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PROJET DE MISE EN PLACE DUN

SYSTME DE GESTION DENTREPOTS


WMS

Introduction1.1. Environnement des


PME

Il faut avant tout rappeler la conjoncture conomique du mtier de prestataire


logistique :
Une concurrence de plus en plus forte,
Des dveloppements l'international et des externalisations,
Une acclration des flux de marchandise,
Des prises de participation ou l'intgration d'autres structures.
Cet environnement contraignant amne un besoin de ractivit forte deux
niveaux :
Organisation interne et gestion des quipes,
Adaptation du systme d'information.
Pour cela l'entreprise doit se doter d'un systme d'information qui soit
performant :
Adapt au mtier,
Facile mettre en uvre,
Structur,
Ouvert et souple,
Interfaable.

Enjeux des WMS

L'intrt d'un WMS1


est, suite un paramtrage adquat, d'organiser et
faciliter la gestion de l'activit d'un site d'entreposage.
Un des premiers objectifs des WMS est d'optimiser
l'entreposage :
Optimisation de l'espace,
Rduction des dplacements des oprateurs,
Rduction des taches administratives,
Planification des taches.

Comment aborder un achat WMS ?


Des travaux pralables sont ncessaires avant toute acquisition. Il faut
bien
dfinir l'organisation actuelle, les changes type Pour cela il y a des
points
incontournables :
Dfinir un projet d'entreprise,
Impliquer l'ensemble du personnel concern (de l'oprateur au chef
d'entreprise);
Dfinir les spcificits de l'activit;
Identifier les interfaces et connexions ncessaires avec les clients et
fournisseurs;
Dfinir un budget

Cycle de vie du projet


Lorsque lobjectif dun projet est de mettre en uvre un WMS, la longue dure de
vie dun WMS rend ncessaire daccorder une attention particulire toutes les
phases du projet qui vont mener la slection dun fournisseur WMS. Ce sont
dans ces phases que les ds sont jets en ce qui concerne le bon fonctionnement
long terme et un soutien optimal des processus logistiques pour le WMS.
Une gestion de projet cible et globale est essentielle la russite du projet. Les
processus logistiques doivent tre soigneusement planifis lavance, et le
fournisseur WMS le plus appropri, dont le produit fournit le meilleur support
pour les processus actuels et futurs, doit tre slectionn. Agir sans rflchir se
traduit gnralement par des retards dans le projet et des cots levs.
Lexprience a montr quil est logique de faire appel des experts externes de
WMS pour aider la slection et la mise en uvre dun WMS, afin dviter les
cueils qui se produisent habituellement au dbut dun projet. LInstitut
Fraunhofer IML propose son expertise pour aider aussi bien les utilisateurs que les
fournisseurs de WMS avec des projets WMS.

les tapes dun projet dimplmentation dun systme de gestion


dentrept WMS.
On suppose que les intrts et les objectifs du projet ont dj t
tudis et acquis; la dcision
de la mise en place dun WMS est valide par la direction gnrale.
On distingue six grandes tapes:
Etape 1 : Initialisation du projet
Etape 2 : Analyse du besoin et rdaction des cahiers des charges.
Etape 3 : Appel doffre / choix du fournisseur /contrat
Etape 4 : Analyse fonctionnelle /prototypage
Etape 5 : Prparation avant le dmarrage
Etape 6 : Dmarrage

Etape 1 : Initialisation du projet


La phase dinitialisation du projet consiste former lquipe projet.
La taille de lquipe projet dpend naturellement de lampleur de lorganisation et
des entrepts concerns. Dans tous les cas lquipe projet pour la mise en place
dun WMS doit obligatoirement comprendre :
- Un Directeur (ou chef) de projet
- Des responsables des domaines fonctionnels ( Rception, stockage, expdition,
).
Les quipes fonctionnelles doivent comporter du personnel issu de loprationnel
pour les raisons suivantes : Dcrire les besoins fonctionnels rels du terrain et avoir
un rle de communication pour dfendre le projet dauprs le reste des quipes
oprationnelles.
- Des responsables techniques, issus de linformatique dont le rle est de valider la
qualit technique de lapplication et de raliser toutes les tches informatiques
ncessaires lintgration du WMS dans le systme dinformation de lorganisation.

Etape 2 : Analyse du besoin et


rdaction des cahiers des charges.
La phase Analyse du besoin consiste
recueillir les informations des diffrents
domaines oprationnels et administratifs
concerns par le WMS afin de rdiger les
documents de rfrence ncessaires au succs
du projet. Lobjectif est :
1- Comprendre et dcrire les processus
oprationnels et administratifs existants et futurs.
2- Rdiger le cahier des charges fournisseur
ncessaire lappel doffre.

