Ministerio de Economa y Finanzas

Direccin General de Poltica de Inversiones

DGPI-USE

HERRAMIENTAS Y TCNICAS PARA LA EL
SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIN
PBLICA

Contenido
La Gestin del Proyecto
Gestin de los Alcances del PIP
Gestin del Tiempo del PIP
Gestin de Costos del PIP
Aplicacin de la tcnica del Valor Ganado al
Seguimiento de PIP









2
Gestin del Alcance
La gestin del
proyecto
Este proyecto es extremadamente
importante pero no tiene
presupuesto, no tiene expediente
tcnico, no cuenta con personal
calificado y se implementa partir
de maana.
Por fin tenemos la
oportunidad de impresionar
a todos

Las preguntas tpicas de la Alta Gerencias
Por que surgen esta preguntas?
Cmo podemos responder a estas preguntas
Fundamentos de la gerencia de los proyectos
Un proyecto bien balanceado
La administracin de los proyectos
El proceso de administra un proyecto
Etapas de la administracin de proyectos
Control del proyectos
Secuencia Grafica para Articular Alcance, Tiempo y Costos
Revisin
Marco Lgico
Diseo
EDT
Lista de
Actividades
Revisin
Presupuesto
Actualizacin
de Costos
Estimacin
de Duracin
Secuencia
de Act.
Presupuesto
Multianual
Cronograma
Ruta Crtica
Expediente
Tcnico
Matriz de
Riesgos
Identificacin
y evaluacin
de Riesgos
Gestin del Alcance
La gestin del
alcance

No he ledo la propuesta
todava
Pero tengo algunas ideas sobre
como mejorarlo.

Estableciendo Productos y Subproductos
PROYECTO
SUBPRODUCTOS PRODUCTOS
Proceso de definicin para estructurar y subdividir el trabajo en tareas
manejables.
La definicin del alcance se utiliza para seleccionar el enfoque mas
adecuado y estimar el costo y fecha de terminacin, evaluando el impacto
de cambios potenciales del alcance en ele calendario, presupuesto,
requerimientos y satisfaccin del beneficiario.
La estructura de descomposicin del proyecto (EDP,WBS) es una
agrupacin de elementos del proyecto orientada a las entregas del
proyecto, que organiza y define el alcance completo del proyecto (PMI,
1998)
El W.B.S. configura la estructura del proyecto y recoge hasta un nivel
de detalle suficiente todas las reas que han de ser cubiertas para
completar el proyecto.
Define y representa los productos o servicios a desarrollar y relaciona,
en forma de rbol de familia, los trabajos (paquetes de trabajo) que
deben ser ejecutados.

Qu es una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)?
Qu es una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)?
Descomposicin
jerrquica, orientada
al producto final, del
trabajo que ser
ejecutado crear los
productos
requeridos por el
proyecto

Construir la EDT
Pasos a seguir:
1. Definir el entregable final
2. Descomponer en los principales productos
3. Los productos descomponer en subproductos
4. Los subproductos en paquetes de actividades
5. No ms de 5 niveles
EJEMPLO: EDT de un PIP de Mejoramiento Integral de Barrios en el
AAHH Los Jazmines
Taller N 1: Desarrollo de la EDT
A partir de las metas fsicas de nuestro proyecto podemos
construir la posible EDT del mismo tomando

Sugerencias:
1. Los componentes se desglosan en los productos
2. Los productos se desglosan en sub productos
3. Mximo 4 niveles de desglose
Gestin del Alcance
La gestin del
tiempo

Estbamos muy por delante de lo
previsto, sin embargo muy detrs
de lo previsto, pues perdimos
demasiado tiempo ne la revisin
de la programacin.
Lo que necesitamos es un
cronograma que nos ayude a
revisar nuestro horarios a
tiempos

Incorporando las Actividades al proyecto
PROYECTO
SUBPRODUCTOS
ACTIVIDADES PRODUCTOS
Administracion del Tiempo
Procesos de la Gestin del Tiempo del Proyecto
DEFINICIN DE
ACTIVIDADES
SECUENCIAMIENTO
DE ACTIVIDADES
ESTIMACIN DE
LOS RECURSOS
DESARROLLO DEL
CRONOGRAMA
CONTROL DEL
CRONOGRAMA
ESTIMACIN DE
LA DURACIN DE
LAS ACTIVIDADES




