2 OBJETIVO: Proporcionar al futuro Auditor interno, el suficiente entrenamiento formal y as ayudarlo a cubrir los requisitos de capacitacin para conducir o participar en auditorias a Sistemas de Gestin de Calidad. ALCANCE: El curso cubre el desarrollo, organizacin y administracin de un programa de auditorias; los objetivos que debe cubrir una auditoria y las tcnicas empleadas para el correcto desarrollo de las auditorias. V. AGOSTO 2010 OBJETIVO Y ALCANCE DEL CURSO OBJETIVOS DE LA SERIE DE NORMAS ISO 9000 Poner al cliente al centro de los intereses de la organizacin.
Dar prioridad a la eficacia del proceso en vez de al cumplimiento de los procedimientos.
Demostrar la eficacia del proceso a travs de la satisfaccin del cliente 3 V. AGOSTO 2010 La serie de Normas ISO 9000 son un conjunto de enunciados, los cuales especifican que elementos deben integrar el Sistema de Gestin de la Calidad de una Organizacin y como deben funcionar en conjunto estos elementos para asegurar la calidad de los bienes y servicios que produce la Organizacin. Tiene como objetivos los siguientes: SERIE DE NORMAS ISO 9000 4 V. AGOSTO 2010 ISO 9000: Sistemas de Gestin de la Calidad Fundamentos y Vocabulario. En ella se definen trminos relacionados con la calidad y establece lineamientos generales para los Sistemas de Gestin de la Calidad.
ISO 9001: Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos. Establece los requisitos mnimos que debe cumplir un Sistema de Gestin de la Calidad. Puede utilizarse para su aplicacin interna, para certificacin o para fines contractuales.
ISO 9004: Sistemas de Gestin de la Calidad Directrices para la Mejora del desempeo. Proporciona orientacin para ir mas all de los requisitos de la ISO 9001, persiguiendo la Mejora Continua del Sistema de Gestin de la Calidad. CAMINO DE LA MEJORA CONTINUA PHVA ACTUAR PLANIFICAR HACER VERIFICAR 5 V. AGOSTO 2010 LO QUE IMPORTA SON LOS RESULTADOS La conformidad con los requisitos individuales de la norma ISO 9001 como el control de documentos, control de registros, la competencia del personal y la calibracin del equipo de medicin es importante, pero no debe ser el foco central de un sistema de gestin de la calidad. Estos deben ser vistos como un medio para lograr los resultados deseados, que es un producto conforme de manera consistente.
La identificacin y cumplimiento de los requisitos de los clientes es un tema consistente a travs de la norma ISO 9001.
6 V. AGOSTO 2010 LO QUE IMPORTA SON LOS RESULTADOS
Las organizaciones certificadas en ISO 9001 y los auditores igualmente tienden a enfocarse en cumplir los detalles de la norma ISO 9001 y frecuentemente pierden de vista los requisitos bsicos.Nunca pierdan de vista el producto!
Debemos estar seguros que nuestros sistemas entregan producto conforme a nuestros clientes. La norma lo requiere, y la credibilidad en la certificacin en ISO 9001 lo demanda.
Son los resultados de nuestro SGC los que le importan a nuestros clientes.
7 V. AGOSTO 2010 PRINCIPIOS DE LA GESTION DE LA CALIDAD Estos principios pueden ser usados por la alta direccin como un marco de referencia para guiar a sus organizaciones hacia la mejora del desempeo.
Los principios son derivados de la experiencia colectiva y el conocimiento de expertos internacionales que participan en el Comit Tcnico de ISO, ISO/TC 176, Gestin de la calidad y aseguramiento de la calidad
8 V. AGOSTO 2010 PRINCIPIOS DE LA GESTION DE LA CALIDAD Enfoque al Cliente Liderazgo Participacin del personal Enfoque basado en Procesos Enfoque de sistema para la gestin Mejora Continua Enfoque en hechos para la toma de decisiones Beneficio mutuo en la relacin con proveedores 9 V. AGOSTO 2010 MODELO DE PROCESOS ISO 9000 Valor agregado Informacin Leyenda: SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD MEJORAMIENTO CONTINUO DEL Responsabilidad de Direccion Gestion de recursos Medicion, analisis y mejoramiento S a t i s f a c c i o n C L I E N T E S Realizacion de Producto Entrada Salida Producto C L I E N T E S R e q u e r i m
i n t s e o
10 V. AGOSTO 2010 11 0. INTRODUCCIN 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIN 2. REFERENCIAS NORMATIVAS 3. TRMINOS Y DEFINICIONES 4. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN 6. GESTIN DE RECURSOS 7. REALIZACIN DEL PRODUCTO / SERVICIO 8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA V. AGOSTO 2010 CONTENIDO DE LA NORMA ISO 9001:2008 4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD 12 4.2 Requisitos de Documentacin General
Manual de calida
Control de documentos
Control de registros 4.1 Requisitos Generales Identificacin, control y desempeo de los procesos del SGC.
incluyendo los subcontratados V. AGOSTO 2010 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN Compromiso de la Direccin Enfoque hacia el 5.2 Cliente 5.3 Poltica de Calidad 5.4 Planificacin 5.6 Revisin por la Direccin 5.5 Responsabilidad autoridad y comunicacin Responsabilidad y autoridad Representante de la Direccin Comunicacin Interna Entrada Salida Objetivos de Calidad Planificacin del SGC Cuando hay Cambios V. AGOSTO 2010 27 6. GESTIN DE LOS RECURSOS Provisin de los recursos 6.2 Recursos Humanos 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de trabajo Generalidades (integracin) Competencia, conciencia y capacitacin Identifica Mantiene Proporciona Identifica Mantiene V. AGOSTO 2010 28 7. REALIZACIN DEL PRODUCTO Control de los equipo de medicin y seguimiento Produccin y prestacin del servicio Compras Procesos relacionados con el cliente Determinacin de los requisitos del producto Revisin de los requisitos del producto Comunicacin con los clientes Planeacin Entradas Salidas Revisin Verificacin Validacin Control de cambios Diseo y desarrollo Proceso de compras Verificacin del producto comprado Control de procesos normales Identificacin y trazabilidad Producto Propiedad del cliente Conservacin Del producto Validacin de Procesos especiales Calibracin y verificacin Identificar y etiquetar V. AGOSTO 2010 29 Seleccin de proveedores Informacin de las compras 8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA 8.2 Monitoreo y medicin 8.3 Control de Producto No Conforme 8.4 Anlisis de Datos 8.5 Mejora Continua Accin preventiva Accin correctiva Satisfaccin del Cliente Auditorias Internas Medicin y seguimiento de procesos
Planificacin de la mejora
Medicin y seguimiento de productos V. AGOSTO 2010 30 INTRODUCCIN A LAS AUDITORIAS DE CALIDAD 17 NORMA ISO 19011:2002 V. AGOSTO 2010 18 Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la Auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de Auditoria.
NOTA 1 Las Auditorias internas, denominadas en algunos casos como Auditorias de primera parte, se realizan por, o en nombre de, la propia organizacin, para la revisin por la direccin y con otros fines internos, y pueden constituir la base para una auto declaracin de conformidad de una organizacin. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeas, la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita.
