de 160MW producto
para generar electricidad.
- Centro logstico intermodal servicio de
almacenamiento y manejo de carga para facilitar
el transporte internacional.
- Plan estratgico regional concertado al 2010
resultado o salida de un proceso.
CMO SE GENERAN LOS
PROYECTOS?
reincorporan generan
PROCESOS
PROYECTOS
PROYECTOS DENTRO DEL PLAN
ESTRATGICO
PMBOK Los proyectos son una forma de
organizar actividades que no pueden ser tratados
dentro de los limites operativos normales de la
organizacin. Por lo tanto, los proyectos se usan a
menudo como un medio de lograr el plan
estratgico de la organizacin.
PLANEAMIENTO ESTRATGICO
Misin
Objetivos
estratgicos
Iniciativas
Visin
Objetivos
estratgicos
Objetivos
estratgicos
Iniciativas Iniciativas Iniciativas Iniciativas Iniciativas
Programas y Proyectos
Procesos
Fuente: 12 pasos para el xito en la gestin de proyectos. Alpha Consultora
SELECCIN DE PROYECTOS
PRIORIZAR
SELECCIONAR
Proyectos
Cancelados y
Pospuestos
PROYECTOS
AUTORIZADOS
(Acta de Proyecto)
ESTRATEGIA
RECURSOS
Clientes
Competencia Tecnologa
Mejoras Nuevos Productos
Fuente: 12 pasos para el xito en la gestin de proyectos. Alpha Consultora
QU ES UNA OPERACIN?

Son actividades continuas y repetitivas que se
realizan para poner en funcionamiento determinado
producto o servicio.
CICLO DE VIDA PROYECTO DE
INVERSIN PRIVADA
PROYECTO
INICIO
PLANIFICA-
CIN
EJECUCIN
SEGUIMIENTO
& CONTROL
CIERRE
Inicio
Fin
IDEA
CICLO DE VIDA - PRODUCTO
PRODUCTO
INTRODUCCIN MADUREZ DECLINACIN CRECIMIENTO
Inicio
Fin
CONCEPTOS BSICOS DE LA
GESTIN DE PROYECTOS SEGN
EL PMI
QU ES LA GESTION DE
PROYECTOS?
La aplicacin de conocimientos, habilidades y
tcnicas, (tanto cuantitativos como cualitativos) a
las actividades de un proyecto, para cumplir con los
requerimientos que le dieron origen.
Beneficios:
- Mayor nmero de Proyectos terminados.
- Menores desviaciones en el cumplimiento de los
tres elementos fundamentales (Tiempo, Costo y
Alcance).
- Mejor cumplimiento de los objetivos estratgicos
de la organizacin.
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
SEGN EL PMBOK
Procesos de
Iniciacin
Proceso de
Cierre
Procesos de
Ejecucin
Procesos de
Planificacin
Procesos de Seguimiento y Control
GRUPOS DE PROCESOS DE LA
GESTIN DE PROYECTOS PMBOK
Iniciativa
Definen y autorizan un proyecto.
Planificacin
Definen y refinan los objetivos y preparan el
plan de gestin del proyecto.
Ejecucin
Integra a personas y otros recursos para
ejecutar plan de gestin del proyecto.
Seguimiento y
Control
Mide, supervisa y controla regularmente el
avance del proyecto y los cambios.
Cierre
Formaliza la aceptacin del producto,
servicio o resultado y terminan proyecto.
REAS DE CONOCIMIENTO DE LA
GESTIN DE PROYECTOS DEL PMI
Divisin de la gestin de proyectos en reas
especficas y el conjunto de procesos,
herramientas y tcnicas relacionadas a esta.
Entradas Herramientas Salidas
AREAS DE CONOCIMIENTO DEL PMI
Gestin de la
Integracin
Gestin del
Alcance
Gestin del Tiempo
Gestin de Costos Gestin de
Calidad
Gestin de RR.HH
Gestin de las
Comunicaciones
Gestin de
Riesgos
Gestin de
Adquisiciones
MAPA DE PROCESOS
Grupo de
Procesos
Iniciacin
Grupo de
Procesos
Planeacin
Grupo de
Procesos
Ejecucin
Grupo de
Procesos
Y Control
Grupo de
Procesos
Cierre
Gestin de la
Integracin
x X X X X
Gestin del
Alcance
X X
Gestin del
Tiempo
X X
Gestin de Costos X X
Gestin de
Calidad
X X X
Gestin de RR.HH X X X
Gestin de las
Comunicaciones
X X X
Gestin de
Riesgos
X X
Gestin de
Adquisiciones
X X X X
EQUIPO DEL PROYECTO
El conjunto de personas que trabajan directamente
en el Proyecto.
El equipo del proyecto es el encargado de
implementar cada uno de los procesos de la
gestin de proyectos.
GERENTE DEL PROYECTO
Es el representante de cumplir con los
objetivos especficos del proyecto, controla
los recursos asignados, gestiona el alcance,
el cronograma, el costo y la calidad de los
productos de los paquetes de trabajo.

