La Gestin Electrnica: de los Archivos

en Papel a Nuevos Soportes

Miguel Vliz Granados

Secretario Tcnico del Comit de Microformas Digitales INDECOPI

Iquitos, octubre 2012

INTRODUCCIN

 En la ltima dcada la gestin de documentos y los

medios de comunicacin masiva han sido objeto de

grandes cambios debido al desarrollo y la difusin
de nuevas tecnologas de informacin y las
comunicaciones,.

 En el caso particular de la gestin documental las

TICs, generaron el incremento en la produccin de

documentos en soporte papel y dinamiz la gestin
archivstica, y esta situacin plantea el reto de
adecuar las normas de administracin de los
archivos para seguir garantizando la preservacin
de la memoria de las actividades de la sociedad en
la era de la informacin.

LA GESTIN ELECTRNICA DE LA
INFORMACIN

El medio de soporte de documentos electrnicos es

virtual que a su vez est en opcin de difundirse
transferidos a soporte fsico (papel o microforma); o,
manteniendo su estructura electrnica publicarse y
conservarse manteniendo fidelidad, integridad y
confiabilidad de la informacin contenida.

Los documentos electrnicos, para conservarse como

evidencia de actos y hechos a efectos de
responsabilidad
y
memoria,
deben
mantener
propiedades que, garanticen que dicho documento sea
autntico, fiable, ntegro y est disponible, cuando sea
requerido.

Surge el concepto de documento electrnico de

archivo

documentos de archivo (records): informacin creada o recibida, conservada como

informacin y prueba, por una organizacin o un individuo en el desarrollo de sus actividades
o en virtud de sus obligaciones legales.

LOS ARCHIVOS DE LAS ORGANIZACIONES

 Constituyen el legajo de la gestin

documental de una organizacin.

Son objeto de consulta interna y externa.
Tienen valor histrico, valor de activo y/o

patrimonial para la organizacin. Son

adecuado soporte para la gestin y

toma de decisiones.

 Incrementa

la
competitividad.

Deben

productividad

la

ser conservados por periodos

establecidos por la organizacin o por
orden legal.

Como documentos electrnicos de archivo:

Es dependiente de la tecnologa de la

informacin y las comunicaciones.

Tiene aptitud para el rpido acceso y

difusin a distancia.
Facilita

el ingreso al contexto de la
internacionalizacin de los intercambios
comerciales.

Sea cualquiera de los medios de soporte,

Deben ser organizados de acuerdo a normas
tcnicas propias, nacionales e internacionales
dependiendo el entorno en el cual son
utilizados.

Ejemplo de organizacin de
electrnicos (en microformas):
Series

documentos

Sub Series:

Normas legales aplicables a la

gestin de archivos

DIRECTIVAS AGN ISO APLICABLES A LA GESTIN DE

DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Resolucin Jefatural N 153-92-AGN-J, que aprueba las Normas
complementarias para la Transferencia del Acervo Documental en los
organismos pblicos en proceso de desactivacin, fusin y/o privatizacin
(19-08-1992)
Resolucin Jefatural N 112-93-AGN/J, Normas para la Supervisin y asesoramiento
de los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos
Resolucin Jefatural N040-96-AGN/J (05.03.1996) Manual de Informacin Bsica
sobre Prevencin y Recuperacin de Siniestros del AGN
Resolucin Jefatural N159-97-AGN/J Plan de Prevencin y Recuperacin de
Siniestros por Inundacin en Archivos
Resolucin Jefatural N261-2002-AGN/J ( 2002) Directiva N001-2002-AGN/OTA-OPP,
Normas para la captacin de la informacin estadstica en el Archivo General de la
Nacin y Archivos Regionales

NORMAS TCNICAS
DEL AGN APLICABLES A LA
GESTIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Constitucin Poltica del Per, artculo 21
Ley del 15 de mayo de 1861, Ley de Creacin del Archivo Nacional
Decreto Ley N 19414, Defensa, Conservacin e Incremento del Patrimonio
Documental de la Nacin (16-05-1972)
Decreto Supremo N 022-75-ED, Reglamento del Decreto Ley N19414.(2910-1975)
Resolucin Jefatural N 073-85-AGN-J, Normas Generales del Sistema
Nacional de Archivos (31-05-1985)
Ley N 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos. (11-06-1991)