V. AGOSTO 2010 DEFINICION DE AUDITORIA DE CALIDAD DEFINICION DE AUDITORIA DE CALIDAD NOTA 2 Las Auditorias externas incluyen aqullas normalmente denominadas Auditorias de segunda y tercera parte. Las Auditorias de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un inters en la organizacin, como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las Auditorias de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que proporcionan el registro o la certificacin de conformidad de acuerdo con los requisitos de las Normas ISO 9001 e ISO 14001.
NOTA 3 Cuando se auditan juntos un sistema de gestin de la calidad y un sistema de gestin ambiental, se denomina Auditoria combinada.
NOTA 4 Cuando dos o ms organizaciones cooperan para auditar a un nico auditado, se denomina Auditoria conjunta. V. AGOSTO 2010 35 TERMINOS Y DEFINICIONES DE AUDITORIA Criterios de Auditoria Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos.
NOTA Los criterios de Auditoria se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la Auditoria.
Evidencia de la Auditoria Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de Auditoria y que son verificables.
NOTA La evidencia de la Auditoria puede ser cualitativa o cuantitativa. 36 V. AGOSTO 2010 Hallazgos de la Auditoria Resultados de la evaluacin de la evidencia de la Auditoria recopilada frente a los criterios de Auditoria.
NOTA Los hallazgos de la Auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de Auditoria u oportunidades de mejora.
Conclusiones de la Auditoria Resultado de una Auditoria, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la Auditoria y todos los hallazgos de la Auditoria. 37 V. AGOSTO 2010 TERMINOS Y DEFINICIONES DE AUDITORIA Cliente de la Auditoria Organizacin o persona que solicita una Auditoria.
NOTA El cliente de la Auditoria puede ser el auditado o cualquier otra organizacin que tenga derechos reglamentarios o contractuales para solicitar una Auditoria
Auditado Organizacin que es auditada.
Auditor Persona con la competencia para llevar a cabo una Auditoria.
TERMINOS Y DEFINICIONES DE AUDITORIA Equipo auditor Uno o ms auditores que llevan a cabo una Auditoria, con el apoyo, si es necesario, de expertos tcnicos.
NOTA 1 A un auditor del equipo auditor se le designa como lder del mismo. NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formacin.
Experto tcnico Persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor.
NOTA 1 El conocimiento o experiencia especfico son los relacionados con la organizacin, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientacin cultural. NOTA 2 Un experto tcnico no acta como un auditor en el equipo auditor. TERMINOS Y DEFINICIONES DE AUDITORIA Programa de Auditoria Conjunto de una o ms Auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
NOTA Un programa de Auditoria incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las Auditorias.
Plan de Auditoria Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una Auditoria.
Alcance de la Auditoria Extensin y lmites de una Auditoria.
NOTA El alcance de la Auditoria incluye generalmente una descripcin de los lugares, las unidades de la organizacin, las actividades y los procesos, as como el perodo de tiempo cubierto. TERMINOS Y DEFINICIONES DE AUDITORIA PRINCIPIOS DE AUDITORIA Estos principios ayudan al usuario a apreciar la naturaleza esencial de la auditoria y son un prembulo necesario de los captulos 5, 6 y 7, de la norma ISO 19011:2002 42 V. AGOSTO 2010 PRINCIPIOS RELACIONADOS A LOS AUDITORES Conducta tica: el fundamento de la profesionalidad.
La confianza, integridad, confidencialidad y discrecin son esenciales para auditar.
Presentacin ecunime: la obligacin de informar con veracidad y exactitud.
Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoria reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditoria. Se informa de los obstculos significativos encontrados durante la auditoria y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.
Debido cuidado profesional: la aplicacin de diligencia y juicio al auditar.
Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempean y la confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoria y por otras partes interesadas. Un factor importante es tener la competencia necesaria. PRINCIPIOS RELACIONADOS A LOS AUDITORES Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoria y la objetividad de las conclusiones de la auditoria
Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y estn libres de sesgo y conflicto de intereses. Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditoria para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditoria estarn basados slo en la evidencia de la auditoria.
Enfoque basado en la evidencia: el mtodo racional para alcanzar conclusiones de la auditoria fiables y reproducibles en un proceso de auditoria sistemtico
La evidencia de la auditoria es verificable. Est basada en muestras de la informacin disponible, ya que una auditoria se lleva a cabo durante un perodo de tiempo delimitado y con recursos finitos. El uso apropiado del muestreo est estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditoria. Existen varias definiciones de valor en los diccionarios, pero todas se enfocan en el concepto de algo que es til. Agregar valor por lo tanto significa hacer algo ms til.
Algunas organizaciones han utilizado la serie de normas ISO 9000 para desarrollar sistemas de gestin de la calidad que estn integrados en su manera de hacer negocios, y son tiles en ayudarlos a lograr sus objetivos estratgicos de negocio - en otras palabras stos agregan valor a la organizacin. VALOR AGREGADO EN UNA AUDITORIA 29 Otras organizaciones simplemente han creado una serie de procedimientos y registros burocrticos que no reflejan la realidad de la manera como la organizacin trabaja realmente, y simplemente agregan costo, sin ser tiles. En otras palabras, stos no agregan valor.
El Auditor debe tomar en cuenta el estado de madurez del Sistema de Calidad V. AGOSTO 2010 VALOR AGREGADO EN UNA AUDITORIA VALOR AGREGADO EN UNA AUDITORIA 30 Una auditoria interna que agrega valor nos debe ayudar:
proporcionando informacin a la alta direccin sobre la habilidad de la organizacin para lograr los objetivos estratgicos. identificando problemas que, si se resuelven, mejorarn el desempeo de la organizacin. identificando oportunidades de mejora y reas posibles de riesgo. Si la organizacin ha aumentando la habilidad para proporcionar productos conformes e incrementado la satisfaccin de los clientes. No siendo auditores de papel, siendo auditores analticos
V. AGOSTO 2010 31 V. AGOSTO 2010 32
Apoyar el programa de auditorias Asignar a uno o varios miembros de la organizacin con la autoridad para gestionar el programa de auditorias Asegurar que se de entrenamiento a los auditores Planear y dar enfoque sistemtico a las auditorias Supervisar que se definan y documenten los controles y procedimientos del proceso de auditoria Permitir el acceso oportuno a instalaciones, documentos, personal, niveles, materiales y equipo Supervisar los principios de auditoria V. AGOSTO 2010 RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIN PARA UNA AUDITORIA 33 Aqullos a los que se ha asignado la responsabilidad de gestionar el programa de auditoria deben:
establecer, implementar, realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoria, identificar los recursos necesarios y asegurarse de que se proporcionan, e informar a la Alta Direccin respecto al desempeo del programa. V. AGOSTO 2010 RESPONSABILIDADES DEL COMIT DE CALIDAD 34 Autoridad para la Gestin del Programa Definir programa Objetivos, extensin Calendario Procedimientos Responsabilidades Implementar el programa Evaluacin de auditores/expertos tcnicos Asignacin de competencia de auditorias externos Direccin de actividades de auditoria Registros y reporte Monitorear y revisar el programa Programa de monitoreo y revisin Identificacin de oportunidades para mejora Realiza acciones de mejora Realiza las actividades de auditoria Asegura la competencia de auditores expertos V. AGOSTO 2010 DIAGRAMA DE REALIZACIN DE UNA AUDITORIA 35 V. AGOSTO 2010 36 Deberan establecerse los objetivos de un programa de auditoria para dirigir la planificacin y realizacin de las auditorias.
