BITACORA

LOGISTICA DE EVENTOS
Docente:
Oswaldo Rodriguez Poveda

Presentado por:
Jhon Alexander Gonzalez Arias



La logstica se asoci desde un principio a la las actividades militares ,este concepto
evoluciono despus de la segunda guerra mundial y se aplic al rea administrativa en las
empresas , dicha evolucin permiti su inclusin en la hotelera y turismo sector que
histricamente esta ligado a la realizacin de toda clase de eventos, que actualmente estn
generando una demanda de profesionales expertos en la direccin y coordinacin de los
mismos. Pues La industria de las reuniones, ha experimentado un acelerado crecimiento en
comparacin con otras industrias dentro de la actividad turstica del pas y del mundo entero.
Desde los grandes centros urbanos, hasta las pequeas poblaciones se han visto beneficiadas
por el desarrollo de esta importante industria, lo que exige que quienes estn involucrados en
la planeacin y operacin de eventos desarrollen habilidades y conozcan lo necesario para
asegurar el cumplimiento de todos y cada uno de los objetivos que se han trazado y pretenden
conseguirse con la realizacin del evento, garantizando as la satisfaccin de una o ms
personas, y al mismo tiempo se generen beneficios financieros para las partes involucradas.



EVENTO: Es una actividad especial que se realiza en cualquier espacio con el objeto de
celebrar un acontecimiento que implica planear, organizar, controlar y por ultimo dirigir.
ORGANIZACIN DE EVENTOS: Es el proceso de diseo, planificacin y produccin de cualquier
tipo de evento, de los cuales puede tener diferentes finalidades. Algunas de las tareas que
incluye la organizacin de un evento son la parte contable de presupuestos, el armado
de cronogramas, la seleccin y reserva del espacio en el que se desarrollar el encuentro, la
tramitacin de permisos y autorizaciones, la supervisin de los servicios de transporte,
los servicios gastronmicos, la coordinacin logstica integral, entre otros.
ORGANIZACIN: Sistema de actividades coordinadas y disposicin de recursos materiales,
humanos y financieros para que todo funcione mediante normas y bases de datos que han
sido dispuestos para cumplir con ciertos propsitos.
ORGANIZADOR: persona(as) encargada(s) de acopiar e integrar dinmicas y actuar
racionalmente apropiando los recursos de un orden o plan, para alcanzar resultados previstos
mediante la operacin, Coordinando de forma planificada las actividades de un grupo de
personas, para procurar el logro de un propsito comn, a travs de la divisin de trabajo y
funciones, y a travs de una jerarqua de autoridades y responsabilidades.
PLANIFICACIN: Curso de accin que sern tomados como base durante la ejecucin del
evento para cumplir con los objetivos del proyecto.
PROVEEDOR: Es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a una
comunidad. El trmino procede del verbo proveer, que hace referencia a suministrar lo
necesario para un fin.






Son acontecimientos programados que
responden a una finalidad
especfica, en el cual el sujeto
fundamental es el hombre y sus
relaciones con el medio ambiente.

Por lo general, responden a situaciones de grupo y se
realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen
prefijados objetivos, cuidadosamente desarrollados y
seguidos a conciencia durante todas las etapas de la
planeacin.

Los eventos son acontecimientos
sujetos a la gestin gerencial y, en
consecuencia, a la aplicacin de
metodologas y tcnicas
especficas, con fines informativos
y/o comunicacionales, que
persiguen un propsito
determinado en funcin de la
misin y de los objetivos
de la organizacin.
OBJETIVOS: Elemento programtico que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los
recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a los propsitos.
Conjunto de metas interrelacionadas que persiguen el logro de un propsito comn
Es el FIN ltimo que se quiere alcanzar
El objetivo debe responder a las preguntas "qu" y "para qu"

TIPOS DE OBJETIVOS

OBJETIVOS ESTRATEGICOS:
Las "amplias declaraciones de donde la organizacin desea ser en el futuro se llaman las
metas estratgicas

OBJETIVOS TACTICOS:
Los resultados que las divisiones y los departamentos importantes dentro de la
organizacin se preponen alcanzar se definen como objetivos tcticos

