ELABORACIN Y CONTROL

PRESUPUESTAL

Dr. Pedro A. Gratelly Silva

INTRODUCCION

Las organizaciones modernas requieren

tomar decisiones con cero error sobre los
recursos bajo su responsabilidad.
Responder a las siguientes interrogantes:

Cmo mejorar nuestros resultados financieros

en el menor plazo posible?
Cmo aseguramos la sostenibilidad de la
organizacin?
Hay forma de eliminar el riesgo?

UNIDAD I
Conceptos bsicos de costos
Objetivo
Comprender la importancia que tiene para el
Proyecto el manejo adecuado de los costos.
Se aborda aspectos conceptuales
de los costos, importancia y clasificacin.

Conceptos bsicos de costos

Qu es costo?
Es todo recurso utilizado para fabricar un producto o
generar un servicio que en el futuro va a producir ingresos
(proceso de produccin). El costo es un recurso
sacrificado
con la intencin de generar ingresos a futuro.
Qu es Gasto?
Es aquel recurso necesario para obtener los ingresos de la
empresa.

Esquemticamente
INGRESOS

costo
Tierra
Mano de obra
Capital

Cuando el producto se vende se generan

ingresos (por el recurso recibido a cambio
del bien) y gastos ( equivalentes a los recursos
empleados para su fabricacin y venta)

GASTOS

Qu importancia tienen los costos

para la empresa?

Apoyan la mejora de la eficiencia en

la toma de decisiones
Ayudan a mejorar la administracin
de los recursos
Ayudan a hacer un control eficiente
de los recursos

Cuantos tipos de costos existen?

A. De acuerdo al tipo de relacin que
guardan los costos con el producto o
servicio:

Costos directos: Son aquellos que se

identifican directamente con el
productos o servicio ofrecido

Costos indirectos: Son aquellos que

siendo parte del servicio o producto no
son fcilmente identificables con el
mismo

B. De acuerdo a su comportamiento con relacin

al nivel de actividad en la produccin o
servicio.

Costos fijos: Son aquellos cuyo monto total

por periodo no cambian a pesar de que el
nmero de atenciones o productos
elaborados aumente o disminuya

Costos variables: El monto total variar en

funcin directa a la cantidad de servicios o a
la cantidad de unidades producidas.

Ejemplos de costos
En una fabrica que slo produce jugos de fruta.

Costos directos.
La fruta, azcar, preservantes, agua, los obreros.

Costos indirectos.
Del ejemplo anterior, el seguro, la vigilancia, el servicio de
limpieza de la planta. Todos forman parte del costo de
produccin, pero no es fcil identificarlos por jugo de frutas.

Costos fijos.
Del ejemplo anterior, alquileres, seguros, impuestos.

Costos variables.
Del ejemplo anterior se tiene la fruta, azcar, preservantes,
agua, los obreros, la energa.

Grfica
Costo
S/.

Costo total

2500

Costo variable
1500

Costo fijo

1000

500

10000

30000

Q
unidades

UNIDAD II: COSTEO DEL PRODUCTO.

INTRODUCCION
Los costos de una actividad tienen repercusin
directa en las utilidades cuando se trata de una
actividad comercial y en la eficiencia del manejo
de los recursos, si est dedicada a la produccin
de bienes o servicios sociales.
En esta unidad se incorporan dos nuevos
conceptos: costo de producto/servicio y gasto de
operaciones.

Costeo del producto

Metodologas para calcular el costo del
producto.
Existen varias metodologas. Por ahora
se presenta dos de ellas:
Sistema de costeo por absorcin
Sistema de costeo variable (ser

abordado cuando se trate el tema del punto de

equilibrio)

Sistema de costeo por absorcin

El producto (produccin) debe integrar todos aquellos
costos en los que se incurre para poder producirlo:
costos del producto y gastos operativos

Costos del producto: Es todo aquel recurso necesario

para producir un producto. Tiene que tener relacin con
el proceso que se sigue para fabricar un producto o dar
el servicio.

Gastos operativos: Son aquellos recursos utilizados para

administrar el proyecto o vender el producto: logstica,
gastos de venta, gastos financieros. Todos los recursos
para que la empresa funcione y los productos lleguen al
cliente.
Para diferenciar se debe realizar la siguiente pregunta
Este recurso interviene en la produccin?

