Auditores 5S

Formao de Auditores
Parte 1
Fundamentos da Auditoria de 5S
Objetivo:
Nivelar conceitos e oferecer informaes sobre a
sistemtica de auditoria de 5S
3
Significado do 5S
Utilizao adequada dos recursos e
instalaes evitando desperdcios

Ordenao adequada dos recursos
tornando o ambiente seguro e produtivo
Limpeza com postura de Inspeo visando
o Zelo pelos recursos e instalaes
Padronizao de ambientes e atitudes
visando a manuteno dos 3S e a sade
fsica e mental
Autodisciplina no cumprimento de
normas, regras e procedimentos formando
uma cultura para elevados nveis de
Performance e Qualidade de Vida no
Trabalho
SEIRI
SEITON
SEISO
SEIKETSU
SHITSUKE
4
AVALIAO DO 5S
Auditoria
Data e Hora Marcadas
2 auditores independentes
1 dos auditores deve ter
familiaridade com a rea
S sero registrados
problemas reconhecidos
pelo auditado
Apresentao das Notas
A discusso das notas com a
pessoa que acompanhou a
auditoria
De preferncia corpo-a-corpo
A posio final das notas dos
auditores
5
Objetivos da Auditoria de 5S
Possibilitar melhorias no ambiente auditado
Medir o padro atual
Comparar o padro com a meta
Servir como ferramenta de manuteno do programa
Servir como feed-back para avaliao do plano de
implantao
Comparar a evoluo entre instalaes
Verificar estgio de consolidao da implantao
6
Fundamentos Para Uma Boa
Auditoria de 5S
Dominar os conceitos do 5S, e no formataes que
no agregam valor
Observar potenciais de melhorias de acordo com o
estgio atual da rea. No adianta ser detalhista em
rea com padres muito baixos de 5S
Adequar os critrios s caractersticas de cada rea
Usar o bom senso
Contar com a boa vontade do auditado
7
Caractersticas do Auditor de 5S
Ter familiaridade com a rea
auditada
Ter independncia da rea
auditada
Ser organizado
Ser flexvel
Ser capaz de resistir
presses
Ser imparcial
Ser objetivo
Estar fundamentado nos
Critrios de Avaliao
Ter capacidade de
negociar. No gerar
polmica para problemas
insignificantes
No se aproveitar de
informaes privilegiadas
Ser tico