Secuencia de Actividades
El secuenciamiento de actividades es muy
importante, sin secuenciamiento no hay camino
crtico ni determinacin de dependencias.
I
F
Camino Crtico Ruta Crtica
Un camino es una secuencia de actividades que comienza en una
actividad inicial del proyecto, recorre un conjunto de actividades
concatenadas que se suceden posteriormente, y termina en una
actividad final del proyecto.
Todo camino cuyo largo es igual al mximo del proyecto es llamado
camino crtico.
Si una actividad del camino crtico demora ms de lo planificado, se
atrasar la fecha final del proyecto.
F
J
H
I
G
F
D
C B E A
cod actividad duracin
A Estrategia del proyecto 6
B Estudios preliminares 5
C Compra del terreno 3
D Desarrollo del proyecto 3
E Inscripcin en Registros Pblicos 6
F Factibilidad de servicios 5
G Aprobacin anteproyecto municip. 8
H Habilitacin del terreno 4
I Financiamiento del proyecto 1
J Licencia de inicio de obra 1
Cul es la ruta crtica?
EJEMPLO: Cronograma de un PIP de Mejoramiento Integral de Barrios
en el AAHH Los Jazmines
Taller N 2: Desarrollamos Cronograma
A partir de las actividades principales desarrollamos
el cronograma en MS Project.
Sugerencias:
1. Los subproductos se descomponen en actividades
2. A las actividades se les asigna una duracin
3. Se lleva a cabo el secuenciamiento
4. Se presenta en un diagrama de GANNT
Gestin del Alcance
La gestin del
costo

Nuestro PIP perdi nueve
millones de soles en el
ultimo trimestre.
Su trabajo es hace que esta
situacin se revierta

Administracion del Costo
Procesos en la Gestin de Costos del PIP
ESTIMACIN
DE COSTOS
PREPARACIN DEL
PRESUPUESTO
CONTROL DE
COSTOS



Mtodos para la Estimacin de Costos
Estimacin por Analoga (arriba-abajo)
Estimacin ascendente (abajo-arriba)
Estimacin de propuestas
Determinacin de ndices de costos
Estudios de mercado
Estimacin por Analoga (Pre Inversin)
Usa el costo real de proyectos anteriores
similares como base para estimar el costo
del proyecto actual.
Usa el juicio de expertos empleando el
mtodo top-down para preparar el
presupuesto, en el cual los costos de
estiman usando la EDT del nivel superior
al inferior.

10,000
5,000 3,000 2,000
1,000 4,000
1,500 1,500 1,200 800
200
150
Paquete
1.2.2
2,000
Paquete
3.2.1
Paquete
3.1.1
Paquete
2.2.1
Paquete
2.1.1
650
Paquete
1.2.3
Paquete
2.1.2
Paquete
2.1.3
Paquete
2.2.3
Paquete
3.1.2
Paquete
2.2.2
Paquete
3.2.3
Paquete
3.1.3
Paquete
3.2.2
Estimacin por Analoga
Etapa
Preinversin
Estimacin Ascendente (Inversin)
Conocida como buttom-up, estima el
costo de paquetes de trabajo individuales
con el nivel ms bajo de detalle.
Para el presupuesto, los resultados
obtenidos se van sumando sucesivamente
para obtener los costos de los entregables
desde los niveles inferiores hasta los
niveles superiores de la EDT.

5,550
1,300 4,250
1,500 1,550
280
370 1,120
1,250
85
230 555 240
650 1,880
1,060
200
650
175
325
130 645
95
Estimacin Ascendente
Etapa
Inversin
Presupuesto del PIP
Implica sumar los costos estimados de las
actividades del cronograma o paquetes de
trabajo individuales segn la EDT para establecer
la lnea base de costo total.
) 2 . 1 1 . 1 ( cos ) 1 ( cos
) 3 2 1 ( cos ) ( cos
E E to E to
E E E to proy to


PIP
E1
E1.1 E1.2
E2
E2.1 E2.2 E2.3
E3
E3.1 E3.2
Curva S - Presupuesto
$
tiempo
V
a
l
o
r
e
s

a
c
u
m
u
l
a
d
o
s

Presupuesto
Valores
planificados
Curva de Avance Planificado
% Avance
Planificado
V
a
l
o
r
e
s

a
c
u
m
u
l
a
d
o
s

(
$
)

Tiempo (aos)
Presupuesto
Total (BAC)
Valores
planificados (PV)
A
c
t
i
v
i
d
a
d
e
s

y

P
r
o
d
u
c
t
o
s

100%
Inicio Inicio
Taller N 3: Obtenemos la curva S
Tomando en cuenta la EDT y las actividades principales
desarrollamos la curva S de presupuesto

Sugerencias:
1. Se estima un costo a las principales actividades
basados en el PAAC
2. Se utiliza la tcnica del Botton UP y se obtiene el
costo total del proyecto
3. Se grafica en excel la curva S tomando en cuenta la
plantilla
Gestin del Alcance
La tecnica del
valor ganado

Despus de aadir dos semanas de
trabajo por retrasos inesperados,
agrega otras tres semanas de
inesperados retraso y su ejecucin
financiera esta sobre el promedio
de las dems obras.

