Administracin Documental

en el entorno laboral.
Actividad 2

Diferencias y caractersticas de
EL DATO, LA INFORMACIN, EL DOCUMENTO

Entre dato informacin y documento encuentro las diferencias que existe

entre si, principalmente se debe recoger los datos, despus de recolectados se
unen y se origina la informacin por lo tanto llegamos a formar el documento
el cual se forma a los pasos anteriores, formndose as un ciclo donde cada
uno depende del otro para as lograr su objetivo o meta.

EL DATO, LA INFORMACIN, EL DOCUMENTO

Dato: Caractersticas
Un dato puede ser representado a travs de una letra o numero para as identificar una cualidad o una
cantidad unidad pequea, elemental y de gran importancia con la ausencia de uno solo, puede dificultar la
fluidez, claridad, solidez, y precisin de la informacin.
Informacin: Caractersticas
La informacin cumple con el objetivo de trasmitir un mensaje.
La informacin tiene una caracterizacin diferente, dependiendo de la naturaleza de su contenido.
Documento: Caractersticas
Documento es un instrumento que contiene la informacin necesaria para realizar la transmisin del
conocimiento humana.
El documento recopila la informacin necesaria para lograr transmitir una informacin.

Actividades de contextualizacin
Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situacin y justifique la pregunta planteada:

En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro los cuales se
evidencian, notas, cintas magnticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rpidos, planos,
fotografas, cuadros, videos y discos duros.

A usted se le ha asignado la tarea de darles una clasificacin adecuada, la cual la debe exponer a su supervisor
de Archivo.
Teniendo en cuenta lo anterior, determine:

Cul sera la clasificacin de los documentos mencionados segn el soporte?

Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe entregar a su supervisor.

Teniendo en cuenta mi informacin, comenzara con todos los documentos o solo textos
con datos importantes como las notas, los borradores y los apuntes rpidos y los
colocara en los soportes textuales.
Despus con todo documento que comunique la informacin por medios grficos como
mapas, dibujos, planos entre otras y las colocara en soportes grficos,

En seguida, las fotografas y cuadros estos documentos contienen textos y grficos pero
por el medio en que se plasma se colocaran en soportes de imagen.
Los datos que se presente por medios audiovisuales como videos y cintas magnticas
las colocara en soportes de cintas, y por ultimo aquellos documentos que no estn en
todas las anteriores clasificaciones como lo son los discos duros se colocan en otros
soportes.

Presentacin a mi supervisor de clasificacin

de los documentos:
Textuales: Notas, Borradores, Apuntes Rpidos.
Grficos: Mapas, Planos, Dibujos.
Imagen: Cuadros, Fotografas.
Cinta: Videos, Cintas Magnticas
Otros soportes: Discos duros.

Pantallazo del ejercicio interactivo de

la actividad de apropiacin del
conocimiento

Descripcin de cada uno de los puntos solicitados

en el aporte del foro.
Describa con sus palabras el procedimiento de cada una de las etapas de un dato.

RECOLECCION: es el uso de las tcnicas utilizadas por un analista para poder utilizarlas en los sistemas de
informacin, dichas tcnicas pueden ser como encuestas, cuestionarios y observacin de diagramas
PROCESAMIENTO: tiene que ver con el manejo de los datos de manera til incluyendo operaciones por
medio de una maquina u ordenador o tambin de forma manual (clculos numricos) transmisin de datos
de un lugar a otro.

TRANSFORMACION: es la capacidad para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones,
estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente.

Descripcin de cada uno de los puntos solicitados

en el aporte del foro.
Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada
una de ellas en el proceso de la administracin documental.

CORRESPONDECIA COMERCIAL: puede ser en una empresa, por ejemplo una ensambladora de autos donde
habr que mostrar mediante un informe ejecutivo el desempeo general de la empresa
DOCUMENTOS CONTABLES: son registros fsicos que dan cuenta de los resultados en este caso aquellos
productos vendidos (facturas) registros de caja aquellos documentos que poseen valores matemticos

DOCUMENTOS ESPECIALES: son aquellos que por su escrito cobran diferentes formas de expresin ( actas,
escrituras, audiovisuales) sirven de apoyo y en el caso de los audiovisuales, facilita la interpretacin.
DOCUMENTOS LEGALES: son aquellos documentos que en cierto modo poseen un valor determinado ya que
pueden lograr demostrar un acontecimiento o un hecho, ejemplo la cedula- hojas de vida- registros de pagos y
cobros

Descripcin de cada uno de los puntos solicitados

en el aporte del foro.
Describa dos aportes generales que le brindara a la temtica de este contenido y explique el porqu de sus
aportes.

CONTRIBUIR A LA TOMA DE DECISIONES: los documentos almacenados se convierten en un material de

consulta para decisiones futuras, por lo tanto como administrador de documentos y haciendo parte de la
toma de decisiones puedo contribuir con mi conocimiento a hacer de esta empresa una empresa
responsable y organizada, evitando asi futuros inconvenientes si de un documento se trata.
INCREMENTAR LA EFICIENCIA ORGANIZACIONAL: Teniendo la informacin debidamente almacenada,
podemos ofrecer una ganancia en tiempo de bsqueda y organizacin, que se traduce en una optimizacin
del proceso de trabajo.