Parte 2
Dicas para a Conduo das Auditoria de
5S
Objetivo:
Apresentar sugestes da postura do auditor antes,
durante e depois das auditorias de 5S
9
Dicas Para Auditoria de 5S
(Antes da visita)
Tenha familiaridade com a rea a ser auditada
Confirme antecipadamente com o auditado o dia, horrio e
o acompanhante
Reanalise os critrios de avaliao antes da auditoria
Leia os registros da auditoria anterior
Providencie os recursos para a auditoria
Procure chegar junto com o outro auditor no local a ser
auditado
Combine com o outro auditor o procedimento da auditoria
Evite chegar atrasado
Registre o horrio de incio da auditoria
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Dicas Complementares para auditorias
dos dois ltimos S
(Antes da visita)
Procure conhecer quais reas e profissionais
mantm relacionamento freqente com a rea
auditada (clientes internos, reas vizinhas,
representantes da segurana, meio ambiente e
qualidade, gerente da rea)
Certifique-se se a pessoa entrevistada a mais
adequada para comentar sobre a rea auditada
Agende um horrio para entrevistar estes
profissionais (pode ser antes, durante ou aps a
visita). As entrevistas podero ocorrer com a
presena do auditado
11
(Durante a visita)
Crie um clima agradvel na chegada rea
No ironize as situaes anormais
Evite adiamentos
No inicie a auditoria sem um representante da rea
Informe ao auditado como sero feitos os registros
No avalie locais em fase de transformao
No avalie os compartimentos de uso particular
Faa um roteiro lgico para evitar perda de tempo
Cadencie o tempo de acordo com o tamanho do ambiente
Conhea o processo que est auditando
Evite bate-boca com o(s) avaliado(s)
Seja observador, principalmente em pontos de difcil acesso e
locais fechados
Registre todas as anormalidades para facilitar a definio das
notas
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(Durante a visita Continuao)
Registre tambm o que se destaca de positivo
No tente ensinar ao auditado como resolver os problemas encontrados
Registre os problemas detectados pelo prprio auditado
Esteja atento para a ausncia de sinalizaes
Entreviste as pessoas medida que voc est visitando a rea
Use amostragem quando coerente
Use registro fotogrfico para evidenciar os pontos fortes e os pontos de
melhoria
No altere nada no ambiente que voc est auditando
Evite tocar em instalaes ou recursos que possam provocar acidentes
Aja de maneira diferente nos ambientes das organizaes contratadas
No audite interiores de locais e compartimentos que pertenam a outras
reas
Garanta que todos os locais e compartimentos sejam auditados
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Dicas Complementares para auditorias dos
dois ltimos S
(Durante a visita)
Durante a visita a rea, evite ser detalhista nos 3 primeiros S.
Lembre-se que a rea j os tm consolidados
Tenha como foco a atitude das pessoas, e no o ambiente fsico
Caso um problema seja por atitude inadequada, ele pode ser
classificado tambm como sendo dos 3 primeiros S
D uma prioridade aos locais de uso coletivo, verificando o rigor
na sua utilizao. Porm, reas coletivas utilizadas por vrias
reas da empresa no devem penalizar o 5 S da rea auditada
Entreviste pessoas da prpria rea. Caso uma informao lhe
parea suspeita, tente coletar de uma outra fonte
Registre problemas em funo do que voc conhece a rea no
dia-a-dia
Cite a pessoa que forneceu determinada informao
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(Aps a visita)
Evite discordar do outro auditor na presena do auditado
Nunca defina as notas nem conclua auditoria sem antes discutir com o auditado
sobre os registros feitos
A cada leitura do problema espere o auditado refletir antes de passar para a
prxima
Desconfie, questione e induza ao auditado afirmar o problema antes de tomar
uma deciso
Evite se envolver emocionalmente ou na soluo do problema
Seja afirmativo. No emita opinies. Cite apenas o que constatou, no
aumentando a dimenso do problema
Seja especfico no registro de problemas localizados
Caso algum problema no comportamental tenha sido solucionado at a
concluso da discusso, voc poder elimin-lo dos seus registros
No retire o registro de problemas que o auditado promete solucion-los aps a
visita
No registre problemas em funo do que voc conhece a rea no dia-a-dia
(auditoria dos 3 primeiros S)
No julgue as pessoas
15
dos dois ltimos S
(Aps a visita)
Entreviste profissionais de outras reas para coletar mais
informaes
Defina um prazo para apresentar algumas notas do 5 S, que
ficaram em aberto
16
Dicas Para o Auditor de 5S
(Consenso das notas)
Consense as notas ou conceitos com o(s) outro(s) auditor(es), na ausncia do
auditado
Classifique cada problema e agrupe-os acordo com os itens de avaliao
Verifique em qual descrio das notas o conjunto de problemas de um item se
encaixa
Seja cuidadoso para as notas ou conceitos extremos
No atribua notas para os itens no aplicveis
Caso no haja um consenso entre auditores, estabelea a nota maior. Em casos
de grandes divergncias, deixe a nota em branco.
No se baseie na nota anterior. Concentre-se na auditoria atual.
Evite citar nomes, exceto quando for a nica alternativa de se referenciar ao
local
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dos dois ltimos S
(Consenso das notas)
Aps levantar todas as informaes, consense as notas com o(s) outro(s)
auditor(es), na ausncia do auditado, dando um peso maior para a seguinte
seqncia:
1. Evidncias durante a visita
2. Possveis dados que fazem parte de indicadores de performance da rea
3. Informaes de clientes internos
4. Informaes de representantes de reas qualificadas (segurana, meio
ambiente, qualidade)
5. Informaes do Gerente
6. Informaes que voc mesmo tenha da rea no seu dia-a-dia
7. Informaes do auditado

