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Capitulo II
HOJAS DE CALCULO

Docente: Ing. Eleana Regina Vsquez Cutipa
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Qu es una Plantilla de Clculo
Las plantillas de clculo u hojas de clculo tambin
podemos encontrarlas con la siguiente denominacin:
spreadsheet o worksheet.

En una plantilla de clculo se pueden ingresar valores,
rtulos, frmulas matemticas, estadsticas, financieras,
clculos de ingeniera, etc.

La principal ventaja de una plantilla de clculo es que
una vez establecidas las frmulas, al cambiar los datos
de entrada podremos ver inmediatamente las
consecuencias del cambio en los resultados
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Los programas dedicados a las
plantillas de clculo fueron
evolucionando, el primero se llama
Lotus 123, el cual le pone a sus
archivos la extensin .WK1, el
segundo se llama Quattro Pro, el
cual le pone a sus archivos la
extensin .WQ1, cabe destacar
que estos dos programas corren
bajo entorno D.O.S., y tercero el
que trataremos de estudiar
nosotros, el EXCEL, que le pone a
sus archivos la extensin .XLS,
XLSX (versin 2007 y 2010) y
corre bajo entorno Windows.

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Microsoft Excel

Es un programa de hoja de clculo que
permite ingresar datos numricos para
elaborar todo tipo de clculo aplicado al
campo estadstico, financiero y
matemtico, siendo posible guardar
informacin, manipular y analizar los
resultados obtenidos

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Las facilidades que nos ofrece
Microsoft Excel:

Gran rea de trabajo.
Facilidades para el formato de plantillas (alineamientos,
tipos de letras, colores, etc.)
Barras de herramientas y paletas porttiles.
Confeccionar grficos.
Manejo de tablas y de bases de datos.
Importacin de Datos.
Corrector ortogrfico.
Visualizacin previa a la impresin de una plantilla
Imprimir la plantilla.
Uso de Asistentes como: Asistente de Ideas, de
funciones y de grficos.
Ayuda al usuario.
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Elementos de Microsoft Excel
Hoja de Clculo


Grafico


Base de Datos

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Libros de trabajo

Todo lo que se realiza en Excel tiene lugar en
un libro de trabajo, que se guarda en un archivo
de extensin *. xlsx.
Un libro de trabajo puede contener un nmero
indeterminado de hojas (limitado solo por la
memoria).
En Microsoft Excel, un libro es el archivo en
que se trabaja y donde se almacenan los datos.
Como cada libro puede contener varias hojas,
pueden organizarse varios tipos de informacin
relacionada en un nico archivo.
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Conceptos bsicos

Libro es un documento de Excel, el archivo en que se
trabaja y donde se almacenan los datos.

Hojas de clculo son hojas de libro, que sirven para
almacenar, mostrar y analizar los datos. Una hoja de
clculo tiene el aspecto de un pliego de papel
cuadriculado, que tiene 1.048.576 filas por 16.384
columnas .

Celda es la interseccin de una fila y una columna (C8)

Rango o bloque es conjunto de las celdas (B4:F6).

Frmula es el conjunto de operaciones diseada por el
usuario para encontrar un valor, al escribir esta empieza
siempre con el operador IGUAL.
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PROTEGER
Hoja de Clculo:
Permite que el contenido y/o objetos que
contenga la hoja tengan el acceso
bloqueado para evitar que personas no
autorizadas alteren posteriormente
formulas o datos de la hoja.
Para que la hoja este protegida se utiliza la
contrasea (clave), considerando que se
distinguen entre las maysculas y
minsculas y como mximo colocara
255 caracteres entre letras y nmeros.
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Libro
Permite que el libro no se altere en su estructura, es
decir que no aumente o borre hojas, o cambie de
posicin las ya existentes o cambie el nombre de las
hojas, y las ventanas, para que estas mantengan su
tamao y posiciones permanentemente.

