PMI CIP Sesión 1c Gestión Del Alcance

Ing.
Luis Prez Godoy, PMP 1

GESTION DEL ALCANCE
Colegio de Ingenieros del Per
Diplomado de Gestin de
Proyectos Mdulo 1
Trujillo, Noviembre 2008
Ing. Luis Prez Godoy, PMP
Introduccin
PROCESOS DE LA GESTIN DEL
ALCANCE DEL PROYECTO
HECHO DURANTE
Planificacin del Alcance Grupo de Procesos de Planificacin
Definicin del Alcance Grupo de Procesos de Planificacin
Crear EDT (WBS) Grupo de Procesos de Planificacin
Verificacin del Alcance Grupo de Procesos de Seguimiento y Control
Control del Alcance Grupo de Procesos de Seguimiento y Control
Introduccin
Gestin del alcance del proyecto
+ Procesos de Planificacin:
Planificacin del Alcance:
Crear un plan de gestin del alcance del proyecto que
refleje cmo se definir, verificar y controlar el
alcance del proyecto y cmo se crear y definir el
EDT (WBS).

Definicin del Alcance:
Desarrollar un enunciado del alcance del proyecto
detallado.

Crear EDT (WBS):
Subdividir los principales productos entregables del
proyecto y el trabajo del proyecto en componentes ms
pequeos.

Gestin del alcance del proyecto
+ Procesos de Seguimiento y Control:

Verificacin del Alcance:
Formalizar la aceptacin de los
productos entregables completados
del proyecto.

Control del Alcance:
Controlar los cambios en el alcance
del proyecto.

Ing. Luis Prez Godoy, PMP 5
Agenda
Gestin del Alcance
Planificacin del Alcance
Definicin del Alcance
Crear EDT (WBS)
Verificacin del Alcance
Control del Alcance
5
Planificacin del alcance

Herramientas y
Tcnicas
1. Juicio de expertos
2. Plantillas, formularios,
normas
Entradas
1. Factores ambientales
de la empresa
2. Activos de los procesos
de la organizacin
3. Acta de constitucin del
proyecto
4. Enunciado del alcance
del proyecto - preliminar
5. Plan de gestin del
proyecto
Salidas
alcance del
proyecto
Documenta cmo se definir, verificar y controlar
el alcance del proyecto, y cmo se crear y definir
la estructura de desglose del trabajo.
salidas
+ Los componentes de un plan de
gestin del alcance del proyecto
incluyen:

Un proceso para preparar un enunciado
del alcance del proyecto detallado.

Un proceso que permitir la creacin del
EDT (estructura de desglose del trabajo)
a partir del enunciado del alcance del
proyecto detallado, y establece cmo se
mantendr y aprobar el EDT.

Un proceso que especifica cmo se
obtendr la verificacin y aceptacin
formal de los productos entregables del
proyecto.

Un proceso para controlar cmo se
procesarn las solicitudes de cambio al
enunciado del alcance del proyecto
detallado.
Ejemplo: Plantilla del Plan de Gestin del Alcance
Proyecto:
Preparado por: Fecha:
1.Describe cmo el alcance del proyecto va a
ser manejado: ( Por ejemplo, en un proyecto crtico
podran justificarse actividades formales, meticulosas e
intensivas para determinar su alcance, mientras que la
documentacin y el escrutinio de un proyecto rutinario
podran ser significativamente menores.)
2. Evaluar la estabilidad esperada del alcance
del proyecto: (es decir, qu probabilidad tiene de
cambiar, con qu frecuencia, y cunto).

3. Cmo sern identificados y clasificados los
cambios del alcance?: (Identificados por:
Usuario, el equipo de desarrollo, Externos.
Clasificados como: Regulatorios, Evolutivos,
Correctivos,)

4. Describe cmo los cambios en el alcance
del proyecto van a ser controlados en el
proyecto:
5. Comentarios adicionales:
+ Ejemplos:
1. Usted ha sido asignado como el gerente de proyecto en una investigacin y
proyecto de desarrollo para un nuevo producto dental. Usted ha publicado
la Declaracin del Alcance y est trabajando en el Plan de la Gestin del
Alcance. Cul es el propsito del Plan de la Gestin del Alcance?
a) Describe y documenta una lnea base del alcance para ayudar tomar
decisiones futuras del proyecto.
b) Descomponer entregables del proyecto.
c) Describe como los cambios de alcance del proyecto sern incorporados en el
proyecto y como el alcance del proyecto ser gestionado.
d) Describe como el costo y tiempo estimado puede ser compuesto por cambios
del alcance del proyecto.
2. Usted es un nuevo gerente de proyecto que nunca ha manejado un proyecto
antes. Le han pedido planificar un nuevo proyecto. En qu sera MEJOR
confiar en est situacin durante la panificacin para mejorar la posibilidad
de xito.
a) Su intuicin y entrenamiento.
b) Anlisis de Stakeholders.
c) Informacin histrica.
d) Gestin de la configuracin.
+ Ejemplos:
3. Cuando se recurre a la informacin histrica, es importante notar que las
(los)____________ ser realizan previos al proyecto.
a) Decisiones al proyecto.
b) Consideraciones tcticas.
c) Errores y omisiones.
d) Decisiones estratgicas.

