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Quinta Parte: Organizacin Interna de las

Municipalidades

1.-Funciones Especficas de las Unidades Municipales


El art. 15 de la ley 18.695 establece que las municipalidades

dispondrn de una Secretara Municipal, de una


Secretara Comunal de Planificacin y de otras
unidades encargadas del cumplimiento de funciones de
prestacin de servicios, relacionadas con el desarrollo
comunitario, obras municipales, aseo y ornato, trnsito
y transporte pblicos, administracin y Finanzas,
asesora Jurdica y control

En las comunas cuya poblacin sea superior a 100.000

habitantes, las municipalidades incluirn en su


organizacin interna a la Secretara Municipal, Secplan
y a lo menos las unidades sealadas anteriormente.
En las comunas cuya poblacin sea inferior a 100.000

habitantes, la organizacin interna incluir la Secretara


Municipal y todas o algunas de las unidades
encargadas de las funciones genricas del art. 15,
segn las necesidades de cada comuna, pudiendo
incluir una Secplan.

Segn lo establecido en el art. 30 de la ley 18.695

existir un Administrador municipal en todas aquellas


comunas donde lo decida el Concejo a proposicin del
Alcalde, para desempear este cargo se requerir estar
en posesin de un ttulo profesional.

El administrador municipal ser el colaborador directo


del Alcalde en las tareas de coordinacin y gestin

permanentemente del municipio, y en la elaboracin y


seguimiento del plan anual de accin municipal y ejercer
las atribuciones que seale el reglamento municipal y las
que les delegue el alcalde, siempre que estn vinculadas
con la naturaleza de su cargo.

Secretara Municipal:
De conformidad con el artculo 20 de la ley 18.695,

cada municipio tendr una Secretara Municipal, la


que estar a cargo de un Secretario Municipal que
tendr las siguientes funciones:
a. Dirigir las actividades de Secretara administrativa
del Alcalde y el Concejo, y
b.Desempearse como Ministro de Fe en todas las
actuaciones municipales.
La funcin de Ministro de Fe se cumplir mediante la
firma de los documentos que las materialicen, o bien,
certificando la autenticidad de los documentos
otorgados.

Tambien le corresponde las siguientes funciones especificas:


-Transcribir las resoluciones del Alcalde, acuerdos del Concejo, y

de los comits y velar por su cumplimiento;


- Redactar los oficios, decretos, circulares y comunicaciones
externas que se encomienden;
-Levantar acta de cada reunin del Comit Tcnicos
Administrativo, enviando copia a todos los jefes de
Departamentos;
-Levantar acta de cada reunin del Comit Tcnico
Administrativo, enviando copia a todos los jefes de
Departamentos;
-Elaborar y redactar material informativo en general;
-Firmar bajo la frmula por orden del Alcalde, resoluciones o
decretos de mero trmite, que tenga relacin con sus funciones,
previa delegacin del Alcalde.

1.2.1 Oficina de Partes y Archivo:


A esta oficina se le reconoce como objetivo el

mantener constante el flujo, control, archivo y


conservacin de toda la documentacin que ingresa y
egresa de la municipalidad, proporcionando en forma
rpida y expedita la informacin que se requiera para
el accionar municipal.

En cuanto a sus funciones especficas ms habituales se pueden

destacar:
Tener a su cargo el trmite de ingresos, clasificacin y distribucin
de la correspondencia oficial.
Elaborar y mantener registros clasificados de la documentacin
interna de la municipalidad.
Mantener archivos actualizados de la documentacin recibida y
despachada por la municipalidad.
Llevar y conservar el archivo central de la documentacin oficial
del municpio, de acuerdo a las tcnicas de conservacin y
clasificacin existentes;
Efectuar el control de los plazos en la tramitacin de la
documentacin externa de la municipalidad.
Efectuar el manejo, control y mantencin de la mquina
franqueador de la correspondencia.

1.2.2.-Oficina de Informacin, Reclamos y Sugerencias.


Nos remitimos a lo ya indicado en el capitulo 4 del

programa.

