Mdulo I ETAPA PREPARATORIA FASES DE LA CONTRATACIN ESTATAL ACTOS PRECONTRACTUALES ETAPA CONTRACTUAL Plan Operativo Institucional. Presupuesto Institucional. Plan Anual de Contrataciones. Expediente de Contratacin. Designacin de Comit Especial. Elaboracin de Bases. Convocatoria. Consultas Observaciones Presentacin de propuestas Evaluacin de propuestas Adjudicacin de Buena Pro Impugnaciones Perfeccionamiento del Contrato Ejecucin de prestaciones. Adicionales. Reducciones. Gastos Generales. Penalidades. Multas y Moras Declaracin de conformidad. Liquidacin.
3. Ejecucin Contractual 2. Seleccin 1. Actos Preparatorios LOS ACTOS PREPARATORIOS (I) Aprobacin del PAC Requerimiento Valor Referencial Disponibilidad Presupuestal - La fuente de financiamiento - La cadena funcional programtica y del gasto - Monto de la certificacin - Monto determinado por el OEC como resultado del estudio de posibilidades que ofrece el mercado - Aprobado por el Titular de la Entidad. - El usuario debe definir con precisin las CCTT. - Finalidad pblica Aprobacin Expediente de Contratacin Comit Especial Aprobacin de Bases - Informacin de CCTT - Estudio de posibilidad. que ofrece el mercado - Valor referencial - Disponib. presupuestal - Tipo de proceso - Modalidad de seleccin - Sist. de contratacin
- rgano colegiado - Organiza/ conduce el proceso de seleccin - 3 miembros Convocatoria - Aprobacin Titular de la Entidad /Delegacin - Es por escrito/ - Visado por el CE. - Estandarizacin LOS ACTOS PREPARATORIOS (II) 5 1. PROGRAMACIN Y ACTOS PREPARATORIOS Plan Anual de Contrataciones Expediente de Contratacin Bases Comit Especial PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES 6 EL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES Es el documento de gestin que contiene las contrataciones de bienes, servicios y obras previstas para el corto plazo (ao fiscal). Busca el cumplimiento de las metas y objetivos previstos en el PIA, POI y PEI. El PAC como instrumento para la programacin, monitoreo y evaluacin de las contrataciones, repercute en los resultados de gestin. EL PAC COMO INSTRUMENTO DE GESTIN LOGSTICA FINALIDADES: a. Programar b. Difundir c. Evaluar Caractersticas: 1. Obligatorio 2. Integral 3. Pblico 4. Formal 1 Etapa: En la programacin y formulacin presupuestal. RESULTADO: Proyecto de PAC 2 Etapa: Aprobado el Presupuesto Institucional, el OEC revisar, evaluar y actualizar el proyecto del PAC, de acuerdo a montos del Presupuesto Institucional.
