Planificar, Organizar y Liderar Reuniones de manera Eficaz Objetivo Al trmino de sta presentacin, los presentes sabrn definir, organizar y Liderar una Reunin en cualquier situacin que se encuentren. Liderando Reuniones Eficaces Leading Effective Meetings DEFINICIONES DEFINED Definicin de una reunin Juntarse unos con otros
Meeting (defined) a getting together ?Porque tanta importancia en querer reuniones eficaces?
A. Las reuniones son un aspecto clave del proceso para hacer decisiones en nuestra democracia
B. Reuniones bien estructuradas y conducidas pueden ser provechosas C. Reuniones eficaces son la fundacin de las decisiones hechas en grupo
D Sabiendo como liderar reuniones eficaces ayuda a los grupos a alcanzar sus metas Puntos clave para las Reuniones eficaces Un lder eficaz Compromiso de los miembros Un propsito definido del grupo y de la reunin Planear de antemano Usar un procedimiento eficaz que ayude a los miembros a alcanzar sus metas a tiempo Usar una agenda escrita Sugerencias para una reunin productiva A. Todos participan B. Ninguno domina la conversacin C. Escuche cuidadosamente D. Sea constructivo E. Comparta nuevas ideas. F. Respete las opiniones de los dems G. Solamente una conversacin a la vez H. Busque soluciones Papeles que desarrollan los Miembros del grupo Los papeles de trabajo
Los papeles de mantenimiento
Los papeles individuales El papel de Trabajo
Papeles Positivos: Para resolver un problema o cumplir un trabajo Papel de Mantenimiento
Papel positivo: Para ayudar a miembros del grupo para obrar eficazmente Papeles Individuales Papeles negativos:Promueven las necesidades personales e intereses propios por encima del inters del grupo:
El Bloqueador El Dominante El que Rehuye El que se separa El suplicante de algn inters especial El confesor El que busca lstima El que cuenta El que compite El que busca reconocimiento El chistoso Papeles de Trabajo Los miembros del grupo desarrollan varios papeles de trabajo durante la reunin. A menudo las personas cambian de papel o desarrollan varios papeles. Algunos trabajos incluyen: 1. El Tcnico de Procedimiento: Esta persona es responsable del ambiente fsico de la reunin, tal como el arreglo de las sillas, la temperatura, los materiales, el equipo, la luz y los refrescos
Papeles de Trabajo 2. El Registrador: En la mayora de los casos ayuda mucho tener a persona que sirva como secretaria/o para captar las ideas y decisiones del grupo.
3. El Contribuyente: Propone nuevas ideas o diferentes maneras de hacer las cosas, un generador de ideas que abre las mentes de los dems a nuevas posibilidades Buscador de Informacin Pide clarificacin de datos e informacin para promover decisiones eficaces del grupo Informante Provee informacin actual y respuestas a las preguntas. Esta persona a menudo tiene especializaciones en un cierto tema. Orientador Define la posicin del grupo relativo a las metas, ayudando al grupo a mantener sus enfoques. Coordinador Demuestra la relacin entre varias ideas y sugerencias. Papeles de Mantenimiento Las necesidades emocionales de los miembros del grupo tambien tienes que ser atendidos. Los miembros de grupos eficaces juegan varios papeles de mantenimiento positivo para ayudar con las necesidades y sentimientos individuales. Papeles de los Miembros del Grupo Hoja de Trabajo - Papeles Individuales
(Tratando con personas Difciles) Cmo tratamos con personas que desarrollan papeles individuales? Es natural que las personas sean guiadas por opiniones personales, valores, e intereses propios. Sin embargo, las necesidades personales de las personas deben de ser balanceadas con el inters ms grande del grupo. Cuando personas asumen papeles individuales y ponen sus intereses personales por encima de las necesidades del Grupo, ste comportamiento tiene un efecto negativo en el funcionamiento del grupo Porqu se Rene la Gente ? 1. Para cumplir una meta de un grupo de personas 2. Para hacer decisiones y desarrollar acciones 3. Para compartir informacin 4. Para desarrollar mejores relaciones de trabajo entre los miembros. Maneras de Liderar Reuniones Es deseable un proceso que sea....
Comprensible y abierto Involucra a los miembros del grupo Ayuda al grupo hacer decisiones a tiempo Anima al grupo a tomar decisiones e ir a la accin Tipos de Reunin FORMAL.(Proceso Parlamentario) La mayora de los gobiernos estadounidenses usan este proceso Federal, municipal , escolar, etc. Generalmente entre ms altas las consecuencias, ms formal es el proceso. La mayora gobierna El proceso Parlamentario La forma y las Defensas del PP fueron inventadas por un gobierno democrtico
Estos procesos son importantes para los grupos que comparten el poder y quien son responsables para aquellos quienes los han elegido para representarlos
No se usa en el sector privado, donde hay ms secreto, rapidez, decisiones hechas por ejecutivos e intereses privados Tipos de Reunin MENOS FORMAL Un proceso parlamentario modificado Mas enfocado en discusin, acuerdo, trabajar en conjunto. El proceso es ms abierto y amistoso Se usa ms en comunidades y grupos no lucrativos Ms enfocado en ayudar al grupo a alcanzar sus metas Por que es importante tener y entender el Proceso Parlamentario ?
La mayora de nuestros Negocios Pblicos son conducidos por PP. Si no sabemos el idioma del PP, como vamos a participar y afectar en las decisiones que hagamos?. Que Proceso Debemos de Usar? Esto Depende : Los cuerpos Gubernamentales son usualmente requeridos que sigan una forma de Procedimiento Parlamentario
Grupos ms pequeos usan un proceso menos formal, ms amistoso. Usa lo que ayude a alcanzar las metas. Cual es la Intencin del Proceso Parlamentario? Reglas bien Probadas que hacen que la reunin siga adelante Mantiene orden Controla el Proceso de comunicacin Ordenado, Democrtico Algunos Principios del Proceso Parlamentario Hablar solamente de un asunto a la vez Todos los miembros tienen los mismos derechos bsicos - votar, ser escuchado, oponer. Es preciso respetar los derechos de las minorias. Nadie puede hablar sin ser reconocido por el dirigente de la reunin
Cada miembro puede hablar del asunto por decidir, nadie puede hablar por segunda vez hasta que todos hayan tenido la misma oportunidad de hacerlo. Mayora de votos decide la cuestin El que dirige la reunin es completamente imparcial El Procedimiento Parlamentario, Una mezcla cuidadosa de... Due Process - resguardos y protecciones de los derechos individuales Igualdad. Tratamiento igual para todos los participantes. La necesidad para rutinas explcitas para conducir los negocios del grupo, para que todos sepan la manera de conducir la reunin
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