Estos objetivos pueden basarse considerando: prioridades de la direccin, propsitos comerciales, requisitos del sistema de gestin, requisitos legales, reglamentarios y contractuales, necesidad de evaluar a los proveedores, requisitos del cliente, necesidades de otras partes interesadas, y riesgos para la organizacin. V. AGOSTO 2010 DEFINICIN DE OBJETIVOS EN UNA AUDITORIA 37 La amplitud de un programa de auditoria puede variar y estar influenciada por el tamao, la naturaleza y la complejidad de la organizacin que se audite, as como por lo siguiente:
El alcance, el objetivo y la duracin de cada auditoria que se realice; La frecuencia de las auditorias que se realicen; El nmero, la importancia, la complejidad, la similitud y la ubicacin de las actividades que se auditen; Las normas, los requisitos legales, reglamentarios y contractuales, y otros criterios de auditoria; La necesidad de acreditacin o de certificacin /registro; Las conclusiones de las auditorias previas o los resultados de una revisin de un programa de auditoria previo; Cualquier aspecto idiomtico, cultural y social; Las inquietudes de las partes interesadas; y Los cambios significativos en la organizacin o en sus operaciones. V. AGOSTO 2010 AMPLITUD DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA 38 a) Entender las expectativas y cultura corporativa del auditado b) Alguna preocupacin a ser cubierta? c) Anlisis de riesgos del sector industrial especfico de la organizacin. d) Pre-evaluacin de requisitos reglamentarios e) Seleccin apropiada del equipo auditor para lograr los objetivos de la auditoria f) Asignacin del tiempo adecuada V. AGOSTO 2010 PLANIFICACIN DE UNA AUDITORIA 39 Enfocarse ms a los procesos, y menos en los procedimientos.
Enfocarse ms en los resultados, y menos en los registros. V. AGOSTO 2010 FORMULAS PARA UNA AUDITORIA EFICIENTE 40 Recordar los 8 Principios Uso del enfoque de PHVA al analizar el SGC Tcnicas para clasificar no conformidades Considerar la aplicacin de herramientas de mejora como la Innovacin, Aprendizaje, Estadsticas avanzadas
Nota El programa debe adoptar el enfoque holistico para la recoleccin de evidencias durante la auditoria, en lugar de enfocarse en las clusulas individuales de la norma ISO 9001:2000. V. AGOSTO 2010 LA PROGRAMACIN DE UNA AUDITORIA 41 Ponga los hallazgos en perspectiva (Evaluacin de riesgo / sentido comn).
Relacione los hallazgos al efecto sobre la habilidad de la organizacin para proporcionar productos conformes (Vea la norma ISO 9001:2000 clusula 1.1). V. AGOSTO 2010 ANLISIS Y DECISIN 42 V. AGOSTO 2010 43 La responsabilidad de la gestin de un programa de auditoria debera asignarse a una o ms personas con conocimientos generales de los principios de la auditoria, de la competencia de los auditores y de la aplicacin de tcnicas de auditoria.
Estas personas deberan tener habilidades para la gestin, as como conocimientos tcnicos y del negocio pertinentes para las actividades que van a auditarse.
Aquellos a los que se ha asignado la responsabilidad de gestionar el programa de auditoria deberan:
1. Establecer los objetivos y la amplitud del programa de auditoria, 2. Establecer las responsabilidades y los procedimientos, y asegurarse de que se proporcionan recursos, 3. Asegurarse de la implementacin del programa de auditoria, 4. Asegurarse de que se mantienen los registros pertinentes del programa de auditoria, y 5. Realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoria. RESPONSABILIDADES 44 Actividad Responsabilidad / Autoridad Auditor Lder/ Auditor / Ambos Realizar cualquier comunicacin de pre-auditoria con el auditado RE Auditor Lder Planificar una auditoria RE + A Auditor Lder Documentar todas las observaciones RE Ambos Mantener la confidencialidad de la auditoria y sus resultados RE Ambos Establecer un plan que cubra todo el criterio de auditoria RE + A Auditor Lder Dirigir el equipo de auditoria RE + A Auditor Lder Mantener los horarios establecidos RE Ambos Presidir y controlar todas las juntas de auditoria RE + A Auditor Lder Retener y salvaguardar todos los documentos relativos a la auditoria RE Ambos Dar seguimiento a las actividades de auditoria y establecer acciones segn sea necesario RE + A Auditor Lder Hacer un juicio final basado en la evidencia recopilada A Auditor Lder Coordinar la preparacin del reporte de auditoria RE Auditor Lder Planificar las responsabilidades asignadas incluyendo la preparacin de las listas de verificacin RE Ambos Comunicar y clarificar los requisitos de la auditoria al auditado RE Ambos Presentar la recomendacin en la junta de clausura RE + A Auditor Lder Cumplir con los requisitos de auditoria aplicables RE Ambos 45 Cuando se identifiquen los recursos para el programa de auditoria, deberan considerarse:
1. Los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mejorar las actividades de la auditoria, 2. Las tcnicas de auditoria, 3. Los procesos para alcanzar y mantener la competencia de los auditores, y para mejorar su desempeo, 4. La disponibilidad de auditores y expertos tcnicos que tengan la competencia apropiada para los objetivos particulares del programa de auditoria, 5. La amplitud del programa de auditoria, y 6. El tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades de la auditoria. V. AGOSTO 2010 RECURSOS 46 Los procedimientos del programa de auditoria deberan tratar lo siguiente:
1. La planificacin y elaboracin del calendario de las auditorias; 2. El aseguramiento de la competencia de los auditores y de los lderes de los equipos auditores; 3. La seleccin de los equipos auditores apropiados y la asignacin de sus funciones y responsabilidades; 4. La realizacin de las auditorias; 5. la realizacin del seguimiento de la auditoria, si es aplicable; 6. La conservacin de los registros del programa de auditoria; 7. El seguimiento del desempeo y la eficacia del programa de auditoria; y 8. La comunicacin de los logros globales del programa de auditoria a la alta direccin.
Para organizaciones pequeas, las actividades anteriormente descritas pueden tratarse en un nico procedimiento. V. AGOSTO 2010 PROCEDIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS 47 Cuando la auditoria se considera viable, se debera seleccionar un equipo auditor teniendo en cuenta la competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditoria.
Cuando hay un solo auditor, ste debera desempear todas las tareas aplicables al lder del equipo auditor. V. AGOSTO 2010 SELECCIN DEL EQUIPO AUDITOR 48 En el momento de decidir el tamao y la composicin del equipo auditor, se debera considerar lo siguiente:
Los objetivos, el alcance, los criterios y la duracin estimada de la auditoria; La competencia global del equipo auditor necesaria para conseguir los objetivos de la auditoria; Los requisitos legales, reglamentarios, contractuales y de acreditacin/certificacin, segn sea aplicable; La necesidad de asegurarse de la independencia del equipo auditor con respecto a las actividades a auditar y de evitar conflictos de intereses; La capacidad de los miembros del equipo auditor para interactuar eficazmente con el auditado y trabajar conjuntamente
V. AGOSTO 2010 SELECCIN DEL EQUIPO AUDITOR PROCESO DE ASEGURAMIENTO DE LA COMPETENCIA 49 Uso de Expertos tcnicos Si el conocimiento y habilidades necesarios no se encuentran cubiertos en su totalidad por los auditores del equipo auditor, se pueden satisfacer incluyendo expertos tcnicos. Los expertos tcnicos deberan actuar bajo la direccin de un auditor.