La elaboracin del PAC comprende 2 etapas: ELABORACIN DEL PAC 1 ETAPA - FORMULACIN DEL PAC 2. Las unidades orgnicas propondrn a travs de un cuadro de necesidades, los B, S y O que requerirn durante el ao, haciendo uso del catlogo nico de b, s y o. 1. En esta fase - que se realiza 9 meses antes del ao al que corresponde el PAC -, el Titular de la Entidad sealar los plazos internos para que las unidades orgnicas determinen las necesidades de bienes y servicios que requerirn para cumplir con las actividades previstas en el proyecto de POI del ao siguiente. 3. Al OEC le corresponde consolidar y ajustar los cuadros de necesidades de las unidades orgnicas y valorizar los costos de los b y s, a travs de datos histricos, cotizaciones, consulta en el SEACE, etc, a fin de darles un valor monetario (valor estimado). 4. Una vez valorizados, dicho cuadro de necesidades ser remitido al rea de presupuesto para que le otorgue el financiamiento respectivo, segn las metas previstas y con las proyecciones de ingresos por cada fuente de financiamiento que cuente la Entidad. 1 ETAPA - FORMULACIN DEL PAC 1. Al aprobarse la Ley Anual de Presupuesto, a fines de NOV y publicada en DIC del ao anterior, el proyecto de presupuesto de la Entidad pudo haber sido recortado, generando un menor financiamiento de los procesos de seleccin previstos. En efecto, corresponder realizar ajustes al PIA y al PAC 2. El OEC debe evaluar el PAC del ao vigente, debido a que su ejecucin contractual tendr repercusin, en algunos casos, en el siguiente ao 2 ETAPA - APROBACIN DEL PAC 3. El OEC coordinar con planificacin, presupuesto y la unidad orgnica para decidir su financiamiento e inclusin en el POI, PIA y PAC. 4. El Reglamento otorga hasta 15 das hbiles para la aprobacin del PAC despus de la aprobacin del PIA y 5 das hbiles adicionales para su publicacin en el SEACE y en la web de la Entidad. 2 ETAPA - APROBACIN DEL PAC FORMULACIN DEL PAC PASOS CONCRETOS A SEGUIR: 1. Identificacin de reas usuarias 2. Identificacin de metas especficas por rea usuaria 3. Requerimiento de B, S y O por cada meta especfica 4. Consolidacin de requerimientos 5. Valorizacin segn indagaciones 6. Determinacin de procesos de seleccin 7. Asignacin de Fte. Fto. 8. Conciliacin con el PIA Usuarios definen requerimientos Consolidacin de cuadro de necesidades SEACE LOCAL Y WEB DE LA ENTIDAD EN SINTESIS: ELABORACIN DEL PAC Aprobacin de PIA Difundir: Dentro de los 5 das hbiles de aprobado Segunda Etapa (15 das hbiles despus) Primera Etapa Plan Anual Aprobacin CONTENIDO DEL PAC El PAC comprende todas las contrataciones de la Entidad, con independencia del tipo de proceso de seleccin y/o rgimen legal que las regule. COMUNICADO N 004-2010-OSCE/PRE
Sobre registro obligatorio de procesos de seleccin por encargo llevados a cabo por la Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos UNOPS FORMATO DEL PAC 2012 FORMATO DEL PAC 2012 DIFUSIN DEL PAC A cargo del rgano encargado de las contrataciones. En coordinacin permanente con las dependencias involucradas: reas usuarias, presupuesto, comits especiales y permanentes El Ministerio competente (PRODUCE) analizar Planes Anuales registrados en el SEACE y los difundir entre MYPES. El PAC estar disponible en el OEC o portal de la Entidad. EJECUCIN DEL PAC Puede ser modificado en cualquier momento, de conformidad con la asignacin presupuestal o en caso de reprogramacin de metas institucionales:
- Para incluir o excluir procesos de seleccin, o, - El valor referencial difiera en ms del 25% del valor estimado y ello vare el tipo de proceso de seleccin. MODIFICACIN DEL PAC NO OLVIDAR: La aprobacin de las modificaciones del PAC es similar al procedimiento de aprobacin y difusin. SUPERVISIN Y EVALUACIN DEL PAC La supervisin es responsabilidad de: El Titular de la Entidad (delegable). La evaluacin mnima es SEMESTRAL. Esta evaluacin semestral permite corregir y mejorar procesos internos Dicha supervisin es sin perjuicio de la que corresponde al OCI de cada Entidad. OJO: El Titular de la Entidad podr adoptar medidas correctivas para alcanzar metas y objetivos del POI. Tambin podr disponer el deslinde de las responsabilidades respectivas. MANUALES E INSTRUCTIVOS DE REGISTRO DEL PAC EN EL SEACE OBSERVACIONES FRECUENTES: En el SEACE se viene observando frecuentemente lo siguiente: 1. Oportunidad: No se convocan los procesos de seleccin en forma oportuna, a pesar de encontrarse previsto en dicho instrumento, lo que contraviene lo dispuesto en el artculo 7 del Reglamento.
