Prepar: Ing.

Ismael Castaeda Fuentes

Captulo 13
Gestin de los Interesados del Proyecto
Fuentes:
Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
PMBOK, Quinta edicin
Procesos de la gestin de Interesados
Identificar a los Interesados
Identificar a todas las personas, grupos u organizaciones impactadas por el proyecto,
identificando y documentando sus intereses, participacin, interdependencias,
influencias y potencial impacto
Planificar la gestin de los interesados
Desarrollar estrategias para que todos los interesados participen de forma efectiva
con base en sus necesidades e intereses
Gestionar los compromisos con los Interesados
Comunicarse y trabajar con los interesados con el fin de satisfacer sus
necesidades/requisitos, resolver polmicas y fomentar grupos de inters adecuados
Controlar los compromisos con los interesados
Hacer seguimiento y control de los interesados, de los grupos y ajustar las estrategias
y planes para involucrar a todos los interesados
Anlisis de los Interesados
Se recopila y analiza informacin cualitativa y cuantitativa con el fin
de determinar intereses, expectativas y la influencia de los
interesados
Identificar a los potenciales interesados relevantes
Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de abordaje
Matriz de poder/inters
Matriz de poder/influencia
Matriz de influencia/impacto
Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad
Anlisis de los Interesados
Para personas u organizaciones involucradas y/o impactadas
negativamente
Conocer las razones de su oposicin
Elaborar un plan de tratamiento
Para los implicados del equipo de trabajo
Elaborar plan de tratamiento
Anlisis de los interesados
El anlisis de los Interesados es un documento que brinda
informacin importante sobre:
Las organizaciones y nombres de los interesados
Funciones de los interesados en el proyecto
Hechos nicos sobre los interesados
Nivel de influencia e inters de los interesados en el proyecto
Sugerencias para la gestin de las relaciones con los interesados

Ejemplo de anlisis de
interesados del proyecto
(Stakeholders)
Interesados claves
del proyecto
Ahmed Susan
Organizacin Direccin interna Equipo del proyecto
rol Patrocinador y uno de
los fundadores de la
compaa
Experto en
secuenciacin del
ADN
Factores nicos Tranquilo, enfocado
en el negocio
PHD en biologa, fcil
trabajar con ella
Nivel de inters Muy alto Muy alto
Nivel de influencia Muy alto Experta en la materia
Sugerencias en el
manejo de las
relaciones
Mantenerlo
informado, dejarlo
liderar, hacer lo que
dice y rpido
Puede hacer trabajo
desde casa;
asegurarse de revisar
las especificaciones
Matriz de Poder / Inters
Registro de Interesados
Documento donde se identifica a los interesados.
Contenido:
Informacin de identificacin
Nombre
Puesto en la organizacin
Ubicacin
Rol
Datos de contacto
Informacin de evaluacin
Principales requisitos
Principales expectativas
Expectativas
Influencia potencial
Fase en el Ciclo de vida donde el inters es mayor
Clasificacin de los interesados
Interno/Externo
Partidario/Neutral/Opositor
Matriz de anlisis de los interesados
Interesado
Inters(es) en el
Proyecto
Evaluacin de impacto
Estrategias potenciales para Ganar Apoyo
o Reducir Obstculos
Interesado Ubicacin Observaciones Riesgo Plan Actividad Rol Responsabilidad
Seguimiento
Fecha Observacin Accin Responsable Estado
Ejemplo 1
Ejemplo 2
Identificar a los Interesados
4.1
Develop Project
Charter
5.2
Collect
requirements

8.1
Plan Quality
Management
10.1
Plan
Communications
Management
11.1
Plan Risk
Management
11.2
Identify Risks

12.1
Plan procurement
Management
12.1
Plan procurement
Management
13.1
Identify
stakeholders
13.2
Plan Stakeholder
Management
Project Stakeholder Management
Organizational process assets
Enterprise environmental factors
Project charter
Stakeholder register
Procurement documents

Enterprise/
Organization

Stakeholder register
Identificar a los Interesados
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Iniciacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de los Interesados
Entradas
1. Acta de Constitucin del Proyecto
2. Documentos de Adquisicin
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organizacin
Salidas
1. Registro de Interesados
Herramientas y tcnicas
1. Anlisis de los Interesados
2. Juicio de Expertos
3. Reuniones
Clasificacin de interesados
Indiferente
Resistente
Neutral
De apoyo
Lder
Interesado Indiferente Resistente Neutral De apoyo Lder
Interesado 1 D D
Interesado 2 D D
Interesado 3 D A