Auditores en formacin Los auditores en formacin pueden incluirse en el equipo auditor, pero no deberan auditar sin una direccin u orientacin. V. AGOSTO 2010 50 Sustitucin de auditores:
Tanto el cliente de la auditoria como el auditado pueden requerir la sustitucin de miembros en particular del equipo auditor con argumentos razonables basados en los principios de la auditoria, Ejemplos de argumentos razonables incluyen situaciones de conflicto de intereses (tales como que un miembro del equipo auditor sea un antiguo empleado del auditado, o que le haya prestado servicios de consultora) y un comportamiento previo no tico.
Estos argumentos deberan comunicarse al lder del equipo auditor y a aqullos con la responsabilidad asignada para la gestin del programa de auditoria, quienes deberan resolver el tema con el cliente de la auditoria y el auditado antes de tomar alguna decisin sobre la sustitucin de los miembros del equipo auditor. V. AGOSTO 2010 PROCESO DE ASEGURAMIENTO DE LA COMPETENCIA 51 V. AGOSTO 2010 52 Los registros deberan conservarse para demostrar la implementacin del programa de auditoria y deberan incluir lo siguiente:
Registros relacionados con auditorias individuales, tales como: planes de auditoria, informes de auditoria, informes de no conformidades, informes de acciones correctivas y preventivas, e informes del seguimiento de la auditoria, si es aplicable.
Resultados de la revisin del programa de auditoria;
Registros relacionados con el personal de la auditoria que traten aspectos tales como: competencia del auditor y evaluacin desempeo, seleccin del equipo auditor, y mantenimiento y mejora de la competencia.
Los registros deberan conservarse y guardarse con la seguridad apropiada. REGISTROS 53 V. AGOSTO 2010 54 La implementacin del programa de auditoria debera seguirse y revisarse a intervalos apropiados para evaluar si se han cumplido sus objetivos y para identificar las oportunidades de mejora. Los resultados deberan comunicarse a la alta direccin.
Deberan utilizarse indicadores de desempeo para el seguimiento de caractersticas tales como:
1.la aptitud de los equipos auditores para implementar el plan de auditoria, 2.la conformidad con los programas y calendarios de auditoria, y 3.la retroalimentacin de los clientes de la auditoria, de los auditados y de los auditores. SEGUIMIENTO Y REVISIN 55 La revisin del programa de auditoria debera considerar, por ejemplo:
1.los resultados y las tendencias del seguimiento, 2.la conformidad con los procedimientos, 3.las necesidades y expectativas cambiantes de las partes interesadas, 4.los registros del programa de auditoria, 5.las prcticas de auditoria alternativas o nuevas, y 6.la coherencia en el desempeo entre los equipos auditores en situaciones similares.
Los resultados de las revisiones del programa de auditoria pueden llevar a acciones correctivas y preventivas y a la mejora del programa de auditoria. V. AGOSTO 2010 SEGUIMIENTO Y REVISIN 56 V. AGOSTO 2010 ALCANCE Y CRITERIOS 57 El alcance de la auditoria
describe la extensin y los lmites de la auditoria, tales como ubicacin, unidades de la organizacin, actividades y procesos que van a ser auditados, as como el perodo de tiempo cubierto por la auditoria.
Los criterios de auditoria
se utilizan como una referencia frente a la cual se determina la conformidad, y pueden incluir polticas, procedimientos, normas, leyes y reglamentos, requisitos del sistema de gestin, requisitos contractuales o cdigos de conducta de los sectores industriales o de negocio aplicables.
El cliente de la auditoria (Normalmente para una auditoria interna es la Alta Direccin)
Deberan definir los objetivos de la auditoria. El alcance y los criterios de auditoria deberan definirse entre el cliente de la auditoria y el lder del equipo auditor, de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoria. Cualquier cambio de los objetivos, del alcance o de los criterios de auditoria debera acordarse por las mismas partes.
DETERMINACIN DE LA VIABILIDAD DE LA AUDITORIA 58 La viabilidad de la auditoria debera determinarse teniendo en consideracin factores tales como la disponibilidad de:
1. la informacin suficiente y apropiada para planificar la auditoria, 2. la cooperacin adecuada del auditado, y 3. el tiempo y los recursos adecuados.
Cuando la auditoria no es viable, debera proponerse al cliente de la auditoria una alternativa tras consultar con el auditado. V. AGOSTO 2010 CONTACTO INICIAL CON EL AUDITADO 59 El contacto inicial para la auditoria con el auditado puede ser informal o formal y debera realizarse por aqullos a los que se les ha asignado la responsabilidad de gestionar el programa de auditoria o por el lder del equipo auditor. El propsito del contacto inicial es:
1. Establecer los canales de comunicacin con el representante del auditado, 2. Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoria, 3. Proporcionar informacin sobre las fechas y la duracin propuestas y la composicin del equipo auditor, 4. Solicitar acceso a los documentos pertinentes, incluyendo los registros, 5. Determinar las reglas de seguridad aplicables al lugar, 6. Hacer los preparativos para la auditoria, y 7. Acordar la asistencia de observadores y la necesidad de guas para el equipo auditor. 60 V. AGOSTO 2010 61 Antes de las actividades de auditoria in situ, la documentacin del auditado debera ser revisada para determinar la conformidad del sistema, segn la documentacin, con los criterios de auditoria
La documentacin puede incluir documentos y registros pertinentes del sistema de gestin e informes de auditorias previas. La revisin debera tener en cuenta el tamao, la naturaleza y la complejidad de la organizacin, as como los objetivos y el alcance de la auditoria. REVISIN DE LA DOCUMENTACIN 62 V. AGOSTO 2010 PREPARACIN DEL PLAN DE AUDITORA 63 El lder del equipo auditor debera preparar un plan de auditoria que proporcione la base para el acuerdo entre el equipo auditor y el auditado, respecto a la realizacin de la auditoria. Este plan debera facilitar el establecimiento de los horarios y la coordinacin de las actividades de la auditoria. El nivel de detalle proporcionado en el plan de auditoria debera reflejar el alcance y la complejidad de sta. El plan de auditoria debera ser suficientemente flexible para permitir cambios, tales como modificaciones en el alcance de la auditoria, que pueden llegar a ser necesarios a medida que se van desarrollando las actividades de auditoria in situ. En algunas situaciones, esta revisin puede posponerse hasta el inicio de las actividades in situ, si esto no perjudica la eficacia de la realizacin de la auditoria. En otras situaciones, puede realizarse una visita preliminar al lugar para obtener una visin general apropiada de la informacin disponible. Si se encuentra que la documentacin es inadecuada, debera decidirse si se contina o suspende la auditoria hasta que los problemas de documentacin se resuelvan. Nota Puede elaborarse un informe de auditoria documental 64
Matriz de Responsabilidades V. AGOSTO 2010 65 7.0 Realizacin del Producto 7.1 Planeacin de la realizacin del producto. I I I R R R 7.2 Procesos Relacionados con el cliente I I R R 7.3 Diseo y Desarrollo R R R 7.4 Compras R I 7.5 Produccin y prestacin del servicio R R I 7.6 Control de los equipos de medicin y seguimiento R I 8. Medicin, anlisis y mejora 8.1 Generalidades R R I R I I 8.2 Medicin y seguimiento R R R R R R 8.3 Control de producto no conforme R R 8.4 Anlisis de datos R R R R R R 8.5. Mejora Continua R R R R R R Nota: Compras, Almacn y Control de Calidad es parte de operacin. V. AGOSTO 2010 66 PROCESOS RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION REVISION GERENCIAL R I I I I I COMUNICACIN INTERNA R I I I I I PROCESOS DE GESTION DE RECURSOS COMPETENCIAS I I R I I I GESTION DE RECURSOS (INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO R I I I I I PROCESOS DE REALIZACION DEL PRODUCTO PLANIFICACION DE LAS OPERACIONES I I R I I I VENTAS I I I R I DISEO Y DESARROLLO (INCLUYE EL CC DEL PRODUCTO) I I I I R COMPRAS (INCLUYE EL CC DEL PRODUCTO) R I OPERACIONES (INCLUYE EL CC DEL PRODUCTO) R I I CALIBRACION DE DISPOSITIVOS R I PROCESOS DE MEDICION ANALISIS Y MEJORA AUDITORIAS I R I I I I MEJORA CONTINUA R I I I I I R.- ES EL DUEO DEL PROCESO Nota: Compras, Almacn y Control de Calidad es parte de operacin. V. AGOSTO 2010 67 Fecha y Hora Actividad Participante (s) rea Auditada Participante (s) Equipo Auditor 3 de enero /2004 9:00 -9:30 hrs. Reunin de apertura Sala de juntas Todos Todos 3/enero /2004 9:45 -12:45 hrs.