2. Fraccionamiento: Se advierten indicios de fraccionamiento, pues en las distintas versiones del PAC se aprecian contrataciones con el mismo objeto, descripcin y/o tipo de proceso. EXPEDIENTE DE CONTRATACIN Contar con la informacin tcnica, econmica y selectiva que permita a la Entidad obtener una oferta idnea, con la calidad requerida o mejorada y a precio adecuado. Reunir todas las actuaciones del proceso de contratacin, desde el requerimiento del rea usuaria hasta la culminacin del contrato, incluyendo las ofertas no ganadoras. Debe estar bajo custodia del OEC. EXPEDIENTE DE CONTRATACIN Por qu es necesario contar con un expediente de contratacin? Cul es su Finalidad?
EXPEDIENTE DE CONTRATACIN El REA USUARIA es la responsable de definir con precisin las caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras a contratar, las que deben encontrarse descritas en las especificaciones tcnicas o trminos de referencia.
Debe definir la finalidad pblica de la contratacin. NO aludir a marcas o nombres comerciales, diseos, fabricantes, ni descripcin que oriente la adquisicin o contratacin de marca, fabricante o tipo de producto especfico. ESTANDARIZACION EXCEPCION:
Requerimientos Tcnicos Mnimos (RTM) debidamente definidos Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado Certificacin de Crdito Presupuestario EXPEDIENTE DE CONTRATACIN FASE INICIAL: Requisitos mnimos para su aprobacin: Los RTM comprenden: Caractersticas tcnicas (la propia Entidad las establece): Bienes: Especificaciones Tcnicas Servicios: Trminos de Referencia Obras: Expediente Tcnico Normas Reglamentarias: Reglamentos tcnicos (DISCAMEC) Normas Metrolgicas (INDECOPI) Normas Sanitarias (Salud) Reglamentos sectoriales Otros requisitos: Normas tcnicas nacionales e internacionales (tienen por fin prever la calidad de procesos de produccin, etc). EXPEDIENTE DE CONTRATACIN Sistema de contratacin Modalidad de Seleccin Modalidad de ejecucin contractual Disponibilidad Presupuestal Tipo de proceso Resumen ejecutivo En obras y actividades derivadas de proyectos de inversin :
Declaracin de viabilidad del SNIP Expediente Tcnico Disponibilidad del terreno Debe incluir: EXPEDIENTE DE CONTRATACIN EXPEDIENTE DE CONTRATACIN
En proceso declarado desierto: Slo si se ha modificado algn extremo del expediente de contratacin, la siguiente convocatoria contar con nueva aprobacin del expediente. El OEC, tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del Expediente de Contratacin, salvo en el perodo que dicha custodia est a cargo del Comit Especial. En su fase inicial, ser aprobado por el Titular de la Entidad u rgano competente (por delegacin). EXPEDIENTE DE CONTRATACIN Aprobado el Expediente de Contratacin, se incorporarn todas las actuaciones que se realicen desde la designacin del Comit Especial hasta la culminacin del contrato. En el caso de los contratos de bienes y servicios, stos culminan con la conformidad de recepcin de la ltima prestacin y el pago correspondiente. Tratndose de contratos de ejecucin o consultora de obras, ste culmina con la liquidacin y pago correspondiente. Para determinar:
Valor referencial. Existencia de pluralidad de marcas y postores Posibilidad de distribuir la buena pro. Informacin que pueda servir para establecer factores de evaluacin. Pertinencia de realizar ajustes a las caractersticas y/o condiciones de lo que se va a contratar, entre otros aspectos. ESTUDIO DE POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO El valor referencial es el costo estimado aprobado por la Entidad para la contratacin de bienes, servicios u obras sobre la base de los precios de mercado.
El OEC debe determinar el valor referencial.
El OEC puede solicitar apoyo que requiera del rea Usuaria, este ltimo est obligado a dar apoyo bajo responsabilidad.