A Actual
D Deseado

Plan de gestin de los interesados
Formal / informal
Detallado / Genrico


Contenido sugerido:
Niveles de compromiso actuales y deseables
Alcance e impacto de cambio de interesados
Interrelaciones y superposiciones entre los interesados
Requisitos de comunicacin de los interesados
Informacin a entregar; incluido idioma, formato, contenido y nivel de detalle
Motivo de distribucin de informacin e impacto esperado
Tiempo y frecuencia de distribucin de informacin
Mtodo de actualizacin y perfeccionamiento del plan de gestin

Planificar la Gestin de los Interesados
4.2
Desarrollar el Plan
para la Direccin del
Proyecto
5.2
Recopilar Requisitos

13.1
Identificar a los
Interesados
13.2
Planificar la
Gestin de los
Interesados
13.3
Gestionar los
compromisos de los
Interesados
Gestin de los Interesados del Proyecto
Activos de procesos
de la organizacin
Factores ambientales
de la Empresa
Plan de direccin del proyecto
Documentos del proyecto actualizados
Plan de gestin de interesados
Registro de interesados
Documentos
del proyecto

Empresa/
Organizacin

Planificar la Gestin de los Interesados
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de los Interesados
Entradas
1. Plan para la Direccin del Proyecto
2. Registro de Interesados
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organizacin
Salidas
1. Plan de Gestin de los Interesados
2. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Herramientas y tcnicas
1. Juicio de Expertos
2. Reuniones
3. Tcnicas Analticas
Entender necesidades de comunicacin
grupales e individuales
Las personas no son partes intercambiables
Como se ilustra en el libro de Brooks, The Mythical Man-Month*, no se
puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la realice
una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con dos
personas
Nueve mujeres no pueden producir un beb en un mes!
* Ley Brooks: "agregar ms personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar an ms"
Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/The_Mythical_Man-Month http://barrapunto.com/~pacoescriba/journal/29784
Preferencias personales afectan las
necesidades de comunicacin
Los introvertidos prefieren comunicaciones ms privadas, mientras
que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en pblico
A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general
mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso
A los pensadores les gusta conocer la lgica detrs de las decisiones,
mientras que las personas sentimentales quieren saber cmo las
afecta personalmente
Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras
que los que perciben necesitan ms ayuda en el desarrollo y
seguimiento de los planes

Otras consideraciones sobre comunicaciones
Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el
remitente
La ubicacin geogrfica y antecedentes culturales afectan la
complejidad de las comunicaciones del proyecto
Diferentes horarios laborables
Barreras idiomticas
Diferentes normas culturales
Gestionar las expectativas de los interesados
Los gerentes de proyecto deben comprender y trabajar con las
diversas partes interesadas
Idear maneras para identificar y resolver problemas
Dos instrumentos importantes:
Matriz de expectativas de gestin
Registro de polmicas
Ejemplo de matriz de expectativas de gestin
Medida de xito Prioridad Expectativas Sugerencias
Alcance 2 La especificacin del alcance define
claramente los requerimientos obligatorios
y opcionales
Enfocarse en alcanzar los requerimientos
obligatorios antes de considerar los opcionales
Tiempo 1 No hay fecha para la terminacin del
proyecto. Cada gran tem se debe acordar
y programar de la manera ms realista
Cumplir con todas las fechas importantes
Terminar a tiempo
El patrocinador y el gerente del programa
deben estar atentos a cualquier problema que
pueda afectar el cumplimiento del calendario
Costos 3 Este proyecto es crucial para la
organizacin. Si se justifica claramente la
necesidad de ms fondos, ellos tienen que
estar disponibles
Hay reglas estrictas para los gastos del
proyecto y procesos de escalamiento. Los
costos son muy importantes, pero se pueden
analizar cambios en stos para alcanzar los
objetivos del proyecto dentro del cronograma
Calidad 6 La calidad es importante y se espera que
tengamos buenos procesos para probar el
sistema
El personal nuevo debe tomar cursos internos
para estar seguros que ellos entienden
nuestros procesos de calidad. Todos los
estndares corporativos de calidad deben ser
tenidos en cuenta
Satisfaccin del cliente 4 Nuestros clientes esperan que seamos
profesionales, que respondamos
preguntas a tiempo, y trabajemos con ellos
para terminar el proyecto
Todas las presentaciones y documentos
formales para los clientes deben ser
elaborados por escritores profesionales. Las
peticiones del cliente deben ser contestadas
en menos de 24 horas
Proyeccin del ROI 5 El caso de negocio para este proyecto
prev un ROI* del 40% dentro de los dos
aos siguientes a la implementacin
Nuestro departamento de finanzas trabajar
con el cliente para medir el ROI.
Satisfacer/sobrepasar esta proyeccin nos
ayudar en futuros negocio con este y otros
clientes
Etc.
* ROI: Return On Investment
Ejemplo de registro de polmicas
Polmica
#
Descripcin Impacto
en el
proyecto
Fecha de
reporte
Reportada
por
Asignada a Prioridad
(A/M/B)
Fecha de
respuesta