Les livrables de la phase Analyse des besoins


est un ensemble de documents comprenant :
I - Document Objectif et positionnement global
du WMS dans lorganisation
II- Document Analyse fonctionnelle des
processus oprationnels et administratifs
III- Document de contrainte technique
IV- Cahier des charges fournisseur

I - Document Objectif et positionnement global


du WMS danslorganisation
- Description globale de la chane logistique et
positionnement de lentrept.
- Description des flux physiques et des flux de
donnes avec lentrept
- Rappel des objectifs de la nouvelle application
WMS

II- Document Analyse fonctionnelle des processus oprationnels et


administratifs
Ce document dcrit les processus oprationnels et administratifs de chaque service
li lentrept :
- Rception / contrle
- Gestion des stocks et des inventaires
- Planification et ordonnancement
- Prparation
- Expdition
- Service transport
- Service administratif de lentrept ( Statistique, personnel, indice, )
- Service achat ( commande fournisseur )
- Service commercial et administration des ventes
- ..
Pour chaque service, le document dfinit :
- Le processus existant en mettant laccent sur les spcificits qui sortent du
cadre dune logistique classique.
- Les besoins en terme damliorations voulues.
- Le processus futur.

III- Document de contrainte technique


Ce document dcrit la place du WMS au sein du systme
dinformation de
lorganisation, il comprend :
- Les contraintes technologiques ( Systme dexploitation,
Base de donnes,
Architecture matrielle, Choix et mise en place dun WMS
Ce document est la proprit de CC3i
4/6
- Dfinition des interfaces dchange de donnes entre le
systme
dinformation et le WMS.

IV- Cahier des charges fournisseur


A partir des diffrents documents raliss prcdemment,
rdiger le cahier des
charges fournisseur. Ce document rsume dune manire
claire et synthtique les
diffrents besoins attendus :
- Besoin en terme de fonctionnalits
- Besoin en terme technique
- Besoin en terme de capacit de ralisation de projet et
suivi aprs vente.
Ce document est envoyer aux fournisseurs pour lappel
doffre

4 Etape 3 : Appel doffre / choix du


fournisseur /contrat

Cette phase consiste envoyer le cahier des charges


pour lappel doffre et choisir une solution.
Appel doffre
Choix de 5 fournisseurs au maximum pour lenvoi
de lappel doffre. Ces cinq fournisseurs doivent
avoir dj travaill avec des socits possdant la
mme nature dactivit de la votre.
Le budget accord au projet peut tre aussi un
critre de slection.

Slection du fournisseur de la solution


Demande de dmonstration.
Visite dun site possdant une activit similaire la votre.
Selon la taille de votre socit et du budget accord, choisir un fournisseur
selon les critres suivants :
1- Adquation avec les fonctionnalits demandes
2- Capacit et Qualit de mise en place sans dpassement de temps et du
budget. ( Ressource disponible, taille de la socit, mthodologie de
limplantation, )
3- Connaissance de votre mtier.
4- Adquation avec votre taille.
5- Capacit rpondre vos attentes en terme de support et volution.

Rdaction du contrat et signature

Etape 4 : Analyse fonctionnelle


/prototypage

Cette phase pour objectif dadapter la solution choisie lactivit de votre organisation. Elle
comporte les phases suivantes :
- Prototypage fonctionnel : Avec le document danalyse fonctionnelle, dfinir, pour chaque service,
les processus dutilisation du logiciel WMS en adquation avec les besoins exprims. Cette phase
implique dans la plupart des cas des dveloppements spcifiques.
- Dveloppement spcifique : Ralisation des dveloppements spcifiques par le fournisseur.
- Dveloppement des interfaces de communication avec le WMS. Implication du fournisseur et de
lquipe informatique de votre organisation.
- Mise en place dune machine de test ou dhomologation.
- Formation des supers utilisateurs. Attention il est ncessaire dinclure des utilisateurs finaux. Ce
ne sont pas les informaticiens qui doivent suivre cette formation.
- Paramtrage effectuer par les supers utilisateurs.
- Rdaction des procdures dutilisation
- Test unitaire
- Test de bout en bout : Test de toute la chane dexcution du processus logistique. Ds la
commande fournisseur jusquau livraison client, interface de communication et facturation.
- Test de mont en charge.
- Formation des quipes oprationnelles et administratives.

Etape 5 : Prparation avant le


dmarrage
Cest un ensemble de vrifications et dactions effectuer, avant le dmarrage de
lapplication :
- Le balisage de lentrept, si ncessaire, avec les exigences de la nouvelle
application.
- Prparation et ralisation de la procdure de reprise de stock. Cette action est
ne pas ngliger. Un mauvais stock de dmarrage, implique lchec du projet. Faire
un inventaire si ncessaire.
- Vrification de la couverture de la radio frquence et la capacit de lecture de
tous les code barre utiliser avec la nouvelle application.
- Installer les nouveaux postes de travail
- Vrifier que tous les utilisateurs ont t dclars et quils possdent leurs login et
mot de passe.
- Vrifier les diffrentes imprimantes et les ditions dans les conditions relles
dutilisation.

Etape 6 : Dmarrage
Durant cette phase il est ncessaire de se faire
accompagner par le personnel du fournisseur du
logiciel. Au moins la premire semaine pour les
grandes organisations.
Durant cette priode, il est ncessaire de vrifier,
tous les jours, lexactitude des stocks dans
lentrept et le phasage entre la gestion
commerciale et le WMS. Prvoir les procdures de
contrle des stocks lavance, durant la phase
danalyse.
Vrifier les changes avec les autres applications