VALOR REFERENCIAL Presupuestos y cotizaciones actualizadas Precios Histricos Estructura de Costos Precios SEACE, etc. Como mnimo se debe emplear dos (02) fuentes: VALOR REFERENCIAL Disponibilidad inmediata
El estudio debe considerar tambin los siguientes aspectos:
Garantas
VALOR REFERENCIAL INCLUYE: El costo del Bien o Servicio, adems de su margen de comercializacin o utilidad.
Tributos, Seguros, Costos de Transporte al punto de entrega, Inspecciones, Pruebas solicitadas, Costos Laborales y cualquier otro concepto.
En casos de servicios de Intermediacin Laboral, el VR debe calcularse respetando todas las normas laborales. VALOR REFERENCIAL
BIENES Y SERVICIOS: 03 meses desde aprobacin del Expediente de Contratacin.
CONSULTORA DE OBRA: 06 meses desde aprobacin del expediente de contratacin.
OBRAS: 06 meses desde la fecha de determinacin del presupuesto de obra consignada en el expediente tcnico.
VALOR REFERENCIAL ANTIGEDAD: Objeto del proceso Valor Referencial (VR) Lmite Inferior Lmite Superior Bienes Es nico, incluye IGV No se ha establecido 100% del VR Servicios Es nico, incluye IGV No se ha Establecido 100% del VR Consultora de obras Es nico, incluye IGV 90% del VR 100% del VR Ejecucin de obras Es nico, incluye IGV 90% del VR 110% del VR VALOR REFERENCIAL LMITES: Fuente de Financiamiento Cadena Funcional Programtica y del gasto Monto al cual asciende la certificacin con las anotaciones del caso DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Contenido de la Certificacin Presupuestal: INQUIETUDES En un estudio de posibilidades que ofrece el mercado se tiene que el requerimiento valorizado es de S/. 500,000.00, pero no se cuenta con disponibilidad presupuestal completa para la contratacin, ya que slo se tiene S/. 460,000.00. El valor referencial se establece en S/. 460,000.00. Esta contratacin es esencial y no puede dejar de brindarse pues se trata de limpieza para las dependencias de la Entidad. En este caso se puede afirmar que: La Entidad debe cancelar el proceso de seleccin por falta de presupuesto y solicitar apoyo a otras Entidades para que realicen la prestacin. El requerimiento debe ser reducido a fin que est acorde con el presupuesto, pero ello implicar no limpiar la totalidad de residuos de la entidad La Entidad debe decidir la importancia de la contratacin y en todo caso, buscar el financiamiento en el presupuesto, modificando internamente su distribucin El Valor Referencial debe establecerse sobre la disponibilidad de fondos debido a que no se cuenta con ms presupuesto y esperar que las empresas presenten propuestas.
INQUIETUDES Una vez efectuado el estudio de posibilidades que ofrece el mercado, se obtiene la cotizacin de la Empresa Huambrilla S.R.L., y tambin un dato histrico de la misma Empresa Huambrilla S.R.L.. Sobre la base de estas dos fuentes de informacin se determina el valor referencial del proceso. Pregunta: El estudio es vlido?
No es vlido porque al ser la empresa Huambrilla SRL la que cotiza y la que ofrece el precio histrico tenemos una sola fuente. No es vlido porque no se acredita la pluralidad de postores y/o marcas Es vlido porque una fuente es la cotizacin realizada y otra fuente es el precio histrico. Al existir dos fuentes de informacin el estudio resulta vlido. Es vlido debido a que existe la posibilidad de utilizar una sola fuente de informacin.
