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Zaragoza, 24 de Octubre de 2007

GESTIN DE PROYECTOS
1. INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS
2. PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseo del proyecto
Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiacin
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusin y comunicacin
NDICE
1. Introduccin a la gestin de proyectos











1.1. Definicin de proyecto
1.2. Gestin de proyectos
1.2.1. Definicin y conceptos generales
1.2.2. Anlisis de ciclo de vida del proyecto
1.2.3. Fases de la gestin de proyectos

Proceso nico consistente en un conjunto de actividades coordinadas y
controladas con fechas de inicio y de finalizacin, llevadas a cabo para
lograr un objetivo conforme a requisitos especficos, incluyendo las
limitaciones de tiempo, costes y recursos.

Definicin segn ISO 10006 Gestin de la calidad. Directrices para la calidad
en la gestin de proyectos
Qu es un Proyecto?
1.1. Definicin de proyecto
CONTROLAR PRESUPUESTOS?
GESTIONAR MATERIALES?
CONSEGUIR PERSONAS?
CREAR CRONOGRAMAS?
Planificacin, organizacin, seguimiento, control e informe de todos los
aspectos de un proyecto y la motivacin de todos aquellos que estn
involucrados en l para alcanzar los objetivos del proyecto.
Gestin de Proyectos
1.2. Gestin de proyectos
1.2.1. Definicin y conceptos generales
ALCANCE
CALIDAD
TIEMPO COSTE
Objetivo Requisitos
Gestin de
riesgos
PMI: Es la aplicacin del conocimiento, habilidades, herramientas y tcnicas a
las actividades de un proyecto con el objetivo de cumplir (y/o exceder las
necesidades y expectativas de las partes interesadas) con los requisitos del
proyecto, equilibrando:
Alcance, tiempo, coste, riesgo y calidad
Las necesidades o requisitos identificados
Los intereses de las partes implicadas
Gestin de Proyectos
1.2. Gestin de proyectos
1.2.1. Definicin y conceptos generales
Fase inicial . Diseo

Fases intermedias .
Ejecucin

Fase final.

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inicio fases medias final
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Tiempo
1.2. Gestin de proyectos
1.2.2. Anlisis de ciclo de vida del proyecto

FASES PREVIAS
Planificacin y seleccin de ideas
Priorizacin de ideas (criterios)
(Estudio de viabilidad tcnica-econmica) (*)
FASES PROYECTO
Diseo del proyecto
Planificacin (recursos/medios)
Fase de informacin, consenso
Fase de ejecucin
Fase de seguimiento y revisin
Difusin y comunicacin
Y vosotros? Qu
ciclos de vida tienen
vuestros proyectos?
1.2. Gestin de proyectos
1.2.2. Anlisis de ciclo de vida del proyecto

NDICE
1. INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS
2. PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseo del proyecto
Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiacin
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusin y comunicacin
2. Presentacin del caso de trabajo



CASO : Ruta de compras
2. Presentacin del caso de trabajo
CASO : Ruta de compras

Antecedentes
Los estudios comerciales realizados han indicado que existe una fuga
pequea en lo que respecta a la alimentacin, fundamentalmente
causada por motivos laborales.
Dicha fuga es mayor en equipamiento de persona y de hogar y se dirige
fundamentalmente a centros comerciales del corredor del Henares.

Debido a todo esto se quiere revitalizar el comercio en la zona del casco
histrico-turstico y mejorar as la oferta comercial y de servicios.
D.1
1. INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS
2. PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseo del proyecto
Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiacin
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusin y comunicacin
NDICE
3. La gestin de proyectos
Sec. 1: Diseo del proyecto
1.1 Anlisis de los requisitos del proyecto
1.2 Definicin del alcance
1.3 Definicin de los objetivos
1.4 Identificacin y segregacin de tareas
1.5 Gestin de riesgos
REQUISITOS DE LOS
CLIENTES/POBLACIN
REQUISITOS DE LOS
ASOCIADOS
REQUISITOS DEL
SERVICIO
REQUISITOS DE LA
GESTIN DEL
PROYECTO
REQUISITOS
COMERCIALES
REQUISITOS DE
MARKETING
REQUISITOS
DEL
PROYECTO
REQUISITOS DE
LA JUNTA
REQUISITOS DE
APROVISIONAMIENTO
3.1.1. Anlisis de los requisitos del proyecto
F.06
Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo
necesario y solamente el trabajo necesario, y completarlo de esta forma
con xito.
Alcance del Proyecto: Trabajo que debe llevarse a cabo para entregar
un servicio con las caractersticas y funciones especificadas.
Procesos
Lugar
Participantes