Revisin de los puntos 4.1, 4.2, 7.4 ,5.4, 5.3, 8.5.2, 8.5.3 de la norma Revisin de las polticas generales de compras Gerente de Compras Auditor Lder Vctor Nez 3/enero /2004 10:45- 12:45 hrs. Revisin de los puntos 4.2, 5.3. 5.4 , 6.2. 6.4,, 7.4.1, 7.4.2 revisin del proceso de compras y de la evaluacin y seleccin de proveedores Compradores 1 y 2 Carlos Hernndez 3/enero /2004 10:45- 12:45 hrs. Revisin de los puntos 4.2, 5.3. 5.4 , 6.2. 6.4,, 7.4.1, 7.4.2 revisin del proceso de compras y de la evaluacin y seleccin de proveedores Comprador 3 y asistente de compras Omar Leal 3/enero /2004 13:00- 13:30 hrs. Reunin de auditores No participan Todos 3/enero /2004 13:30- 14:00 hrs. Reunin de Cierre Todos Todos V. AGOSTO 2010 EJEMPLO DE UN PLAN DE AUDITORIA 68 EJEMPLO DE UN PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS FECHA : ________ PERIODO COMPRENDIDO DEL MES ________DE 200 __ AL MES DE _________ DE 200 __ No rea No Personas Auditadas Fecha de ejecucin Tiempo necesarias Fecha de entrega informe Equipo Auditor Iniciales Criterios de auditoria Procesos involucrados 1 Compras 5 3/01/04
ELABOR GERENCIA DE CALIDAD APROB DIRECCION GENERAL V. AGOSTO 2010 69 Renase en equipo para elaborar un programa de auditorias inicial tomando en cuenta el formato anterior y las siguientes indicaciones:
Proponga el nombre y numero de auditores necesarios para la auditoria, si usted lo considera necesario incluya al equipo auditor a un experto tcnico. Proponga el tiempo que le tomara la auditoria en das o en horas. Identifique los procesos involucrados en la auditoria. El numero de personas auditadas. Identifique los criterios de la auditoria, en esta caso solo los requisitos de la ISO 9001:2000 de acuerdo a la matriz de responsabilidades. V. AGOSTO 2010 EJERCICIO 70 Alcance rea : Compras Periodo de tiempo Se verificaran registros de los ltimos seis meses Criterios de auditoria 4.1, 4.2, 5.3. 5.4 , 6.2. 6.4, 7.4 , 8.5.2, 8.5.3 Los procesos que van a auditarse total o parcialmente Abastecimiento, Mejora, Competencia
Objetivos de la auditoria Verificar si el proceso de compras asegura la adquisicin de materia prima que cumpla con los requisitos de calidad y con la ley de adquisiciones Documentos de referencia Manual de calidad, norma ISO 9001 2000, Procedimiento de compras, Ley de adquisiciones, Mapeo de procesos, Tablero de comunicacin de los objetivos de calidad Personal auditado Gerente de compras, compradores y asistente de compras Equipo auditor Auditor Lder Vctor Nez, Auditores Carlos Hernndez y Omar Leal Recursos necesarios Se requiere una sala para las reuniones, y una PC con impresora V. AGOSTO 2010 EJEMPLO DE UN PLAN DE AUDITORA 71 Alcance de la Auditoria rea Auditada (defina el rea que va a ser auditada) Criterios de auditoria (requisitos de la norma involucrados y otros requisitos internos Periodo cubierto, definicin del periodo cubierto de las evidencias que deben ser presentadas ejemplo se vern los registros de los ltimos 3 meses Los procesos que van a auditarse total o parcialmente (operativos de soporte o de direccin) Objetivos de la auditoria; ) la razn o el motivo por lo que se hace la auditoria Documentos de referencia; manual de calidad, norma ISO 9001 2000, Procedimientos internos, leyes y normas externos, instructivos etc.) La identificacin del personal auditado ( Responsables y numero de personas que sern auditados) La identificacin del equipo auditor y sus funciones (auditor lder, auditor, observados y experto tcnico); La identificacin de los recursos necesarios (sala de reuniones, PC, equipo de seguridad como cascos y lentes, etc.) La Agenda de Auditoria (las fechas de la auditoria, la hora y la duracin estimadas de las actividades de la auditoria incluyendo las reuniones de apertura y de cierre y las reuniones del equipo auditor Realice un plan de auditoria tomando en cuenta la informacin generada en el ejercicio del programa de auditoria y el ejemplo anterior que contenga lo siguiente: EJERCICIO PREPARACIN DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO 72 Documentos que deben ser preparados antes de la auditoria in situ Listas de verificacin con su rea de registro de las observaciones Planes de muestreo de auditoria Reportes de hallazgos de auditoria o SACs Formatos para registrar la asistencia a las reuniones. Formato de Evaluacin del desempeo de auditores
Recomendaciones de su manejo Estos documentos de trabajo deberan retenerse al menos hasta que finalice la auditoria. Aquellos documentos que contengan informacin confidencial o de propiedad privada deberan ser guardados con la seguridad apropiada en todo momento por los miembros del equipo auditor. V. AGOSTO 2010 USO DE LISTA DE VERIFICACIN 73 Contar con una gua que asegura la continuidad y profundidad de la auditoria. No restringe la libertad de los auditores para formular preguntas adicionales Debe ser una serie de requisitos clave que necesitan ser verificados buscando evidencia objetiva NO debera ser una serie de preguntas a cuestionar. Una buena lista de verificacin ayudar a: Mantener la auditoria en marcha Asegurar que todos los factores clave se verifican Proporciona una base sobre la cual investigar las actividades. V. AGOSTO 2010 DOCUMENTOS CONSULTADOS EN LA PREPARACIN DE LA LISTA DE VERIFICACIN 74 Manual de Calidad Contratos Requisitos regulatorios, cdigos y normas Especificacin / lista maestra Informes de auditoria previas Reportes de inspeccin Informe de agencias regulatorias Polticas generales Planes de trabajo ETC V. AGOSTO 2010 TIPOS DE PREGUNTAS 75 Abiertas DE QUE MANERA SE CAPACITO? Cerradas HA SIDO USTED CAPACITADO? Aclaratorias ENTONCES USTED HA SIDO CAPACITADO EN EL MANEJO DE ESE EQUIPO? V. AGOSTO 2010 76 Mano de Obra Competencia (6.2.2) Conciencia (6.2.2) Comunicacin respecto al desempeo SGC (5.5.3) Responsabilidades y autoridades (5.5.1) Entradas Materiales (7.4) Productos (7.4) Informacin e interaccin (4.1) Servicios asociados (6.3) Recursos (6.1)