1.3.- Gabinete de Alcalda:

Tiene por objetivo coordinar la labor administrativa

que se deriva del funcionamiento de la gestin diaria


que desarrolla el Alcalde. Tambin debe coordinar el
contenido, la forma y oportunidad en que se entrega la
informacin hacia la comunidad, tanto desde el punto
de vista de las relaciones pblicas, como de las
comunicaciones.

FUNCIONES
El Gabinete de la Alcalda tiene a su cargo las siguientes

funciones:
a) Organizar y administrar la agenda de responsabilidades e
intervenciones pblicas del alcalde.
b) Coordinar el desarrollo de ceremonias y otras actividades
sociales en donde participe la autoridad comunal de modo de
responder a los requerimientos de la misma.
c) Cuidar el adecuado cumplimiento de las normas vinculadas con
el protocolo en cada una de las actividades pblicas donde
participe el Alcalde.
d) Elaborar y proponer un plan de relaciones pblicas que tienda
a crear y mantener una imagen corporativa de la Municipalidad,
tanto internamente como ante la comunidad.

e) Elaborar y proponer un plan de comunicaciones de la

Municipalidad, que tienda a dar presencia a sta y a


mantener oportuna y convenientemente informada a la
comunidad de la labor municipal.
f) Elaborar y proponer mecanismos que permitan recoger
las inquietudes e intereses de la comunidad para asegurar
la respuesta de la Municipalidad ante las situaciones y
necesidades emergentes.
g) Cumplir otras funciones que el Alcalde le encomiende,
de conformidad a la legislacin vigente y que no sean de
aquellas que la Ley asigne a otras unidades.

Unidad de Asesora Jurdica


Con el fin de cautelar el respeto del principio de la

legalidad de los actos de la administracin municipal,


la Direccin de Asesora Jurdica tiene por objetivo
asesorar al Alcalde, al Concejo y a las unidades
municipales en todo lo relacionado con materias
legales; ejercer la supervigilancia sobre los
procedimientos disciplinarios administrativos cuando
no los efecte directamente; y asumir ante los
tribunales la defensa y representacin de los intereses
del municipio y de la comunidad, toda vez que ello sea
necesario, procedente y autorizado por la Ley.

La Direccin de Asesora Jurdica tiene a su cargo las siguientes

funciones:
a) Iniciar y asumir la defensa, a requerimiento del Alcalde, en todos
aquellos juicios en que la Municipalidad sea parte o tenga inters,
pudiendo comprenderse tambin la asesora, defensa de la
comunidad cuando sea procedente y el Alcalde as lo determine.
b) Informar en derecho todos los asuntos legales que las unidades
municipales le planteen.
c) Orientar peridicamente al Alcalde y a todas las unidades
municipales respecto de las disposiciones legales reglamentarias
pertinentes.
d) Mantener al da los ttulos de los bienes races municipales.

e) Efectuar las investigaciones y sumarios

administrativos correspondientes por instrucciones del


Alcalde, sin perjuicio que tambin puedan ser
realizados por funcionarios de cualquier unidad
municipal, bajo la supervigilancia que al respecto le
corresponda a esta unidad.
f) Visar los proyectos de ordenanza, reglamentos,
convenios y contratos y las bases administrativas.
g) Mantener archivos de las ordenanzas, reglamentos,
instructivos, convenios y contratos dictados y firmados
respectivamente por la Municipalidad.
h) Otras funciones que le asigne el Alcalde, de
conformidad con la legislacin vigente y que no sea de
aquellas que la Ley asigna a otras unidades.

