PRIMERA ENTREVISTA CON EL CLIENTE La entrevista, junto con la encuesta, es otra de las tcnicas utilizadas en las auditoras. La entrevista no slo sirve como complemento de la encuesta, correctamente utilizada posibilita un entendimiento profundo de las fortalezas y debilidades comunicativas de las organizaciones, al permitir que el auditor profundice en los temas que considere relevantes para su investigacin.
VENTAJAS DE LA ENTREVISTA En la conduccin de las entrevistas, el auditor desarrolla un acercamiento importante con la gente as como con su proceso de trabajo. La entrevista permite recabar observaciones sobre la organizacin mucho ms profundas que cualquier medio escrito. La entrevista cara a cara permite, adems, una discusin ms detallada de las reas temticas. La gente habla mucho ms de lo que escribe. La pericia de un buen entrevistador consiste en la habilidad para investigar hasta obtener una descripcin completa llegando a entender el pensamiento del entrevistado. DESVENTAJAS DE LA ENTREVISTA Las entrevistas en auditoria toman mucho tiempo y las tornan costosas, no slo por el tiempo de los entrevistadores, sino tambin porque aleja a los empleados de sus trabajos para asistir a la entrevista. La informacin obtenida a travs de una entrevista es ms difcil de codificar, analizar e interpretar. La entrevista comprende, bsicamente, reportes de percepciones acerca de cmo el entrevistado ve la organizacin. Estas apreciaciones necesitan ser verificadas INVESTIGACION PRELIMINAR A LA CONTRATACION DE LAS PRIMERAS AUDITORIAS. El auditor ha de establecer contacto con sus clientes, para cerciorarse de su problemtica, y poder determinar el tipo de auditoria, que necesita y planificarla debidamente. En cualquier trabajo de auditoria es importante que exista un claro entendimiento, tanto del auditor como del cliente, de los trminos y alcances de los servicios, responsabilidad de cada parte, plazo y honorarios, entre otros asuntos, a fin de que queden claramente establecidos los derechos y obligaciones de cada una de las partes. LAS METAS DE LA PRIMERA ENTREVISTA PRELIMINARR SON DOS: GUA DE ENTREVISTA En definitiva, el auditor debe conseguir una comunicacin con el auditado que sea: Clara Sencilla Fluida Sincera
Por tanto, el auditor debe ser un buen comunicador. A travs de la comunicacin va a obtener la mayor parte de la informacin, por lo que deber conocer al nivel suficiente las tcnicas para una adecuada comunicacin, no solo desde el punto de vista oral, pues la comunicacin no verbal (gestual) ser tambin un importante componente del proceso de comunicacin y su uso no adecuado produce, en muchos casos, una ruptura del proceso de comunicacin. La expresin verbal
En la entrevista el auditor debe cuidar su tono de voz ya que puede generar una impresin que no es la deseada por su parte. Igualmente debe controlar su intensidad. Su control es importante pues una intensidad no adecuada puede generar cansancio en el auditado. Una intensidad alta puede hacer creer al auditado que estamos gritando algo y por tanto, trasmitirle enojo. Finalmente, el auditor debera evitar las coletillas, utilizadas muy extensamente para unir frases: o sea, es decir, por tanto en cuanto, por consiguiente, me entiendes, etc. Estas coletillas son elementos distorsionadores que hacen que el interlocutor pierda inters por la comunicacin y se concentre ms es estos trminos. Antes de comenzar con las entrevistas, debemos de tener en consideracin los cuatro estados en los que se puede encontrar el auditor y el auditado. Estos son: El auditor debe cambiar el estado del auditado AUDITADO OK AUDITOR NO OK AUDITADO NO OK AUDITOR OK AUDITADO NO OK AUDITOR NO OK AUDITADO OK AUDITOR NO OK CARTA CONVENIO El auditor, como parte de la planeacin del trabajo, acostumbra a formalizar un convenio con el cliente con respecto a la Auditora para la cual ha sido contratado. Esto se realiza por medio de una carta compromiso donde se describe la naturaleza y alcance de trabajo, la responsabilidad del auditor, la fecha en que se entregar el informe y el costo de la Auditora.
Es de inters tanto del cliente como del auditor, que el auditor mande una carta compromiso que documente y confirme la aceptacin del nombramiento del auditor. La carta compromiso ayuda a evitar malos entendidos de los trminos del compromiso, forma la base de una relacin entre el auditor y el cliente. La forma y contenido de las cartas compromiso de auditoria pueden variar para cada cliente pero generalmente incluyen lo siguiente: El objeto de la auditoria de los estados financieros. La responsabilidad de la administracin por los estados financieros. El alcance de la auditoria, incluyendo referencia a la legislacin, reglamentos aplicables, o pronunciamientos de los organismos profesionales a los que el auditor pertenece. La forma de cualesquier informe u otra comunicacin de resultados del trabajo. El hecho de que a causa de la naturaleza de la prueba y las otras limitaciones inherentes de una auditoria, junto con las limitaciones inherentes de cualquier sistema de contabilidad y de control interno, hay un riesgo inevitable de que en alguna declaracin errnea de importancia relativa pueda permanecer sin ser descubierta Acceso a cualesquier registros, documentacin y otra informacin solicitada en conexin con la auditoria