Agenda
Gestin del Alcance
Crear EDT (WBS)
Control del Alcance
10
Definicin del alcance
+Estadsticas:
En los EEUU alrededor de 175,000 proyectos
de TI se inician cada ao a un costo de
ms de US $ 250 billones
Ms del 30% son cancelados antes de
terminarse, a un costo de US $ 81
billones
Ms del 50% exceden sus estimaciones
originales por cerca del 100%
Las tres razones ms frecuentemente
citadas para estas fallas son:
Falta de informacin del usuario
Requerimientos incompletos
Cambios en los requerimientos
Software
Organizacin
Hardware
Network
Organizacin
Otros
Requerimientos
del Cliente
Proyecto
R2
R4
R3
R1
R5
R6
R7

Herramientas y
Tcnicas
1. Anlisis del producto
2. Identificacin de
alternativas
3. Juicio de expertos
4. Anlisis de los
interesados
Entradas
de la organizacin
2. Acta de constitucin del
proyecto
del proyecto - preliminar
alcance del proyecto
5. Solicitudes de cambio
aprobadas
Salidas
1. Enunciado del alcance del
proyecto
2. Cambios solicitados
(actualizaciones)

+ El alcance del proyecto define y describe las necesidades, deseos y
expectativas de los interesados.
Alcance del Producto vs Alcance del Proyecto
INICIO INTERMEDIO FIN
Upgrade
Entregable del
proyecto
Entregables de
la gestin del
proyecto
Ciclo de vida
del proyecto
Ciclo de
vida del
producto
Baseline
Progreso
Aprobacin
Entrega
Producto
Plan de
negocio
I
D
E
A

Producto
O
p
e
r
a
c
i
n

R
e
t
i
r
o

Acta
Requerimientos
Especificaciones
Plan
Aceptacin
+ Segn el PMBOK:2004
Alcance: La suma de productos, servicios y resultados que se proporcionarn
como un proyecto.
Alcance del producto: Los rasgos y funciones que caracterizan a un producto,
servicios o resultados.
Alcance del proyecto: El trabajo que debe realizarse para entregar un producto,
servicio o resultado con las caractersticas especificadas.
Funciones:
Mensaje de texto
Agenda
Toma de Fotos
Llamadas locales y
larga distancia
Identificador de
llamadas
Gestin:
Plan, Avances,
Control
Ingeniera:
Diseo,
construccin,
pruebas
Alcance = Alcance del Producto + Alcance del Proyecto
Proyecto:
Cell x97
herramientas
+ Anlisis del producto

Cada rea de aplicacin tiene uno o
ms mtodos generalmente
aceptados para traducir los
objetivos del proyecto en
productos entregables y
requisitos tangibles.

El anlisis del producto incluye
tcnicas tales como desglose del
producto, anlisis de sistemas,
ingeniera del valor, anlisis del valor
y anlisis funcional.
Producto
Cliente
Mercado
+ Interesados
Conocidos tambin como Stakeholders
Personas o Grupos Afectados

herramientas
+Anlisis de los interesados

Identifica la influencia y los intereses
de los diversos interesados. Este
anlisis selecciona, prioriza y
cuantifica las necesidades, deseos y
expectativas para crear requisitos.

Los intereses de los interesados
pueden verse afectados positiva o
negativamente por la ejecucin o la
conclusin del proyecto.
Sposor del
Poryecto
Director del
Proyecto
Lder quipo A

Lder quipo B

Sub equipo

Sub equipo

Sub equipo

Sub equipo

Gobierno
Gobierno
Regionales
Alcaldas
Grupos de
Ecologistas
Religin
Proyecto
+ Enunciado del alcance del proyecto
Describe en detalle, los productos entregables del proyecto y el trabajo necesario para crear
tales productos entregables.
El enunciado del alcance del proyecto detallado incluye, ya sea de forma directa o mediante
referencia a otros documentos, lo siguiente:

Objetivos del proyecto
Descripcin del alcance del producto
Requisitos del proyecto
Lmites del proyecto
Criterios de aceptacin del producto.
Restricciones del proyecto.
Asunciones/Supuestos del proyecto.
Organizacin inicial del proyecto.
Riesgos iniciales definidos
Hitos del cronograma.
Limitacin de fondos.
Estimacin del costo.
Requisitos de gestin de la configuracin del proyecto.
Especificaciones del proyecto.
Requisitos de aprobacin.
salidas
Un caso real Lecciones Aprendidas
+ Descripcin del caso: Un banco en el Per.
+ Alcance: Problemas detectados por los Jefes de Proyecto en 25 proyectos
de Tecnologa realizados el 2006. 25 problemas, uno por cada proyecto.

Fuente: Congreso Nacional de Gerencia de Proyectos
PMI 2007
+ Descripcin del caso: Un banco en el Per
+ Alcance: Problemas detectados por los Jefes de Proyecto en 25 proyectos
de Tecnologa realizados el 2006. 25 problemas, uno por cada proyecto.

PMI 2007
+ Lecciones aprendidas: Definiciones Iniciales

PMI 2007
+ Ejemplos:
1. El enunciado del alcance del proyecto es importante porque ste:
a) Proporciona las bases para hacer futuras decisiones del proyecto.
b) Proporciona un breve resumen del proyecto.
c) Aprueba el proyecto para los interesados.
d) Proporciona criterios para medir el costo del proyecto.

2. Entre los activos de los procesos de la organizacin podemos citar:
a) Polticas de la organizacin.
b) Procedimientos de la organizacin.
c) Informacin histrica.
d) Todas las anteriores.

+ Ejemplos:
3. Ud. como Project Manager ha sido asignado recientemente a un
nuevo proyecto y ha recibido como input un Enunciado del Alcance
detallado. Lo primero que debe hacer como Project Manager es :
a) Crear el Plan de Proyecto utilizando un EDT
b) Confirmar que todos los stakeholders han proporcionado input para
el Enunciado de Alcance
c) Formar un equipo para crear un Plan de Procura exhaustivo
d) Crear un Diagrama de Red de actividades de trabajo

4. Es la experiencia proporcionada por cualquier persona o grupos de
personas con conocimientos o formacin especializada.
a) Juicio experto.
b) Metodologa de gestin del proyecto.
c) Mtodo para seleccionar un proyecto.
d) Ninguna de las anteriores.
+ Ejemplos:
5. Las caractersticas y funciones de un producto o servicio son consideradas
como ____________, y el trabajo que tiene que estar hecho para entregar
un producto/servicio como la salida del proyecto es
considerada__________
a) Desarrollo del producto, desarrollo del proyecto.
b) Orientadas al Marketing, Orientadas a la Gerencia.
c) Alcance del producto, Alcance del proyecto.
d) Diferenciaciones, un sistema de gerencia.

Agenda
Gestin del Alcance
Crear EDT (WBS)
Control del Alcance
26
Crear el EDT (WBS)

Herramientas y
Tcnicas
+ Plantillas de la
estructura de desglose
de trabajo
+ Descomposicin
Entradas
1. Activos de los
procesos de la
organizacin
2. Enunciado del
- preliminar
aprobadas
Salidas
proyecto (actualizaciones)
2. Estructura de desglose del
trabajo
3. Diccionario de la EDT
4. Lnea base del alcance
5. Plan de gestin del alcance
del proyecto (actualizaciones)
+ Proceso necesario para subdividir los principales productos-
entregables y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y
ms fciles de manejar
Crear el EDT (WBS)
+EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) o WBS (Work
Breakdown Structure)
Organiza y define el alcance total del proyecto. El EDT subdivide el trabajo en
porciones de trabajo ms pequeas y fciles de manejar, donde cada nivel
descendente representa una Definicin cada vez mas detallada del trabajo del
proyecto.
Los entregables del nivel mas bajo de la EDT son llamados paquetes de trabajo
(work package).
El todo Las partes
Las piezas son sucesivamente descompuestas hasta que cada parte
Tenga un tamao manegable
Crear el EDT (WBS)
Descomposicin
jerrquica
Es una representacin del trabajo que ser ejecutado por el equipo del proyecto para
lograr los objetivos del mismo y crear los productos entregables requeridos
Est orientado hacia
los entregables
Entregables que no estn en el
EDT, estn fuera del Alcance
del proyecto
Paquete de trabajo: son entregables en el nivel ms bajo
de cada sector del EDT y es el punto en el que el costo y
el cronograma para el trabajo pueden estimarse de forma
fiable. El nivel de detalle para los paquetes de trabajo
variar segn el tamao y la complejidad del proyecto.
Crear el EDT (WBS)
herramientas
+ Plantillas
Si bien cada proyecto es
nico, a menudo una EDT de
un proyecto anterior puede
usarse como plantilla para un
nuevo proyecto.