Unidad de Control
Tiene como objetivo fiscalizar la gestin del municipio, en el

marco de las normas legales vigentes y de los procesos


administrativos establecidos, apoyando la mxima eficiencia
administrativa interna de la Municipalidad.
La Direccin de Control tiene a su cargo las siguientes funciones:
a) Realizar la auditora operativa interna de la municipalidad, con el

objeto de fiscalizar la legalidad de su actuacin.


b) Controlar la ejecucin financiera y del presupuesto de la
Municipalidad.
c) Representar al Alcalde aquellos actos municipales que estime
ilegales, informando de ello al Consejo, para cuyo objeto tendr
acceso a toda la informacin disponible.

d) Colaborar directamente con el Consejo en el ejercicio de sus

funciones fiscalizadoras. Para estos efectos, emitir un informe


trimestral acerca del estado de avance del ejercicio programtico
presupuestario; asimismo, deber informar; tambin
trimestralmente, sobre el estado de cumplimiento de los pagos
por concepto de cotizaciones previsionales de los funcionarios
municipales y de los trabajadores que se desempean en los
Servicios Incorporados a la gestin municipal, administrados
directamente por la Municipalidad y de los aportes de la
municipalidad debe efectuar al Fondo Comn Municipal.
e) Asesorar al Consejo en la definicin y evaluacin de la auditora
externa que aquel pueda requerir en virtud de la ley vigente.

) Proponer modificaciones de procedimientos y

procesos que permitan optimizar la gestin interna


municipal.
g) Controlar la legalidad de las subvenciones otorgadas
por el Consejo Municipal.
h) Otras funciones que el Alcalde le asigne, de
conformidad con la legislacin vigente y que no sean
aquellas que la Ley asigna a otras unidades
Las unidades dependientes de la Direccin de Control

sern las siguientes:


- Departamento de Auditora Municipal.
- Departamento de Auditora de Servicios
Incorporados.

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA MUNICIPAL.

Tiene como objetivo apoyar la gestin del municipio a travs de la realizacin de auditoras
operativas y de la fiscalizacin efectiva y oportuna de los procesos administrativos establecidos, en
el marco de la legislacin vigente.
Funciones:
El Departamento de Auditora Municipal tiene a su cargo las siguientes funciones:

a) Disear e implementar un programa de auditora para el sector muncipal.


b) Mantener un control permanente de la ejecucin financiera y presupuestaria de la
Municipalidad.
c) Recomendar mejoramientos especficos a los procedimientos administrativos, para optimizar la
ejecucin de las tareas y el control interno.
d) Asesorar a las distintas unidades municipales en las tcnicas propias de la auditora.

e) Supervisar y controlar el cumplimiento de las normas organizativas, sistemas y


procedimientos de trabajo y evaluar el resultado de los cambios que se produzcan como
consecuencia de las auditoras internas.
f) Cautelar el cumplimiento y la actualizacin de los convenios y contratos que
comprometen la responsabilidad y/o los bienes municipales.
g) Velar por la aplicacin de la normativa existente en la contabilizacin de las
operaciones, como as tambin revisar el criterio tcnico seguido en las regularizaciones
efectuadas en la contabilidad.
h) Verificar la legalidad en las adquisiciones de bienes y servicios municipales.
i) Efectuar otras auditoras solicitadas por el Alcalde y el Consejo a travs de la
Direccin de Control.
j) Cumplir las dems funciones que la Ley y el Alcalde le encomiendan.

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA DE SERVICIOS

INCORPORADOS.
Tiene como objetivo apoyar la gestin del municipio a
travs de la realizacin de auditoras operativas y de la
fiscalizacin efectiva y oportuna de los Departamentos
de Salud, Educacin y Cementerio Municipal, en el
marco de la legalidad vigente y de los procesos
administrativos establecidos.

.- Secretara Comunal de Planificacin:

Esta Unidad Tcnica desempear funciones de


asesora del Alcalde y del Concejo, en materias de
estudios y evaluacin propias de las competencias de
ambos rganos municipales. En tal carcter le
corresponden las siguientes funciones:
a)Servir de Secretara Tcnica permanente del Alcalde
y del Concejo en la formulacin de la estratgica
municipal, como asimismo, de las polticas, planes,
programas y proyectos de desarrollo de la comuna.
b)Asesorar al Alcalde en la elaboracin de los
proyectos del plan comunal de desarrollo y de
presupuesto municipal.