OBJETIVOS OPERACIONALES:
Los resultados especficos esperados de departamentos, de grupos de trabajo, y de
individuos son los objetivos operacionales






PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS
1. Concreto y especfico: Debe consistir en un enunciado claro y
determinado.
2. Con plazos determinados: Ser ms eficaz si determina un plazo para ejecutarlo
3. Debe tener control sobre el resultado: "Ganar un premio" no es un objetivo, es una
expectativa... Presentarse a un concurso s lo es, ya que usted tiene control sobre el
resultado esperado.
4. Medible: Debe ser susceptible de establecer un criterio de xito para el mismo.
5. Acotado: Preferentemente con resultados obtenibles en un plazo razonable o con base en
un esfuerzo determinado








META
Es la cuantificacin del objetivo que se pretende alcanzar en un tiempo sealado, con los
recursos necesarios, de tal forma que permite medir la eficacia del cumplimiento de un
programa.
Peldaos para llegar a la cima de una escalera (Objetivo)
Visin de futuro Tiempo y Recursos

REQUISITOS PARA UNA META

Deben estar por escrito. "Las palabras se las lleva el viento
Se deben poder medir (cuantificar). No valen las ambigedades.
Deben ser humanamente alcanzables. Si no te lo terminas de creer y no te puedes ver a ti
mismo alcanzndolas, vas como un misil hacia la frustracin.
La razn por la que debes alcanzarlas, te debe motivar a hacerlo.
Deben ser sincera y estar por escrito. "Las palabras se las lleva el viento
Se deben poder medir (cuantificar). No valen las ambigedades.
Deben ser humanamente alcanzables. Si no te lo terminas de creer y no te puedes ver a ti
mismo alcanzndolas, vas como un misil hacia la frustracin (Realista)
La razn por la que debes alcanzarlas, te debe motivar a hacerlo (Creer en ella)







Por su tamao
Por el lugar donde se desarrollan
Por la temtica
Por quin los genera
Por su alcance o cobertura


COMPETENCIAS
Habilidades organizativas
Habilidades comunicativas
Liderazgo
Mentalidad emprendedora
Ser anfitrin



Eventos
segn su
Naturaleza
Deportivos
Culturale
s
Polticos
Educativ
os
Informativos
Tursticos
Religiosos
PRE-EVENTO EVENTO POST-EVENTO
Pre-
Evento
Investigacin
Planificacin
Organizacin
Evento
Desarrollo y
Direccin
Post-
Evento
Evaluacin
Etapas de un
Evento
Qu vamos a hacer?
(OBJETIVO)

Por qu debemos hacerlo?
(JUSTIFICACIN)

Cunto costar?
(PRESUPUESTO)

Cundo lo haremos?
(CRONOGRAMA TENTATIVO)

Dnde se realizar?
(LUGAR)
INVESTIGACIN PLANIFICACIN - ORGANIZACIN

1.- Se debe efectuar un briefing con el cliente para establecer sus
necesidades y expectativas.

2.- El organizador de eventos debe efectuar un anlisis diacrnico
(pasado, misin original, su desarrollo) sincrnico (misin
actual, estilo gerencia, la estructura, su tecnologa y el clima
organizacional).
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3.- Seleccionar la fecha: sta no debe coincidir
con das feriados y/o festivos, ni con otros
eventos importantes prximos a realizarse,
tomando en cuenta la disponibilidad de los
participantes y/o invitados especiales.


4.- Seleccionar el(los) lugar(es) de
realizacin (espacio fsico), teniendo en
cuenta la capacidad, la comodidad,
iluminacin, equipos de sonido, proximidad,
etc.


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5.-Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los
invitados, ponentes y/o participantes

6.- Definir:
Los Objetivos y polticas del evento: es esencial la fijacin
comprensiva de los objetivos para determinar el tema, el alcance y el
programa.

Tipo de Tcnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la
naturaleza del mismo.

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7- Nombrar al Comit Organizador

Coordinador General: es el responsable de
coordinar, planificar y dirigir a los integrantes
de evento.

Las Comisiones: son equipos de trabajo que
contribuyen a cumplir los pasos del evento
sistematizadamente.

