FUNDAMENTOS BASICOS DE

ADMINISTRACIN Y
GERENCIA
CAPITULO I
CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE
ADMINISTRACIN Y GERENCIA
DEFINICIN DE
CONCEPTOS BSICOS
Presentado y preparado por Ing.
Lourdes Raveneau de Torres
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ADMINISTRACIN
Es el proceso de disear y mantener un entorno en el que,
trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente
objetivos especficos.
Proceso de coordinar e integrar las actividades de trabajo, de
modo que se lleven a cabo eficiente y eficazmente junto con otras
personas y por medio de ellas.
Es el arte de planear, organizar controlar y dirigir una empresa.
Proceso de disear y mantener un medio ambiente en el cual los
individuos, que trabajan juntos en grupos, logren eficientemente
los objetivos seleccionados.
Es el manejo de recursos para desarrollar un objetivo o culminar
una meta.
Es el proceso de planificacin, organizacin, direccin y control
del trabajo de los miembros de la organizacin y de usar los
recursos disponibles de la organizacin para alcanzar las metas
establecidas.


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ORGANIZACIN
Es una agrupacin deliberada de personas para el logro de
algn propsito especfico.
Dos personas o ms que trabajan juntas, de manera
estructurada, para alcanzar una meta o una serie de metas
especficas.
Las agrupaciones de las organizaciones comparten tres
caractersticas comunes:
Estructura
deliberada
Personas
Propsito
distintivo
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PROPSITO DISTINTIVO
Cada organizacin tiene un propsito
distintivo.
Ese propsito se expresa en trminos de
una meta o conjunto de metas que la
organizacin espera alcanzar.
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PERSONAS
Cada organizacin est formada por
personas.
Se requieren varias personas para realizar
el trabajo necesario, a fin de que una
organizacin alcance sus metas.

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ESTRUCTURA DELIBERADA
Todas las organizaciones desarrollan determinada
estructura en forma deliberada, para que sus
miembros tengan la posibilidad de llevar a cabo
su trabajo.
Esa estructura puede ser abierta y flexible, sin una
delineacin clara y precisa de los deberes de cada
empleado ni una adhesin estricta a
distribuciones explcitas del trabajo, o la
estructura puede ser ms tradicional, con reglas
reglamentos y descripciones de puestos clara y
cuidadosamente definidos, identificando algunos
miembros como jefes,los cuales tienen
autoridad sobre otros miembros.
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EN RESUMEN UNA
ORGANIZACIN SE REFIERE:
A una entidad que tiene un propsito
distintivo, cuenta con personas o miembros
y tiene una estructura deliberada de algn
tipo.
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EFICIENCIA
Parte vital de la administracin, se refiere a minimizar los costos de
los recursos empleados en la realizacin de las actividades.
Capacidad de reducir al mnimo los recursos usados para alcanzar los
objetivos de la organizacin: Hacer las cosas bien.
Es el logro de las metas con la menor cantidad de recursos
Se refiere a la relacin entre insumos y productos, cuya meta es
minimizar el costo por concepto de recursos.
En virtud de que los gerentes trabajan con pocos recursos en materia
de insumos ( sobre todo personas, dinero y equipo), les interesa usar
en forma eficiente dichos recursos.
Por lo tanto, la gerencia se ocupa de minimizar los costos de los
recursos. Desde esta perspectiva, la eficiencia se describe a menudo
como hacer bien las cosas, es decir, no desperdiciar recursos.
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EFICACIA
Consiste en lograr que las actividades se lleven a
cabo, es decir, que se alcancen las metas.
Es el cumplimiento de objetivos.
Capacidad para determinar los objetivos apropiados:
hacer lo que se debe hacer.
Cuando los gerentes alcanzan las metas de la
organizacin se dice que son eficaces.
La eficacia se describe amenudo como hacer lo que
es apropiado, es decir las actividades de trabajo que
ayudan a la organizacin a alcanzar sus metas.

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EFICIENCIA Y EFICACIA EN
ADMINISTRACIN
La eficiencia se enfoca en los medios para lograr que
se hagan las cosas,la eficacia se enfoca en los fines,
es decir, el logro de las metas de la organizacin, tal
como lo describe la siguiente figura.