3.1.2. Definicin del alcance
F.07
Para garantizar el xito del proyecto los objetivos deben ser:

Specific * especfico: definicin
Measurable * medible: control
Assignable * asignable: responsabilidades
Realist * realista: recursos
Time related *relacionado con tiempo: plazos
3.1.3. Definicin de los objetivos del proyecto
F.07
1.- Dibujar el flujo de actividades consecutivo
2.- Descomponer el Proyecto en paquetes de trabajo
atendiendo a:
Agrupar actividades/tareas relacionadas
dentro de un mismo paquete de trabajo
Escindir la responsabilidad entre los
distintos componentes del equipo
Minimizar los interfaces entre los
distintos paquetes de trabajo
3.1.4. Identificacin y segregacin de tareas
Flujo de paquetes de trabajo sencillo para simplificar al mximo la gestin y
minimizar los interfaces del equipo de trabajo.

Suficientemente elaborado y completo para describir todas y cada una de las
tareas del Proyecto.

Actividades:
Sencillas
Descomposicin detallada para evitar el desperdicio de recursos
Completas: gestin autnoma
Asignadas a un responsable nico
Entradas y salidas identificadas y concretas (documentos, etc.)
3.1.4. Estructura del proyecto
PREPARACIN DEL
MATERIAL
INFORMACIN, CONSENSO
PRUEBA PILOTO
EJECUCIN
DIFUSIN SEGUIMIENTO Y CIERRE
DISEO DEL PROYECTO
PLANIFICACIN
RECURSOS/COSTES/PLAZOS
ADQUISICIN
MATERIALES/SERVICIOS
Paquetes de
trabajo
3.1.4. Identificacin de los paquetes de trabajo

A qu llamamos riesgo?
Cualquier contingencia que puede
ocurrir, que provoque que el
resultado real de una actividad se
desve significativamente del
resultado esperado.
E.mail: me he dado cuenta de que
cada vez que resolvemos un problema,
creamos dos ms. Desde ahora queda
prohibido resolver problemas.
Esa desviacin puede ser tanto
positiva como negativa.

Efectos positivos oportunidades
Efectos negativos amenazas
3.1.5. El riesgo

1. Identificacin y caracterizacin de riesgos.
2. Cuantificacin de riesgos.
3. Desarrollo de respuestas a riesgos. (Preventivas y Correctivas)
4. Supervisin y Control de los riesgos.
Herramientas:

Cuantificar riesgos
Matrices de
priorizacin.
rbol de decisin
Check list
DAFO
OBJETIVO
PROY.
I MUY
BAJO
I BAJO I MEDIO I ALTO
I MUY
ALTO
Coste ---- < 5% 5 10 % 10 20 % > 20 %
Tiempo ---- < 5% 5 10 % 10 20 % > 20 %
Plazos ---- < 5% 5 10 % 10 20 % > 20 %
3.1.5. Procesos de la gestin de riesgos
F.09

Aceptables y no aceptables
Evitables e inevitables
A corto y largo plazo
Positivos y negativos
Gestionables y no gestionables
Internos (planificacin y estimaciones y tcnicos) y externos (imprevisibles o
previsibles)
PERSONAL COSTES CALENDARIO
Personal desmotivado
Coste externos no
planificados
Inadecuada planificacin
Responsabilidad toma de
decisiones indefinida
Mayores costes
subcontratas
Retraso en financiacin
3.1.5. Tipos de riesgos
El control y prevencin de los riesgos consiste en:
Descripcin del riesgo y objetivos afectados
Definir Acciones (Plan de accin)
-Preventivas (para evitar que suceda)
-Correctivas (para subsanar lo sucedido)
Las sorpresas no se pueden gestionar, las malas noticias si
3.1.5. Desarrollo de una respuesta ante los riesgos
Hay que tener previsto como reaccionar ante una situacin de riesgo
F.09
3. La gestin de proyectos
1. INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS
2. PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseo del proyecto
Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiacin
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusin y comunicacin
3. La gestin de proyectos
Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo
2.1 Equipo de trabajo e identificacin de responsables
2.2 Reuniones de trabajo
2.3 Conflictos

Conjunto de personas con funciones diferentes y complementarias, reunidas por
razn de su trabajo, unidas por un fin comn, sentimiento de pertenencia al equipo
y conciencia de sus deberes y responsabilidades con respecto al mismo.
Implica que los participantes basen sus
relaciones en,
la confianza,
la identificacin con los objetivos de la
asociacin,
una metodologa activa para resolver los
problemas de una manera creativa.
3.2.1. Equipos de trabajo
Planificacin del equipo: identificar y asignar las funciones y responsabilidades
del proyecto.
- Funciones (quin hace qu)
- Responsabilidades (quin decide qu)
Pueden ser asignadas a personas internas o externas
Equipo interno: Gerente, Presidente, Administrativo.
Equipo externo: Asociados, Colaboradores, Instituciones.
3.2.1. Identificacin de los responsables de cada paquete de trabajo

El equipo de trabajo funciona cuando se organiza la cooperacin (divisin del
trabajo, adaptacin de las ideas individuales, adopcin de normas comunes) y
cuando se potencia lo mejor de cada uno en beneficio del conjunto y la
satisfaccin de los individuos.