OPINIONES OSCE Opinin 084-2011/DTN: () independientemente de si en una opinin el OSCE explica, interpreta o integra las disposiciones de la normativa de contrataciones del Estado, los criterios que emita el OSCE a travs de las opiniones deben ser observados por los operadores de dicha normativa al momento de aplicarla, pues constituyen el criterio emitido por el organismo competente en materia de contrataciones del Estado. www.osce.gob.pe Es posible que la aprobacin de expediente de contratacin y las Bases de una AMC que deriva de otro proceso de seleccin por declaratoria de desierto (licitacin pblica, concurso pblico o adjudicacin directa) sean aprobados por quien haya sido facultado para dicha aprobacin; o debe ser aprobado por la instancia que aprob el expediente de contratacin y las Bases del proceso de seleccin original? OPININ N 094-2011/DTN En los procesos de seleccin a convocarse en la Amazona, es legalmente correcto que las bases deben establecer un valor referencial considerando el IGV, y otro valor referencial sin considerar el IGV? OPININ N 007-2012/DTN
1. Titular de la Entidad 2. rea usuaria 3. rgano encargado de las contrataciones 4. Comit Especial
FUNCIONARIOS Y RGANOS RESPONSABLES Art. 5 del Reglamento: Es la ms alta autoridad ejecutiva de la Entidad. Aprueba, autoriza y supervisa los procesos de contrataciones.
Ejemplos: Congreso de la Repblica: Presidente Poder Judicial: Presidente Empresas del Estado: Gerente General Gobierno Regional: Presidente Gobierno Local: Alcalde TITULAR DE LA ENTIDAD DELEGACIN El Titular de la Entidad puede delegar facultades que le concede la norma de contrataciones, siendo indelegables los siguientes:
Autorizacin de exoneraciones. Declaracin de nulidad de oficio. Aprobacin de prestaciones adicionales de obra. Emisin de pronunciamientos sobre las observaciones a las Bases Administrativas. Decisin de encargar procesos a entidad privada nacional o internacional TITULAR DE LA ENTIDAD
OEC
Definicin: C.T. Caractersticas Tcnicas V.R. Valor referencial Determinacin del tipo de proceso de seleccin: LP, CP, ADP, ADS, AMC. Responsable del Fraccionamiento: No se debe dividir una contratacin para dar lugar al cambio del tipo de proceso de seleccin.
NECESIDAD Consolidar en el PAC rea Usuaria: Realiza el requerimiento (determina necesidades, caractersticas tcnicas y la cantidad de lo que se va a adquirir o contratar). Indica Finalidad Pblica de la Contratacin
Estudio de las posibilidades que ofrece el Mercado
AREA USUARIA y OEC A PARTIR DEL 2013: Obligatoriamente debern ser profesionales y/o tcnicos debidamente certificados.
REQUISITOS:
FUNCIONARIOS Y/O SERVIDORES DEL OEC Directiva N 001-2011-OSCE/CD 1. Capacitacin tcnica en contrataciones pblicas o gestin logstica: no < 80 horas lectivas (5 ltimos aos) 2. Experiencia laboral general: no < a 3 aos 3. Experiencia laboral en materia de contrataciones pblicas o en logstica privada: no <1 ao FUNCIONARIOS Y/O SERVIDORES DEL OEC PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACION VIRTUAL OSCE: www.seace.gob.pe/ www.osce.gob.pe EL COMIT ESPECIAL DESIGNACIN: A travs del funcionario competente: segn niveles de competencia
Se realiza: Por escrito En funcin a las personas Existe jerarqua entre los miembros del comit? COMIT ESPECIAL COMIT ESPECIAL TIPOS:
Comit Especial (ad hoc): Para cada proceso de seleccin, se da en cualquier tipo de proceso, salvo menor cuanta (opcional).
Comit Especial Permanente: Para varios procesos de seleccin; solo est permitido en las Adjudicaciones Directas y las Menores Cuantas. COMIT ESPECIAL Tres miembros: uno del rea usuaria y otro del OEC. Por lo menos 01 debe conocer tcnicamente el objeto de la contratacin.
La designacin debe cuidar que exista correspondencia entre cada miembro titular y su suplente (efecto espejo).
Debe instalarse al da siguiente de la designacin, notificada junto con el Expediente de Contratacin.