Uso de recursos
Logro de metas
Eficiencia ( medios)
Eficacia (fines)
Desperdicio alto Desperdicio bajo
Logros altos Logros bajos
La gerencia se esfuerza por:
desperdicio bajo de recursos ( alta eficiencia)
Logro alto de metas (alta eficacia)
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GERENTE
Definicin.
Es un miembro de una organizacin que integra y coordina el trabajo
de otros.
Persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a las
organizaciones para alcanzar sus metas.
Roles, funciones y tareas:
Los gerentes realizan funciones administrativas que son actividades de
trabajo de los gerentes que consisten en la planificacin, la
organizacin , la direccin y el control.
Las funciones que realizan los gerentes las hacen desde la perspectiva
de un proceso administrativo que es el conjunto de decisiones y
actividades de trabajo que realizan en forma continua al planificar,
organizar , dirigir y controlar.
Los gerentes planifican, organizan, dirigen y controlan por medio de
una serie de decisiones y actividades de trabajo que realizann sobre la
marchay en forma continua.
Segn Henry Minstzberg, la mejor forma de describir lo que hacen los
gerentes consiste en observar los roles que stos desempean en su
trabajo.
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ROLES DE LA
ADMINISTRACIN DE LOS
GERENTES
Mintzberg descubri que los gerentes dedicaban
un gran nmero de actividades muy variadas, que
no mostraban pautas definidas y eran de corta
duracin.
Mintzberg concluy que los gerentes desempean
10 roles diferentes, y los clasific en la
expresin de roles administrativos que se refiere a
ciertas categoras especficas del comportamiento
administrativo de los gerentes.
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ROLES ADMINISTRATIVOS
DE MITZBERG
ROLES DESCRIPCIN EJEMPLOS
INTERPERSONAL


Figura destacada


Lder



Enlace
Roles en los que intervienen
actividades de figura destacada,
de lder y de enlace.
Jefe simblico; est obligado a
realizar varios deberes de rutina
de carcter jurdico o social
Responsable de la motivacin y
activacin de sus subordinados,
responsable de formacin de
personal, capacitacin y deberes
conexos
Mantiene una red de contactos e
informadores externos,
desarrollada por s mismo, que le
proveen favores e informacin




Saludar a los visitantes; firmar
documentos legales.

Realizar prcticamente todas las
actividades que involucran a
subordinados

Responder correspondencia;
realizar trabajo externo;
desarrollar otras actividades en
las que intervienen personas
ajenas.
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ROLES ADMINISTRATIVOS DE
MINTZBERG
ROLES DESCRIPCIN EJEMPLOS
DE
INFORMACIN


Monitor



Divulgador





Portavoz
Roles que incluyen las actividades de monitor,
divulgador y portavoz. Recibir, recabar y
divulgar informacin.
Busca y recibe informacin especial muy
variada, para adquirir una comprensin profunda
de la oganizacin y el ambiente; se perfila como
el centro nervioso de informacin interna y
externa sobre la organizacin.
Transmite a los miembros de la organizacin
informacin recibida de fuera de la misma o de
subordinados; parte de la informacin es factual
y otra parte implica la interpretacin e
integracin de diversas posiciones de valor de
factores de influencia organizacional

Transmite informacin hacia el exterior de la
organizacin sobre los planes de sta, las
polticas, las acciones, los resultados, etc., hace
las veces de experto en la industria; a la que
pertenece la organizacin.




Lectura de publicaciones
peridicos e informes; mantener
contactos personales


Realizar reuniones informativas;
hacer llamadas telefnicas para
transmitir informacin


Realizar reuniones del consejo
directivo, proveer informacin a los
medio.
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ROLES ADMINISTRATIVOS DE
MINTZBERG
ROLES DESCRIPCIN EJEMPLOS
DE DECISIN


Empresario




Controlador de
perturbaciones

Asignador de
recursos



Negociador
Roles entre los que figuran los de empresario,
controlador de perturbaciones, asignador de
recursos y negociador
Busca oportunidades en la organizacin y su
ambiente, e inicia proyectos de mejoramiento
para introducir cambios; supervisa el diseo de
ciertos proyectos

Responsable de aplicar medidas correctivas
cuando las organizacin enfrenta perturbaciones
importantes e inesperadas

Responsable de la asignacin de recursos
organizacionales de todo tipo; se ocupa de tomar
o aprobar todas las decisiones importantes de la
organizacin

Responsable de representar a la organizacin en
negociaciones importantes



Organizar sesiones de estrategia y
revisin para el desarrollo de
nuevos programas

Organizar sesiones de estrategia y
revisin en relacin con
perturbaciones y crisis

Elaborar programas; solicitar
autorizacin; realizar cualquier
actividad en la cual intervengan
actividades de elaboracin de
presupuestos y la programacin del
trabajo de los subordinados
Participar en negociaciones
contractuales con sindicatos
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HABILIDADES
ADMINISTRATIVAS
Los gerentes necesitan ciertas habilidades para realizar los
deberes y actividades al hecho de ser gerentes.
Robert L. Katz, descubri que los gerentes necesitan tres
tipos esenciales de habilidades o capacidades a saber:
Habilidades tcnicas
Habilidades humanas
Habilidades conceptuales
La importancia relativa de esas habilidades vara segn el
nivel que ocupe el gerente en la organizacin.