Guardar Archivo con Contrasea
Es la mejor opcin para proteger los libros utilizando
una contrasea, esto permitir que solo tengan
acceso a ver o usar el documento a aquellas
personas que sepan de la contrasea

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CALCULO EN EL EXCEL

Frmulas
Una frmula es una ecuacin que analiza los
datos en una hoja de clculo. La frmulas
realizan operaciones con los valores de la
hoja de clculo, como suma, multiplicacin
y comparacin; tambin pueden combinar
los valores. Las frmulas pueden hacer
referencia a otras celdas en la misma hoja
de clculo, a celdas en otras hojas de
clculo del mismo libro o a celdas en hojas
de otros libros.
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Una frmula introducida en una celda puede estar
compuesta de cualquiera de los siguientes
elementos:
Operadores como el signo (+) para la suma, o el
signo (*) para la multiplicacin, o el signo (/) para
la divisin, o el signo (-) para la resta o el signo
(^) para la potencia.
Referencias de celdas (incluyendo celdas de
rangos con nombre)
Valores o cadenas
Funciones de hoja de clculo (como SUMA o
PROMEDIO)

Una frmula puede estar formada por 1024 caracteres.
Despus de introducir una frmula en una celda, sta
presenta el resultado de la frmula que aparece en la barra
de frmulas cuando la celda est activa.
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Cada operando puede ser un valor
que no cambie (un valor
constante), una referencia de celda
o de rango, un rtulo, un nombre o
una funcin de la hoja de clculo.

Como valor predeterminado,
Microsoft Excel calcula una frmula
de izquierda a derecha,
comenzando por el signo igual (=).

Si se combinan varios operadores
en una nica frmula, Microsoft
Excel ejecutar las operaciones en
el orden que se indica en la tabla
que se muestra a continuacin.
Sintaxis de la Frmula

Las frmulas calculan los valores en un
orden especfico que se denomina
sintaxis. La sintaxis de una frmula es la
estructura o el orden de los elementos
de una frmula. Las frmulas en
Microsoft Excel siguen una sintaxis
especfica que incluye un signo igual (=)
seguido de los elementos que van a
calcularse (los operandos) y los
operadores del clculo.
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Operadores

Operador Descripcin Operador Descripcin
: (dos
puntos)



Operadores de
referencia
^
Exponente
, (coma)
* y /
Multiplicacin y divisin
(un espacio)
+ y
Suma y resta


Negacin
(como en 1)
&
Conecta dos cadenas de
texto (concatenacin)
% Porcentaje
= < > <= >=
<>
Comparacin
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Funciones en las hojas de clculo

Microsoft Excel contiene muchas frmulas predefinidas o
integradas, denominadas funciones. Las funciones pueden
utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La
funcin ms comn en las hojas de clculo es la funcin
SUMA, que se utiliza para sumar rangos de celdas. Aunque
puede crearse una frmula para calcular el valor total de unas
pocas celdas que contengan valores, la funcin de la hoja de
clculo SUMA calcula varios rangos de celdas.

Para crear una formula que sume automticamente valores
totales con la funcin SUMA, haga clic en el botn
Autosuma. Si el rango propuesto para la suma es incorrecto,
arrastre el mouse para indicar el rango correcto y, a
continuacin, presione la tecla ENTER.
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Uso de las funciones
La sintaxis de una funcin
comienza por el nombre de
la funcin, seguido de un
parntesis de apertura, los
argumentos de la funcin
separados por comas y un
parntesis de cierre. Si la
funcin inicia una frmula,
escriba un signo igual (=)
delante del nombre de la
funcin. A medida que se
cree una frmula que
contenga una funcin, la
paleta de frmulas facilitar
ayuda.
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Categoras de funciones
Categoras de funciones
Financieras
Fecha y Hora
Matemticas y
Trigonomtricas
Estadsticas
Bsqueda y referencia
Bases de Datos
Texto
Lgicas
Informacin
Ingeniera

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Errores
Qu significa el error #####?

El valor numrico introducido en la celda es demasiado ancho
para verlo en la celda. Puede cambiarse el tamao de la
columna arrastrando el borde entre los encabezados de
columna.
La frmula en la celda genera un resultado demasiado largo
para que quepa en la celda. Puede aumentarse el ancho de la
columna arrastrando el borde entre los encabezados o bien,
cambiando el formato de nmero de la celda. Para cambiar el
formato de nmero elija Celda en el men Formato y, a
continuacin, haga clic en la ficha Nmero y seleccione otro
formato.
Si se restan fechas y horas, asegrese de que se genera la
frmula correctamente. En Microsoft Excel, las fechas y las
horas deben ser valores positivos. Si la frmula de fecha o de
hora genera un resultado negativo, Microsoft Excel presentar
#### a lo ancho de la celda. Para presentar el valor, elija
Celdas en el men Formato, haga clic en la ficha Nmero y, a
continuacin, seleccione un formato que no sea ni de fecha ni
de hora.
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Qu significa el error #VALOR!?
El valor de error #VALOR! da cuando se utiliza un tipo de
argumento u operando incorrecto o bien si la funcin Auto
correccin de frmulas no puede corregir la frmula.

