Analisis y Descripción de Puestos

Descripcin y Anlisis de
puestos
Elabor: Laura Lillian Estrada
Tern
Conceptos
Anlisis. Mtodo lgico que consiste en separar
las diversas partes integrantes de un todo, con el
fin de estudiar en forma independiente cada una
de ellas, as como las diversas relaciones que
existen entre las mismas.

Puesto. Ocupacin que consiste en una serie de
tareas agrupadas en una unidad de trabajo que
puede ser desempeada por una persona.

Anlisis de puestos. Es la separacin y
ordenamiento de los elementos que componen
un puesto.

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Objetivos
Reclutar a miembros potenciales
Establecer requisitos a satisfacer por
los candidatos para ocupar un puesto.
Seleccionar mejor al ocupante del
puesto.
Detectar necesidades de capacitacin
y desarrollo.
Establecer planes de carrera.
Definir la remuneracin de cada
puesto en relacin con los dems
(valuacin de puestos).
Establecer las bases para evaluar el
rendimiento o desempeo del
ocupante del puesto.

Eliminar duplicidades en el
trabajo
Coordinar las tareas de los
diversos puestos.
Evitar riesgos de trabajo.
Establecer sistemas de
incentivos a la productividad.
Determinar montos de fianzas
y seguros.
Establecer tipos de supervisin
necesaria.
Base para efectuar auditoras
integrales.

Tern
Beneficios para la empresa
Seala las lagunas que existen en la organizacin, del
trabajo y el encadenamiento de puesto.

Es una base para el sistema tcnico de ascenso.

Establece bases firmes en los directivos para una mejor toma
decisiones.

Establecer la mejor reparticin de carga de trabajo.

Facilita la coordinacin y organizacin de las actividades de
la empresa.

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Beneficios para el supervisor
Conocimiento completo y preciso de las operaciones
encomendadas a su vigilancia, permitindole planear
y distribuir el trabajo.
Capacidad de exigir a cada trabajador lo que debe
hacer y la forma de cmo debe hacerlo.
Opinar sobre ascensos.
Evita interferencia en el mando y realizacin de los
trabajos.
I mpide dificultades en cualquier cambio de supervisor

Tern
Beneficios para el trabajador
Conocimiento preciso de lo que se
debe hacer.

Definicin de responsabilidades.

Evita la invasin de funciones.

I dentificacin de fallos y aciertos,
resaltando mritos y colaboracin.

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Beneficios para RRHH
Proporciona requisitos a investigarse al
seleccionar el personal.
Base fundamental para las tcnicas que se aplican.
Coloca al trabajador en el puesto mas adecuado
segn sus actitudes.
Facilita la determinacin del material de
adiestramiento y establecimiento de programas de
capacitacin.
Permite calificar adecuadamente a los
trabajadores.
Fundamenta cualquier sistema de salarios
incentivos.
Facilita la conduccin de entrevistas y el
establecimiento del sistema de quejas.

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Proceso para elaborar el anlisis
de puesto

Tern
Etapas en el anlisis de puestos
1. Aprobacin de la Gerencia:
2. Determinacin de objetivos:
3. Establecimiento de un programa de
accin:
4. Seleccionar al personal que har el
anlisis de puesto:
5. Campaa de informacin y motivacin a
los trabajadores
Tern
6. Seleccin de titulares del puesto de
quienes se obtendr la informacin:
a) Experiencia en el puesto
b) Rendimiento
c) Facilidad para comunicarse
D) Responsabilidad
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7. Reunir la informacin del anlisis de
puestos:
a) Observacin directa.
b) Entrevista.
c) Cuestionario.
8. Revisar la informacin con los
participantes
9. Se elabora la descripcin y
especificacin del puesto

Tern
Mtodos para la descripcin y el
anlisis de puestos
Tern
METODOS PARA RECOPI LAR LA
I NFORMACI ON
1. Autoanlisis.
2. Observacin impresionista.
3. Observacin controlada.
4. Cuestionario abierto.
5. Cuestionario de eleccin forzosa.
6. Entrevista libre.
7. Entrevista estructurada.
8. Entrevista estandarizada.
9. I nformes de los supervisores inmediatos.
10. Combinacin de varios mtodos.
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Analista I nterno
Conoce mejor la empresa, los productos y
servicios, las subculturas dentro de la misma.
Pero puede caer en mayor subjetivismo al
entablar conexiones de simpata o antipata
por ciertas personas o departamentos.

Tern
Analista Externo
Menor conocimiento de la empresa pero
quiz mayor objetividad. Una ventaja
adicional es la posibilidad de aportar
experiencias y puntos de vista adquiridos en
otras empresas.
Tern
DESCRIPCIN DE PUESTOS:
Tern

DESCRI PCI N DE PUESTOS:
Es la forma escrita en que se consignan
las operaciones materiales que debe
realizar el trabajador y est formado por
tres partes:

A) Descripcin del encabezado: Se refiere
a los datos que nos permiten la
identificacin del puesto.
Tern
B) Descripcin genrica:
Es una explicacin del conjunto de las
actividades del puesto como un todo y en
forma muy breve.
C) Descripcin especficas:
Consiste en una descripcin detallada de
las operaciones que se realizan en un
puesto determinado.
Comprende:
*Actividades diarias
*Actividades peridicas
*Actividades eventuales

Tern
Especificacin del puesto:

Se describe como un producto del
anlisis,

que consiste en un reporte
escrito sobre habilidades,
conocimientos, actitudes,
responsabilidad y esfuerzo que exige el
puesto, as como las condiciones a las
que se somete el ocupante.