Por ejemplo, la mayora de
los proyectos dentro de una
organizacin tendrn el
mismo ciclo de vida del
proyecto, o uno similar, y por
ende, tendrn los mismos
productos entregables
requeridos en cada fase, o
productos similares.

Ejemplo de EDT donde algunas ramas se descomponen
hasta el nivel de los paquetes de trabajo
Crear el EDT (WBS)
herramientas
+Descomposicin
La descomposicin es la subdivisin de los productos entregables de un proyecto
en componentes mas pequeos y fciles de manejar.
Por ejemplo: Usar diferentes enfoques dentro de cada rama de la EDT, tal y como
se muestra en la figura adjunta, en la cual la prueba y evaluacin constituyen una
fase, el vehculo areo es un producto y la formacin es un servicio de respaldo.
Ejemplo de
EDT para
Artculos de
Materiales de
Defensa
Crear el EDT (WBS)

Planificacin
Gradual
Esta tcnica
consiste en
desarrollar los
detalles del WBS,
en la medida que
se va teniendo
claro los paquetes
de trabajo.
Ejemplo EDT:
Identificador
de cdigo de
cuenta
Crear el EDT (WBS)
salidas

Ejemplo EDT
Crear el EDT (WBS)
salidas

+Diccionario de la EDT

Se trata de un documento que respalda y
acompaa al EDT. El diccionario del EDT
puede incluir para cada componente del EDT:
Un identificador de cdigo de cuenta.
Un enunciado de trabajo.
La organizacin responsable.
La lista de hitos del cronograma.
Informacin sobre contratos.
Requisitos de calidad.
Referencias tcnicas para facilitar la realizacin
del trabajo.
Lista de actividades del cronograma relacionado.
Recursos necesarios.
Estimacin de costos.
Crear el EDT (WBS)
salidas

+Lnea Base del Alcance

El enunciado del alcance del proyecto detallado y
aprobado, as como su EDT y el diccionario del EDT,
constituyen la Lnea Base del alcance del proyecto.

Lnea Base
Enunciado
del
alcance
Crear el EDT (WBS)
El EDT es la pieza que conecta !!
EDT
ALCANCE
CRONOGR
COSTO
GERENCIA DE PROYECTOS
Crear el EDT (WBS)
+ Ejemplos:

1. El proceso de descomposicin es una tcnica usada para construir un
(a).
a) Red de procedencia.
b) Diagrama de mtodo de camino crtico.
c) Anlisis de varianza.
d) Estructura de desglose del trabajo (EDT).

2. Una descripcin exacta de un entregable es llamado(a) un(a):
a) Especificacin.
b) Lnea Base.
c) Paquete de trabajo.
d) Elemento de estructura de desglose de trabajo.

Crear el EDT (WBS)
+ Ejemplos:

3. El proyecto que esta a su cargo ya acabo la fase de diseo e ingreso en la
fase de construccin. Ud. acaba de ser informado que el grupo encargado
de la construccin integrada del producto esta teniendo serias dificultades
para avanzar. Los diseos que fueron entregados por los tres equipos que
trabajaron en forma simultanea dicha fase, han entregado diseos
diferentes en su interpretacin, presentacin y en su nivel de profundidad.
Cual es la causa mas probable del problema :
a) Falta de capacidad tcnica de diseo
b) Falta de un WBS detallado
c) Falta de comunicacin
d) Falta de un diccionario WBS

Agenda
Gestin del Alcance
Crear EDT (WBS)
Control del Alcance
39
Verificacin del alcance
Herramientas y
Tcnicas
1. Inspeccin

Entradas
proyecto
3. Plan de gestin del alcance
del proyecto
4. Productos entregables
Salidas
1. Productos entregables
3. Acciones correctivas
recomendadas
Proceso necesario para formalizar la aceptacin de
los productos entregables terminados del proyecto
+Definicin:
Es el proceso de obtener la
aceptacin formal por parte de
los interesados del alcance del
proyecto completado y los
productos entregables
relacionados.