Qu significa el error #DIV/0!?
El valor de error #DIV/0! se produce cuando se divide una
frmula por 0 (cero).

Qu significa el error #NOMBRE?
El valor de error #NOMBRE? Aparece cuando Microsoft
Excel no reconoce texto en una frmula.

Qu significa el error #NULO!?
El valor de error #NULO! se da cuando se especifica una
interseccin de dos reas que no se cruzan.

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Referencias de celda y rango
Una frmula puede hacer referencia a una celda. Si desea que una celda
contenga el mismo valor que otra, introduzca un signo igual seguido de la
referencia a la celda. La celda que contiene la frmula se denomina celda
dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre
que se cambie la celda a la que hace referencia la frmula, cambiar
tambin la celda que contiene la frmula.

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de
clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o
los datos que se desea utilizar en una frmula. En las referencias se
pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una
frmula o bien, utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin
puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a
otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias a celdas de
otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de
otros programas se denominan referencias remotas.

Como valor predeterminado, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia
A1, que rotula las columnas con letras (desde A hasta IV, en un total de
256 columnas) y las filas con nmeros (del 1 al 65536), para el caso de
Excel 2003; sin embargo para la versin de Excel 2007 las columnas se
rotulas con letras (desde A hasta XFD en un total de 16.384 columnas) y
las filas con nmeros (de 1 hasta 1.048.576 filas).
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Ejemplos de Referencia de Celda
Para hacer referencia a Utilice
La celda en la columna A y la fila 10 A10
El rango de celdas en la columna A y las filas de
la 10 a la 20.
A10:A20
El rango de celdas en la fila 15 y las columnas
desde la B hasta la E.
B15:E15
Todas las celdas en la fila 5 5:5
Todas las celdas en las filas de la 5 a la 10. 5:10
Todas las celdas en la columna H H:H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J
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Absoluta. La referencia es totalmente
absoluta. Cuando se copia la frmula,
la referencia de la celda no cambia. Por
ejemplo $A$1.

Fila Absoluta. La referencia es
parcialmente absoluta. Cuando se
copia la frmula, la parte de la columna
se ajusta, pero la parte de la fila no
cambia. Por ejemplo: A$1.

Columna Absoluta. La referencia es
parcialmente absoluta. Cuando se
copia la frmula, la parte de la fila se
ajusta, pero la parte de la columna no
cambia. Por ejemplo: $A1.

Todas las referencias de celdas y
rangos son relativas por defecto. Para
cambiar una referencia basta con
aadir el signo del dlar ($)
manualmente.
La referencia de celda tiene cuatro
estilos:

Relativa. La referencia es totalmente
relativa. Cuando se copia la frmula, la
referencia de la celda se ajusta a su
nueva colocacin. Por ejemplo, A1.

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Referenciar otras hojas o libros de clculo
Las referencias a celdas y rangos no deben encontrarse
necesariamente en la misma hoja de la frmula. Para referirse a una
celda de una hoja de clculo diferente hay que colocar, antes de la
referencia de la celda, el nombre de la hoja seguida por un signo de
exclamacin.
=Hoja2!A1+1

Tambin es posible crear frmulas de vnculo para referirse a una celda
de un libro de trabajo diferente. Para ello hay que anotar, antes de la
referencia de la celda, el nombre del libro (entre corchetes), el nombre
de la hoja de clculo y el signo de exclamacin.
=[Libro1]Hoja1!A1+1

Si el libro de trabajo incluye en la referencia uno o ms espacios, es
necesario encerrarlo (y el nombre de la hoja) entre apstrofos. Por
ejemplo:
=[Base de datos.xls]Hoja8!A1+1

Si el libro de trabajo est cerrado, es necesario aadir la ruta de acceso
a la referencia del libro de trabajo. He aqu un ejemplo:
=C:\Mis Documentos\[Base de datos.xls]Hoja8!A1+1

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Uso de los nombres
Se pueden nombrar celdas, rangos,
filas, columnas, grficos y otros
objetos. Una ventaja nica que
proporciona Excel es la de poder
asignar nombres a valores o
frmulas que ni siquiera aparecen
en las celdas de la hoja de clculo.