18
Dicas Para o Auditor de 5S (Fechamento
das notas)
Apresente a nota para cada item avaliado e leia o que
est escrito nos critrios, dando um tempo para o
auditado refletir
Caso haja discordncia da nota, leia todos os registros
pertinentes ao item em questo
Caso voc tenha cometido algum erro na classificao de
problemas, revise a nota quando for coerente
Aps atribuir uma nota, evite acrescentar outros itens que
no foram registrados
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Dicas Para o Auditor de 5S
(Aps a auditoria)
Elabore o relatrio o mais rpido possvel
Escreva as frases de forma afirmativa
Faa uma descrio na linguagem do
auditado
Zele pela lngua portuguesa
Entregue o relatrio de acordo com a
recomendao que recebeu
Apresente sugestes de melhorias para a
coordenao de auditoria
Parte 3
O que e como auditar cada S
Objetivo:
Facilitar a extrao do padro real de 5S durante as
auditorias (reviso 11).
21
1. SEIRI

1.1. Utilizao dos recursos existentes nos locais
abertos
Todos os recursos existentes nos pisos, mesas e
outros locais abertos so compartilhados e usados
adequadamente (no h excesso, improvisaes,
recursos desnecessrios, falta ou desperdcio).
Pode existir uma ou outra irregularidade
insignificante para as caractersticas do ambiente.
22
Conceitos
Excesso Verificar se o histrico de consumo justifica a manuteno
da quantidade observada no local.
Improvisaes So aquelas feitas por falta do recurso adequado
que pode comprometer a segurana e eficincia da atividade. No
confundir com as adaptaes que no geram riscos.
Recursos desnecessrios So aqueles que no precisariam estar
naquele local, ou porque so obsoletos ou porque no h previso
imediata de uso.
Falta a ausncia de um recurso que traz prejuzos quele
ambiente, levando as pessoas improvisaes ou perda de tempo
com deslocamentos e/ou esperas desnecessrias.
Desperdcio o consumo e/ou descarte desnecessrio de um
recurso, por questes culturais.
23
Dicas para o item 1.1
Para saber se o recurso usado adequadamente, questionar o
usurio. Se necessrio comparar a utilizao com outra pessoa
que realiza tarefa similar ou consultar o responsvel pela rea.
O auditor pode desconfiar de uma anormalidade, mas no pode
fazer a sua opinio prevalecer sobre a do usurio. No
confundir este item com a desordem. Por exemplo, um material
que est largado, mas utilizado naquele local, no deve ser
criticado neste item e sim no SEITON.
24
1. SEIRI

1.2. Utilizao dos recursos existentes nos
compartimentos fechados
Todos os recursos existentes nos armrios, arquivos,
gavetas e outros compartimentos fechados so
compartilhados e usados adequadamente (no h
excesso, improvisaes, recursos desnecessrios
ou falta). Pode existir uma ou outra irregularidade
25
Observe que a diferena deste item para o item 1.1 que este trata do nvel de
utilizao dos recursos que esto em compartimentos fechados. Isto porque as
pessoas tendem a manter nestes locais os recursos desnecessrios e em
excesso que estavam expostos em locais abertos. Logo, se voc no
perguntar ao auditado se o que est sendo guardado realmente est
adequado, voc ter dificuldade de apontar problemas. Uma dica, desconfie
sempre que voc registrar menos problemas no item 1.2 em relao ao item
1.1.
Pea para o auditado abrir os compartimentos fechados e proceda como no item
anterior. Lembre-se que os compartimentos particulares no so auditados
internamente.

Nota: Considerar compartimentos particulares somente aqueles destinados guarda de
objetos que pertencem ao funcionrio, e no empresa e que no so necessrios para a
sua funo, ou seja, se o funcionrio for deslocado para outro local poderia lev-los (no
confundir com materiais confidenciais ou de uso restrito do funcionrio). Se h bastante
material ou espao ocupado por recursos pessoais, questionar ao lder da rea para saber
se h coerncia em se manter estes objetos, nesta quantidade, na empresa.
26
1. SEIRI