Importancia de la distincin entre costo

del producto y gastos operativos:

Para controlar su gestin

Para evaluar el desempeo de las personas
encargadas de la produccin.
Para planificar el futuro de la actividad
Para comparar realmente lo producido con lo
planificado y tomar acciones correctivas
Para que las personas que trabajen en la
actividad se comprometan con la realizacin de
las metas.
Para determinar la utilidad o beneficios de la
actividad.

Cmo se mide la utilidad

Mide la eficiencia de una empresa en el
manejo de los recursos. Cul es el valor
agregado que la actividad ha logrado a
partir de la utilizacin de los recursos.
INGRESOS - GASTOS = UTILIDAD
Ingresos
Gastos
Utilidad

20 000
(15 000)
5 000

(costo de producto + gasto operativo)

Si deseamos una informacin ms rica y detallada

y observar donde se genera la mayor parte de los
gastos del proyecto
Estado de ganancias y prdidas
Ingresos
20 000
Costo de produccin
(11 000)
Utilidad bruta
9 000
Gastos operativos (periodo)
(4 000)
Utilidad
5 000

100 %
55 %
20 %
25 %

Pasos para determinar el costo del

producto

Determinar el objetivo de costo: Actividad

para el cual se desea una medicin de
costo.
Determinar la unidad de medida: unidad de
medida que va a permitir calcular el costo
de ese objetivo de costo.
Determinar el periodo de evaluacin: Lapso
de tiempo durante el cual se va a calcular
el costo.
Describir el proceso: tener en cuenta los
principales procesos o pasos que se siguen
para fabricar un producto.

Identificar los recursos: determinar el costo

de los recursos.
Clasificar la informacin: los insumos deben
agruparse con la finalidad de hacer un
mejor anlisis.
Determinar el volumen de produccin: lo
que se espera producir durante el periodo
de evaluacin. Determinar costos unitarios
Valorizar los recursos: procedimiento
ordenado que implica transformar en
unidades monetarias los recursos utilizados
para elaborar el producto o dar el servicio.

Sistema de costeo por absorcin

Determinado: objetivo del costo, unidad de medida,
periodo de evaluacin y los recursos que intervienen, es
Necesaria clasificar la informacin:
Recursos necesarios para elaborar un producto o servicio

D
i
r
e
c
t
o
s

Materiales

Materiales directos
(MD)

Otros

Costos indirectos
(CI)

Humanos

D
i
r
e
c
t
o
s

Mano de obra directa

(MOD=

Caso desarrollado
Juan Lpez es una agricultor, se entera que un determinado cultivo
puede ser rentable. Haciendo averiguaciones llega a la conclusin
que los costos del cultivo de 15 ha. son:

Alquiler de tierra
600
S/ao

Alquiler de maquinaria
20
S/hora

Semillas (20,000 unidades m.p)050

S/unid

Jornales (100 jornales)

7
S/unid.

Sistema de riego
3000 S/5 aos

Fertilizantes y pesticidas
300
S/c/3 meses

Ingeniero
800
S/. mes

Sueldo de comercializacin 1500 S/. mes

Se estima que cada hectrea se puede obtener 1 Tonelada de
producto por mes. El precio por kilo en chacra es de S/. 0,60.

SOLUCION
Primera clasificacin. Los recursos se clasifican:
Materiales (insumos): semillas, fertilizantes y pesticidas
Mano de obra: Jornaleros, Ingeniero
Otros: Sistema de riego, alquiler de tierra y de maquinas
Segunda clasificacin. Consiste en separarlos e directos e indirectos
Materiales directos:
Semillas
Mano de obra directa: Jornaleros.
Costos indirectos:
Materiales Indirectos
fertilizantes y pesticidas
Mano de obra indirecta
Ingeniero
Otros:
Depreciacin del sistema de riego.
Alquiler de tierra
Alquiler de maquinas

Despus de dos clasificaciones los elementos del costo quedan:

Materiales o insumos directos
Mano de obra directa
Costos indirectos
Costo de produccin/mes

Materiales e insumos directos

Semillas
20 000x0,5x12

833

Mano de obra directa

Jornaleros
7x100

700

Costos indirectos:
Fertilizantes y pesticidas
Ingeniero
Depreciacin sistema de riego
Alquiler de la tierra
Alquiler de maquinaria

300/3
800
3000/5/12
600/12
20x100

Costo unitario en chacra

----700
100
800
50
50
2000
----3000
4 533

Costo de produccin
Produccin

---833

15 000 kg
4 533/15 000

Costo unitario =Costo de produccin/produccin

(S/. Kilo) 0 3022

Estado de ganancias y prdidas/mes

Ventas
15 000x0,6
Costo de produccin
Utilidad bruta
Gastos operativos
Sueldo de comercializacin
UTILIDAD

9 000
(4 533)
-------4 467
(1 500)
-------2 967

UNIDAD III: EL PRESUPUESTO.

