Rastrean el flujo de materias primas, los trabajos
en proceso y los productos terminados en funcin
del tipo de productos y servicios que venden.
Es por esto que se necesita elegir si es ms conveniente utilizar un sistema de inventario permanente (perpetuo) o un sistema de inventario peridico (analtico/pormenorizado).
La eleccin es una decisin importante para los propietarios de las pequeas empresas, ya que cada sistema tiene sus propias ventajas y desventajas.
Los sistemas de inventario permanentes, pueden aumentar la eficiencia contable, pero incurren en un gasto inicial elevado; los sistemas de inventario peridicos, aunque son menos costosos de implementar, pueden ser menos precisos y fiables que los sistemas permanentes. Este sistema es el ms completo por cuanto se refiere al control de las operaciones con mercancas.
Es posible conocer en todo momento:
a)El importe de las mercancas existentes en el almacn.
b) El costo de la mercanca vendida.
c) El importe de ingresos netos por ventas.
d) La utilidad o prdida bruta.
Las cuentas que integran al mtodo de inventarios perpetuos son nicamente tres: almacn, costo de ventas y ventas.
Bajo un sistema de inventario permanente, las cuentas de inventarios y las bases de datos se actualizan automticamente cada vez que se recibe o vende un producto por lo que se tiene un seguimiento al instante del inventario . En la Prctica:
Una tienda utiliza lectores de etiquetas para escanear los artculos del inventario en el punto de venta, un sistema informtico en la caja registradora captura y almacena la informacin sobre el artculo que se vendi luego enva esa informacin a la base de datos de contabilidad.
VENTAJAS Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final sin necesidad de practicar inventarios fsicos.
Se pueden descubrir los extravos, robos o errores ocurridos en el manejo de las mercancas, puesto que se sabe con exactitud el valor de las mercancas existentes.
Se puede conocer en cualquier momento el valor del costo de lo vendido.
Se puede conocer en cualquier momento el valor de la utilidad o de la prdida bruta
DESVENTAJAS Inversin de altos costos Una desventaja de un sistema de inventario permanente involucra el costo de instalacin. Muchos sistemas requieren la compra de nuevo equipo y un software de inventarios.
Capacitando en materia de equipo Otra desventaja para implementarlos es que incrementan el costo de entrenamiento requerido. Los empleados necesitan saber cmo operar los diferentes equipos de escaneo. El personal de contabilidad necesita entrenamiento para navegar en el sistema de inventario.
Monitoreo aumentando La necesidad de incrementar el monitoreo por los errores de los empleados o por los robos de clientes, requiere una inversin financiera adicional. Los monitores de seguridad por lo general necesitan instalarse, y algunas compaas contratan personal de seguridad.
Se basa en el anlisis de las operaciones efectuadas con las mercancas; consiste en el establecimiento de una de las cuentas por cada concepto afectado por las operaciones realizadas directamente con mercancas, para llevar a cabo el control de sus aumentos y disminuciones.
La base del sistema analtico o pormenorizado es la identificacin y separacin de los conceptos afectados por las operaciones practicadas con mercancas.
Los sistemas de inventario peridicos usan auditoras de inventario regulares y al azar para actualizar la informacin de seguimiento del inventario.
los administradores deben contar fsicamente el inventario en el almacn de vez en cuando, comparando el inventario manualmente contra el recibo y los datos de ventas de los departamentos de ventas y de compras para determinar si existe cualquier discrepancia.
Las empresas ms pequeas dependen de los sistemas de contabilidad de inventario peridico debido a los grandes gastos de la implementacin de un sistema perpetuo de tecnologa pesada, estas empresas pueden ser capaces de utilizar un sistema perpetuo manual debido a su volumen de ventas relativamente bajo. VENTAJAS Puede conocerse en cualquier momento el valor del inventario inicial, las compras, los gastos en compras, las devoluciones y rebajas debido a que tienen una cuenta para cada uno de estos conceptos.
Facilita la elaboracin del estado de resultado por el conocimiento que se tiene de cada uno de los elementos que lo integran.
Su operacin puede ser menos costosa para la empresa.
DESVENTAJAS No es posible conocer el valor del inventario final de mercancas, porque no se tiene asignadas ninguna cuenta que controle las existencias.
Para determinar el valor del inventario final, es necesario tomar un inventario fsico y valorarlo.
No se puede determinar los robos, errores o extravos en el manejo de las mercancas, pues no existe una cuenta que las controle.
Por desconocer el valor del inventario final antes del conteo fsico, no se puede conocer el valor del costo de ventas ni la utilidad bruta. Ingresos operacionales para obtener la utilidad bruta en ventas. CONSIDERACIONES Siempre se deben realizar auditoras fsicas de forma regular en los sistemas de inventario perpetuo y peridico.
Una gestin eficaz del inventario puede contribuir en gran medida a los mrgenes de ganancia, reduciendo costos innecesarios por robos, desperdicios, deterioro y obsolescencia.
El contralor de una empresa prepar la siguiente informacin como resultado de su trabajo en la observacin de un sistema de inventario. El departamento de contabilidad prepara inventario fsico de mercaderas en forma mensual. El objetivo del departamento de contabilidad, es el de ajustar los saldos de los registros contables vs. Los inventarios fsicos, a fin de poder determinar el monto que ser considerado como costo de venta del periodo, este ajuste se realiza sin realizar ningn anlisis de las cifras que arrojan los inventarios. Esta situacin trae como consecuencia que exista un alto riesgo por perdidas y /o robo de los inventarios, porque al conocerse las causas que originaron las cifras discrepantes, las mismas no seran fcilmente detectables al estar incluidas como costo del periodo correspondiente.
a) Cul es el riesgo que corre la empresa al no tener un adecuado control sobre los inventarios que posee?
Emitir informacin que no es real por medio de los Estados Financieros. Los inventarios son el activo realizable que posee la entidad y si no implementa los controles internos necesarios, est expuesta en gran medida al riesgo de que existan perdidas y/o robos que afecten las utilidades netas. La Entidad se expone a Sanciones por parte de la Administracin Tributaria, ya que constituye incumplimiento al Cdigo Tributario en cuanto al registro de los Inventarios.
b) Por qu el contralor de la empresa afirma que en caso de prdida o robo, los mismos serian traspasados como costos del ejercicio? Presente un comentario desde el punto de vista fiscal.
Segn el Artculo 193 del Cdigo Tributario, se presume que las diferencias de inventarios determinadas de acuerdo a los procedimientos, constituyen Ventas Omitidas de Declarar.
Por tanto, son Ventas que deben de facturarse como tales, y segn el Art. 81 .-del reglamento del Cdigo Tributario registrarn las mercancas () que el empresario adquiera para desarrollar su actividad, por cuenta propia o de terceros, transfiera o traslade a cualquier ttulo o condicin ya sea en el ejercicio de su explotacin industrial o comercial, tanto para su enajenacin posterior, como para su consumo, asimismo cuando stas sean retiradas o desafectadas incluidos los casos debidos a causa fortuita o fuerza mayor y por causas inherentes al tipo de operaciones que se desarrolla c) Si la empresa implanta un sistema de control de inventario continuo y no peridico se solucionara el problema planteado?, por qu?
Contribuira en parte, porque el sistema permanente ayuda a descubrir los extravos, robos o errores ocurridos en el momento y departamento al que corresponde el manejo de las mercancas.
La solucin radica en que se practiquen levantamientos o conteos permanentes fsicos de las mercancas, las cuales se recomienda ser efectuados frecuentemente (de manera semanal o al cierre mensual como mnimo).
El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos