European Training Systems de Mxico

RESUMEN EJECUTIVO
En un mundo cada da ms competitivo, el manejo del
tiempo se hace ms importante que nunca. Usted debe
convertir al tiempo de un enemigo en un aliado, y el
mejor momento para comenzar a hacerlo es ahora.
A diferencia de otros libros del tema, Bly ofrece una
amplia gama de tcnicas y estrategias para lograr ms de
su tiempo, y con menos estrs.
Algunas de las tcnicas que aprender, incluyen cmo:
- Mantener los tres tipos de listas de prioridades que
todos necesitamos.
- Eliminar malos hbitos y actividades innecesarias que
le hacen perder tiempo.
- Dominar el arte de decir no.
- Lidiar con la sobrecarga de informacin.
- Realizar lecturas rpidas para encontrar la informacin
que se busca.
- El ejercicio y la sana alimentacin afectan nuestros
niveles de energa.
- El uso de la ltima tecnologa permite el manejo de la
informacin y comunicacin ms eficiente y efectiva.
Al terminar este libro, podr cumplir sus fechas topes y
compromisos, incrementar la satisfaccin al cliente,
mejorar el desempeo laboral, conseguir ms tiempo
para la familia, reducir la presin y el estrs, sentirse
satisfecho consigo mismo y trabajar con mayor nimo.
Consejos fciles para ponerse a tono
La habilidad de trabajar ms rpido y hacer ms en
menos tiempo es sinnimo de libertad.
Cada da, usted tiene que lidiar irremediablemente con
determinada cantidad de trabajo. Si logra ser ms
eficiente, podr terminar su trabajo, y todava tener
tiempo libre para leer un libro, jugar con sus hijos, hacer
ejercicios, tocar piano, etc.
En buena medida, la agitacin que usted pueda sentir es
debido a la tecnologa.
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101 formas para que cada segundo cuente
Consejos y tcnicas para tener ms xito con menos estrs
por Robert W. Bly
Como dice el escritor Gary Springer, estamos viviendo
bajo la regla del 6. Lo que antes se haca en 6 meses,
ahora nos toma 6 semanas; lo que nos tomaba 6 semanas,
ahora debe hacerse en 6 das; lo que normalmente se
haca en 6 das, ahora se debe hacer en 6 horas; lo que se
haca en 6 horas, ahora se debe hacer en 6 minutos.
Cmo hacer para mantener el paso? Debe aprender las
destrezas de manejo de tiempo que le permitirn:
- Hacer ms en menos tiempo.
- Cumplir con fechas tope y compromisos.
- Incrementar la satisfaccin del cliente.
- Tener ms tiempo para su familia.
- Sentirse mejor, tener ms energa y reducir el estrs.
- Eliminar los desperdiciadores de tiempo.
- Encontrar la informacin que necesita en forma rpida
y eficiente.
- Terminar sus tareas interminables.
- Beneficiarse de la tecnologa, en vez de sentirse
presionado por sta.
Convirtase en el amo de su tiempo, en lugar de ser
esclavo del mismo, adoptando estos hbitos laborales:
- Haga listas de asuntos pendientes (to-do lists): tenga al
menos tres tipos: asuntos diarios, por proyecto y a largo
plazo. Asigne prioridades a cada asunto. Las personas
productivas no slo tienen listas de asuntos pendientes,
se apegan a ellas.
No es suficiente saber cules sern las actividades que
usted tendr que hacer; es necesario dividir el da en
segmentos y asignar las actividades a cada uno.
- Maneje las reuniones: ponga orden en las reuniones de
negocios. Asigne y cumpla el horario de comienzo y fin.
- Supere la desidia: divida los proyectos en partes
menores. Prmiese cada vez que complete una tarea.
Delegue aquellas actividades o partes del proyecto que le
parezcan aburridas.
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- Elimine los malos hbitos: identifique aquellas
actividades que desperdician tiempo. Aprenda a evitar
distracciones.
- Utilice la regla del 80/20: 80% de sus logros provienen
de apenas un 20% de sus esfuerzos. Encuentre cul es
ese 20% productivo, y dedquese a esas actividades.
- Disee y use estndares de procedimientos operativos.
- Disee un espacio de trabajo productivo.
- Ajuste su horario: en funcin a sus niveles de energa.
Si es de las personas que tienen ms energa temprano en
la maana, por ejemplo, planifique sus actividades ms
importantes a esa hora.
- Deshgase de cualquier pensamiento perfeccionista.
- Deje de realizar varias tareas diferentes a la vez.
-Deje de perder tiempo en proyectos que oficialmente
an no tiene.
- Establezca fechas tope realistas: no se comprometa a
cumplir cuando sepa que tendr dificultades para hacerlo.
- Proteja y valore su tiempo: mantngase concentrado,
propngase metas y sobre todas las cosas, trabaje en lo
que le guste.
No olvide el viejo proverbio escocs: sea feliz mientras
est vivo, porque luego va a pasar mucho tiempo
muerto.
Realmente quieres ser productivo?
Isaac Asimov quera escribir muchos libros. Dise
entonces su estilo de vida para aumentar su produccin:
seleccionaba temas sobre los cuales poda producir libros
rpido, limit sus viajes, para pasar la mayor parte de su
tiempo en casa, etc.
Si ser productivo es realmente importante para usted,
plantese si est dispuesto a hacer lo necesario para
lograrlo. Debe disear entonces un estilo de trabajo
placentero y productivo, y adoptar un estilo de vida para
acomodar sus opciones.
Algunas ideas:
- Evite los desgastes de energa: si usted trabaja duro por
un largo tiempo sin descansos, terminar cansado, sin
energa, sintindose aburrido, y hasta deprimido.
- Hgase su propio ritmo: vare sus tareas y tome
pequeos descansos con frecuencia.
-Trabaje con todo su potencial: un posible desgaste de
energa puede surgir si tiene asignadas tareas tediosas o
poco retadoras. Pida ms trabajo, ms retos; bsquese un
trabajo completamente diferente o pida hacer actividades
diferentes.
-Busque algo nuevo: puede energizarse mediante el
aprendizaje de algo nuevo, haciendo algo nuevo,
reestructurando su trabajo, o convirtindose en una
persona ms activa en su rea profesional.
La solucin del 10%
Si quiere mejorar su eficiencia, no trate de hacerlo en un
100%. Estas mejoras dramticas son poco realistas, y
estn reservadas para los expertos.
Intente, por el contrario, mejorar en un 10% o 20%. No
se requiere de un esfuerzo sper natural para lograrlo.
Las mejoras incrementales requieren de poco esfuerzo,
pero conducen a grandes resultados.
-Mejore un 10% en todas las reas de su vida:
profesional y personal.
- Gane un 10% ms de energa:
- Cuide su salud, haga ejercicio, estrese.
- Evite grandes comidas al medioda.
- Tome mucha agua u otros lquidos todo el da.
- No beba mucho alcohol.
- Tome vitaminas.
- Tome siestas cortas y acustese temprano
- Piense un 10% ms rpido, en 9 pasos:
- Identifique el problema.
- Rena los datos y hechos pertinentes.
- Recolecte conocimiento general.
- Busque posibles combinaciones.
- Pregntele a la almohada.
- Utilice listas de asuntos pendientes.
- Obtenga retroalimentacin.
- Forme equipos con otras personas.
- Dle oportunidad a nuevas ideas.

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Evite la prdida de tiempo
Identificar y evitar aquellos desperdiciadores de
tiempo es fundamental para ser ms productivo.
- Averige cmo desperdicia su tiempo: Es muy fcil:
todo ese tiempo que pasa buscando cosas perdidas, todas
las cosas que usted hace que debera o podra delegar, el
tiempo que pasa discutiendo con personas, etc.
-Nunca piense que el tiempo de descanso o
esparcimiento es un desperdicio. Recuerde que es
saludable combinar el trabajo con la relajacin.
Comience a organizarse
Estudios demuestran que a una alta proporcin de los
adultos les gustara simplificar su vida. La mayora de
ellos, sin embargo, ni siquiera intentan hacerlo -
continan desorganizados y se rehusan al cambio.