Nombramiento de las
celdas y rangos
Aplicacin de los
nombres a referencias
existentes
Designacin de los nombres
para columnas y filas
mbito de los nombres .
Nombramiento de las
constantes
Asignacin del nombre a las
frmulas


VALIDACION DE DATOS
La validacin de datos es una funcin de Excel que
permite establecer restricciones respecto a los
datos que se pueden o se deben escribir en una
celda. La validacin de datos puede configurarse
para impedir que los usuarios escriban datos no
vlidos. Si lo prefiere, puede permitir que los
usuarios escriban datos no vlidos en una celda y
advertirles cuando intenten hacerlo. Tambin puede
proporcionar mensajes para indicar qu tipo de
entradas se esperan en una celda, as como
instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir
los errores.
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La validacin de datos se
configura en el cuadro de
dilogo Validacin de
datos.
Las opciones de validacin de datos se encuentran en ficha datos.
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Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigacin y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentran en otra parte del libro. Para obtener ms informacin, vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas.

Restringir los datos a elementos
predefinidos de una lista Por ejemplo, puede
limitar los tipos de departamentos a Ventas,
Finanzas, Investigacin y desarrollo y TI. De
forma similar, puede crear una lista de valores a
partir de un rango de celdas que se encuentran
en otra parte del libro. Para obtener ms
informacin, vea Crear una lista desplegable a
partir de un rango de celdas
Restringir los nmeros que se encuentren fuera de un
intervalo especfico Por ejemplo, puede especificar un
lmite mnimo de deducciones de dos veces el nmero de
hijos en una celda especfica.

Restringir las fechas que se encuentren fuera de un
perodo de tiempo especfico Por ejemplo, puede
especificar un perodo de tiempo entre la fecha actual y los
3 das siguientes. Restringir las horas que se
encuentren fuera de un perodo de tiempo
especfico Por ejemplo, puede especificar un perodo
de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que
abre el restaurante y cinco horas despus.
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Limitar la cantidad de caracteres de texto Por
ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10
caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la
longitud especfica de un campo de nombre completo (C1)
en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un
campo de apellidos (B1), ms 10 caracteres.

Validar datos segn frmulas o valores de otras
celdas Por ejemplo, puede usar la validacin de datos
para establecer un lmite mximo para comisiones y
bonificaciones de 3.600 dlares, segn el valor de nmina
proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de
ms de 3.600 dlares en la celda, aparecer un mensaje
de validacin.
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Mensajes de validacin de datos
Lo que los usuarios vern al escribir datos no vlidos en una
celda depende de cmo se haya configurado la validacin de
datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el
usuario seleccione la celda. Este tipo de mensaje aparece
cerca de la celda. Si lo desea, este mensaje puede moverse y
dejarse visible hasta que el usuario pase a otra celda o
presione ESC.

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Lo que los usuarios vern al escribir datos no vlidos en una celda depende de cmo se haya configurado la validacin de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, este mensaje puede moverse y dejarse visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC.

Por lo general, los mensajes de entrada se usan para orientar
a los usuarios acerca del tipo de datos que deben escribirse en
una determinada celda.
Tambin puede elegir mostrar un mensaje de error que slo
aparecer cuando el usuario escriba datos no vlidos.

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Por lo general, los mensajes de entrada se usan para orientar a los usuarios acerca del tipo de datos que deben escribirse en una determinada celda.
Tambin puede elegir mostrar un mensaje de error que slo aparecer cuando el usuario escriba datos no vlidos.

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FILTROS PARA ANALIZAR UNA
LISTA
El filtrado de una lista es el proceso de ocultar
todas las filas salvo aquellas que cumplen
unos criterios especficos. Excel proporciona
dos ordenes de filtrado: Autofiltro para criterios
simples y filtros avanzados para criterios mas
complejos.

Para filtrar datos en una tabla
Seleccione el comando DATOS - FILTRO

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Si se selecciona la opcin Personalizar, aparece el
siguiente cuadro de dilogo
Para visualizar todos los datos nuevamente
seleccione la opcin Todas
Para eliminar los filtros, debe desactivar esta opcin
con el comando DATOS FILTRO

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Filtros Avanzados:
Nos permite realizar lo siguiente:
Especificar criterios que involucren a dos o ms
columnas y la conjuncin O.
Especificar tres o ms criterios para una columna
en particular, donde esta involucrada, al menos una
conjuncin O.
Especificar criterios clculos.
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Subtotales para Analizar una
Lista
La orden subtotales puede
aadir lneas de subtotal a cada
grupo de datos de la lista.
Tambin puede proporcionar
otros clculos de agregacin a
nivel de grupo.