8.-Fijar sede provisional del comit organizador.
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Eventos y Banquetes
Licda. Cristina Marcano Lrez. Msc

9.-Seleccionar el temario, temas o puntos
definidos que se trataran en el evento a
desarrollar.

10.-Determinar el nmero y el perfil de los
asistentes al evento: invitados especiales,
participantes, ponentes y acompaantes.
(se estimar tomando en cuenta la
magnitud y las posibilidades tanto del
espacio fsico como de recursos
financieros)
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11.- Elaborar el Cronograma General de Actividades y el Programa para
Damas y Acompaantes.

12.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Tcnicos (Inventario
Hipottico de Recursos).

13.-Elaborar el Presupuesto (estimacin de costos y gastos que genere
la realizacin del evento, mas un 10% de gastos imprevistos).
Desarrollo y Direccin
Eventos y Banquetes
Licda. Cristina Marcano Lrez. Msc
Comienza justo al iniciar el evento, aqu se
realizan todas aquellas actividades que fueron
programadas y planificadas en la etapa
anterior.

Va a consistir en la reunin de todas las
personas involucradas en el mismo, en el
lugar y hora estimada guiadas por la
programacin que el comit organizador
prepar como evento.

DIRECCIN
Es donde se van a ejecutar todas
las actividades que se planificaron
durante el Pre- Evento.

Va a consistir en la reunin de
todas las personas involucradas en
el mismo, en el lugar y hora
estimada guiadas por la
programacin que el comit
organizador prepar como evento.

Se realiza el cumplimiento de los
compromisos adquiridos.

Se cancelan los pagos pendientes.

Se reproduce y se hace el envo del
material y de las conclusiones del
evento.

Recopilacin y archivo de la
informacin pertinente al evento
Agradecimientos
Evaluacin
Cumplimiento de los compromisos
adquiridos
Memoria y Cuenta
EVALUACIN

Se redactan y envan cartas de
agradecimiento a todas las personas que
hicieron posible la realizacin del evento.

Se evala el evento, a travs de la
medicin de los resultados generales, para
medir si lo planificado se cumpli o no.

Se recopila y archiva la informacin
correspondiente al evento (memoria y
cuenta).
ORGANIZACIONALES
Asambleas,
convenciones,
seminarios, jornadas,
congresos, reuniones,
etc.
SOCIALES
Banquetes,
Desayunos,
almuerzos, cenas,
ccteles, buffet,
festivales, etc.
Tipos de
Eventos
Segn la Naturaleza del Evento.
Segn la Magnitud.
Segn el Grado de Exclusividad.
Segn el Criterio Econmico.
CLASIFICACIN
DE LOS EVENTOS

Eventos
segn su
Naturaleza
Deportivos
Culturale
s
Polticos
Educativ
os
Informativos
Tursticos
Religiosos
Lic. Cristina Marcano Lrez
Evento Segn
grado de
Exclusividad
Pblico
Privado
Evento Segn
grado de
Exclusividad
Pblico
Privado
Evento
segn el
criterio
Econmico
Auto
financiado
Subsidiad
o
El termino Evento es utilizado
para hacer referencia a
congresos, seminarios,
convenciones, conferencias,
foros, coloquios y reuniones;
planificados y organizados con
cierta anterioridad para de esta
forma lograr una excelente
ejecucin y un xito en el mismo.
Eventos empresariales.
Eventos culturales.
Eventos sociales.
Eventos comerciales.
Eventos Religiosos.
Eventos Polticos.
Eventos Deportivos.


Congresos
Convenciones
Ferias
Foros
Reunin de trabajo
Rueda de prensa
Desayunos y almuerzos de trabajo
Ccteles
Juntas



Convocatorias
Seminarios
Conferencias
Capacitaciones internas y externas
Video conferencias
Asambleas
Simposios
Debates
Ruedas de prensa


Lanzamientos de productos
Presentaciones
Conciertos
Galas benficas
Aniversarios
Entrega de Premios
Inauguraciones
Firmas de Convenios