Maquinaria Equipo. Infraestructura o instalaciones . (6.3) Programa de Mantenimiento (6.3) Equipo de medicin calibrado (7.6) Mtodo (s) Documentacin del SGC (4.2.1) Procedimientos (documentados o no) (7.1) Plan de calidad (7.1) Puntos de Control de Calidad del producto y del proceso Planes de control u hojas de proceso (7.5) Manuales, instructivos (7.5) Registros necesarios (4.2.4) Salidas Productos Software Hardware Servicio o Materiales Procesados Medio Ambiente Factores Fsicos Espacios, luz, polvo, orden y limpieza (6.4) Factores Humano Ergonoma, tica, motivacin, (6.4)
Proceso Seguimiento y medicin al proceso (8.2.3) Producto Seguimiento y medicin al producto (8.2.4) de acuerdo al Plan de Calidad o el Control de Calidad Mediciones
Control de PNC (8.3) Mejoras Anlisis de Datos (8.4) Satisfaccin del cliente (8.2.1) Desempeo de procesos y productos (8.2.3 y 8.2.4) Desempeo de Insumos (7.4) Proceso Mejores controles (8.2.3, 8.2.4) Mejores mtodos (7.5) Actualizacin de equipo (6.3) Producto Decremento en PNC (8.5.2) Mejoras en especificaciones (7.5) Acciones correctivas y preventivas Dirigidas al proceso y producto (8.5.2, 8.5.3) No Si Si No No Si V. AGOSTO 2010 77 Ejemplo de lista de verificacin por proceso Requisito (s) Norma Etapa de proceso Registro de actividades de auditoria Muestreo 10 expedientes de compras de MP R 7.4.2 Entrada (s)
Se realiza la requisicin con la informacin completa que describe la MP y sus especificaciones C 7.4 Mtodos aplicados Se selecciona al proveedor con base en una calificacin previa y cumpliendo con la Ley de Adquisiciones C 7.4.3 Salida (s) La MP cumple con los requisitos de las especificaciones y se realiza una inspeccin al 100 % de la MP C 8.2.3 8.2.4 8.3 Seguimiento, medicin y Control del PNC Le dan seguimiento mensual al desempao del proceso de compras y de los proveedores de la MP El PNC detectado se etiqueta y se aplica una devolucin al proveedor Formiato F-8.3-01 C
C 7.6 Infraestructura Equipo de medicin Se utiliza una bascula para el recibo de MP la cual es verificada cada seis meses por una empresa acreditada por EMA C 6.2.2 Competencia del personal El personal de compras conoce y mantiene la competencia respecto a la adquisicin de MP C 6.4 Medio ambiente NA NA 8.5.3 Mejoras aplicadas Se han desarrollado Acciones Preventivas y de mejora respecto a la comunicacin con proveedores y la actualizacin de las especificaciones de MP C rea auditada : Compras Proceso : Adquisicin y suministro de MP Fecha: 2/01/04 R: C.- Cumple, NC.- No conformidad, O.- Observacin, OM .- Oportunidad de Mejora, NA.- No Aplica EJERCICIO DE LISTA DE VERIFICACIN 78 Renase en equipo y elabore una lista de verificacin utilizando el formato del ejemplo anterior a una rea y proceso asignado por el instructor Refieran al criterio o requisito de norma que ustedes debern investigar Definan el muestreo que ustedes proponen aplicar En el rea de registro de actividades de auditoria escriba cuatro preguntas, una de cada tipo de preguntas (de los 4 tipos abiertas, dirigidas, cerradas y aclaratorias) en cuatro diferentes secciones de la Lista de Verificacin (entrada, salida, Medio ambiente, seguimiento y medicin, etc. Realicen solo cuatro preguntas solamente una de cada tipo y en diferente seccin 79 V. AGOSTO 2010 80 V. AGOSTO 2010 81 Se debera realizar una reunin de apertura con la direccin del auditado o, cuando sea apropiado, con aquellos responsables para las funciones o procesos que se van a auditar. El propsito de una reunin de apertura es: 1. Confirmar el plan de auditoria, 2. Proporcionar un breve resumen de cmo se llevarn a cabo las actividades de auditoria, 3. Confirmar los canales de comunicacin, y 4. Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas. V. AGOSTO 2010 82 Entrevistas Presntese usted mismo Anote cualquier observacin y conteste las listas de Verificacin. Dele tiempo al auditado para que conteste No se clave en procesos o equipos nuevos Muestre inters, tome notas. Analice las evidencias objetivas seleccionando elementos relevantes con mayor profundidad Verifique el seguimiento de las acciones correctivas anteriores con profundidad. Deberan mantenerse con personas de niveles y funciones adecuadas que desempeen actividades o tareas dentro del alcance de la auditoria; Realizarse durante las horas normales de trabajo y, cuando sea prctico, en el lugar de trabajo habitual de la persona entrevistada; V. AGOSTO 2010 83 Entrevistas Se debera hacer todo lo posible para tranquilizar a la persona que se va a entrevistar antes y durante la entrevista; Debera explicarse la razn de la entrevista y de cualquier nota que se tome; Pueden iniciarse pidiendo a las personas que describan su trabajo; Deberan evitarse preguntas que predispongan las respuesta (es decir, preguntas inductivas); Los resultados de la entrevista deberan ser resumidos y revisados con la persona entrevistada; y Se debera agradecer a las personas entrevistadas su participacin y cooperacin. Observacin de actividades Observe situaciones reales o en desarrollo V. AGOSTO 2010 84 Revisin de documentos Tales como poltica, objetivos, planes, procedimientos, normas, instrucciones, licencias y permisos, especificaciones, planos, contratos y pedidos Registros, tales como registros de inspeccin, actas de reunin, informes de auditorias, registros de programas de seguimiento y resultados de mediciones; Resmenes de datos, anlisis e indicadores de desempeo; Informacin sobre los programas de muestreo del auditado y sobre los procedimientos para el control de los procesos de muestreo y medicin Informes de otras fuentes, por ejemplo, retroalimentacin del cliente, otra informacin pertinente de partes externas y la calificacin de los proveedores Bases de datos informticas y sitios de internet.