Estado Comentarios
1 Costo de los
servidores
10% mayor a
lo planeado
Pequeo
incremento
de costos
en el
proyecto
5/15 Jean Oded A 6/15 Cerrada El patrocinador
accedi a
aumentar los
fondos para
cumplir el plazo
2 Dos personas
abandonaron
el proyecto
Necesario
reasignar
personal
9/26 Gaurav Karen M 10/2 Abierta Si Karen no puede
reasignar personal
en una semana
deber hablar
directamente con
Peter
Etc.
Formas de manejar los conflictos
Confrontacin: Enfrentar el conflicto directamente por medio de un
acercamiento problema-solucin
Compromiso: Usar un acercamiento dar- recibir
Suavizar: no enfatizar en reas de diferencia pero si en las de
acuerdo
Forzar: Acercar a ganar-perder
Retiro: Retirarse de un desacuerdo real o potencial
El conflicto puede ser bueno
El conflicto a menudo produce resultados importantes, tales como
nuevas ideas, mejores alternativas, y la motivacin para trabajar ms
duro y con ms colaboracin
Pensamiento grupal: conformidad con los valores o normas ticas de
un grupo; el pensamiento de grupo puede desarrollarse si no hay
puntos de vista conflictivos
Investigaciones sugieren que conflictos relacionados con tareas, con
frecuencia mejoran el rendimiento del equipo, pero que conflictos
emocionales a menudo bajan el rendimiento del equipo
Informe de lecciones aprendidas
El gerente del proyecto y los miembros del equipo deben preparar un
informe de lecciones aprendidas
Una reflexin que documenta las cosas importantes que se aprendieron al
trabajar en el proyecto
El gerente de proyecto a menudo combina la informacin de todas
los informes de lecciones aprendidas en un informe resumen
Disponer de una plantilla para registrar las lecciones aprendidas
Gestionar los Compromisos de los Interesados
4.2
Desarrollar el Plan
para la Direccin del
Proyecto
4.5
Realizar el Control
Integrado de
Cambios
4.5
Realizar el Control
Integrado de
Cambios
9.4
Dirigir el Equipo del
Proyecto
10.1
Planificar la gestin
de las
Comunicaciones
10.3
Controlar las
Comunicaciones
13.2
Planificar la Gestin
de los Interesados
13.3
Gestionar los
compromisos
de los
Interesados
13.4
Controlar los
compromisos de los
Interesados
Gestin de los Interesados del Proyecto
Documentos del
proyecto actualizados
Solicitud de cambios
Registro de cambios
Activos de procesos de la organizacin actualizados
Plan de gestin
de interesados
Activos de procesos de la organizacin
Plan de direccin del
proyecto actualizado
Documentos
del proyecto
Plan de gestin de las comunicaciones
Registro de asuntos

Empresa/
Organizacin

Gestionar los Compromisos de los Interesados
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Ejecucin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de los Interesados
Entradas
1. Plan de Gestin de Interesados
2. Plan de Gestin de
Comunicaciones
3. Registro de Cambios
4. Activos de los Procesos de la
Organizacin
Salidas
1. Registro de Incidentes
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan para la
Direccin del Proyecto
4. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
5. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organizacin
Herramientas y tcnicas
1. Mtodos de Comunicacin
2. Habilidades Interpersonales
3. Habilidades de Gestin
Controlar los Compromisos de los Interesados
4.2
Desarrollar el Plan
para la Direccin del
Proyecto
4.3
Dirigir y Gestionar la
Ejecucin del
Proyecto
4.4
Monitorear y
Controlar el Trabajo
del Proyecto
4.5
Realizar el Control
Integrado de
Cambios
13.3
Gestionar los
compromisos de los
Interesados
13.4
Controlar los
compromisos
de los
Interesados
Gestin de los Interesados del Proyecto
Plan de direccin del proyecto
Documentos del proyecto actualizados
Datos sobre el desempeo del trabajo
Informacin sobre el desempeo del trabajo
Solicitud de cambios
Activos de procesos de la
organizacin actualizados
Plan de direccin del proyecto actualizado
Documentos
del proyecto
Registro de asuntos

Empresa/
Organizacin

Documentos del proyecto
Controlar los Compromisos de los Interesados
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de los Interesados
Entradas
1. Plan para la Direccin del Proyecto
2. Registro de Incidentes
3. Datos sobre el Desempeo del
Trabajo
4. Documentos del Proyecto
Salidas
1. Informacin sobre el Desempeo
del Trabajo
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan para la
Direccin del Proyecto
4. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
5. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organizacin
Herramientas y tcnicas
1. Sistema de Gestin de Informacin
2. Juicio de expertos
3. Reuniones