1.3. Estado de conservao de instalaes e recursos
Todas as instalaes e recursos esto em bom estado de
conservao. Pode existir uma ou outra irregularidade
27
Este item verifica a preocupao das pessoas e da organizao em manter as
instalaes e os recursos que so teis ao ambiente em bom estado de
conservao. Deve ser verificada a gravidade e a dimenso do problema
com relao ao processo. Neste item deve ser apontada a evidncia do
problema, sem levar em considerao possveis justificativas. uma forma
de retratar os reais problemas de conservao das instalaes prediais,
eltricas, hidrulicas e dos recursos produtivos e de apoio da organizao.
No confundir problemas de conservao com sujeira. Sujeira eliminada
com limpeza, problema de conservao eliminado com reparo.
Comprometer a funcionalidade significa que o possvel problema de
conservao da instalao, recurso produtivo ou de apoio, na situao atual,
reflete diretamente na produtividade do processo auditado. Lembre-se qual
o processo principal que est sendo auditado. Por exemplo, um problema
em uma sala administrativa de um processo produtivo no deve ser visto
com a mesma criticidade de um processo administrativo.
Considerar problemas generalizados quando houver uma degradao exposta e
que gere impacto a qualquer pessoa que visitar o ambiente
28
1. SEIRI

1.4. Controle dos problemas de conservao
H justificativa formal para todos os problemas de
conservao e nenhum compromete a segurana
e/ou a funcionalidade das instalaes e recursos.
Nenhum depende da prpria equipe.
29
Este item verifica se as pessoas esto atentas para os problemas de
conservao do ambiente, alm de estarem tomando providncias
para a sua correo. Pode ser cobrada a documentao que
comprove a solicitao para a correo. Documentaes j
esquecidas (caducas que nem o prprio solicitante lembra quando
e por quem foi emitida), bem como um volume de solicitaes
emitidas em vsperas de auditorias no devem ser aceitas como
justificativas formais.
Observe que para a rea receba a pontuao mxima neste item, o
problema deve estar monitorado de forma que no gera risco.
Podem ser desenvolvidos pela rea sistemas provisrios
adequados de sinalizao, isolamento ou at mesmo procedimento
especfico para aqueles afetados pelo possvel problema.
Verificar tambm se a soluo apontada evitar a reocorrncia do
problema, por no est sendo atacada a sua causa
30
2. SEITON

2.1. Identificaes e Sinalizaes
Em todos os locais h identificaes e sinalizaes que
facilitam a localizao e evitam perda de tempo e
riscos. Pode existir uma ou outra irregularidade
31
Este item verifica se as pessoas tm a preocupao em evitar desperdcio de
tempo e riscos, no s para elas como para outras pessoas que freqentam
o ambiente. Quem deve definir a necessidade ou no de identificao o
usurio. Lembrando que a identificao deve ser feita para facilitar o acesso
e interpretao por qualquer pessoa que precise utilizar o recurso. A
identificao tambm deve ser feita para que substitutos eventuais ou
efetivos tenham a mesma facilidade de acesso que o responsvel atual pelos
recursos. Deve ser avaliada neste item a facilidade de rastreamento de
documentos fsicos. Podem ser verificadas sinalizaes de segurana e de
acesso aos locais e postos de trabalho. Qualquer problema de identificao
e sinalizao, exceto a padronizao, deve ser classificado neste item,
mesmo que conceitualmente pertenam outros S (desgaste,
improvisaes, problemas de localizao, dificuldade para leitura e/ou
interpretao). No cobrar identificao de locais de guarda quando estes
no estiverem definidos.
32
2. SEITON

2.2. Definio e adequao de locais para a guarda
de recursos
H locais definidos e adequados para todos os
recursos utilizados (formato, dimenses, tipo de
material, etc.). Pode existir uma ou outra
irregularidade insignificante para as caractersticas
do ambiente.
33
Pelo conceito do Seiton, um lugar para cada coisa, cada coisa no seu
lugar. Este item verifica se h uma preocupao em definir o local de
guarda de cada recurso mvel, visando a facilidade de acesso, a
reposio, a segurana, o conforto e a preservao. Isto inclui objetos
pessoais como bolsa, pasta, casaco, palet, sobretudo, guarda-chuva,
sapatos, etc. Objetos que a guarda fortuita e no repetitiva como
presentes, ornamentos, compras para pequenas reformas, no
precisam ter um local permanente para a sua guarda, porm devem ser
colocados em locais que no dificultem o acesso e a circulao e/ou
no gerem riscos. De maneira geral, deve ser evitada a colocao de
recursos teis ao ambiente diretamente no piso ou sobre armrios.
Classificar neste item todos os problemas de recursos teis ao
ambiente mas sem local definido e que estejam soltos ou em outros
locais.
Cuidado para no incluir neste item se a localizao dentro do ambiente
est adequada (layout).
34
2. SEITON