DIRECTIVAS AGN APLICABLES A LA GESTIN DE

DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Resolucin Jefatural N357-2002-AGN/J (2002) Plan de Prevencin y
Atencin de Desastres del Archivo General de la Nacin
Resolucin Jefatural N 375-2008-AGN/J (19-SET-2008) que aprueba la Directiva N
005-2008-AGN/DNDAAI Normas para la Foliacin de Documentos Archivsticos en
los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos.
Resolucin Jefatural N 485-2008-AGN/J (27-NOV-2008) que aprueba el Reglamento
del Registro Nacional de Colecciones Documentales y Archivos Histricos Pblicos o
de Particulares.
Manual para el Registro Nacional de Colecciones Documentales y Archivos Histricos
Pblicos o de Particulares
Directiva N 001-2009-AGN-DNDAAI "Normas para la Transferencia de los Archivos
Notariales.

DIRECTIVAS AGN ISO APLICABLES A LA GESTIN DE

DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Resolucin Jefatural N

173-86-AGN-J,

(18-11-1986),

que aprueba:

a) Directiva N 004/86-AGN-DGAI Normas para la Formulacin del

Programa de Control de Documentos en los Archivos Administrativos del

Sector Pblico Nacional.
b) Directiva N 005/86-AGN-DGAI Normas para la Transferencia de

Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Pblico

Nacional.
c)

Directiva N 006/86-AGN-DGAI Normas para la Eliminacin de

Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Pblico Nacional

d) Directiva N 007/86-AGN-DGAI Normas para la Conservacin de

Documentos en los Archivos Administrativos del Sector Pblico

Nacional. (18-11-1986).

Normas ISO aplicables al

almacenamiento de archivos

NORMAS ISO APLICABLES A LA CONSERVACIN

DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

ISO 18925:2008 Imaging materials -- Optical disc media -Storage practices

ISO 18933:2012 Imaging materials -- Magnetic tape -- Care

and handling practices for extended usage.
ISO 18934:2011 Imaging materials -- Multiple media archives -Storage environment.
ISO 18938:2008 Imaging materials -- Optical discs -- Care and
handling for extended storage.
ISO 11799:2003, Document storage requirements for archive
and library materials (Requisitos de almacenamiento de
documentos para materiales de archivo y biblioteca)

NORMAS LEGALES Y REGLAMENTARIAS QUE

ENMARCAN LA ELABORACIN DE
MICROFORMAS (MFS)

 DL N 681 - 14 de octubre de 1991

Regula el uso de tecnologas de avanzada para el archivo de

documentos

DS N 009-92-JUS 27 de junio 1992

Reglamento del DL N 681

Ley N 26612 - 21 de mayo de 1996

Modificatoria del DL N 681

DL N 827 05 de junio de 1996

Amplan alcances del DL N 681 a las entidades pblicas a fin de

modernizar el sistema de archivos oficiales

Resolucin N 070-97/INDECOPI-CRT 16

de enero 1998
Aprueban el reglamento para la certificacin de la idoneidad tcnica del