NO OLVIDAR: En la conformacin del Comit Especial Permanente slo se exige que 01 sea representante del OEC. NO PUEDEN SER MIEMBROS: Titular de la Entidad Funcionarios: Control y fiscalizacin Funcionarios que aprobaron el expediente, Bases, Comit Especial Funcionarios, servidores o expertos independientes sancionados. COMIT ESPECIAL INTERVENCIN DE MIEMBROS SUPLENTES:
Si el titular est ausente, su suplente lo reemplazar, respetndose la conformacin.
La Entidad evaluar motivo de ausencia, sin impedir participacin de su suplente.
El miembro titular reemplazado, podr reincorporarse al comit como miembro suplente, previa autorizacin posterior a la evaluacin sealada. COMIT ESPECIAL COMPETENCIAS:
Elaborar las Bases Convocar al proceso Absolver Consultas y Observaciones Evaluar propuestas Otorgar la Buena Pro Declarar desierto el proceso Consultar o proponer las modificaciones de caractersticas tcnicas o del valor referencial Otros actos necesarios COMIT ESPECIAL COMIT ESPECIAL EL COMITE ESPECIAL NO TIENE COMPETENCIA DIRECTA PARA MODIFICAR:
Cantidad, plano o dimensin de bien, servicio u obra. Caractersticas y especificaciones Valor referencial Fuente de Financiamiento Tipo de proceso Colegialidad
Especialidad
Solidaridad
Autonoma
Confidencialidad COMIT ESPECIAL PRINCIPIOS QUE INSPIRAN LA ACTUACIN DEL COMIT ESPECIAL: Cmo se toman las decisiones? Para procesos en general Para Sesionar: Todos Para Adoptar Acuerdos: Unanimidad Mayora
COMIT ESPECIAL Nota: Los actos debern figurar en actas suscritas, con las votaciones y la fundamentacin de los votos en contra. El colegiado tomar en cuenta que:
1. Si duda sobre exactitud de un documento, informar a la OEC para la inmediata fiscalizacin posterior. 2. No suspender el proceso. Comunicar, en su caso, al Tribunal de Contrataciones del Estado. 3. Hay responsabilidad solidaria por cualquier irregularidad imputable por dolo, negligencia o culpa inexcusable. COMIT ESPECIAL CAUSALES DE REMOCIN:
Caso Fortuito o Fuerza Mayor (Art. 1315 del Cdigo Civil)
Cese en el servicio declarado con documento motivado
Los miembros del Comit pueden declinar, renunciar su designacin ? COMIT ESPECIAL Cundo cesan las funciones del Comit Especial?
Con la Buena Pro consentida Cancelacin del proceso
COMIT ESPECIAL En el supuesto previsto en el art. 148, numeral 2) del Reglamento, declarado desierto el proceso, quin debe efectuar la nueva convocatoria? Se design un Comit Especial Permanente para llevar a cabo los procesos de seleccin de Adjudicaciones Directas de la Entidad, para el actual ejercicio presupuestal. Uno de los miembros titulares de dicho Comit (contratado bajo el rgimen del D. Leg. 728), hace uso de su periodo vacacional, debidamente autorizado, la consulta es si a su retorno le corresponde de forma automtica asumir sus funciones en calidad de titular en el Comit Especial para los nuevos procesos de seleccin a convocarse, an cuando el miembro reemplazante contina laborando normalmente?
INQUIETUDES Referencia: OPININ N 004-2011/DTN Cmo subsanar la participacin del Comit Especial si al final quedan dos miembros y los dems no quieren participar? Referencia: OPININ N 048-2011/DTN INQUIETUDES Administrativa, civil, penal Administrativa: Amonestacin escrita. Suspensin sin goce de remuneraciones de 30 a 90 das. Cese temporal hasta 12 meses. Destitucin. Segn rgimen laboral o contractual.
RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS Y/O SERVIDORES NOTA: D.S. N 023-2011-PCM (Reglamento de Infracciones y Sanciones para la responsabilidad administrativa funcional derivada de los informes emitidos por los rganos del SNC) MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCION ! !! !