2.3. Ordem dos recursos
Todos os recursos esto classificados e organizados
(no h recursos teis fora dos locais de guarda,
mistura, dificuldade de localizao visual e fsica,
empilhamento, volume incompatvel com o espao
ou risco). Pode existir uma ou outra irregularidade
35
Conceitos
Mistura Materiais de caractersticas muito diferentes.
Dificuldade de localizao visual Recursos colocados por trs, muito acima ou
muito abaixo da linha de viso do usurio na posio de p, obrigando-o a inclinar-
se ou subir em um suporte (banco ou escada), para localizar visualmente o
recurso.
Dificuldade de localizao fsica - Evidentemente deve ser levada em
considerao a freqncia de uso do recurso. Os recursos de uso espordico
podem ser guardados de forma mais compacta e em locais mais altos, mais
baixos ou por trs, desde que o acesso no cause maiores transtornos. Lembre-
se que o parmetro de 8 segundos para se acessar os recursos de uso
freqente e de 30 segundos os de uso espordico.
Empilhamento So pilhas de recursos diferentes, um sobre o outro, dificultando
o acesso e a reposio, facilitando a desordem. Mais uma vez, deve ser levada
em considerao a freqncia de uso.
Volume incompatvel com o espao Isto gera uma dificuldade de acesso
visual e fsico. A soluo seria a reduo do volume, o aumento do espao ou a
melhor utilizao do espao vertical.
Risco Quando o acesso gerar risco de acidentes pessoais, das instalaes e/ou
dos recursos.
36
Neste item se avalia a preocupao das pessoas no dia-
a-dia em manter os recursos ordenados. Portanto, um
item que pode ter um padro variando ao longo das
auditorias. Observar que materiais espalhados sobre
mesas e bancadas no obrigatoriamente esto em
desacordo com este item, desde que estejam sendo
analisados e utilizados no momento. Empilhamento de
materiais e documentos dificulta o acesso fsico e visual,
alm de promover a desordem na reposio. Por isto
deve ser criticado neste item. O mesmo ocorre com
armazenamento de materiais diferentes em prateleiras,
dificultando o acesso.
37
2. SEITON

2.4. Layout
A disposio de todos os recursos produtivos e de
apoio est adequada, facilita a circulao e o
acesso, evitando riscos, desgaste e desperdcio de
tempo. Pode existir uma ou outra irregularidade
38
Neste item se avalia a capacidade de planejamento para manter o
ambiente funcional, ou seja, a distribuio dos recursos
permanentes deve facilitar o acesso, circulao, limpeza, etc.
Para auditar este item pergunte ao auditado quais so os
problemas que os funcionrios da rea enfrentam no dia-a-dia
por limitaes de espao, por problemas de projeto, por
circulao de meios de transporte ou de pessoas de outras
reas, por limitao de sistemas de tecnologia de informao ou
monitoramento a distncia, etc.
No devem ser avaliadas neste item as deficincias de seqncia
de produo ou localizao de prdios e ambientes. Tambm
no devem ser confundidas as deficincias de layout
(planejamento inadequado) com a desordem (relaxamento).
Problemas de layout que no dependem da equipe e/ou que
estejam para serem resolvidos tambm devem ser apontados
neste item, at que sejam definitivamente solucionados.
39
3. SEISO
3.1. Nvel de limpeza (sujeira provocada por
falha das pessoas)
No h sujeira provocada pelas pessoas nem por falta
de cumprimento da sistemtica de limpeza. Pode
existir uma ou outra irregularidade insignificante para
as caractersticas do ambiente.

