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PRINCIPIOS BASICOS DE LA GESTION

DOCUMENTAL EN LA EMPRESA
Presentacin Elaborada Por:
Gestin Administrativa SURTIMIA
Sistema de Gestin de Calidad
Bogot, Mayo de 2014


1. Introduccin a la Gestin Documental

2. Conceptos Bsicos Archivsticos

Archivo
Tablas de Retencin Documental
Programa de Gestin Documental

3. Beneficios de la Gestin Documental

4. Gestin de las Comunicaciones en Empresa (IN-08-01)
2
CONTENIDO
3
GESTIN DOCUMENTAL
Conjunto de actividades administrativas y
tcnicas tendientes a la planificacin,
manejo y organizacin de la
documentacin producida y recibida por
las entidades, desde su origen hasta su
destino final con el objeto de facilitar su
utilizacin y conservacin.
Articulo 3 Ley 594 de 2000
4
5
Uso y
Conservacin
Valoracin y
Disposicin
Final
Archivo
Gestin
Archivo
Central
Archivo
Histrico
V
O
L
U
M
E
N

D
O
C
U
M
E
N
T
A
L
FASES DE ARCHIVO
Creacin y
Trmite
Digitalizacin
Eliminacin
VALOR PRIMARIO:
Archivos Administrativos
VALOR SECUNDARIO
Archivos Histricos
20
A*V
i
2
A*A
x
y
6
ARCHIVO
Documento
Ciclo Vital
Fases de Archivo
PROGRAMA DE
GESTION
DOCUMENTAL
(PGD)
Produccin
Recepcin
Distribucin
Trmite
Organizacin
Consulta
Conservacin
Disposicin final
TABLAS DE
RETENCIN
DOCUMENTAL
Serie Documental
Tiempos de retencin
CONCEPTOS BSICOS
ARCHIVSTICOS
7
8
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos

Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogneos,
emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones
especficas
9
10
RACIONALIZAR LA
PRODUCCIN
DOCUMENTAL
FACILITA EL ACCESO
Y CONTROL DE LOS
DOCUMENTOS
GARANTIZA LA
SELECCIN Y
CONSERVACIN DE
DOCUMENTOS
REGULAN LAS
TRANSFERENCIAS
DE ARCHIVO EN
SUS DIFERENTES
FASES
PERMITE
RACIONALIZAR LOS
PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
REFLEJAN LA
FUNCIN
INSTITUCIONAL
FACILITAN EL
MANEJO DE
IMPORTANCIA DE LAS
TABLAS DE
RETENCIN
DOCUMENTAL (TRD)
PROGRAMA DE GESTIN
DOCUMENTAL
Conjunto de instrucciones en las que se detallan
las operaciones para el desarrollo de los procesos
de la gestin documental, al interior de la Entidad.
Estos son produccin, recepcin, distribucin,
trmite, organizacin, consulta, conservacin y
disposicin final de los documentos.
12
PGD


Resaltar la importancia
documentos
Apoyo decisivos para la
transparencia y control de
la gestin Pblica
Garanta de los derechos
individuales y colectivos

1.
OBJETIVOS DEL PGD
2.
Procurar la
racionalizacin y control
de la produccin
documental:
Respondiendo a
procedimientos, trmites
Normalizacin de
modelos y formatos para
la produccin documental

3.
Normalizar del procedimiento de
correspondencia: recibo, radicacin y
distribucin, mediante sistemas
eficientes de correo y mensajera.
Normalizar el uso de soportes y
materiales que preserven el cuidado
del medio ambiente.

4.
Aplicar Tablas de
Retencin Documental,
organizacin ,
transferencias primarias,
conservacin de
documentos y disposicin
final.
5.
Facilitar la
recuperacin de
informacin de
manera rpido y
oportuna.

13
Hacen referencia a la necesidad de
integrar el programa de gestin
documental (PGD) con todas las
funciones administrativas de la entidad.

La Gestin de Documentos debe
inscribirse como un programa
estratgico de la entidad, con el apoyo de
la alta direccin.

Contar con la participacin de las
diferentes reas de la entidad,


REQUISITOS
ADMINISTRATIVOS
PARA EL PGD
1.
2.
3.
14
ETAPAS DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL
15
PRODUCCIN
DOCUMENTAL
ORIGEN
CREACIN
DISEO
16
COMPRENDE ASPECTOS DE:
RECEPCIN
DOCUMENTAL
17
DISTRIBUCIN
DOCUMENTAL
18
TRMITE
DOCUMENTAL
19
ORGANIZACIN
DOCUMENTAL
ORDENACIN
DESCRIPCIN
CLASIFICACIN
SERIE
DOCUMENTAL
Conjunto de acciones orientadas a la
clasificacin , ordenacin y descripcin de los
documentos de una institucin, como parte
integral de los procesos archivsticos.
20
CONSULTA
DOCUMENTAL
Acceso a un documento o grupo de
documentos con el fin de conocer la
informacin que contienen
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CONSERVACIN
DOCUMENTAL
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para
garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo,
sin alterar su contenido
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DISPOSICIN FINAL
Seleccin de los documentos en
cualquier etapa del ciclo vital, con miras a
su conservacin temporal, permanente, o
a su eliminacin conforme a lo dispuesto
en las Tablas de Retencin Documental
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Mejoramiento de los
Procesos de la
Compaa Mediante
implementacin de
estndares ISO-
15489
Disminucin de
Costos de
almacenamiento
Articulacin de
procesos con Calidad,
Auditoria,
Tecnologas de
Informacin y
Gestin Documental
Manejo Inteligente del
Espacio Fsico para la
custodia de
Documentos
Administracin de
Informacin con
Profesionales en
Archivstica
Seguridad y Control de
la Informacin
Oportunidad en la
Consulta de
Informacin (fsica
electrnica)
Garanta documental
como soporte a
procesos legales
Implementacin de
estndares ISO-9001 E
ISO-15489
Mejores Practicas en
procesos Documentales
VENTAJAS DE LA GESTIN
DOCUMENTAL
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BENEFICIOS:

Ahorro de Costos
Eficiencia
Generacin de Valor

Reduccin
de Costos
Mayor orden
y calidad en
el mbito de
trabajo
Reduccin
de espacio
Reduccin en
tiempos de
bsqueda
Normalizacin y
racionalizacin en
la produccin
documental
COM ESTAMOS?
A DNDE DEBEMOS LLEGAR?
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Presentacin Elaborada Por:
Gestin Administrativa SURTIMIA
Sistema de Gestin de Calidad
Bogot, Mayo de 2014

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