Las personas desorganizadas son ineficientes porque
pasan la mayor parte de su tiempo en actividades que les
hacen desperdiciar su tiempo buscando un documento,
por ejemplo, o rehaciendo una tarea que ya haba hecho
en el pasado.
Para organizar su vida y ahorrar tiempo:
- Lleve siempre consigo una pequea lista de asuntos
pendientes: adems de las tareas por hacer, escriba all
sus pensamientos e ideas - as no perder tiempo tratando
de recordar cosas cuando las necesite.
- Cree un sistema de archivo: que le permita conseguir en
segundos lo que necesita. Un buen sistema de archivo es
el aspecto ms importante del manejo del tiempo y la
organizacin. Elimine las montaas de papel regados por
doquier, sobre su escritorio o suelo.
- No amontone basura: revise sus papeles
peridicamente, archive lo que necesita y bote lo que ya
no le sirva.
- Tenga un calendario a la mano: para anotar sus citas y
fechas importantes.
- Mantenga limpio su escritorio: un escritorio
desordenado es un gran impedimento para la
productividad.
- Mantenga listas de prioridades: actualcelas en el
tiempo.
- Aprenda a decir no: usted no puede hacerlo todo. No
debe sentirse culpable por decir no. Sea educado, pero
sea claro con las cosas que no est dispuesto a pasar
tiempo haciendo.
- Sea realista: no caiga en la tentacin de aceptar una
cosita ms. Esta tarea adicional puede traer
consecuencias impredecibles.
Mantenga su energa personal
Aprenda a aumentar sus niveles de energa. Para ello:
- Mantenga una buena salud: comiendo de forma ligera y
correcta, reduciendo la cafena y el azcar (ambos
aumentan la energa temporalmente pero luego hacen
que sta baje de nuevo) y durmiendo lo suficiente.
- Luche contra el estrs: con tcnicas de relajacin,
disfrutando de un hobby y tomando vacaciones. Un
estudio de la Clnica Mayo demostr que entre 80% y
85% de los pacientes estaban enfermos directa o
indirectamente debido al estrs.
- Descanse: investigaciones demuestran que la energa
decrece luego de 90 a 120 minutos de actividad centrada.
El cuerpo necesita un descanso para inducir los cambios
biolgicos que reestablecen la energa.
- Canalice su energa: organice su tareas en rfagas
cortas e intensas en las que realiza una sola tarea,
seguidas de cortos perodos de descanso.
- Evite las preocupaciones: debilitan su energa y rara
vez ayudan a resolver los problemas. Reflexione sobre la
solucin, pero no se preocupe.
Estudios han demostrado que 40% de las preocupaciones
se relacionan con cosas que jams llegan a suceder, 30%
con cosas que no se pueden cambiar, 12% con salud y
10% con preocupaciones banales. Slo un 8% de las
preocupaciones son realmente problemas serios.
Maneje la sobrecarga de informacin
Todos estamos ahogados en informacin. En los ltimos
30 aos se ha producido ms informacin que en los
5.000 anteriores. Todo el mundo est procesando
informacin un empleado comn enva y recibe unos
178 mensajes cada da.
El exceso de informacin tiene efectos perversos:
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En las empresas, la sobrecarga puede estrangular su
funcionamiento. Las decisiones importantes son
demoradas y la habilidad de tomar decisiones es
afectada. Se desperdician cantidades sustanciales de
tiempo recolectando y buscando informacin.
En las personas, la sobrecarga causa angustia y
enfermedad fsica. Adicionalmente, tiene un efecto
negativo sobre sus relaciones y su tiempo libre. La vida
personal y laboral de las personas sufre.
Buena parte de la sobrecarga es producto de la tecnologa
y especialmente de la Internet.
Para reducir el efecto de la sobrecarga:
- Limite sus fuentes de informacin.
- No lea todo lo que encuentre. Trate de pre-leery
seleccionar antes de hacerlo.
- Elimine la informacin basura (chismes, etc.)
- Utilice servicios de noticias e informacin a la medida.
- Reduzca su volumen de correo electrnico.
- Limpie las fuentes de informacin a menudo, tales
como archivos de papel, archivos electrnicos, manuales
de referencia, etc. Deshgase de lo que no necesite.
- Aprenda a reconocer cuando tiene suficiente
informacin.