Generacin de la Idea del evento
Objetivos
Investigacin de necesidades
Bsqueda de datos
Elaboracin del Plan: Pre evento , durante, Post
evento.
Metodologa
Cronograma
Logstica
Organigrama
Venta del evento: interna, externa.
Polticas existentes.
Etiqueta y Protocolo.
Organizacin.
Presupuesto.
Gestin de Marketing y Comunicaciones.
Evaluacin y medicin.
Justificacin de peso
El concepto
El anfitrin de primera clase
El perfil de los invitados
La generacin del espacio adecuado
ORGANIZACIONALES
Asambleas,
convenciones,
seminarios, jornadas,
congresos, reuniones,
etc.
SOCIALES
Banquetes,
Desayunos,
almuerzos, cenas,
ccteles, buffet,
festivales, etc.
Tipos de
Eventos
Esta tcnica sugiere una reunin con el propsito
de impartir e intercambiar informacin, tomar
decisiones, resolver problemas, averiguar hechos,
identificar situaciones, planear o inspirar algo.

Su caracterstica principal es la fusin de experiencias
y de opiniones entre un grupo de personas
calificadas en una determinada esfera, o entre un
grupo que busca analizar un problema, basndose
en la informacin proporcionada por conductores
competentes.
Congreso
Consiste en reunir a un grupo de personas muy
capacitadas sobre un tema, especialistas o expertos, los
cuales exponen al auditorio sus ideas o conocimientos
en forma sucesiva, integrando as un panorama lo mas
completo posible acerca del tema que se est tratando.

Es una tcnica formal donde cada integrante expone de
15 a 20 minutos un aspecto particular del tema. El
tiempo de un simposio no debera exceder de una hora.
Evento que implica el desarrollo de ciertas
caractersticas como lo son: admite grupos
pequeos, propsitos y objetivos definidos,
y combinacin de tcnicas didcticas.
Es una reunin generalmente anual, de agrupaciones
con intereses comunes. Pueden ser nacionales e
internacionales y generalmente tienen una duracin de
2 a 3 das. La participacin se hace a travs de
ponencias que se distribuyen entre los asistentes, se
divide en sesiones de trabajo o mesas de trabajo.

Para finalizar el evento se elaboran conclusiones y
recomendaciones generales, que luego sern
presentadas para su aprobacin en reunin plenaria.
Los resultados son impresos y entregados luego a los
delegados participantes.
Es una situacin grupal donde un expositor
calificado pronuncia un discurso ante un
auditorio. Es una tcnica muy formal, con
presentaciones completas y detalladas y un
control rgido.
Reunin para discutir diferentes asuntos
delante de un auditorio. Discusin libre y
abierta sobre algn tema de inters general
en un clima informal. Se nombra un
secretario para coordinar las intervenciones.

Junta de personas para tratar un asunto
en especfico o algn tema en comn.
Celebracin de algn festejo.
(ORGANIZACIONAL)
Es el trabajo que se realiza en un lapso
determinado para cubrir metodolgicamente un
programa. Se relaciona generalmente con un
nivel y un grado educativo. Corresponde a cada
una de las asignaturas que integran un plan de
estudios.
El diccionario de la Real Academia Espaola lo
define como Comida a la que concurren
muchas personas, invitadas, para agasajar a
alguien o celebrar algn suceso; o Comida
esplndida.

El banquete, es una comida que se organiza con
el motivo de celebrar un determinado
acontecimiento
Hay otros muchos tipos de "comidas" que se organizan para
otras ocasiones, y que no revisten de la misma importancia
que un banquete (lunchs, vinos de honor, cctel, etc.).

El banquete puede tener un aperitivo previo o una
continuacin; puede ir seguido a su trmino de un baile o un
espectculo. Todo ello debe guardar relacin con el motivo de
la celebracin.

Tiene por objeto la investigacin o estudio
intensivo de un tema en reuniones de trabajo
debidamente planificadas. Puede decirse que
constituye un verdadero grupo de aprendizaje
activo, pues los miembros no reciben la
informacin ya elaborada, sino que la indagan por
sus propios medios en un clima de colaboracin
recproca. Es recomendable que sean mas de 5 y
menos de 12 personas.

Fiestas especialmente musicales que se realizan
por lo general para celebrar alguna fecha
aniversaria.