c)Evaluar el cumplimiento de los planes, programas, proyectos, inversiones y

el presupuesto municipal e informar sobre estas materias al Concejo, a lo


menos semestralmente.
d)Efectuar anlisis y evaluaciones permanentes de la situacin de desarrollo de
la comuna con nfasis en los aspectos sociales y territoriales.
e) Elaborar las bases generales y especficas, segn corresponda, para los
llamados a licitacin, previo informe de la unidad competente, de
conformidad con los criterios e instrucciones del Reglamento Interno.
f)Fomentar vinculaciones de carcter tcnico con los servicios pblicos y con
el sector privado de la comuna, y
g)Recopilar y mantener la informacin comunal y regional atingente a sus
funciones.
El Secretario Comunal de Planificacin es de la exclusiva confianza del alcalde.

De esta secretara podran depender los siguientes departamentos:


- Departamento de Programacin Financiera:

Esta dependencia tendra como objetivo, el de proyectar la accin financiera de

la gestin municipal a travs de la formulacin de planes, programas y


proyectos.
- Asesor Urbanista
a) Asesorar al Alcalde y al Concejo en la promocin del desarrollo urbano.
b)Estudiar y elaborar el Plan Regulador Comunal y mantenerlo actualizado,
promoviendo las modificaciones que sean necesarias y preparar los planes
seccionales para su aplicacin, y
c)Informar tcnicamente las proposiciones sobre planificacin urbana
intercomunal, formulas al municipio por la Seremi de Vivienda y Urbanismo.

1.7. Unidad de Transito y Transporte Pblico:

En trminos generales a esta Unidad le corresponden las

funciones que le seala el art. 26 de la ley 18.695, esto es:


a) otorgar y renovar licencias para conducir vehculos;
b)Determinar el sentido de circulacin de vehculos, en
coordinacin con otros rganos de la administracin del
Estado.
c)Sealizar adecuadamente la vas pblicas;

Entre otras funciones podemos destacar:

- Suspender administrativamente, licencias en los casos

previstos en la ley de trnsito.


- Mantener el registro de antecedentes a los
conductores a los cuales se le hubiera otorgado licencia.
-Entregar informes tcnicos que solicitan los tribunales
de justicia, etc.
De esta Unidad dependern los siguientes
departamentos o secciones:
-Departamento de licencia de conducir.
- Departamento de Ingeniera de transito y Estudios.
-Departamento de Permisos de Circulacin.

Unidad de Obras Municipales:

De conformidad con lo dispuesto en el artculo 24 de la ley 18.695, a la unidad


encargada de Obras Municipales les corresponder las siguientes funciones:
a) Velar por el cumplimiento de las disposiciones de la ley General de Urbanismo y
Construcciones, del Plan Regulador Comunal, y de las ordenanzas correspondientes,

para cuyo efecto gozar de las siguientes atribuciones:


1.- Dar aprobacin a las subdivisiones de predios urbanos y urbano- rurales
2.-Dar aprobacin a los proyectos de obras de urbanizacin y construccin
3.-Otorgar los permisos de edificacin de las obras de urbanizacin y
construccin.
4.-Fiscalizar la ejecucin de dichas obras hasta el momento de su recepcin
5.-Recibir las obras y autorizar su uso.

b) fiscalizar las obras en uso, a fin de verificar el

cumplimiento de las disposiciones legales y tcnicas.


c)Aplicar normas ambientales relacionadas con obras
de construccin y urbanizacin.
d)Confeccionar y mantener actualizado el catastro de
las obras de urbanizacin y edificacin realizadas.
e)Ejecutar medidas relacionadas con la vialidad urbana
y rural
f)Dirigir las construcciones que sean de
responsabilidad municipal, sean ejecutadas
directamente o por terceros,

g) En general aplicar las normas legales sobre

construccin y urbanizacin en la comuna.


Quien ejerza la jefatura de esta unidad deber poseer
indistintamente el ttulo de arquitecto, ingeniero civil,
de constructor civil, o de ingeniero constructor civil.