40
Neste item avaliada a falta de interesse e at de
tempo das pessoas em manter o ambiente limpo.
Isto inclui o no cumprimento da sistemtica de
limpeza, independente do motivo. No so
considerados neste item a sujeira em roupas ou em
calados.
41
3. SEISO
3.2. Nvel de limpeza (sujeira provocada pelo
processo)
A sujeira proveniente de processo no dia-a-dia (mquinas,
equipamentos, manuseio de produtos) ou de
intempries no gera riscos de acidentes e a extino
de sua(s) fonte(s) foi considerada invivel tcnica e
financeiramente pelos rgos competentes da
organizao. Pode existir uma ou outra irregularidade
42
Este item avalia o esforo da equipe e da organizao para extinguir as
fontes de sujeira. Observe que a ausncia de sujeira no momento da
auditoria no evidncia de que a fonte de sujeira no exista ou esteja
sob controle. Logo, pergunte ao auditado quais so as fontes de sujeira
existentes no ambiente. Resduos gerados por fontes que no tm
soluo conhecida, mas tm intervalos previstos para a limpeza, no
devem ser considerados como sujeira. Tambm no pode ser
considerada como sujeira os resduos contidos que sero removidos
aps concluda uma atividade ou em perodos definidos (desde que no
estejam acumulados e/ou provocando riscos). Para a sujeira provocada
pelo ambiente externo, intempries ou por animais devem ser cobradas
as providncias para bloque-la ou reduzi-la. Uma questo que gera
dvidas entre auditores sobre vazamentos e derramamentos de
produtos em funo de problemas de conservao. Neste caso, quando
o problema no contido, gerando riscos de acidente, contaminao do
piso e/ou possibilita que as pessoas ou meios de transportes espalhem
a sujeira em outros pontos, deve ser considerado neste item tambm,
alm de ser criticado como problema de conservao. Para ambientes
puramente administrativos, onde no h fontes de sujeira, este item no
deve ser avaliado.
43
3. SEISO

3.3. Sistemtica de Limpeza
H uma freqncia definida e adequada para a limpeza
de todo o tipo de sujeira (gerada por processos,
manuseio de produtos, intempries, animais, rvores,
transportes, etc.). A sistemtica inclui, por escrito e/ou
sinalizados, todos os locais de difcil acesso. Pode
existir uma ou outra irregularidade insignificante para
as caractersticas do ambiente.

44
Neste item se avalia o planejamento para manter o ambiente limpo,
inclusive os locais de difcil acesso, mesmo que o servio de
limpeza seja feito por terceiros. A sujeira provocada por
intempries, fontes externas e/ou fontes internas mas sem soluo,
deve ser removida em perodos definidos e adequados. Observe
que a ausncia de sujeira no momento da auditoria no evidncia
de que haja uma boa sistemtica de limpeza. Logo, pergunte ao
auditado qual a sistemtica de limpeza. muito comum o
auditado informar que executa a limpeza em um determinado
perodo e/ou que os funcionrios fazem a limpeza medida que
sujam. Neste caso utilize-se de evidncias de sujeiras acumuladas,
principalmente em locais de difcil acesso, para questionar se h
freqncia definida, adequada e escrita para estes pontos.
Em ambientes de uso coletivo, deve ser verificada a existncia de
avisos eficientes para a manuteno da limpeza pelos usurios.
45
3. SEISO

3.4. Lixeiras, cinzeiros e outros coletores de
recursos descartados
Todas as lixeiras, cinzeiros e outros coletores de
recursos descartados so adequados (quantidade,
localizao, conservao, higiene, tipo e tamanho,
freqncia de retirada, identificao, sinalizao,
prtica da coleta seletiva, etc.). Pode existir uma ou
outra irregularidade insignificante para as
caractersticas do ambiente.
46
Este item verifica de que forma o ambiente est
estruturado para tratar os resduos descartados no
dia-a-dia. Todos os problemas relacionados ao
descarte, mesmo que pertenam outro "S", deve
ser pontuado neste item. Verifique que este item no
avalia apenas a prtica da coleta seletiva. Inclusive a
coleta seletiva s deve ser cobrada quando a
organizao estiver estruturada pratic-la.
47
Diferenas entre
3S e 4 e 5 S
Auditoria em funo da situao
atual
Evidncias so coletadas durante a
visita
So auditadas as reas
So auditados apenas os postos de
trabalho
Auditorias so mais freqentes
Auditorias so feitas de forma
concentrada (so auditadas todas
as reas)
Resultados so definidos
imediatamente aps a visita
Recomenda-se marcar dia e horrio
da visita
Auditoria em funo tambm do
histrico
Evidncias podem ser coletadas
antes e depois da visita
So auditadas tambm as pessoas
So auditados tambm os locais
frequentados pelos auditados
Auditorias so menos freqentes
Auditorias so feitas de forma diluda
(so auditadas apenas as reas com
os 3S consolidados)
Resultados podem ser definidos aps
a coleta de informaes com outras
reas e pessoas
Podem ser feitas visitas surpresas
48
4. SEIKETSU