Nos podemos preguntar que es mas importante?
Incorporacin del Valor Ganado al SOSEM
Avalado por el Project
Management Institute
Buena prctica en gestin
de proyectos
Monitorea diferentes
mtricas del proyecto
Provee informacin
prctica y segura
Relaciona el presupuesto
en base a un tiempo y a
acciones especificas
Mide y monitorea
variaciones de costo y
alcance
EVM
El Valor Ganado

El Valor Ganado (EV) compara la cantidad de trabajo
PLANEADO contra lo que realmente se ha TERMINADO para
determinar si el COSTO, el CRONOGRAMA y el TRABAJO
REALIZADO estn llevndose a cabo de acuerdo con lo
planeado.
La utilizacin del Valor Ganado (EV) como medida de
desempeo no es muy comn entre los Gerente de
Proyecto.
Muchos Gerentes de Proyecto nunca han visto o usado las
frmulas de VG y slo las vienen a conocer cuando comienzan
a prepararse para la certificacin PMP.
Para complicar ms la cosas para los que hablamos espaol, los
acrnimos utilizados originalmente (BCWP, ACWP y BCWS).


El Valor Ganado

Cmo se logra todo esto?
Al hacer el WBS se divide el trabajo en tareas
lo suficientemente pequeas para evitar el
problema de estimar un porcentaje de
terminacin.
Se define que cada tarea individual no gana
valor sino hasta que se haya terminado.
Esto es especialmente til en proyectos de
informtica.



El Valor Ganado

Cul fue la necesidad original?
Responsabilidad por la ejecucin de varios
proyectos al mismo tiempo. Variedad de Tipos y
Tamaos de los proyectos.
Reducir exceso de administracin y/o el
descuido en los proyectos.
Saber de verdad Cmo van los proyectos? para
identificar problemas lo ms pronto posible y as
tomar acciones correctivas rpidas y efectivas.



El Valor Ganado

Por qu me interesa?
La utilidad bsica del Valor Ganado es
administrar los riesgos de los costos asociados a los
proyectos.
Entre ms rpido se de usted cuenta que tiene un
problema, ms posibilidades tiene usted para
actuar y mitigarlo.




El Valor Ganado

Solucin?
Decamos que el Valor Ganado le aade una
nueva dimensin al seguimiento tradicional de
comparacin entre lo Presupuestado y lo Real.
El Valor Ganado es una medida objetiva de
cunto trabajo se ha realizado.
Para nuestro ejemplo, el Valor Ganado se
calcula con base en las actualizaciones
terminadas.




El Valor Ganado

Cmo trabaja el mtodo de Valor Ganado?
El mtodo del Valor Ganado requiere algunas
prcticas clave para su xito:
o Identificar cada entregable del proyecto
o Desarrollar un cronograma para la
terminacin de cada entregable
o Asignar un valor a cada entregable
o En otras palabras, para gerenciar proyectos utilizando EV es necesario
determinar, antes de comenzar, el producto, el cronograma y el costo
de nuestro proyecto.
o Las buenas noticias son que si usted ya tiene en prctica una buena
planeacin de proyectos, le ser muy fcil encontrar la informacin
que se necesita.






El Valor Ganado

El Proceso del Valor Ganado







El Valor Ganado

Cmo establecer un sistema de Valor Ganado?
1. Definir el WBS para dividir el proyecto en
porciones manejables.
2. Identificar las actividades a programar que
representen todo el proyecto.
3. Asignar el costo a ser gastado en cada actividad.
4. Programar la actividades en el tiempo.
5. Crear la lnea base y confirmar que el plan es
aceptable.







El Valor Ganado

Seguimiento
o Anlisis de Variaciones : Muestra cmo el proyecto va
progresando y las
tendencias ya que tiene en cuenta el tiempo y
costo consumidos comparados con los
planeados.
o Anlisis de ndices: Muestra qu tan eficientemente est
operando el proyecto.
o Proyecto : El Valor Ganado se establece inicialmente a nivel
de proyecto (nivel ms alto del WBS) y luego se hereda al
resto de nodos
o WBS : Los mtodos de clculo del Valor Ganado pueden
cambiar para cada parte del WBS en cada nivel






Incorporacin del Valor Ganado al SOSEM
V
a
l
o
r
e
s

a
c
u
m
u
l
a
d
o
s

(
S
/
.
)

