DECRETO 2609 DE 2012

ARTICULO 5
Principios del proceso de gestin de los
documentos..



RUEDA SOTO GLORIA MARCELA
PLANEACIN
Planeacin es decidir o identificar los
objetivos que se van a alcanzar en un
tiempo determinado para lograr un fin en
especifico, luego de esto lo siguiente es
como alcanzarlos.
La planeacin es importante por que
propicia el desarrollo de la empresa, reduce
al mximo los riesgos y maximiza el
aprovechamiento de los recursos y tiempo.
En esencia, la palabra planeacin se formular un plan o
un patrn integrando predeterminando de las
futuras actividades, esto requiere la facultad de prever,
de visualizar, del propsito de ver hacia delante.





Alcance Niveles
Tipo de
plantacin
Objetivo
Largo plazo Institucional Estratgica
Elaboracin del mapa ambiental
para evaluacin. Debilidades,
oportunidades, fortalezas y
amenazas. Incertidumbre.
Mediano
plazo
Intermedio Tctica
Conversin e interpretacin de
estrategias en planes concretos en
el nivel departamental.
Corto plazo Operacional Operacional
Subdivisin de planes tcticos de
cada departamento en planes
operacionales para cada tarea.
EFICACIA
Para que la planeacin sea eficaz es necesario
revisar las respuestas a las siguientes
preguntas:
Qu accin es necesaria?
Por qu?
Dnde?
Cundo?
Quin debe hacerla?
Cmo debe hacerse?

IMPORTANCIA
Los fundamentos bsicos que muestran la importancia de la
planeacin son:
- Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden
presentar en el futuro, ms no los elimina
- Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias
que se presenten, con las mayores garantas de xito
- Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del
porvenir, y un afn de lograr las cosas
- Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea
- Establece un sistema racional para la toma de decisiones
- Reduce al mnimo los riesgos, y aprovecha al mximo las
oportunidades
- Las decisiones se basan en hechos y no en emociones
- Al establecer un esquema o modelo de trabajo, suministra
las bases a travs de las cuales operar la empresa
- Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin
- Proporciona los elementos para llevar a cabo el
control
- Disminuye al mnimo los problemas potenciales, y
proporciona al administrador magnficos rendimientos
de su tiempo y esfuerzo
- Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de
tomar una decisin
- La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos
los miembros de la empresa hacia dnde se dirigen
sus esfuerzos
- Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los
recursos, en todos los niveles de la empresa.


ETAPAS PARA PLANEAR.

- Entender el problema
- Obtener informacin completa sobre las
actividades involucradas
- Analizar y clasificar los datos
- Formular premisas de la planeacin
- Formular planes alternativos
- Elegir el plan
- Disponer detalladamente la sucesin y direccin
de las operaciones
- Vigilar como progresa el plan propuesto

PASOS EN EL PROCESO DE
PLANEACIN

Establecer una meta o conjunto de metas. - La planeacin
comienza con las decisiones acerca de lo que la organizacin
o sub unidad necesitan o quieren. Sin una definicin clara de
metas, las organizaciones distribuirn sus recursos en una
forma demasiado amplia. Determinar las prioridades y ser
especfico respecto a los objetivos, les permitir canalizar sus
recursos con eficacia.

Definir la situacin actual. - A qu distancia se halla de
sus metas la organizacin? De qu recursos se dispone
para alcanzarlas? Solo despus de analizar el estado actual
pueden trazarse los planes para describir el progreso. Las
lneas abiertas de comunicacin dentro de la organizacin y
entre sus unidades suministra la informacin que se necesita.


Identificar las ayudas y barreras de las metas. - Qu
factores en el ambiente interno y externo ayudan a la
organizacin a lograr sus metas? Qu factores podran crear
problemas? Es bastante fcil ver lo que est teniendo lugar en
el momento presente, pero el futuro nunca es claro.

Desarrollar un plan o un conjunto de acciones para
alcanzar la meta o metas. - Esta ultima etapa en el proceso de
planeacin requiere varios cursos de accin alternos para
conseguir la meta o metas deseadas, evaluar las alternativas y
escoger entre ellas la ms idnea para llegar a la meta. Este es
el paso en que se toman las decisiones referentes a acciones
futuras y en que son ms importantes las pautas de la toma
eficaz de decisiones.