4.1. Padronizao de Pinturas,
Identificaes e Sinalizaes
Em todos os locais h identificaes e sinalizaes que
facilitam a localizao e evitam perdas de tempo e
riscos. Todas as pinturas, identificaes e
sinalizaes esto padronizadas.
49
Este item verifica a preocupao do ambiente em padronizar as
identificaes e sinalizaes para facilitar o entendimento e o
intercmbio. Quando no h nenhum padro estabelecido pela
organizao deve ser cobrada uma uniformidade no prprio
ambiente.
Caso haja um padro da organizao, o ambiente deve estar de
acordo com o mesmo ou estar dentro do prazo permitido para a
atualizao (porm a uniformidade interna do ambiente deve
existir). Mesmo assim, a situao deve ser registrada
50

Exemplos
Sinalizao de piso
Pintura de tubulaes
Identificao de equipamentos
Identificao de ambientes e postos de trabalho
Identificao de locais de guarda
Identificao de pastas de documentos
Sinalizao de segurana
Identificao de tomadas eltricas
Sinalizao de sentido de fluxo, de rotao e de
nveis de produto
4.1. Padronizao de Pintura,
Identificaes e Sinalizaes
51
4. SEIKETSU

4.2. Higiene e Sade
No h nenhum problema ergonmico ou de higiene
no local de trabalho.
52
Para auditar este item o auditor no precisa ter conhecimento
tcnico para afirmar algum problema ergonmico.
Algumas perguntas podem ser feitas pelo auditor:
1. Quais so os problemas ergonmicos que afetam as pessoas da
rea auditada e que providncias esto sendo tomadas?
2. Como ficam as reas de uso coletivo, como banheiros e copa, no
dia-a-dia?
3. Em que estado de conservao e limpeza se encontram os EPIs no
dia-a-dia?
53
4. SEIKETSU

4.3. Rotinas e Sistemtica para Manuteno
do 5S
H uma sistemtica eficiente para a melhoria contnua
do 5S (avaliaes, planos de ao, diviso de
responsabilidade, procedimentos, estabelecimento e
divulgao de regras, reunies, reconhecimento,
divulgao de resultados, etc.).
54
Neste item se verifica o planejamento feito pela rea auditada para
manter e melhorar a prtica do 5S. No confundir este item
com atividades de limpeza, as quais j so avaliadas no item
3.3.
1. Quais so as atividades programadas para a manuteno do 5S no
dia-a-dia?
2. O que est sendo feito para aumentar o nmero de pessoas
comprometidas com o 5S?
3. Os resultados das auditorias demonstram uma melhoria contnua do
padro dos 3S e/ou do 5S?
4. Foram discutidos os problemas comportamentais existentes e
consensadas regras de convivncia?
55
4. SEIKETSU

4.4. Sistemtica de guarda para os
Documentos Eletrnicos (quando houver)
H uma definio para a guarda de todos os tipos de
documentos virtuais (Rede, CPU, Correio
Eletrnico). Todos os arquivos e diretrios
compartilhados tm denominaes uniformes. H
uma separao generalizada dos arquivos
funcionais dos particulares.
56
Neste item verificada, por amostragem, a estrutura para a guarda
de arquivos virtuais, que independem da memria das pessoas.
Ou seja, o acesso aos arquivos virtuais deve obedecer a
mesma lgica que os arquivos fsicos. Devem ser auditados os
arquivos de rede, e-mails e da CPU. Os arquivos particulares
devem estar separados dos arquivos da funo e no precisam
ser auditados.
57
5. SHITSUKE

5.1. Autodisciplina na prtica do 5S
Mais de 90% das pessoas praticam o 5S no
dia-a-dia, independente de monitoramento e
cobrana, inclusive em outros ambientes que
elas freqentam ou trabalham.
58
Entreviste pessoas da prpria rea, de reas vizinhas, clientes
internos, profissionais das reas de segurana e servios gerais,
auditores da prpria rea, gerente, etc.
1. H esforos anormais em vsperas de auditorias?
2. As reas coletivas ficam ordenadas e limpas no dia-a-dia?
3. Caso no houvesse nenhuma cobrana, a rea conseguiria manter o
padro atingido no dia-a-dia?
4. Que percentual da equipe pratica o 5S no dia-a-dia, sem necessidade de
monitoramento?

