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Microsoft

Access

Les bases de donnes


Les bases de donnes jouent un rle de plus en plus

important dans le monde de l informatique

Les petites et moyennes entreprises sont dsormais


convaincues qu une base ne permet pas seulement de
rassembler les donnes des clients.

Mais,
aide aussi grer d autres informations qui
amliorent l efficacit de l entreprise

Quest-ce que ... Access ?


Programme de gestion de base de donnes
Un programme du type Access permet de :
Grer les informations de la base
Fournir les fonctions ncessaires pour manipuler la
base
Enregistrer la base
Une base de donnes est un ensemble structur
dinformations.
La structuration se fait grce une srie dobjets, grs
par le logiciel Access, dont le plus important est lobjet

Table

Quest-ce que ... Access ?


Les donnes sont stockes dans cet ensemble de tables

qui ont des relations entre elles.


En rsum Access est un Systme de Gestion de Base
de Donnes Relationnelles SGBD/R .
Access est certes puissant, mais si on lui demande de
grer des millions de clients sur plusieurs dizaines de

serveurs, Access sera limit. Il sera alors ncessaire


d'utiliser dautres systmes plus puissants, tel qu'Oracle
ou SQL Server (SyBase, MySql).

Dmarrer Access
Access se lance selon diffrents modes

dans le menu Dmarrer


par un raccourci sur le Bureau
sur lappel dun document de type base Access (.mdb)
Quitter Access se fait
par le menu Fichier/Quitter
par ALT+F4
Le fait de fermer la base de donnes ne ferme pas Access
Application 1
Dmarrez Access partir du sous menu Dmarrer de Windows

Crer une base de donnes


Double clique sur Base
de donnes vide

Crer une base de donnes


Dans la bote de

dialogue qui s affiche:


Dfinissez l'endroit o
vous allez placer la

base de donnes
Nommez la base de
donnes Clientle
Cliquez sur
Crer

Le rsultat est la gnration dun fichier.mdb (Microsoft


database), C--d un fichier de base de donnes Access

La base de donnes Access


Barre de titre
Barre de menus
Barre(s) doutils
Espace de travail dans lequel
se loge la fentre de la base
de donnes courante
Barre dtat

La base de donnes Access


Une base de donnes Access est un ensemble dobjets apparents
(tables, formulaires, requtes, tats)

Boutons de
slection des
objets

Composants d Access
Composant
Tables

Description

Stockage des donnes

Dfinition des relations


Formulaires

Prsentation des donnes lutilisateur

Requtes

Extraction des donnes

Questionnement de bases de donnes


tats

Analogues aux formulaires, mais destins


tre imprims.
Consultation seulement

Les tables
Une table est la structure fondamentale dans laquelle sont
stockes les informations dune base de donnes Access, cest
son cur.

Le nom table vient de laspect tabulaire de la reprsentation


des donnes.

L dification d une Table est la 2me tape aprs la cration


de la base de donnes Access.

Cration dune Table


1. Cliquez sur longlet table .

2. Cliquez sur le bouton Nouveau


3. Choisissez le mode de cration.

Cration en mode Feuilles de donnes


Ce mode vous permet de crer une table trs rapidement, mais
dune faon incomplte.

2 sur les lignes suivantes, entrer les donnes

1 - Pour renommer
les champs, faites
un double clic sur
champs 1,.

Cration en mode Feuilles de donnes


Dans la base de donnes cre, utilisez le mode feuilles de

donnes pour crer une Table nomme Clients avec les


champs suivants:
N Client

Nom Client

Adresse

Ville

Cration dune Table en mode cration


Le mode Cration est recommand pour dfinir une table de
faon correcte.
tapes suivre

Cliquez 2 fois sur


Vous tes maintenant en mode cration d'une nouvelle
table qui n'a pas encore de nom. Remplir la table comme

suit:

Cration dune Table en mode cration

Nom de champ
Type de donnes (Chaque champ a des proprits de champ
dpendant du type de donnes)
Description facultative sert documenter

Cration dune Table en mode cration


Texte
Mmo

Caractres alphanumriques (maximum 255


caractres)
Caractres alphanumriques (maximum 65535
caractres)

Numrique

Octet(0 255) ; Entier(-32768 +32767);


Entier long(-2 milliards + 2milliards) ;
Rel simple(-3,4 10E38 +3,4 10E38) ;
Rel double(-1,8 10E308 +1,8 10E308)

Date / Heure

Peut contenir une date ou une heure

Montaire

Peut contenir une valeur montaire

Liaison OLE

Ce champ peut contenir n'importe quel type de


donnes lies dans une autre application OLE
( Dessin, son, animation).

Cration dune Table en mode cration


Dans la base de donnes dj cre, utilisez le mode Cration pour
crer une Table nomme Commandes avec les champs suivants
et avec les types de donnes appropris.