Tern
DESCRIPCION DE PUESTOS

PUESTO: ________________ FECHA:__________________
DEPARTAMENTO:____________________ ELABORO:________________________
AREA / SECCION :____________________ REVISO:
_________________________
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DESCRIPCIN GENRICA
DESCRIPCIN ESPECIFICA
ACTIVIDADES CONTINUAS:
ACTIVIDADES PERIDICAS:
ACTIVIDADES ESPORDICAS:
CONOCIMIENTOS HABILIDADES ACTITUDES
RESPONSABILIDAD

BIENES:
RELACIONES:
REQUERIMIENTOS

ESCOLARIDAD:
SEXO:
EXPERIENCIA NECESARIA:
ASPECTOS ESPECIALES
Tern
MODELO DE DESCRPCI ON DE PUESTOS

NOMBRE DEL PUESTO: Secretara
UBICACIN Oficinas de la
planta
REPORTA A: Jefe de personal
FECHA DE ANALISIS:
REVISO:
ANALIZO:

DESCRIPCION GENERICA
Auxilia el trabajo del jefe de personal tomando dictados ,
haciendo transcripciones, llevando el archivo, recibiendo
personal y recados y colaborando en algunos tramites de la
seleccin de personal y formulacin de concentraciones y
estadsticas.
Tern
DESCRIPCION ESPECFICA

1.- Toma dictados del jefe de personal, haciendo la
transcripcin de los mismos.
2.-Contesta correspondencia sencilla que se le encomienda,
copia artculos o estudios que se le sealen.
3.-Fotocopia boletines, circulares, etc; ordenados por el jefe
de personal.
4.-Atiende las llamadas telefnicas, tomando nota de los
recados cuando su jefe no puede contestarlas, y comunica
a este con las personas que le indique, a cuyo efecto
mantendr al da el directorio de contactos del
departamento..
5.-Enva oportuna la correspondencia revisando
previamente direcciones y franqueo postal.
6.-Abre expedientes a cada uno de los trabajadores y
concentra oportunamente en ellos todos los documentos
sealados.

Tern
7.-Proporciona, de acuerdo con las instrucciones del jefe de
personal, los expedientes del archivo que puedan requerir
otros departamentos, anotando los documentos que se
extraigan de el en formas especiales de control.
8.-Archiva la correspondencia del departamento, llevando
minutario y registro del mismo.

9.-Atiende a las personas que se presenten en el
departamento pidindoles sus datos, nombre, asunto, etc;
antes de pasarlas con el jefe, tomando sus recados en
formas especiales en los casos de que este no pueda
recibirlos o este ausente.
10.- Cuida de anotar en la agenda de negocios pendientes
del departamento, lod que resulten del departamento, los
que resulten de sus gestiones, recordando oportunamente a
su jefe los que debe atender.

Tern
11.-Cuida de que se haga la limpieza de la oficina asi como
su presentacin y orden.
12.-Gestiona con oportunidad la reparacin, revisin, y
mantenimiento de equipo de computo y de fotocopiado.
13.-Recibe a los solicitantes de trabajo y los instruye sobre
la forma de llenar la solicitud de empleo, citndolos despus
para la entrevista previa a una hora fija.
14.-Remite a los trabajadores que han pasado
satisfactoriamente la entrevista previa al examen medico,
cuidando de recoger oportunamente el dictamen
correspondiente.
15.-hace los contratos en las formas establecidas y recoge
la firma del trabajador, pasndolas despus al jefe de
personal junto con el solicitante, para que aqul le de la
bienvenida.

Tern
16.-Recibe los reportes de los trabajadores
enfermos y lo notifica al medico para que
compruebe esta circunstancia, recogiendo el
dictamen del mismo.
17.-Concentra los datos de los trabajadores que
hayan faltado a sus labores con aviso o sin el, e
informa diariamente al jefe de personal.
18.-Concentra y anota los retrasos de los
trabajadores
Tern
ESPECIFICACION
Contar con estudios de secundaria y comerciales
terminados, que comprenda por lo menos gramtica,
computacin, documentacin y archivo.
Experiencia mnima de 6 meses que le permita precisin y
rapidez.
Atencin concentrada durante los dictados y en la
transcripcin, para evitar errores.
Criterio necesario para resolver problemas sencillos.
Responsabilidad para llevar a cabo tramites del
departamento de personal.
Discrecin para manejar informacin relacionada a
problemas delicados e importantes que se presenten en el
departamento d la jefatura de personal.
Facilidad de palabra y para desenvolverse en cuanto a la
atencin a personal.

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