Estos a su vez utilizan otros eventos tales como las
ferias y exposiciones; y se programan a travs de
numerosas presentaciones de tipo cultural
caractersticas o propias de la zona en que se
realizan, que incluyen danzas, msica, muestras de
artesana, entre otros.
Los aniversarios en las organizaciones de
negocios y no lucrativas, crean oportunidades
para comunicarse con el pblico en lo relativo al
progreso, logros y contribuciones de la
organizacin; y para formar la confianza y el
prestigio ante el pblico (Programas sociales,
recreativos, deportivos y culturales).

Son eventos para consumidores, empleados y
pblico en general, que estimulan el inters
pblico y apelan al espritu competitivo. Los
realizan generalmente las empresas a objeto de
familiarizar al pblico con la institucin u
organismo.
Son procedimientos de informacin que deben
posibilitar al pblico estar en conocimiento de la
empresa, el organismo, el sector econmico o la
nacin que realiza o promueve la exposicin.
Pueden ser permanentes o temporales.
Las exposiciones se distinguen de las ferias por la
ausencia por lo menos como objetivo
inmediato- de transacciones comerciales.
Asamblea
Coloquio
Comisin
Debate
Juegos Deportivos
Juramentacin
Mesa Redonda
Ruedas de Prensa
Panel
Premiaciones
Conciertos
La tcnica publicitaria belowthe line que significa literalmente en castellano: bajo la
lnea ms conocida por su sigla BTL, consiste en el empleo de formas no masivas de
comunicacin para mercadeo dirigidas a segmentos de mercado especficos.
La promocin de productos o servicios se lleva a cabo mediante acciones que se
caracterizan por el empleo de altas dosis de creatividad, sorpresa y sentido de la
oportunidad; lo cual crea novedosos canales para comunicar mensajes publicitarios.
Se vale de medios tales como el merchandising, los eventos, el mecenazgo, los medios de
difusin no convencionales, promociones, mercadeo directo y redes sociales, entre
otros.

Suele ser el complemento de campaas en medios de comunicacin masivos o
tradicionales denominadas sobre la lnea (traduccin literal de abovethe line,
tambin conocido por sus siglas ATL).
En los modelos de comunicacin personal, la retroalimentacin respuesta, reaccin de la
audiencia, o feedback es instantnea. En cambio, con la comunicacin masiva, no
hay tal inmediatez. Los medios BTL no solo agilizan la respuesta, sino que hacen ms
medible la efectividad de la publicidad.
Aunque las siglas BTL abrevian una expresin en ingls, esta forma de publicidad es
conocida en Estados Unidos comoguerilla marketing ('mrketing de guerrilla'). Allan E.
Hernndez define el BTL como: Creatividad pura aplicada a nuestro entorno con fines
de promocin y posicionamiento de marca, esfuerzos de comunicacin no
convencionales de alto impacto y bajo presupuesto.

ATL significa, por sus siglas en ingls Abovethe Line y se refiere a toda la
publicidad que se realiza a travs de medios publicitarios tradicionales
con la finalidad de alcanzar el mayor nmero de audiencia posible. El
alcance de este tipo de publicidad es masivo, por lo que implica un
alto costo dependiendo del alcance del medio utilizado.

Los principales medios que suelen utilizarse para este tipo de campaas
son:
Televisin
Radio
Peridicos y revistas
Paradas de Autobs
Anuncios Espectaculares
Volantes

Una de las desventajas de este tipo de publicidad es que no va
exclusivamente dirigida al target del producto adems de que puede
llegar a herir susceptibilidades de diferentes grupos sociales, tnicos y
religiosos.

Auditorio, Teatro o Coliseo
Recomendado en eventos con las siguientes caractersticas:
Corta duracin
No se toman apuntes

Se tiene un espacio reducido para albergar un nmero elevado
de asistentes.

Montaje tipo Escuela o Media Escuela
Recomendado en eventos de larga duracin (3 horas mnimo).
Los asistentes tomarn apuntes
El nombre de media escuela se utiliza cuando el montaje se
elabora con medios tablones rectangulares (2.40 mts x 0.45
mts)

Mesa tipo I o Ejecutiva
Mesa que toma su nombre por ser utilizada en reuniones de
trabajo donde el objetivo es tener interaccin con todos los
asistentes
Se utiliza en eventos oficiales europeos
Se recomienda para un grupo reducido de personas
Se monta con tablones rectangulares

Mesa tipo Herradura o tipo U

Esta mesa es recomendada en eventos donde es necesario que
en una misma mesa se tenga un rea jerarquizada.
Tambin cuando se requiere que exista un punto focal
(Proyeccin o Ponente).
Se recomienda en rueda de prensa o eventos donde asistirn
medios de comunicacin.
Grupos no ms de 30 personas.