V. AGOSTO 2010 85 Qu, Por qu, Dnde, Quin, Cmo y Cundo?
Tambin agregamos ...
Qu pasa si.....?
Mustreme V. AGOSTO 2010 86 En situaciones difciles Los auditores deben: Permanecer en calma y no entrar en pnico No verse involucrado Ser asertivo Los auditores no deben Dejarse distraer Pasar comentarios personales Ofrecer consejos en reas de correccin de problemas Apartarse del tema Saturarse Andar sin un gua de la compaa, V. AGOSTO 2010 87 Mantener al Auditado Informado. El auditor deber comentar cualquier deficiencia encontrada durante la auditoria con el auditado y no los tomar por sorpresa. El proceso es correcto hasta que no se demuestre lo contrario (El peso esta en el auditor). El valor de los Juicios. Debe escuchar, entender y evaluar los hechos de la situacin con el fin de juzgar adecuadamente la conformidad o propiedad de la situacin. No hagas comparaciones sobre como lo hacen otros o cmo debera ser hecho. No lo tomes a mal aunque exista algn hallazgo en la auditoria. Di la verdad con compasin. V. AGOSTO 2010 88 Escuchar 70 % Hablar 30 %. No dejarse engaar o conducir por el auditado. Saber donde auditar. Evitar conflictos. Dar oportunidad al auditado de demostrar evidencias. Mostrar inters en la auditora Medir tiempos para cumplir con el programa. Saber como muestrear evidencias. V. AGOSTO 2010 89 V. AGOSTO 2010 90 V. AGOSTO 2010 91 Generacin de Hallazgos La evidencia de la auditoria debera ser evaluada frente a los criterios de auditoria para generar los hallazgos de la auditoria. Los hallazgos de la auditoria pueden indicar tanto conformidad como no conformidad con los criterios de auditoria. Cuando los objetivos de la auditoria as lo especifiquen, los hallazgos de la auditoria pueden identificar una oportunidad para la mejora.
Revisin de Hallazgos por el equipo de auditoria El equipo auditor debera reunirse cuando sea necesario para revisar los hallazgos de la auditoria en etapas adecuadas durante la misma.
Revisin de las no conformidades. stas deberan revisarse con el auditado, para obtener el reconocimiento de que la evidencia de la auditoria es exacta y que las no conformidades se han comprendido. V. AGOSTO 2010 92 El equipo auditor debera reunirse antes de la reunin de cierre para: 1. Revisar los hallazgos de la auditoria y cualquier otra informacin apropiada recopilada durante la auditoria frente a los objetivos de la misma, 2. Acordar las conclusiones de la auditoria, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al proceso de auditoria, 3. Preparar recomendaciones, si estuviera especificado en los objetivos de la auditoria, y 4. Comentar el seguimiento de la auditoria, si estuviera incluido en el plan de la misma. V. AGOSTO 2010 93 Las conclusiones de la auditoria pueden tratar aspectos tales como: 1. El grado de conformidad del sistema de gestin con los criterios de auditoria, 2. La eficaz implementacin, mantenimiento y mejora del sistema de gestin, y 3. La capacidad del proceso de revisin por la direccin para asegurar la continua idoneidad, adecuacin, eficacia y mejora del sistema de gestin. 4. Si los objetivos de la auditoria as lo especifican, las conclusiones de la auditoria pueden llevar a recomendaciones relativas a mejoras, relaciones comerciales, certificacin/registro, o actividades de auditoria futuras. V. AGOSTO 2010 94 Documental (falta planificar de manera documentada) Aplicacin (no se ejecuta de acuerdo a lo planificado) No conformidad Incumplimiento de un requisito y que afecta directamente la calidad del producto Observacin Incumplimiento parcial de un requisito y que puede afectar la calidad del producto Una situacin que puede afectar el SGC pero no es clara violacin al Sistema de Gestin de la Calidad o algn requisito completo V. AGOSTO 2010 v. Julio 2009 95 1 En el rea de almacn desarrollan el empaque con material adecuado, pero no cuentan con el procedimiento.
2 Cuando aplica la inspeccin en recibo, el inspector no se basa en el procedimiento de inspeccin de recibo PIR-01.
3 El jefe de recursos humanos no detecta las necesidades de capacitacin de acuerdo a lo indicado en el procedimiento PRH-01.
4 El procedimiento PCD-01 no describe como se controlan los documentos obsoletos, aunque a estos se les identifica con el sello de OBSOLETOS.
5 El jefe de compras no cuenta con procedimientos para el monitoreo de proveedores ni se lleva a cabo este.
6 La Gerencia no cuenta con evidencias de la revisin del sistema de calidad tal y como lo establece el procedimiento PRG-01 ____
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96 Clasificacin (Documental o de Implementacin) rea ( rea en donde se detecto la no conformidad no necesariamente la responsable de su generacin). Categora ( No conformidad, Mayor menor u observacin ) Hecho ( describa el hecho encontrado) Especificacin (describa el punto de norma o requisito interno o externo que fue no cubierto) Naturaleza (las bases por lo que es una no conformidad) V. AGOSTO 2010 97 Hecho Especificacin ______________________
Clasificacin Documental Aplicacin rea ___________________________________ Categora No Conformidad Mayor Menor Observacin V. AGOSTO 2010 98 SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA/PREVENTIVA Correctiva Aplicacin Preventiva rea donde se detect la no conformidad DIA MES AO Documento de referencia que sustente la no conformidad Hecho encontrado : Anlisis de la causa raz de la no conformidad: Solicitante de la accin correctiva/preventiva NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA FECHA INICIO FECHA TERMINACION Responsable de la implantacin DIA MES AO DIA MES AO NOMBRE Y FIRMA CERRADA Nueva fecha de Verificacin: ABIERTA Requiere de otra SAC/P? Nmero: FECHA VERIFICACIN Responsable de la verificacin DIA MES AO NOMBRE Y FIRMA FT-8.5.2/3-01 ACTIVIDADES DE VERIFICACIN DE LA EFECTIVIDAD DE LAS ACCIONES RESULTADO CLASIFICACION DE LA NO CONFORMIDAD NMERO CONSECUTIVO / AO FECHA Requisito afectado Documental Responsable del rea donde se detect la no conformidad ACCIONES CORRECTIVAS/PREVENTIVAS PROPUESTAS POR EL RESPONSABLE DE AREA AFECTADA Naturaleza : (Sustento de la No conformidad, Real o Potencial) FORMATO DE ACCION CORRECTIVA ACCION DE MEJORA DETECCION CIERRE ETAPAS QUE SE DAN EN DIFERENTES FECHAS V. AGOSTO 2010 V. AGOSTO 2010 Redaccin de NC
100 Presidida por el lder del equipo auditor Presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado, y para ponerse de acuerdo, si es necesario, en el intervalo de tiempo para que el auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas. V. AGOSTO 2010 101 5 estrategias para la solucin de los conflictos: Conceder (yo pierdo, tu ganas) Evitar (yo pierdo, tu pierdes) Conciliar (ambos perdemos, ambos ganamos) Competir (yo gano, tu pierdes) Colaborar (yo gano, tu ganas) V. AGOSTO 2010 102 V. AGOSTO 2010 103 El lder del equipo auditor debera ser responsable de la preparacin y del contenido del informe de la auditoria.