INTRODUCCION
Objetivo:
Identificar los aspectos bsicos de gestin presupuestal,
sus elementos y determinar los factores clave para su
control eficiente.
Qu es el presupuesto?
Es el documento que muestra con todo detalle el conjunto
de operaciones que la organizacin planea ejecutar en el
siguiente periodo. Sirve como apoyo para la gestin
financiera de la organizacin en su conjunto.

ETAPAS DEL PRESUPUESTO

DISEO
PRESUPUESTAL

EJECUCIN
PRESUPUESTAL

1. PREPARACIN
2. ELABORACIN

3. CONTROL
4. EVALUACIN

Etapas del Presupuesto (diseo)

Preparacin: se requiere para esta

etapa: informacin del costos y el
plan operativo o la definicin de
objetivos para el prximo periodo.
Elaboracin: se distinguen dos
niveles, borrador, sujeto a ajustes
posteriores y el definitivo.

Elementos del presupuesto

Ingresos: Usar una base realista de modo de no

generar distorsiones durante la ejecucin.

Organizaciones con fines de lucro: Obtener ganancias

a partir de sus actividades

Organizaciones sin fines de lucro: No generar

ganancias, los ingresos cubran sus costos y gastos.
Egresos: requiere objetividad y conocimiento de los
procesos bsicos en los distintos rubros comprendidos
en el proyecto. Para lograr mejor resultado, considere
las siguientes interrogantes:

Qu objetivos pretendemos cumplir en el periodo?

Cules son las principales actividades comprendidas

en el logro de los objetivos propuestos?

Con cuntos recursos contamos para realizar las

actividades planeadas?

Ejemplo de presupuesto

S/. Estimado

Rubro

INGRESOS
- Ingresos por municipio

73 968

Total ingresos

73 968

EGRESOS
- Personal

12 000

- Compra de materiales

30 000

- Mantenimiento de reas verdes

20 000

-Limpieza general del rea

-Corte de grass

- Cuidado de macizos de flores

10 000

-Renovacin de plantas
-Poda

- Otros gastos

1 968

Total egresos

73 968

Ventajas del presupuesto

Sirve como base para la proyeccin de

futuras utilidades
Facilita el manejo ordenado y detallado de
los distintos gastos correspondientes a las
operaciones del periodo
Apoya en las operaciones de control y
seguimiento a las actividades de la
organizacin
Funciona como una valiosa fuente de
informacin para el proceso de evaluacin
del desempeo del proyecto.

Limitaciones

Es una abstraccin de la realidad, lo que

significa que siempre existir el riesgo
En muchos casos el presupuesto es usado
errneamente
para
desmotivar
o
entorpecer el ambiente laboral
Existe un conjunto de variables que pueden
surgir durante el proceso de ejecucin y al
no
haber
sido
considerados
con
anticipacin, pueden alterar los objetivos
presupuestados

Un asesor determino que el costo por hectrea trabajada para la

microempresa Jardines de mi comunidad era de S/458, los cuales
estaban conformados por los siguientes rubros: trabajadores 125,
compra de materiales 313, otros gastos 20 soles. El objetivo es
trabajar 96 hectreas.

Proyectamos los recursos necesarios para el

servicio ofrecido.