Mesa Rusa

Es una variacin de la mesa tipo herradura y la mesa tipo imperial.
Mesa muy formal utilizada en grupos de no ms de 25 personas.
El hueco del centro de la mesa se utiliza para colocar decoracin
o productos que deben ser examinados con detenimiento.

Mesa Imperial

Mesa cuadrada sin hueco en el centro.
Se utiliza en eventos formales
Se encuentra de moda y est desplazando a la mesa redonda en
los eventos sociales.

Tipo banquete o mesas redondas

Utilizado en eventos donde se servirn alimentos de manera
formal
Est siendo desplazado por las mesas imperiales.
Las mesas se montan para 8 o 10 personas.
Actualmente se iluminan para realzar la decoracin.

Tipo Coctel

Se utiliza en eventos de corta duracin (mximo 3 horas)
Se frecen alimentos de manera informal.
No se sienta a todos los invitados (solo se consideran silla para
el 50%)
Puede ser con mesas altas (periqueras) o chaparras (de bar) y
solo sirven de apoyo.
Actualmente se utilizan tambin salas.


Definicin de los objetivos generales y especficos.
Las polticas generales.
La temtica del evento.
El perfil del grupo de organizadores, conferencistas y
participantes.
La estructura de organizacin y la definicin de
funciones.
La formacin, organizacin y programa del grupo de
trabajo.
Los procedimientos de trabajo.
Formas de financiamiento, presupuestos y flujos de
dinero.
La contratacin de lugares y servicios.

Los programas de actividades tcnicas, recreacin,
acompaantes y especficos.
La asignacin de responsabilidades y tiempos de
ejecucin.
Las proyecciones de ventas y beneficios.
Las estrategias de comercializacin y difusin.
El control de la aplicacin de recursos por actividad.
Las alternativas de accin en caso de desviaciones del
plan original. Posibles
contingencias y soluciones.
La capacitacin de los organizadores y personal de
apoyo.
La elaboracin y fijacin de mecanismos de
supervisin, control y evaluacin.
Elaboracin de la lista de seguimiento.
por el cual se adopta el Plan Nacional de Emergencia y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de
Pblico y se conforma la Comisin Nacional Asesora de Programas Masivos y se dictan otras
disposiciones.
EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA,
en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por los artculos 189
numeral 11 de la Constitucin Poltica y 7 numeral 3.1 del Decreto 93 de 1998, y
CONSIDERANDO:
Que el artculo 2 de la Constitucin Poltica de Colombia inciso 2 establece que son fines del Estado
servir a la comunidad, promover la prosperidad general y asegurar la convivencia pacfica, e
igualmente seala que las autoridades de la Repblica estn instituidas para proteger a todas las
personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias y dems derechos y libertades
y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares;
Que el artculo 218 de la Constitucin Poltica de Colombia establece como fin primordial de la Polica
Nacional mantener las condiciones necesarias para que los habitantes de Colombia convivan en
paz;
Que la Ley 46 de 1988 fij, como un objetivo del Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin de
Desastres, el garantizar un manejo oportuno y eficiente de todos los recursos humanos, tcnicos,
administrativos y econmicos que sean indispensables para la prevencin y atencin de situaciones
de desastre;
Que de conformidad con la Ley 489 de 1998, el Gobierno Nacional puede crear comisiones intersectoriales
para la coordinacin y orientacin superior de la ejecucin de ciertas funciones y servicios pblicos,
cuando por mandato legal o en razn de sus caractersticas, estn a cargo de dos o ms ministerios,
departamentos administrativos o entidades descentralizadas, sin perjuicio de las competencias
especficas de cada uno de ellos;
Que la Ley 181 de 1995, en su artculo 3, determina que para garantizar el acceso del individuo y de la
comunidad al conocimiento y prctica del deporte, la recreacin y el aprovechamiento del tiempo
libre, el Estado velar por el cumplimiento de las normas establecidas para la seguridad de los
participantes y espectadores y de las condiciones fsicas y sanitarias de los escenarios deportivos; y
que el deporte, la recreacin y el aprovechamiento del tiempo libre son factores bsicos para la
formacin integral de la persona;