Todo ello orientado a los objetivos.

3.2.1. El consenso de objetivos
Las reuniones de trabajo son una parte fundamental del trabajo cotidiano, y el
punto de referencia prioritario para el flujo e intercambio formal de informacin.
Cuando se convoca una reunin debemos garantizar que sta va a ser til y
dinmica.
Reuniones eficaces:
Reuniones no muy largas
Llegar con los temas preparados
Ceirse al orden del da
Puntualidad
Talante adecuado


Al terminar, determinar las tareas
pendientes y sus responsables
3.2.2. Reuniones de proyecto

Los conflictos son inevitables y adems son un indicador de buena salud dentro de
una organizacin.
Qu es un conflicto?
Un problema, una cuestin o materia de discusin, una situacin desgraciada y de
difcil salida.
Oposicin de intereses opiniones o valores entre dos o ms partes cuya
satisfaccin simultnea resulta incompatible.
Si una persona gana, la otra pierde y viceversa
Objetivo: WIN to WIN
El conflicto bien resuelto permite la evolucin de las personas

Permite al grupo innovar, crear y buscar soluciones aglutinadoras que
mejoren el proyecto.
3.2.3. Conflictos personales en el proyecto
Cmo reaccionar ante una situacin de conflicto
Habilidades para resolver conflictos
Enfrentar el conflicto
Ofrecer alternativas
Negociar las soluciones No ser negativo
Prever las consecuencias
Ser asertivos
No amenazar
Escuchar
3.2.3. Conflictos personales en el proyecto
Cada conflicto implica dos aspectos:

Si la solucin del problema no es posible, la nica satisfaccin para los
implicados ser el haber manejado la situacin de forma que no se haya
deteriorado su relacin.
Qu sucede si no se resuelve el conflicto?
3.2.3. Conflictos interpersonales en el proyecto
3. La gestin de proyectos
1. INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS
2. PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseo del proyecto
Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiacin
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusin y comunicacin

Planificacin requerida para asegurar la
conclusin del proyecto en los plazos previstos:
Definicin de actividades
Secuenciacin de las actividades: identificar
y definir las interrelaciones.
Estimacin de la duracin
Desarrollo del cronograma
Control del cronograma
Felicidades!!! nuestro proyecto va adelantado
respecto a la planificacin y por debajo del
presupuesto, No est mal para la primera hora!!!!
3.3.1. Planificacin temporal: elaboracin del cronograma
F.08

TIEMPO DE EJECUCIN
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paso: El Responsable estima la duracin de las tareas considerando: la
complejidad, el esfuerzo requerido, las personas disponibles, tiempo disponible.
2 paso: El responsable establece las interrelaciones de las tareas e hitos.
3 paso: Plasmar esta informacin en un cronograma (tabla Excel, Project,..)

3.3.1. Planificacin temporal: elaboracin del cronograma
Procesos necesarios para adquirir bienes y
servicios, de otras organizaciones, con el fin de
alcanzar los objetivos del proyecto;

Planificar las adquisiciones: qu, cundo
Bsqueda y seleccin de proveedores
Comparativa de proveedores y servicios
Contratos y gestin de la relacin con el
proveedor
Evaluacin del servicio prestado
3.3.3. Planificacin del aprovisionamiento
F.10
3. La gestin de proyectos
1. INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS
2. PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseo del proyecto
Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiacin
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusin y comunicacin
3. La gestin de proyectos
Sec. 4:Presupuesto y financiacin
4.1 Gestin de costes. Presupuesto.
4.2 Financiacin
Procesos requeridos para asegurar la terminacin del Proyecto dentro del
Presupuesto aprobado.
1. Planificacin de recursos: qu recursos y qu cantidad de ellos
2. Estimacin de costes
3. Presupuesto
4. Planificacin tesorera
5. Control del presupuesto y tesorera
3.4.1. Gestin de costes
Planificacin del Aprovisionamiento
Costes subvencionables
Costes no subvencionables
Riesgos
Costes financieros (Tesorera)
Provisiones contingencias
Planificacin de la gestin de tesorera, en funcin de las subvenciones
F.11