Es el encargado de informar a la alta
direccin sobre los avances y otros
aspectos del proyecto.
INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIN EN
LA GESTIN DE PROYECTOS
COORDINACION
DEL PROYECTO
FUNCIONAL
GERENTE
GENERAL
GERENTE
FUNCIONAL
GERENTE
FUNCIONAL
GERENTE
FUNCIONAL
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE TIPO
MATRICIAL( FUERTE, EQUILABRADA O DBIL)
GERENTE
GENERAL
GERENTE
FUNCIONAL
GERENTE
FUNCIONAL
GERENTE
FUNCIONAL
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
COORDINACION
DEL PROYECTO
FUNCIONAL
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ORIENTADA A
PROYECTOS
GERENTE
GENERAL
GERENTE
FUNCIONAL
GERENTE
FUNCIONAL
GERENTE
FUNCIONAL
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
PERSONAL
COORDINACION
DEL PROYECTO
FUNCIONAL
EL PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO
SEGN EL PMBOK
Es el resultado del proceso de integrar y
coordinar todos los planes subsidiarios o
componentes en un solo plan.

El plan de gestin del proyecto define como
se ejecuta, supervisa, controla y cierra el
proyecto.
SECUENCIA GRFICA PARA ELABORAR
UN PLAN DE GESTIN
LISTA DE
ACTIVIDADES
PLANEACION
DE ALCANCE
DEFINICION DE
OBJETIVO
PLANEACIN
DE RECURSOS
SECUENCIA DE
ACTIVIDADES
ESTIMACIN DE
DURACIN
ESTIMACION DE
COSTOS
PRESUPUESTO
CRONOGRAMA
LINEA DE BASE
PLAN DE RRHH
PLAN DE
ADQUISICIONES
PLAN DE
COMUNICACIONES
PLAN DE
RIESGOS
PLAN DE
CALIDAD
GESTIN DE LA
INTEGRACIN DEL
PROYECTO
LA GESTIN DE INTEGRACIN DEL
PROYECTO
Incluye los procesos y actividades necesarias para
identificar, definir, combinar, unificar y coordinas las
acciones de direccin de proyectos

En este contexto de direccin de proyectos, incluyen
las caractersticas de consolidacin, articulacin e
integracin cruciales para terminar el proyecto.
PROCESOS DE LA GESTIN DE
INTEGRACIN EN EL CICLO DE VIDA
P
L
A
N

E
J
E
C
U
C
I
O
N

INICIO
CIERRE
Desarrollar el Acta de
Constitucin
Desarrollar el
Enunciado del
Alcance Preliminar
SEGUIMINETO Y
CONTROL
SECUENCIA DE PROCESOS PARA LA
GESTIN DE INTEGRACIN
DESARROLLAR EL
ACTA DE
CONSTITUCIN
CONTROL
INTEGRADO DE
CAMBIOS
DESARROLLAR EL
ALCANCE
PRELIMINAR
SUPERVISAR Y
CONTROLAR EL
TRABAJO
CERRAR EL PROYECTO
DIRIGIR Y GESTIONAR
LA EJECUCIN
DESARROLLAR EL
PLAN DE GESTIN
1
2
DESARROLLAR EL ACTA DE
CONSTITUCIN
Documento que autoriza formalmente le proyecto.