por el cual se adopta el Plan Nacional de Emergencia y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de
Pblico y se conforma la Comisin Nacional Asesora de Programas Masivos y se dictan otras
disposiciones.
EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA,
en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por los artculos 189
numeral 11 de la Constitucin Poltica y 7 numeral 3.1 del Decreto 93 de 1998, y
CONSIDERANDO:
Que el artculo 2 de la Constitucin Poltica de Colombia inciso 2 establece que son fines del Estado
servir a la comunidad, promover la prosperidad general y asegurar la convivencia pacfica, e
igualmente seala que las autoridades de la Repblica estn instituidas para proteger a todas las
personas residentes en Colombia, en su vida, honra, bienes, creencias y dems derechos y libertades
y para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado y de los particulares;
Que el artculo 218 de la Constitucin Poltica de Colombia establece como fin primordial de la Polica
Nacional mantener las condiciones necesarias para que los habitantes de Colombia convivan en
paz;
Que la Ley 46 de 1988 fij, como un objetivo del Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin de
Desastres, el garantizar un manejo oportuno y eficiente de todos los recursos humanos, tcnicos,
administrativos y econmicos que sean indispensables para la prevencin y atencin de situaciones
de desastre;
Que de conformidad con la Ley 489 de 1998, el Gobierno Nacional puede crear comisiones intersectoriales
para la coordinacin y orientacin superior de la ejecucin de ciertas funciones y servicios pblicos,
cuando por mandato legal o en razn de sus caractersticas, estn a cargo de dos o ms ministerios,
departamentos administrativos o entidades descentralizadas, sin perjuicio de las competencias
especficas de cada uno de ellos;
Que la Ley 181 de 1995, en su artculo 3, determina que para garantizar el acceso del individuo y de la
comunidad al conocimiento y prctica del deporte, la recreacin y el aprovechamiento del tiempo
libre, el Estado velar por el cumplimiento de las normas establecidas para la seguridad de los
participantes y espectadores y de las condiciones fsicas y sanitarias de los escenarios deportivos; y
que el deporte, la recreacin y el aprovechamiento del tiempo libre son factores bsicos para la
formacin integral de la persona;

Cuando se planifica un evento se deben considerar todos
los gastos. Se ha de preparar el presupuesto despus de
acordar los costes con los proveedores. Cuando la
estimacin completa de los costes est lista, se podrn
calcular los ingresos necesarios y atraer a colaboradores y
patrocinadores al evento.
Hay dos tipos de gastos, fijos y variables; ambos generan
costes de estructura. Los gastos variables dependen del
nmero de productos vendidos, en nuestro caso, las
entradas. Los gastos fijos incluyen los costes de
administracin de la empresa durante el evento: los
salarios del personal, todos los gastos diarios, impuestos,
seguros,... En nuestro caso la empresa calcul 2 das de
gastos; el evento dur 2 das. Los gastos fijos no dependen
del nmero de asistentes; los gastos de produccin del
contenido del evento son fijos.

*El trueque es un mtodo de intercambio en el cual dos empresas
intercambian directamente mercancas o servicios por otras
mercancas o servicios sin utilizar dinero. El coste de los bienes o
servicios intercambiados debe ser incluido en declaracin de
gastos.
El empresario debe establecer el llamado punto de equilibrio, que
depende del nmero de unidades vendidas (entradas), del
precio de la unidad (entrada) y de la estructura de los costes
fijos y variables.
En punto de equilibrio, los ingresos y los gastos son iguales. Esto se
debe tener en cuenta a la hora de calcular el precio de la
entrada. La teora sobre estos clculos se puede leer en
Marketing Culture and Arts (Montreal, 2001, p.133).
Para calcular el punto de equilibrio y determinar el nmero de
unidades vendidas que se precisan para evitar prdidas
financieras, se puede utilizar la siguiente frmula:
Punto de equilibrio =
Costes fijos 10460
__________ = ________________ = 3.735 asistentes
Beneficio bruto 3,00 - 0,20
El beneficio bruto es el precio de la entrada menos los costes
variables por entrada.