El informe de la auditoria debera proporcionar un registro completo de la auditoria, preciso, conciso y claro
Nota Recuerde que el resultado de su buen desempeo de auditor termina en la elaboracin del informe de auditoria por lo tanto debera de hacerlo con cuidado para que deje una imagen positiva de su trabajo como auditor. Describir mucho con pocas palabras V. AGOSTO 2010 104 INFORME DE AUDITORIA FECHA DE ELABORACION DEL INFORME 10 DE ENERO DE 2004 REA AUDITADA : Compras
ALCANCE DE LA AUDITORIA Periodo de tiempo : Se verificaron registros del mes de julio a diciembre de 2003 Criterios de auditoria 4.1, 4.2, 5.3. 5.4 , 6.2. 6.4, 7.4 , 8.5.2, 8.5.3 Los procesos que se auditaron Abastecimiento, Mejora, Competencia OBJETIVOS DE LA AUDITORIA Verificar si el proceso de compras asegura la adquisicin de materia prima que cumpla con los requisitos de calidad y con la ley de adquisiciones EQUIPO AUDITOR Auditor Lder Vctor Nez, Auditores Carlos Hernndez y Omar Leal PERSONAL AUDITADO Gerente de compras, compradores y asistente de compras LUGAR Y FECHA DE LA AUDITORIA Se llevo a cabo en las oficinas del rea de compras el da 3 d enero de las 9a las 14 00 horas V. AGOSTO 2010 105 Req. Hallazgos de auditoria R 7.4.2 Se realiza la requisicin con la informacin completa que describe la MP y sus especificaciones C 7.4.1 Se selecciona al proveedor con ase en una calificacin previa y cumpliendo con la Ley de Adquisiciones C 7.4.3 La MP cumple con los requisitos de las especificaciones y se realiza una inspeccin al 100 % de la MP C 8.2.3 8.3 Le dan seguimiento mensual al desempao del proceso de compras y de los proveedores de la MP El PNC detectado se etiqueta y se aplica una devolucin al proveedor Formiato F-8.3-01 C
C 7.6 Se utiliza una bascula para el recibo de MP la cual es verificada cada seis meses por una empresa acreditada por EMA C CONCLUSIN DEL EQUIPO AUDITOR El SGC se mantiene de acuerdo a los requisitos de la norma, por lo tanto se recomienda que la prxima auditoria se realice dentro de seis meses Claves de resultados R: C.- Cumple, NC.- No conformidad, O.- Observacin, OM .- Oportunidad de Mejora, NA.- No Aplica V. AGOSTO 2010 106 V. AGOSTO 2010 107 Cuando todas las actividades descritas en el plan de auditoria se hayan realizado y el informe de la auditoria aprobado se haya distribuido.
Los documentos pertenecientes a la auditoria deberan conservarse o destruirse de comn acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos de auditoria y los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables.
Salvo que sea requerido por ley, el equipo auditor y los responsables de la gestin del programa de auditoria no deberan revelar el contenido de los documentos, cualquier otra informacin obtenida durante la auditoria, ni el informe de la auditoria a ninguna otra parte sin la aprobacin explcita del cliente de la Auditoria. V. AGOSTO 2010 108 V. AGOSTO 2010 109 Las conclusiones de la auditoria pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas, o de mejora, segn sea aplicable. Tales acciones generalmente son decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado y no se consideran parte de la auditoria. El auditado debera mantener informado al cliente de la auditoria sobre el estado de estas acciones. Debera verificarse si se implement la accin correctiva y su eficacia. Esta verificacin puede ser parte de una auditoria posterior. El programa de auditoria puede especificar el seguimiento por parte de los miembros del equipo auditor, que aporte valor al utilizar su pericia. En estos casos, se debera tener cuidado para mantener la independencia en las actividades de auditoria posteriores. V. AGOSTO 2010 11 0 V. AGOSTO 2010 111 V. AGOSTO 2010 112 La fiabilidad en el proceso de auditoria y la confianza en el mismo dependen de la competencia de aqullos que llevan a cabo la auditoria. Esta competencia se basa en la demostracin de:
1. las cualidades personales y 2. la aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades, adquiridos mediante la educacin, la experiencia laboral, la formacin como auditor y la experiencia en auditorias.
Los auditores desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a travs del continuo desarrollo profesional y de la participacin regular en auditorias. V. AGOSTO 2010 113 Los auditores deberan poseer atributos personales que les permitan actuar de acuerdo con los principios de la auditoria
Un auditor debera ser: tico De mentalidad abierta Diplomtico Observador Perceptivo Verstil Tenaz Decidido Seguro de s mismo V. AGOSTO 2010 Rev julio 2006 11 4 115 a) Principios, procedimientos y tcnicas de auditoria c) Documentos del sistema de gestin y de referencia d) Situaciones comunes y extraordinarias de la organizacin. e) Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables pertinentes a la disciplina f) Tcnicas estadsticas g) Metodologa en relacin a la metrologa
V. AGOSTO 2010 v. Julio 2009 11 6 A U D I T O R E S
Completado una educacin (preparatoria ) Experiencia laboral funcin tcnica, de gestin o profesional que haya implicado el ejercicio del juicio, solucin de problemas y comunicacin con otro personal directivo o profesional, compaeros, clientes y/u otras partes interesadas. Parte de la experiencia laboral debera ser en una funcin donde las actividades realizadas contribuyan al desarrollo de conocimiento y habilidades en: El rea de gestin de la calidad para auditores de sistemas de gestin de la calidad, y El rea de gestin ambiental para auditores de sistemas de gestin ambiental. Formacin como auditor Experiencia en auditorias Debera haber sido obtenida bajo la direccin y orientacin de un auditor con competencia como lder del equipo auditor en la misma disciplina. Rev julio 2006 11 7 118 Los auditores deberan mantener y demostrar su aptitud para auditar a travs de la participacin regular en auditorias de sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental V. AGOSTO 2010 119 V. AGOSTO 2010 v. Julio 2009 12 0 Identificar las cualidades y atributos personales y los conocimientos y habilidades para satisfacer las necesidades del programa de auditoria Establecer los criterios de evaluacin Seleccionar el mtodo de evaluacin adecuado Realizar la evaluacin 121 Analice la norma con los elementos 4 al 8 de la norma ISO 9001:2000 Utilice la siguiente tabla (realice un acetato para presentar sus conclusiones al resto del grupo) Ejemplo 4..2.2 Manual de calidad Revisar el contenido del El manual con sus referencias manual, la ref. a documentos Mapeo de procesos exclusiones permisibles soporte de las exclusiones interaccin de procesos Req. Concepto Que actividades Evidencias No. Clave Realizar Objetivas en la Auditoria V. AGOSTO 2010 Por su participacin Ing. Oscar Lpez Batista Auditor IRCA ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 Delegado INLAC ante el TC 176 (ISO 9000) 122 V. AGOSTO 2010