Costo unitario (S/)

Costo proyectado (S/)

Materiales

313

Materiales:

96X313

= 30 048

Trabajadores

125

Personal:

96X125

= 12 000

Otros gastos

20

Costo Unitario Total 458

Otros gastos 96X20

Costo Proyectado Total:

= 1 920
43 968

Elaboramos la proyeccin de egresos

PERSONAL

27 000

ADMINISTRADOR 1 000 x 15 SUELDOS AL AO

15 000

TRABAJADORES (10X12,5X96ha) (960 jor. X 12,5)

12 000

COMPRA DE MATERIALES

30 048

MANTENIMIENTO DE AREAS VERDES (Limpieza del rea, riego,

deshierbo y resiembra)

20 000

PARA CUIDADO DE FLORES (Renovacin de plantas, podas, desbotonado

de plantas)

10 048

OTROS GASTOS

1 920

PRESUPUESTO JARDINES PARA MI

COMUNIDAD (S/.)
RUBRO

S/. ESTIMADO

INGRESOS
INGRESOS POR MUNICIPIO

74 968

TOTAL INGRESOS

74 968

EGRESOS
PERSONAL

27 000

MATERIALES

30 048

OTROS GASTOS

1 920

TOTAL EGRESOS

58 968

UTILIDAD

16 000

Etapas del Presupuesto (ejecucin)

Ejecucin: se inicia cuando la organizacin

ejecuta el primer da del periodo presupuestado.
Rubro

ESTIMADO

REAL

VARIACION

INGRESOS POR MUNICIPIO

74 968

74 968

00

TOTAL INGRESOS

74 968

74 968

00

PERSONAL

27 000

27 000

00

COMPRA DE MATERIALES

30 048

40 000

(9 952)

3 000

(1 080)

INGRESOS

EGRESOS

OTROS GASTOS

1 920

TOTAL EGRESOS

58 968

70 000

(11 032)

UTILIDAD

16 000

4 968

(11 032)

CONTROL: El control del presupuesto

operativo anual se realiza a travs del flujo
de caja, que abarca periodos: semanal,
mensual.
EVALUACIN: Implica el anlisis de los
resultados de la ejecucin presupuestal y
de las variaciones producidas en el periodo.
Se analizan las causa de la diferencia entre
lo estimado y lo realizado y se toman
decisiones correctivas para el adecuado
funcionamiento institucional.

Anlisis presupuestal

Aplique un comparativo (Estimado vs real). Esto

permite establecer donde se encuentran las
principales deficiencias, sean estas por exceso o por
defecto
Reflexione y controle las diferencias. Busca encontrar
el significado cualitativo de las cantidades, lo cual
significa encontrar las causales de distorsin y evaluar
el impacto que generan en las dems cifras del
presupuesto.
Difunda los ajustes requeridos. El xito de un
presupuesto depende en gran medida del ambiente
laboral y del nivel de compromiso que esta tenga con
los objetivos del presupuesto.

UNIDAD IV
FLUJO DE CAJA
Administracin del Efectivo del
Proyecto

Qu es el flujo de caja? Es un documento

en el que se describen todos los
ingresos y pagos en efectivo realizados
por la organizacin en un periodo
mximo de hasta una ao (corto
plazo). La utilidad es la de facilitar la
gestin y el control del efectivo en un
periodo de corto plazo.

Flujo de Caja Jardines para mi comunidad

Enero

Febrero

Marzo

Abril

180

735

485

Ingresos por municipio

3 500

4 500

3 500

4 000

Otros ingresos

2 500

1 500

2 500

2 000

Total ingresos

6 000

6 000

6 000

6 000

Compra de materiales

2 850

2 375

2 470

2 860

Personal

1 800

1 800

1 800

1 800

Otros gastos*

600

720

1 400

1 200

Alquiler**

100

100

100

100

Mantenimiento de local***

400

400

400

400

Mantenimiento de vehculo****

70

50

80

200

Total egresos

5 820

5 445

6 250

6 560

SALDO DE EFECTIVO

180

735

485

(80)

SALDO ACUMULADO
INGRESOS

EGRESOS

(*) Publicidad, vigilancia

(**) Alquiler de local
(***) Limpieza de local, limpieza de equipos, entre otros
(****) Gasolina, mantenimiento mecnico, lubricantes, entre otros

Elementos de un flujo de caja

Saldo acumulado: se coloca el saldo

efectivo del mes anterior. Esa cantidad
de efectivo se toma en cuenta para
calcular el flujo de efectivo del periodo
siguiente (El saldo acumulado puede
ser positivo o negativo).
Ingresos: Los ingresos consignan todas
las entradas de efectivo que se realizan
en el periodo. Pueden provenir de
distintas fuentes. Detallar todas las
fuentes de ingresos.

Egresos: son todas las salidas de

dinero realizadas en le periodo y se
detallan por rubros. Se suman para
obtener el total de egresos.
Saldo efectivo: es la diferencia entre
los ingresos y egresos totales del
periodo sin olvidar considerar la
cantidad consignada en el saldo
acumulado.