Presupuesto del proyecto + reserva de gestin = coste
objetivo del Proyecto
COSTES DIRECTOS O
INDIRECTOS
COSTES
SUBVENIONABLES O NO
SUBVENCIONABLES
PROVISIONES
CONTINGENCIAS Y
CRONOGRAMA
PRESUP. DE
PROYECTO
COSTE OBJETIVO
PROYECTO
COSTE FINAL
PROYECTO
COSTES
FINANCIEROS
3.4.3. Elaboracin del presupuesto
Presupuesto interno : dedicacin del personal
Presupuesto externo : servicios externos contratados
PROVISIONES CONTINGENCIAS
RIESGOS
FASE 1 FASE 2 FASE 3 TOTAL
COSTES
TEORICOS
COSTES
REALES
DESVIACIN
3.4.4. Control de costes
1. Presupuesto propio
2. Financiacin regional
2.1 Departamento de Industria, Comercio y Turismo
2.1.1 Direccin General de Comercio y Artesana
2.1.2 Direccin General de Industria y de PYMES
Innoempresa:
- hasta 17 de Noviembre, max 50%
- Identificacin, desarrollo y utilizacin de servicios avanzados compartido
3. Financiacin nacional
4. Financiacin europea
5. Esponsors
6. Financiacin bancaria

3.4.5. Financiacin
3. La gestin de proyectos
1. INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS
2. PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseo del proyecto
Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiacin
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusin y comunicacin
3. La gestin de proyectos
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
5.1 Gestin de cambios
5.2 Cierre del proyecto
El control de cambios debe:
Asegurar que los cambios sean beneficiosos
Detectar los factores que ocasionan los cambios
Determinar cundo se produce un cambio
Gestionar los cambios reales cundo ocurren
Buscar los por qu de las variaciones tanto positivas como
negativas
Los cambios pueden ser;
En el alcance
En los plazos
En los costes
En los riesgos
3.5.1. Control de cambios
El control de cambios se identifica en:
Los estados de revisin de los formatos del proyecto
Un archivo ordenado de todos los registros
Un Histrico del proyecto (de cambios)
Reuniones de seguimiento. Actas de reunin
F.12 F.13


El cierre del proyecto tiene como objeto principal:
Analizar econmicamente el resultado del Proyecto
Recursos iniciales Recursos consumidos
Diagnosticar la actividad desarrollada
Identificar desviaciones y las causas
Corregir las actuaciones inadecuadas
OBJETIVO: Revisar la experiencia adquirida y
procurar una mejora continua
3.5.2. Cierre del proyecto


Contiene: informacin necesaria para saber si el proyecto obtuvo los resultados
previstos, y en caso contrario, las razones.
Un proyecto bien gestionado es aquel en el
que las desviaciones son mnimas.
Si las desviaciones son favorables (> beneficio del esperado)
Alarma!: la superacin de los objetivos no se suele lograr salvo que
Estimacin en el presupuesto inicial excesivamente conservadora
Se exijan sobre-esfuerzos al personal
Ahorro en materiales, equipos, etc.
3.5.2. Informe de cierre


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Motivos del fracaso de un proyecto
3.5.2. Anlisis del proyecto
3. La gestin de proyectos
1. INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS
2. PRESENTACIN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseo del proyecto
Sec. 2: Constitucin del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificacin temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiacin
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusin y comunicacin
Procesos requeridos para asegurar la generacin oportuna y apropiada, la
difusin, recopilacin, archivo, etc. de la informacin del proyecto:

Planificacin de las comunicaciones:

QUIN necesita la informacin
QU tipo de informacin
CUNDO la va a necesitar
CMO le ser enviada

Distribucin difusin: en el momento preciso!
3.6.1. Difusin y comunicacin
COMUNICACIN EFICAZ
Origen idea
Emisor
codifica
Receptor
descodifica
Mensaje
Cdigo
Destino idea
Canal de comunicacin
3.6.1. Difusin y comunicacin
Canales de comunicacin: Trpticos, carteles, audiovisuales, anuncios
radiofnicos, elementos fsicos a pie de calle, anuncios en prensa, etc.
Fallos que influyen negativamente en el proceso de comunicacin:
1. La periodicidad de la comunicacin
2. El filtrado de la informacin
3. El lenguaje
4. La indefinicin de los objetivos de la
comunicacin
3.6.2 Distribucin-difusin. Fallos ms comunes
Gracias por su atencin
Vea Qualitas, s.l.
P Fernando el Catlico, 35 Pral. dcha. Zaragoza
Tel.976 30 11 13
alaguna@veaqualitas.com
lartola@veaqualitas.com

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