Confiere al Gerente de Proyecto la autoridad para
aplicar recursos de la organizacin a las actividades del
proyecto.

Emitido por el patrocinador (externo) del equipo del
proyecto quien personifica al financiador del proyecto.

Vincula el proyecto al trabajo en curso de la
organizacin.
ENTRADAS, HERRAMIENTAS Y SALIDAS
ENTRADAS HERRAMIENTAS Y
TCNICAS
SALIDAS
1. Contrato
2. Enunciado del
proyecto.
3. Factores
Ambientales de la
empresa.
4. Activos de los
procesos de la
organizacin.
1. Juicio de expertos
2. Plantillas,
formularios normas.

1. Plan de gestin del
alcance del proyecto.
DESARROLLAR EL ENUNCIADO DEL ALCANCE
PRELIMINAR
Documento que define el proyecto y los objetivos
que deben cumplirse.

Se desarrolla a partir de la informacin que
suministra el patrocinador.

Aborda y documenta las caractersticas y lmites del
proyecto, sus producto y servicios relacionados, y los
mtodos de aceptacin y control del alcance.
Requisitos del proyecto y producto
Restricciones y supuestos
Hitos, riesgos y estimacin de costos inicial
GESTIN DEL ALCANCE DEL
PROYECTO
LA GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO
Incluye los procesos necesarios para asegurarse
de que el proyecto incluya todo el trabajo
requerido, y solo el trabajo requerido, para
completar el proyecto satisfactoriamente.

Se relaciona principalmente con la definicin y el
control de lo que est y no est incluido en el
proyecto (fronteras).
QU ES ALCANCE Y CMO GESTIONARLO?
o ALCANCE
Punto de llegada de un proyecto
Descripcin del entregable final del proyecto.
Es lo que se pretende obtener con el proyecto.

o GESTIONAR EL ALCANCE
Saber manejar herramientas para alcanzar
logros.

OBJETIVOS DE ALCANCE DENTRO DEL CICLO
DE VIDA DEL PROYECTO
P
L
A
N

E
J
E
C
U
C
I
O
N

INICIO
CIERRE
Definir y redefinir
continuamente qu
tipo de componentes
tiene el alcance que
ayuden a lograrlo
SEGUIMINETO
Y CONTROL
Registrar datos del
alcance real vs
alcance planificado y
tomar acciones
correctivas.
Asegurar que
alcance real est
reproduciendo el
alcance planificado
PROCESOS DE GESTIN DEL ALCANCE EN EL
CICLO DE VIDA
P
L
A
N

E
J
E
C
U
C
I
O
N

INICIO
CIERRE
Planeamiento de
alcance.
Definicin del
alcance.
Creacin del EDT
SEGUIMINETO
Y CONTROL
Verificacin del
alcance.
Control del
alcance.
Ejecucin del
alcance
SECUENCIA DE PROCESOS PARA LA GESTIN
DEL ALCANCE
DESARROLLAR EL
ACTA DE
CONSTITUCIN
DESARROLLAR EL
ALCANCE
PRELIMINAR
SUPERVISAR Y
CONTROLAR EL
TRABAJO
DIRIGIR Y GESTIONAR
LA EJECUCIN
DESARROLLAR EL
PLAN DE GESTIN
1
2 3
4
5
ENTRADAS, HERRAMIENTAS Y SALIDAS
ENTRADAS HERRAMIENTAS Y
TCNICAS
SALIDAS
1. Factores
ambientales de la
empresa.
2. Activos de los
procesos de la
Organizacin.
3. Acta de
constitucin del
proyecto
4. Enunciado
preliminar del
alcance del
proyecto.
1. Juicio de expertos
2. Plantillas,
formularios normas.

1. Plan de gestin del
alcance del proyecto.
PLAN DEL ALCANCE
El alcance se define durante todo el proyecto.
Se analiza el producto.
Se identifica las alternativas.
Se analiza las expectativas de actores
involucrados.
Resultado
Enunciado del alcance del proyecto
Cambios solicitados.
Actualizacin del plan de gestin de alcance.