Beneficios del flujo de caja

Gestin y control: al distinguir entre

las operaciones de salida y entrada
de efectivo, establece con claridad el
comportamiento de las tendencias
que siguen las cifras
Proceso de toma de decisiones:
facilita las decisiones que podamos
tomar sobre las distintas operaciones
involucradas con los ingresos y
egresos de efectivo en el corto plazo.

Pasos para la elaboracin del flujo

de caja

Establecer el periodo de tiempo: mximo un ao,

puede elegir entre una semana, quince das, un
mes, etc.
Insertar saldo acumulado: colocar la cantidad de
efectivo que posee la organizacin al inicio del
periodo.
Traslado de informacin: coloque la informacin
para cada rubro segn pertenezcan a ingresos o
egresos de efectivo.
Saldo de efectivo: Traslade el saldo de efectivo al
saldo acumulado del siguiente periodo y as
sucesivamente hasta completar todos los
periodos que contiene el flujo de caja.

Autoevaluacin

El centro Limpieza en accin requiere elaborar

el flujo mensual de caja a partir del mes de
marzo hasta junio, el saldo en caja para el mes
de marzo es de S/. 300
Los ingresos se generan a partir de tres
servicios: limpieza simple S/. 20, S/. 40 limpieza
especial y S/. 50 por desinfeccin. Se determin
que reciben en promedio 90 pedidos mensuales
de limpieza simple (90X20 = 1 800 soles), 25 por
limpieza especial (25X40=1 000), y 5 de
desinfeccin (5X50 = 250 soles). En el mes de
mayo se incrementa la demanda de 30 servicios
de desinfeccin (30X50=1500)

Los egresos principales son:

Pago a los dos tcnicos que significa un gasto
de S/. 1000 mensual
Compra de materiales que implica 300, aunque
en el mes de mayo tendr una mayor gasto
(subir a S/. 400)
Reposicin del instrumental de limpieza y
fumigacin S/. 200 mensual.
Otros gastos: agua y luz, as como el pago de
una letra por la compra del ao pasado de un
equipo de limpieza (en total S/. 1800
mensual).

Paso 1: Ubique el saldo de inicio del flujo de caja y colquelo en

el casillero correspondiente al Saldo Acumulado para el mes de
marzo

Marzo Abril
Saldo acumulado
INGRESOS
Total Ingresos
EGRESOS
Total egresos
SALDO EFECTIVO

Mayo

Junio

Paso 2: detalle los ingresos mensuales y calcule el total para

cada mes.

Marzo
Saldo acumulado
INGRESOS
Limpieza simple
Limpieza especial
Desinfeccin
Total ingresos
EGRESOS
Total egresos
SALDO EFECTIVO

Abril May
o

Junio

Paso 3: Detallar los gastos mes a mes para finalmente calcular

el total mensual
Marzo
Saldo acumulado
INGRESOS
Limpieza simple
Limpieza especial
Desinfeccin
Total ingresos
EGRESOS
Personal
Materiales
Instrumental
Otros gastos
Total egresos
SALDO EFECTIVO

Abril

Mayo

Junio

Paso 4: calcule los saldos, sin olvidar que el saldo de efectivo de

cada mes se traslada al mes siguiente en el casillero
correspondiente al Saldo Acumulado
Marzo
Saldo acumulado
INGRESOS
Limpieza simple
Limpieza especial
Desinfeccin
Total ingresos
EGRESOS
Personal
Materiales
Instrumental
Otros gastos
Total egresos
SALDO EFECTIVO

Abril

Mayo

Junio

Limpieza en accin Flujo de caja

(En soles)
Marzo
Saldo acumulado

300

Abril
50

Mayo

Junio

(200)

700

INGRESOS
Limpieza simple

1 800

1 800

1 800

1 800

Limpieza especial

1 000

1 000

1 000

1 000

Desinfeccin

250

250

1 500

250

Total ingresos

3 050

3 050

4 300

3 050

1 000

1 000

1 000

1 000

Materiales

300

300

400

300

Instrumental

200

200

200

EGRESOS
Personal

200

Otros gastos

1 800

1 800

1 800

1 800

Total egresos

3 300

3 300

3 400

3 300

50

(200)

700

450

SALDO EFECTIVO

Gracias