MICROSOFT

OFFICE EXCEL
AVANZADO 2013
Un nombre es una abreviacin que tendr un significado dentro de nuestro libro
ya que los utilizaremos para hacer referencia a una celda, a un rango de celdas
o a una tabla.
Tipos de nombres

Existen los nombres definidos para celdas o rangos de celdas y que pueden
contener tanto constantes como frmulas. Es decir, una celda que contiene una
constante puede tener asignado un nombre as como una celda que contenga
una frmula puede tambin tener asignado un nombre.

El otro tipo de nombres que existen en Excel son los nombres de tablas.
Cuando creamos una tabla Excel le asigna un nombre predeterminado
como Tabla1, Tabla2, etc., pero podremos editarlo desde el administrador de
nombres para que sea ms descriptivo.
crear un nombre para un rango es desde la ficha Frmulas y el botn Asignar
nombre.
Se mostrar el cuadro de dilogo Nombre
nuevo:

No es necesario seleccionar los rangos
previamente
Una vez que se han creado los nombres, ya sea de celdas o de tablas, podremos
administrarlos con el administrador de nombres que se encuentra en la ficha
Formulas dentro del grupo Nombres definidos. Al pulsar el
botn Administrador de nombres se mostrar un cuadro de dilogo:
Este cuadro de dilogo mostrar la lista completa de nombres de nuestro libro y
podremos tambin crear desde aqu nuevos nombres o editar los existentes. As
mismo podemos eliminar cualquier nombre que deseemos pulsando el botn
Eliminar.
Si llegas a tener una gran cantidad de nombres en tu libro de Excel y prefieres
tener una lista de todos ellos ser muy fcil generarla. En primer lugar debes
posicionarte en la celda donde se insertar el listado y utilizar el comando Pegar
nombres que se encuentra dentro del men desplegable Utilizar en la
frmula que a su vez pertenece al grupo Nombres definidos de la ficha
Frmulas:
Al mostrarse el cuadro de dilogo Pegar nombre se deber pulsar el botn Pegar
lista y Excel insertar en la hoja los nombres de los rangos as como su definicin:

En muchas ocasiones interesa proteger contra escritura una hoja de clculo o
ciertas celdas de ella, de forma que sea imposible borrar o cambiar
accidentalmente la informacin contenida en ella. Tambin puede interesar
ocultar las formulas con los que se han calculado los valores mostrados en algunas
celdas que se consideran relevantes.

Excel ofrece distintas formas para controlar y restringir el acceso de los usuarios,
para ver o modificar los datos en los libros y en las hojas de clculo. Entre las
distintas alternativas que se pueden implementar se har nfasis en:
Proteger Hojas.
Proteger estructura del libro.
Cifrar con Contrasea.
Proteger Hojas

La Proteccin de Hojas se da para evitar que los usuarios puedan modificar
nicamente las celdas de inters y evitar que puedan alterar informacin de
importancia.

Sin embargo al hablar de Proteccin de una Hoja de clculo es necesario
primeramente mencionar que todas las celdas de un libro de Excel estn
protegidas o bloqueadas, opcin que se habilita nicamente cuando se protege
toda la hoja.
Como proteger las celdas de una Hoja:
1. Seleccione las celdas que desea sean editables y oprima
clic derecho del mouse para desplegar el men contextual,
en donde seleccionara la opcin Formato de Celdas.

2. En la ventana de formato de celdas ubique la pestaa
Proteger y deshabilite la casilla de Bloqueada.
NOTA: Si usted desea que las frmulas que realice en su hoja no sean visibles, habilite la
casilla llamada Oculta.
Como proteger la Hoja de clculo:
1. Una vez que ha desbloqueado las celdas
editables, en el men Revisar haga clic en Proteger
Hoja.

2. En la ventana que aparece, seleccione una
contrasea que para evitar que la hoja pueda ser
desprotegida (si as lo desea).

3. La lista de opciones muestran lo que usted
permite que los usuarios de su hoja de clculo
puedan hacer.

4. Una vez que ha seleccionado las opciones
deseadas finalice con Aceptar.

5. En caso de haber ingresado una contrasea Excel le pedir confirmar la misma.
NOTA: Cuando usted habilite la opcin de Seleccionar celdas bloqueadas, permitir al
usuario que este pueda seleccionar celdas bloqueadas, sin embargo no podr editar las
mimas.

6. Si usted desea desproteger la hoja, seleccione del men Revisar la opcin
Desproteger Hoja.
NOTA: Si desea proteger la hoja utilizando contrasea, tome en cuenta que si esta es
olvidada no habr manera de recuperar la misma.
La validacin de datos es una funcin que permite establecer
restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en
una celda.

La validacin de datos puede configurarse para impedir que los
usuarios escriban datos no vlidos.

La validacin se usa para controlar el tipo de datos o los valores que
los usuarios pueden escribir en una celda.

Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un
intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o
asegurarse de que slo se escriben nmeros enteros positivos.
Ejemplo
Aplique validacin a la Base de empleados siguiente:
Nombre Hora entrada Cargo Edad INSS Bono
Cualquier valor
Operario
Digitador
Mecnico
Secretaria
Recepcionista
Entre las 8 am y las
8:15 am
Numero entero
positivo
Cadena de texto de 7
dgitos
Solo si es mayor 35:
se podr introducir
informacin
Cundo es til la validacin de datos?
Cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organizacin y
desea que los datos que se escriban en l sean exactos y coherentes.

Puede usar la validacin de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:

Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista .
Restringir los nmeros que se encuentren fuera de un intervalo especfico.
Restringir las fechas y horas que se encuentren fuera de un perodo de
tiempo especfico .
Limitar la cantidad de caracteres de texto .
Validar datos segn frmulas o valores de otras celdas.
Sugerencias para trabajar con la validacin de datos
Si tiene previsto proteger la hoja de clculo o el libro, hgalo despus de
haber terminado de configurar la validacin.

Si tiene previsto compartir el libro, hgalo nicamente despus de haber
acabado de configurar la validacin y la proteccin de datos.

Puede aplicar la validacin de datos a celdas en las que ya se han escrito
datos.

Para quitar rpidamente la validacin de datos de una celda, seleccione la
celda y, a continuacin, abra el cuadro de dilogo Validacin de datos.

Para buscar las celdas de la hoja de clculo que tienen validacin de datos,
en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a
continuacin, en Validacin de datos.
Ejercicio de clase
Aplique validacin necesaria al registro de un almacn ferretero
Cdigo
Producto
Fecha de
Ingreso
Nombre Producto Precio Notificacin
Texto o numero de
6 dgitos
Nmeros decimales
positivos
Entre 01/01/2013 y
31/01/2013
Cuando la compra sea
inferior a 1000, debe
permitir escribir en la
celda
Cemento
Perlines
Zinc
Ladrillos
Puerta
Validacin de datos:

Los das de reparacin no deben pasar de 15 das.
Los empleados encargados son Luis Medina, Marcos Castro,
Elizabeth Araica
Si el cliente es Empresarial en la columna Prioridad escribir Si

Validacin de datos:

Los das de reparacin no deben pasar de 15 das.
Los empleados encargados son Luis Medina, Marcos Castro,
Elizabeth Araica
Si el cliente es Empresarial en la columna Prioridad escribir Si

Aplique validacin a la Base de Becas :
Nombres Hermanos Promedio Nota C$ Beca
Cualquier valor
Nmeros enteros se
admiten decimales
Nmeros enteros
positivos
Cantidad de hermanos >3.
promedio nota > 80