Verificar el alcance del
proyecto incluye revisar los
productos entregables para
asegurarse de que cada uno se
complete satisfactoriamente.
Ejemplos:
1. La revisin de los productos del trabajo y resultados para asegurar
que todos fueron completados satisfactoriamente y formalmente
aceptados es parte de:
a) Gestin del riesgo.
b) Control de calidad.
c) Gestin de control de cambios
d) Verificacin del alcance.

2. La fase de construccin de un nuevo producto de software est
cerca de la terminacin. La siguiente fase es la prueba y la puesta
en prctica. El proyecto est dos semanas por delante del
cronograma. Con qu debera el gerente del proyecto estar MAS
preocupado antes de seguir adelante hacia la fase final?
a) Verificar el alcance.
b) Controlar la calidad
c) Informar el desempeo
d) Controlar los costos.
Ejemplos:
3. La conclusin del alcance del producto es medido con______________
a) Requisitos del proyecto.
b) Requisitos del charter.
c) Requisitos Tcnicos.
d) Requisitos del Producto.

4. La verificacin del alcance se ocupa de la ______ del alcance, mientras el
control de calidad se ocupa de _______ del alcance..
a) Aceptacin, Correccin.
b) Correccin, aceptacin.
c) Aceptacin, Calidad.
d) Calidad, Correccin.

Agenda
Gestin del Alcance
Crear EDT (WBS)
Control del Alcance
44
Control del alcance
Herramientas y
Tcnicas
1. Sistema de control de cambios
2. Anlisis de variacin
3. Replanificacin
4. Sistema de gestin de la
configuracin

Entradas
del proyecto
2. Estructura de
desglose del trabajo
5. Informes de
rendimiento
aprobadas
7. Informacin sobre el
rendimiento del
trabajo
Salidas
del proy (actualizacion)
2. Estructura de desglose
del trabajo (actualiz)
(actualizaciones)
4. Lnea de base del
alcance (actualiz)
6. Acciones correctivas
recomendadas
de la organiz. (actualiz)
8. Plan de gestin del proy
(actualizaciones)
Control del alcance
+ Definicin:
Controla los cambios en
el alcance del proyecto.

El control de alcance
asegura que todos los
cambios solicitados y
las acciones correctivas
recomendadas se
procesen a travs del
proceso Control
Integrado de Cambios
del Proyecto.

Lnea Base
Enunciado
del
alcance
Lnea Base
Enunciado
del
alcance
Cambio solicitado
por el cliente
Plan
El cambio se
maneja con el
control de
cambios
integrado
Alcance
Control del alcance
+ Ejemplos:
1. El proyecto est en su mayor parte completo. El proyecto tiene una
diferencia de cronograma de 300 y una diferencia de costos de -900.
Todas excepto una de las inspecciones de control de calidad han sido
completados y todos han encontrado las exigencias de calidad. Todos
los tems de la bitcora han sido resueltos. Muchos de los recursos
han sido liberados. El patrocinador est a punto de llamar a una
reunin para obtener la verificacin del producto cuando el cliente
notifica al gerente del proyecto que ellos quieren hacer un cambio
principal al alcance. El gerente del proyecto debera:
a) Reunirse con el equipo de proyecto para determinar si este cambio
puede ser hecho.
b) Preguntar al cliente por una descripcin del cambio.
c) Explicar que este cambio no puede ser realizado en este punto del
proceso.
d) Informar a la gerencia.

Control del alcance
+ Ejemplos:
2. Todas las siguientes opciones ayudan a la determinacin del impacto de
un cambio en el Alcance del Proyecto, Excepto:
a) Acta de constitucin del proyecto.
b) Lnea base.
c) Medicin del rendimiento.
d) Hitos.

3. Uno de los stakeholders del proyecto se pone en contacto con el gerente
del proyecto para hablar de algn alcance que le gustara aadir al
proyecto. El gerente del proyecto pide detalles por escrito y luego trabaja
por entero en el proceso de control del alcance. Qu debera hacer
DESPUES el gerente del proyecto cuando la evaluacin del alcance
solicitado se complete?
a) Preguntar al stakeholder si hay mas cambios esperados.
b) Completar el control integrado de cambios.
c) Asegurarse que el impacto del cambio es entendido por el stakeholder.
d) Averiguar la causa de origen de por qu el alcance no fue descubierto durante
la planificacin de proyecto.

PMI CIP Sesión 1c Gestión Del Alcance

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

PMI CIP Sesión 1c Gestión Del Alcance

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Ing.

Luis Prez Godoy, PMP 1

Vous aimerez peut-être aussi