MATRIZ DE PODER/INTERS ACTORES
INVOLUCRADOS-
MANTENER SATISFECHO
MANTENER INFORMADO
GESTIONAR DE CERCA
MANTENER INFORMADO
ALTO
PODER
BAJO
BAJO
INTERS ALTO
ENTRADAS, HERRAMIENTAS Y SALIDAS
ENTRADAS HERRAMIENTAS Y
TCNICAS
SALIDAS
1. Activos de los
procesos de la
Organizacin.
2. Acta de
constitucin del
proyecto.
3. Enunciado
preliminar del
alcance del
proyecto.
4. Plan de gestin del
alcance del
proyecto.
5. Solicitudes de
cambio aprobadas.
1. Plantilla de la
estructura de desglose
de trabajo.
2. Descomposicin.
1. Enunciado del alcance
del
proyecto.(actualizacion
es)
2. Diccionario de la EDT.
3. Plan de gestin del
alcance del
proyecto.(actualizacion
es)
4. Cambios solicitados
GENERAR LA ESTRUCTURA DE
DESGLOSE DE TRABAJO (EDT)
Los proyectos generan alcances
Los sub-proyectos generan alcances parciales.
Las fases generan hitos.
Las actividades generan entregables.

RESULTADO
o EDT
o Diccionario del EDT
o Lnea de base del alcance.
o Cambios solicitados


ENTRADAS, HERRAMIENTAS Y SALIDAS
ENTRADAS HERRAMIENTAS Y
TCNICAS
SALIDAS
1. Activos de los
procesos de la
Organizacin.
2. Enunciado
preliminar del
alcance del
proyecto.
3. Plan de gestin del
alcance del
proyecto.
4. Solicitudes de
cambio aprobadas
1. Anlisis del producto
2. Identificacin de
alternativas
3. Juicio de expertos
4. Anlisis de los
interesados.
1. Enunciado del alcance
del proyecto
2. Cambios solicitados
3. Plan de gestin del
alcance del proyecto
(actualizaciones)
DESAGREGADO COMPARATIVO
Proyecto
Sub Proyectos
Fases
Paquetes de trabajo
Actividades
Alcance
Alcances parciales
Hitos
Entregables
Tareas
REPRESENTACIN GRFICA DE UN EDT
ALCANCE DEL PROYECTO
FASE 1
PAQUETE 2.2
PAQUETE 2.1 PAQUETE 3.1
FASE 3 FASE 2
PAQUETE 1.1
VERIFICACIN DEL ALCANCE
Inspeccin de los entregables definidos en
el EDT.

Resultado
Productos entregables aceptados
Cambios solicitados
Acciones correctivas recomendadas.
ENTRADAS, HERRAMIENTAS Y SALIDAS
ENTRADAS HERRAMIENTAS Y
TCNICAS
SALIDAS
1. Enunciado
preliminar del
alcance del
proyecto.
2. Diccionario EDT.
3. Plan de gestin del
alcance del
proyecto.
4. Productores
entregables.
1. Inspeccin 1. Productos entregables
aceptados.
2. Cambios solicitados.
3. Acciones correctivas
recomendadas.
CONTROL DEL ALCANCE
Tomar decisiones y ejercer una accin luego de hacer
las inspecciones.
Implica un sistema de control de cambios
Analizar las variaciones
Re-planifica
Sistema de gestin de la configuracin.

Resultado
Acciones correctivas recomendadas.
Actualizaciones de resultados de otros procesos.

ENTRADAS, HERRAMIENTAS Y SALIDAS
ENTRADAS HERRAMIENTAS Y
TCNICAS
SALIDAS
1. Enunciado
preliminar del
alcance del
proyecto.
2. EDT
3. Diccionario EDT.
4. Plan de gestin del
alcance del
proyecto.
5. Solicitudes de
cambio aprobadas.
6. Informes de
rendimiento.
1. Sistemas de control de
cambios.
2. Anlisis de variacin.
3. Re planificacin
4. Sistema de gestin de
la configuracin.

1. Enunciado del alcance
del proyecto.
2. EDT
3. Diccionario EDT
4. Lnea de base del
alcance.
5. Cambios solicitados.
6. Activos de procesos
de la organizacin.
7. Plan de gestin.