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HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
HABILIDADES TCNICAS
Son habilidades que engloban el conocimiento y dominio de una
determinada especialidad.
Habilidad para usar procedimientos, tcnicas y conocimientos de un campo
especializado.
HABILIDADES HUMANAS
Capacidad de trabajar bien con otras personas, tanto en forma individual
como en grupo.
Habilidad para trabajar con otros, entenderlos y motivarlos, sean personas o
grupos.
HABILIDADES CONCEPTUALES
Capacidad de pensar y conceptualizar sobre situaciones abstractas,
contemplar la organizacin como un todo y las relaciones entre sus diversas
subunidades, y visualizar la forma en la que la organizacin encaja en su
ambiente.
Habilidad para coordinar e integrar todos los intereses y las actividades de
una organizacin.
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TIPOS DE GERENTES SEGN LOS
NIVELES DE LA ORGANIZACIN

Gerentes de primera lnea
Gerentes que slo son responsables del trabajo de
los empleados de operaciones y que no supervisan
a otros gerentes; representan el nivel primero o
ms bajo de gerentes en la jerarqua de una
organizacin.
Con frecuencia los gerentes de primera lnea
reciben el nombre de supervisores
Presentan habilidad tcnica.
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TIPOS DE GERENTES SEGN LOS
NIVELES DE LA ORGANIZACIN

Gerentes de Nivel Medio
Gerentes en los rangos medios de la jerarqua de
la organizacin, son responsables de otros
gerentes y, en ocasiones de algunos empleados de
operaciones; a su vez, dependen de gerentes de
nivel ms alto.
Pueden tener diversos titulos como : Jefe de
departamento, lder de proyecto, gerente de
planta, jefe de unidad, decano, obispo, gerente de
divisin.
Presentan habilidades humanas.
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TIPOS DE GERENTES SEGN LOS
NIVELES DE LA ORGANIZACIN

Gerentes de Alto nivel
Gerentes responsables de la administracin
general de la organizacin; establecen polticas
operativas y guan la interactuacin de la
organizacin y su entorno
Estas personas reciben el nombre de ejecutivos
Algunos cargos tpicos de la alta gerencia son :
Director general ejecutivo
Director
Subdirector
Presentan habilidades conceptuales.
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HABILIDADES SELECCIONADAS
DE LOS GERENTES EFICACES
GERENTES
EFICACES
Trabajar
bien en grupos
Establecimiento
de metas
Administracin
de conflictos
Resolucin
de problemas
Habilidades
Interpersonales
Comunicacin
Verbal
Administracin
del tiempo
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FUNCIONES BSICAS DE
LA ADMINISTRACIN
El proceso administrativo representa las funciones
continuas de las actividades primarias en las cuales
participan los gerentes.
Las funciones administrativas son actividades de trabajo
de los gerentes.
Dichas funciones son:
Planeacin
Organizacin
Integracin de Personal
Direccin y
Control

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PLANEACIN
Incluye la definicin de metas, el establecimiento
de una estrategia y el desarrollo de planes para
coordinar las actividades.
Implica seleccin de misiones, objetivos y las
acciones para lograrlos.
Requiere tomar decisiones, escoger cursos futuros
de accin entre alternativas, que debe de seguir
una compaa y c/departamento de ella.

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ORGANIZACIN
Determinacin de qu tareas es necesario llevar a
cabo, quin las realizar, cmo deben agruparse
las tareas, quin rendir cuentas a quin y dnde
se debern tomar las decisiones.
Parte de la administracin que comprende el
establecimiento de una estructura intencional de
roles para las personas de una empresa.
Comprende agrupar actividades necesarias para
alcanzar ciertos objetivos y coordinar las
actividades de la empresa.
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INTEGRACIN DE
PERSONAL
Implica llenar los puestos de la estructura
organizacional y mantenerlos ocupados.
Determina los requerimientos de trabajo que se ha
de realizar e influye el inventario, evaluacin y
seleccin de candidatos para el puesto;
remuneracin y entrenamiento o desarrollar de
otra manera tanto a los candidatos como a los
titulares del puesto para realizar sus tareas de
modo eficaz y eficiente.

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DIRECCIN
Incluye motivar a los subordinados, dirigir a otras
personas, seleccionar los canales de
comunicacin ms eficaces y resolver conflictos.
Consiste en influir en los seres humanos para que
contribuyan a la obtencin de las metas de la
organizacin y del grupo.
Es comprensible que la direccin implique
motivacin, estilos y enfoques de liderazgos y
comunicacin.
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CONTROL
Vigilar actividades para asegurarse de que se realicen de
conformidad con lo planeado y para corregir cualquier
desviacin significativa.
Es la medicin y correccin de las actividades de los
subordinados con el fin de asegurarse de que los hechos
se ajusten a los planes.
Las actividades de control se relacionan con la medicin
del logro.
El proceso de control bsico incluye tres etapas:
Establecer estndares
Medir el desempeo con estos estndares y
Corregir las variaciones con respecto a los estndares y los
planes