Tiempo
Presupuesto
Total
Valor
planificado
Ejecucin
(SIAF)
31 marzo
Avance
Planificado
Avance
real
Meta Fsica
Lograda
100 Millones
70 Millones
55 Millones
30 Millones
Fecha de
seguimiento
META FSICA
PLANEADA
V
a
l
o
r
e
s

a
c
u
m
u
l
a
d
o
s

(
$
)

Tiempo (aos)
Curva de
Programacin
Presupuestal
100%
Inicio Inicio
Articulacin de Metas Fsicas, Costos y Tiempo
(Pre inversin)
Presupuesto
Total (viable)
Construccin de la Curva de Meta Fsica Lograda
(Inversin)
V
a
l
o
r
e
s

a
c
u
m
u
l
a
d
o
s

(
$
)

Tiempo
Presupuesto
Total
Valor
presupuestado
Ejecucin
(SIAF)
18 enero 2011
Avance
Planificado
Avance
real
Meta Fsica
Lograda
El Valor Ganado

Definiciones
PV: Costo Presupuestado del Trabajo Programado
o Costo planeado de la cantidad total de trabajo programado a ser realizado
para la fecha propuesta.
AC: Costo Real del Trabajo Realizado
o Costo incurrido para llevar a cabo el trabajo que se ha realizado hasta la
fecha.
EV - Costo Presupuestado del Trabajo Realizado
o El costo planeado (no real) para completar el trabajo que se ha realizado. Es
un porcentaje del presupuesto total igual al
porcentaje del trabajo realmente terminado .
BAC: Presupuesto a la Terminacin
o Es la suma de todos los presupuestos asignados a un proyecto.
Fecha de Estado o Fecha a Hoy
o Es el punto en el tiempo utilizado para el anlisis










El Valor Ganado

Definiciones
SV: Variacin de Programacin (EV-PV)
oEs una comparacin entre la cantidad de trabajo
realizado durante un perodo de tiempo dado y lo que se
haba programado para ser ejecutado. Una variacin
negativa significa que el proyecto est atrasado en el
cronograma.
CV: Variacin de Costos (EV-AC)
oEs una comparacin entre el costo presupuestado del
trabajo realizado y el costo real. -Una variacin negativa
significa que el proyecto est por encima de presupuesto.










El Valor Ganado

ndices
SPI: ndice de Desempeo de Programacin
o SPI = EV / PV
o Muestra el valor del trabajo realizado comparado con lo que se haba
planeado.
o Si SPI = 1, el proyecto est a tiempo
o Si SPI > 1, el proyecto est adelantado con respecto al cronograma
o Si SPI < 1, el proyecto est retrasado con respecto al cronograma
CPI: ndice de Desempeo de Costos
o Muestra cuntas unidades de dinero de trabajo se obtuvieron para la
cantidad de unidades de dinero gastadas en el trabajo.
o CPI = EV / AC
o Si CPI = 1, el proyecto est dentro de presupuesto
o Si CPI > 1, el proyecto est por debajo del presupuesto
o Si CPI < 1, el proyecto est por encima del presupuesto










El Valor Ganado

ndices
Costo Estimado para Terminar (ETC)
o ETC = BAC - EV
o Se utiliza para pronosticar el trabajo restante hasta que se termine el
proyecto
Costo Estimado a la Terminacin (EAC)
o EAC = BAC / CPI
o Es una medida para el trabajo restante descrito como un costo









Nuevos Indicadores de Seguimiento del PIP
0.00
0.20
0.40
0.60
0.80
1.00
1.20
1.40
2008 2009 2010 2011 2012 2013
Performance Indexes
SPI CPI PI
Nombre Frmula Interpretacin
Variacin de
costo
CV = EV AC
(-) sobre el presupuesto
(+) bajo el presupuesto
Variacin de
cronograma
SV = EV - PV
(-) detrs del cronograma
(+) delante del cronograma
ndice de
Rendimiento de
Costo
CPI = EV / AC
Cuntos $ se obtienen por
cada $ gastado
ndice de
Rendimiento de
Cronograma
SPI = EV / PV
% de progreso respecto a
planeado
ndice de
Performance del
Proyecto
IP = CPI x SPI
Rendimiento del proyecto
en trminos de tiempo y
costo
Comits de Seguimiento evalan situacin de proyectos en funcin
del SOSEM
Revisin de Cartera Basado en estos indicadores
100%
Alerta
Problema
20% 40% 60% 80%
% Ejecucin financiera
.60
.80
1.0
IP
BB-4.231036
AA-2-451036
NN-2.341067
ZZ-3.451036
XX-3.25036
NN-5.341036
YY-2.45036
Nivel Nacional
Ministerio de Economa y Finanzas

Direccin General de Poltica de Inversiones
DGPI-USE

HERRAMIENTAS Y TCNICAS PARA LA EL
SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIN
PBLICA