Para calcular los subtotales, primero debe
ordenar los datos segn la columna que
identifique el grupo del cual quiere
obtener los subtotales. Luego seleccione
el comando: DATOS- SUBTOTALES
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Datos Externos
Comando: Datos -
Obtener Datos Externos
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Tablas Dinmicas
La tabla dinmica es una herramienta
analtica que resume la informacin de
ciertos campos de una lista.
Paso 1: Especificacin del tipo de Fuente de datos


Paso 2: Seleccin la opcin Insertar Tabla
Dinmica
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Paso 3: Indicacin de la Posicin de su Fuente de
Datos y Diseo de la Tabla Dinamica

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GRAFICOS
METODO RAPIDO PARA LA
CREACION DE GRAFICOS
Para crear un grafico
directamente, sin usar el
asistente para grficos ,
selecciones las celdas de los
datos a representar y pulsar
F11. Excel usa el tipo de
grfico predeterminado y crea
su grafico en una nueva hoja.


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CREACION DE UN GRAFICO
(Utilizando las Herramientas de Grficos)
Paso N 1: Seleccin
de un tipo de grfico
Para crear un nuevo
grfico, selecciones las
celdas de los datos a
representar y pulsar el
botn de asistente para
grficos
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Paso N 2: Especificacin de los datos a representar
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Paso N 3: Seleccin del diseo de grfico
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MACROS
La palabra macro es una abreviatura de la palabra
macroinstruccin
Un Macro es una combinacin de instrucciones que pueden ser
ejecutadas automticamente con una simple pulsacin de
teclas.
En ocasiones, nos vemos en la necesidad de realizar una serie
de tareas repetitivas de forma rutinaria. Podemos crear una
macro que nos evite ese trabajo. Un macro en s es un
pequeo programa en cdigo Visual Basic que se graba con un
nombre y que podemos invocar en cualquier momento.
Tambin podemos asignar una combinacin de teclas (como
por ejemplo Control +M) para invocarla. La ejecucin de una
macro es muy rpida, aunque depende de la cantidad de
instrucciones que deba realizar.
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Hay dos formas de crear una macro: se
puede grabar, o se puede construir
escribiendo instrucciones en una hoja de
Excel llamada mdulo.
Las instrucciones se escriben en el mdulo
utilizando un lenguaje de programacin
especial llamado Microsoft Visual Basic.
Visual Basic es un lenguaje muy potente que
se ha hecho habitual entre las aplicaciones
de Microsoft Windows y Macintosh.

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Creacin de MACRO
Uso de los cuadros de dialogo
- Opcin Vista macro grabar macro

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- Abre la ventana donde se
escribe un nombre para la
macro o aceptar el que
ofrece Excel (Macro 1)
-Aceptar el cuadro de
dilogo.
- Se visualiza un pequeo
botn con el que podemos
finalizar la grabacin o
hacer una pausa en la
macro.
IMPORTANTE:
A partir de este momento, la macro comienza a grabar
cualquier pulsacin, seleccin, apertura de mens, clic,
etc. que realicemos, por lo que debemos tener cuidado
en hacer los pasos poco a poco.
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Ejecucin de macro

- Opcin Vista macro Ver macro
-Ejecutar
58

Aqu se muestran
paso a paso todas las
acciones que hemos
realizado en el macro.
Excel lo ha traducido
al lenguaje VBA.
Desde aqu podemos
tambin modificar
cualquier lnea con lo
que modificaremos el
comportamiento de el
macro.
SOLVER
En Excel disponemos de dos magnficas
herramientas para resolver ecuaciones
sin necesidad de despejar la variable
que deseamos obtener. Se trata de
Solver y de Buscar Objetivo.

Solver es una estupenda herramienta de
optimizacin (clculo de mximos y
mnimos).
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El complemento Solver es un programa de
complemento (complemento: programa
suplementario que agrega funciones o
comandos personalizados a Microsoft
Office.) de Microsoft Office Excel que
est disponible cuando instala Microsoft
Office o Excel. Sin embargo, para
utilizarlo en Excel primero lo debe
cargar.


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Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin,
haga clic en Opciones de Excel.
Haga clic en Complementos y, en el cuadro Administrar,
seleccione Complementos de Excel.
Haga clic en Ir.
En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla
de verificacin Complemento Solver y, a continuacin,
haga clic en Aceptar. Sugerencia Si Complemento Solver
no aparece en la lista del cuadro Complementos
disponibles, haga clic en Examinar para buscar el
complemento.
Si se le indica que el complemento Solver no est instalado
actualmente en el equipo, haga clic en S para instalarlo.
Una vez cargado el complemento Solver, el comando Solver
estar disponible en el grupo Anlisis de la ficha Datos

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