En general para organizar cualquier evento o reunin es
necesario seguir unos pasos bsicos para su
realizacin y obtener el xito sin contratiempos, estos
pasos son:
Programacin (pre-evento), Realizacin (evento) y
finalizacin del evento (pos- evento).

Programacin: Corresponde a la organizacin, lo que
debe realizarse en equipo mediante la asignacin de
funciones y tareas para coordinar ejecutar y evaluar:
Nombra comits para asignar tareas especficas.
Elaborar la lista de asistentes de acuerdo con los
objetivos del evento.
Definir la fecha exacta de realizacin.
Determinar el sitio o lugar de acuerdo con el N de
participantes y objetivos del evento.

Coordinar actividades sociales extra evento: cctel o
copa de champaa, recorrido por la ciudad y lugares
tursticos.

Si algunos participantes llegan de otras ciudades deben
tenerse en cuenta alojamientos, desplazamientos,
reservaciones de reas, etc.

Elaborar y distribuir invitaciones oportunamente, puede
hacerse por cartas, Tarjetas, Memorando,
telefnicamente con tres das de anticipacin como
mnimo.

Disponer de recursos necesarios: papel, televisor,
marcadores, proyectores, lapiceros, computadoras, etc.

Organizar oportunamente el sitio teniendo en cuenta
nmeros de sillas, notacin en cada puesto de libreta,
lpiz, bolgrafo, etc.

Determinar la duracin de cada sesin de 90 a 120 min.
Recursos financieros
Si se va a adornar el recinto con flores
estas deben ser naturales y colocadas en
mesas auxiliares ubicadas en tal manera
que no obstaculicen el recorrido del
pblico.
La temperatura ambiental debe ser
agradable y adecuada al sitio de una
reunin.
La iluminacin debe ser ptima.
.
-Los baos deben de estar impecables.
El lugar y el personal para distribucin de
refrigerios deben estar previamente definidos.

Durante la reunin no deben pasarse llamadas, si
es urgente se toma por escrito y se pasar el
mensaje.

Si se acta como secretaria de la reunin se lee el
orden del da y el acta anterior y se tomar nota
para elaborar la nueva acta.
Retirados los asistentes se recogern
carpetas, equipos y lo que se haya utilizado.

Aclarar inquietudes que hayan sucedido
durante la ejecucin de evento.

Elaborara una lista por separado de acciones
que deben seguirse.

Comunicar a los interesados sobre las
decisiones derivadas de la reunin.

Enviar el borrador por separado a la
persona encargada de su revisin, el cual
mecanografiarse a doble interlnea con el
fin de dejar espacio para hacer
correcciones si es necesario.

Agradecer a las personas que colaboraron
a la realizacin del evento.

ESTRUCTURA GENERAL DE UN
EVENTO

ORGANIGRAMA: Toda estructura
organizacional incluso una con grandes
deficiencias, se puede presentar de una
forma grafica sealando simplemente
las relaciones entre los departamentos a
lo largo de las lneas principales de
autoridad, por tal razn la forma como la
organizacin describe su estructura en
la cual especifica las redes de autoridad
y toda aquella comunicacin formal en
la organizacin, se denomina un
organigrama.

COMIT
FINANCIERO
COORDINADOR GENERAL
ORGANIGRAMA DEL
EVENTO
COMIT
LOGISTICO
COMIT
RELACIONES
PUBLICAS
COMIT
ACADEMICO
INTEGRANTES INTEGRANTES INTEGRANTES
INTEGRANTES
Importancia de saber que
somos parte de
un equipo y no somos el equipo completo
Importancia de saber que
somos parte de
un equipo y no somos el equipo completo
Importancia de saber que
somos parte de
un equipo y no somos el equipo completo
Importancia de saber que
somos parte de
un equipo y no somos el equipo completo
Cuando no lo tenemos claro

LO MS IMPORTANTE DE
TODO EVENTO ES LA VIDA Y
POR LO TANTO SER
SIEMPRE LA PRIORIDAD
PARA TOMAR CUALQUIER
DECISIN