Sempre conduza as perguntas para valores percentuais (quando a
equipe for igual ou superior a 20 pessoas) ou nmeros
absolutos (quando a equipe for menor de 20 pessoas)
59
5. SHITSUKE

5.2. Autodisciplina no cumprimento de normas,
regras e procedimentos
Acima de 95% das pessoas cumprem normas,
regras e procedimentos (segurana, meio
ambiente, qualidade, etc.), sem necessidade
de monitoramento ou cobrana.
60
Algumas deficincias podem ser detectadas durante a visita rea,
bastando muita ateno. bom lembrar que qualquer problema
visto durante a auditoria ganha uma repercusso muito grande na
nota deste item. Podem ser consultados os profissionais que
coordenam estas atividades e os lderes da equipe.
1. Qual percentual da equipe cumpre rigorosamente as Normas de
Segurana, Qualidade, Meio Ambiente, Administrativas?
2. Qual percentual da equipe cumpre rigorosamente os Procedimentos de
trabalho, inclusive prazos, sem necessidade de monitoramento ou
cobrana?
3. Qual percentual da equipe cumpre rigorosamente as regras que no
fazem parte dos 3S?
Cuidado para no misturar as informaes com os itens 5.1 e 5.3.
equipe for igual ou superior a 20 pessoas) ou nmeros absolutos
(quando a equipe for menor de 20 pessoas)
61
5. SHITSUKE

5.3. Postura das pessoas
Menos de 10% das pessoas tm problemas relacionados postura
62
Este item avalia a postura das pessoas para aes que
independem de Normas, Regras e Procedimentos e dos 3S
1. Qual o percentual de pr-atividade das pessoas, inclusive para
apresentar sugestes de melhorias para o 5S?
2. As pessoas sabem localizar as informaes relativas ao 5S da rea
(Relatrios, Resultados, Planos de Ao, etc)?
3. Qual o percentual da equipe envolvido em atividades promocionais do
5S (Comit, Multiplicador, Facilitador, Auditor, etc) ?
4. Qual o nvel de Esprito de Equipe?
5. Quais so os problemas comportamentais ainda existentes?
6. As pessoas sabem interpretar os indicadores dos Quadros de Gesto
Vista?
Cuidado para no misturar as informaes com os itens 5.1 e 5.2.
equipe for igual ou superior a 20 pessoas) ou nmeros
absolutos (quando a equipe for menor de 20 pessoas)
63
Exemplos
Comportamento ou relacionamento inadequado na
rea dos outros
Material imprprio exposto no local de trabalho
(adesivos, fotos obscenas, pichaes, etc.)
Utilizao inadequada de espaos coletivos (gua,
energia, banheiro, copiadora, caf/copa, etc.).
Prtica inadequada do fumo
Falta de Esprito de equipe
Falta de interesse pelas informaes em Quadros de
Aviso e de Gesto Vista
Falta de iniciativa para melhorias de 5S, etc.

5.3. Postura das pessoas
64
5. SHITSUKE

5.4. Autodisciplina na guarda de
documentos eletrnicos (quando houver)
Todos os documentos eletrnicos so utilizados
e esto guardados nos diretrio apropriados
e com denominao de acordo com o padro
estabelecido.
65
Neste item verificada, por amostragem, a disciplina das pessoas em
manter no computador e rede apenas os arquivos utilizveis. Uma
suspeita pode ser a data de ltimo acesso. Outra suspeita pode ser
arquivos com denominaes abreviadas ou incompletas (verificar se o
usurio sabe de que se trata antes de abri-los). Quando no houver
padro de denominao estabelecido pelo ambiente, possveis
problemas no so penalizados neste item (e sim no Seiketsu)
Ao analisar os e-mails, arquivos compartilhados e de uso restrito,
verificar com um ou dois funcionrios:
1. Nvel de ordenao das pastas e os e-mails
2. Se est sendo feita a limpeza e ordenao dos arquivos eletrnicos,
conforme acertado
3. A caixa de entrada no acumula e-mails
4. As denominaes dos arquivos e pastas so explcitos, facilitando o
entendimento

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