sistema de produccin y almacenamiento de microformas

DS N 002-98-ITINCI 21 de febrero de

1998
Aprueban requisitos y procedimiento para otorgamiento de certificado

de idoneidad tcnica para la confeccin de microformas

 DS N 001-2000-JUS - 26 de marzo de 2000

Reglamentan la ampliacin del alcance del DL N 827 y se establecen

requisitos para la formacin de los representantes de la fe pblica

Ley N 27269 28 de mayo de 2000

Ley de Firmas y Certificados Digitales

RM N 169-2000-JUS 24 de junio de 2000

Reglamento para supervisin de eventos de capacitacin de fedatarios

juramentados con especialidad en informtica

DL N 1030 - 24 de junio de 2008

Ley de los sistemas nacionales de normalizacin y acreditacin- SNA

DS N 052-2008-PCM 19 de julio 2008

Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales

 DS N 001-98-TR - 22 de enero de 1998

Normas reglamentarias relativas a obligacin de los empleadores de

llevar Planillas de Pago

Ley N 27291 - 24 de junio de 2000

Ley que modifica el Cdigo Civil permitiendo el uso de los medios

electrnicos para la comunicacin de la manifestacin de voluntad y la

utilizacin de la firma electrnica

Ley N 27419 06 de febrero 2001

Ley sobre notificacin por correo electrnico

Ley N 27658 30 de enero de 2002

Ley marco de modernizacin de la gestin del estado

Ley N 28186 - 05 de marzo de 2004

Ley que establece los alcances del DL N 681 Conservacin de

documentos con contenido tributario

Ley N 27323 - 22 de julio de 2000

Ley que establece funciones de la CONASEV y la SBS para autorizar e

inscribir a empresas e instituciones que recurren a servicios de

microarchivos cuando estas no cuentan con un microarchivo propio

 La Norma Tcnica Peruana

392.030-2:2005
R.0074-2005/INDECOPI*CRT. Publicada el 2005-09-22

OBJETO
Establecer los requisitos que

deben
cumplir
las
organizaciones que operan
sistemas de produccin de
microformas en medios de
archivo
electrnico,
y
administran su almacenamiento
en condiciones de seguridad y
conservacin.

 Normas Tcnicas Peruanas

NTP-ISO 3334:1997 MICROGRAFA.

Mira

de

Resolucin ISO No 2. Descripcin y uso.

NTP-ISO 6196-5:1997
MICROGRAFA.
Vocabulario. Parte 5: Calidad de imgenes,
legibilidad, inspeccin.
NTP ISO/IEC 17799-2004 EDI. Tecnologa de la
Informacin. Cdigo de Buenas Prcticas para la
gestin de la seguridad de la informacin.

 Normas Tcnicas Internacionales

ISO 10196-2003

Document imaging applications Recommendations for the creation of original documents

ISO 18925:2008
Imaging materials - Recordable
compact disc systems - Method for estimating the life
expectancy based on the effects of temperature and
relative humidity.
ISO 7498 - 2:1989
Information processing systems
Open Systems Interconnextion Basic Reference Model
Part 2: Security Architecture
ISO /IEC 9798 - 1
Information technology - Security
techniques - Entity autentication - Part 1- General.

 Normas Tcnicas Internacionales

Information technology Open

Systems Interconnection Security frameworks for open
systems: Non-repudiation framework.
ISO/IEC 12119:1994 Information technology. Software
packages- Quality requirements and testing (ISO/IEC
25021:2006, nueva norma que reemplaza a la ISO/IEC 12119)
ISO/IEC 13888-1
Information technology Security
techniques Non Repudiation Part 1: General
ISO/IEC 13888-2
Information technology Security
techniques Non Repudiation Part 2 Mechanisms using
symmetric techniques.
ISO/IEC 10181-4

 Normas Tcnicas Internacionales

Information technology Security

techniques Non Repudiation Part 3: Mechanisms
using asymmetric techniques.
ISO/IEC 15947
Information technology Security
IT intrusion detection framework
ISO/IEC TR 13335-5 Information
Technology.
Guidelines
for the management of information
technology. Part 5:
Management guidance on
networking security.
ISO/IEC TR 14516 Information technology Security
techniques Gudelines for the use and management of
trusted Third Party.
ISO/IEC 13888-3

CONCLUSIONES
Los

documentos electrnicos de archivo,

elaborados utilizando las tecnologas de la
informacin han generado
la necesidad de
establecer nuevos sistemas y medios para su
conservacin y almacenamiento.

Enfrentar esta modernizacin de los sistemas de

archivo utilizando las tecnologas de la

informacin y comunicaciones es un reto para los
archiveros.

Muchas Gracias

mvelizg@yahoo.com.mx