NCommande / Date commande / Article / Quantit / Import

Date/Heure
Numroauto

Oui/Non

Texte
Numrique

Cration dune Table en mode cration

Cration dune Table en mode cration


Vous cliquez sur l'icne Affichage (en haut gauche de votre
cran)
Cration dune Table en mode cration

Enregistrer la table sous


Commandes

Cration laide de lAssistant

Cration laide de lAssistant


Dans la base de donnes cre, utilisez le mode Assistant Table
pour crer une Table nomme Produits avec les champs
suivants et avec les types de donnes appropris.

Rfproduit

Numroauto

Nomproduit

Texte

Prix unitaire

Montaire

Cration laide de lAssistant

Modification de la structure dune Table


Ouvrir la table en mode cration en cliquant sur le bouton
affichage de la fentre dapplication
Slection dun champ

Placer le pointeur de la
souris ici, puis cliquer

Modification de la structure dune Table


Ajout dun champ
Dans la colonne Nom du champ , cliquer juste au-dessous
du dernier champ de la table
Taper le nom du champ
Insertion dun champ
Slectionner la ligne au dessus
de laquelle vous dsirez
insrer votre nouveau champ.
Insertion / Lignes

Modification de la structure dune Table


Suppression dun champ
Slectionnez le champ que vous dsirez supprimer

dition / Supprimer

Modification de la structure dune Table


Renommer une table

Cliquez sur longlet Table .


Slectionnez la table dans la liste.

dition / Renommer
Modifiez le nom de la table
Appuyez sur la touche Entre

Modification de la structure dune Table


Dupliquer une Table

Slectionnez la table copier dans la liste


dition / Copier
dition /Coller
Slectionnez une option.
Modifiez le nom de la table, et cliquez sur Ok .
Supprimer une Table
Slectionnez la table supprimer
dition /Supprimer
Access vous affiche une bote de dialogue, dans laquelle
vous pourrez confirmer ou annuler la suppression.

Impression dune feuille de donnes


Travailler dabord sur la mise en page
Fichier/Mise en page
onglets Marges et Page
Utiliser Aperu avant impression
Pour avoir une prvisualisation: Fichier/Aperu

Dclencher limpression
Fichier/Imprimer

Les Relations entre Tables


On ne peut pas concevoir d applications Access complexes
sans mettre en relation les tables entre elles.
Les relations permettent :

dassocier les donnes que contiennent les tables


davoir une grande souplesse pour la modification et la mise jour
des donnes

Les relations sont les liens qui existent entre le champ d'une table
( Table Source) et le champ d'une autre table ( Table Destination).

Les Relations entre Tables


Une table doit inclure un champ d'identification unique pour

permettre de dfinir une relation entre cette table et d autres


tables de la base de donnes

Cl primaire
Une Cl primaire ne peut comport de doublons. Slectionnez le
champ destinez tre la cl primaire Cliquer sur le bouton
Dfinissez la cl primaire de la table Produits

Les Relations entre Tables


Types de relations

Relation un un (1:1): Un enregistrement de la table A ne peut


tre reli qu' un seul enregistrement de la table B, et
inversement.
Cl primaire commune:
N darticle
Table des
articles
principale

A1
A2
A3
A4
.
.

A2
A4

Les Relations entre Tables

Exemple

Vous

disposez

de

tables

(Employs,

Cotisations_Sociales), relies par un numro unique tel que le


numro de scurit sociale, c est une relation (1:1)

Les Relations entre Tables


Relation un plusieurs (1:n) : un enregistrement de la table A
peut tre reli plusieurs enregistrements de la table B, mais un
enregistrement de la table B ne peut tre reli qu' un seul
enregistrement de la table A.

Table des
clients
Cl Iaire
RefClient

C1
C2
C3
.
.

1001
1002
1003
.
.

Table des
commandes
Cl Iaire
NCommande

Les Relations entre Tables

Exemple: Vous disposez de 2 tables (Clients, Commandes), un


client peut passer plusieurs commandes, tandis qu une commande
ne peut tre associe qu un seul client. Ce type de relation
s appelle (1:n)

Les Relations entre Tables


Pour tablir une relation
Fermez tous les objets, ne gardez que la fentre Base de
donnes et cliquer sur Relation

ou sur:
Outils / Relations

Les Relations entre Tables


Relation / Afficher la table
Slectionnez la Table et Cliquez sur Ajouter

Les Relations entre Tables


Faites glisser le champ comportant la cl primaire sur le champ
homologue de lautre table

Crer pour
enregistrer
la relation

Les Relations entre Tables


A quoi sert lintgrit rfrentielle ?
L

intgrit

rfrentielle

empche

toute

suppression

ou

modification accidentelle des donnes correspondants


Tous les enregistrements lis seront modifis automatiquement si
une modification est apporte un enregistrement de la table
source.

De plus chaque fois qu un enregistrement est supprim de la table


source, lenregistrement correspondant de la table en relation est
galement supprim

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taherweb.tk@hotmail.com