Unidad de Administracin y Finanzas:( art. 27 de

la ley 18.695)
a) Asesorar al Alcalde en la administracin del
personal de la municipalidad
b)Asesorar al alcalde en la administracin financiera
de los bienes municipales, para los cuales
corresponder especficamente:

1.-Estudiar, calcular, proponer y regular la percepcin de cualquier tipo de

ingresos municipales;
2.- Colaborar con la secretara comunal de planificacin en la elaboracin
del presupuesto municipal;
3.- Visar los decretos de Pago;
4.-Llevar la contabilidad municipal en conformidad a la ley.
5.-Controlar la gestin financiera de las empresas municipales;
6.- Efectuar los pagos municipales, manejar la cuenta bancaria respectiva y
rendir cuentas a la Contralora General de la Repblica.
7.- Recaudar y percibir los ingresos municipales y fiscales que
corresponda.

rea finanzas

rea Administracin

Contabilidad y Presupuesto -Recursos Humanos

Tesorera

- Adquisiciones

Remuneraciones

-Inventarios y Bodegas

Patentes

- Servicios Generales

Inspeccin

Mantencin y Reparaciones
Servicios Menores

a)Area Finanzas:
Tendr por objetivo optimizar el uso de los recursos

financieros, mediante la administracin eficiente de la


actividad financiera, contable y presupuestaria de la
municipalidad. Se destacan las siguientes unidades:

1.- Contabilidad y Presupuesto:


- Llevar la contabilidad patrimonial y presupuestaria en

conformidad a las normas vigentes para el sector municipal y con


las instrucciones que la CGR imparta al respecto.
-Mantener actualizado el valor de los activos y pasivos de la
municipalidad en conformidad a los inventarios del patrimonio
municipal, como igualmente el ajuste anual por revalorizaciones y
depreciaciones.
- Controlar los ingresos y egresos de los fondos municipales.
-Mantener el registro y control de todos los documentos que den
origen a obligaciones de carcter financiero de la municipalidad
con terceros;

-Elaborar el proyecto de presupuesto anual de la municipalidad.


- Controlar y solicitar las modificaciones pertinentes del
movimientos de los fondos mensuales.
- Manejar las cuentas corrientes bancarias.
- Refrendar internamente, imputando los tems presupuestarios que
corresponda, todo egreso municipal ordenado en las resoluciones
alcaldicias;
- Presentar las rendiciones de cuenta a las entidades, por fondos
entregados y destinados a fines especficos.
- Preparar informes peridicos en materia de inversiones,
coordinando su accin con SECPLAN, para las modificaciones,
ajustes, reducciones y nuevos programas y/o proyectos que
correspondan.

2.- Tesorera Municipal:


-Recuadar los tributos y otros ingresos municipales.

-Conservar y custodiar los fondos recaudados, las especies

valoradas y dems valores municipales;


- Recibir y conservar toda clase de instrumentos de garantas,
extendidas a favor de la municipalidad;
- Efectuar el pago de las obligaciones municipales.
- Depositar en las cuentas corrientes autorizadas del Banco los
fondos recaudados.
-Suspender la entrega de fondos a funcionarios que no han
rendido cuenta de giros anteriores;
Establecer cajas recaudadoras en los lugares y por el tiempo que
sean necesarias, para los objetivos del municipio.

Efectuar la rendicin mensual de cuentas de la Caja

Municipal, con sus ajustes y conciliaciones bancaraias;


Disear, implementar y mantener un archivo con los
documentos nque ingresar y salen de tesorera;
Asumir cualquier otra funcin que le seale la ley o el
alcalde.

.- Remuneraciones:
- Calcular y registrar las remuneraciones del personal;
-Confeccionar las planillas de remuneraciones del

personal, de acuerdo a las normas legales vigentes;


- Confeccionar las planillas de cotizaciones
previsionales, descuentos varios y emisin de cheques
respectivos;
- Efectuar pago de remuneraciones, retenciones
judiciales y familiares, cotizaciones a cajas de previsin
y AFP o ISAPRES, etc.

Patentes:

- Tramitar solicitudes de otorgamiento y caducidad de

las patentes municipales, comerciales, industriales, de


alcoholes y profesionales de la comuna;
- Mantener actualizado el registro de patente de todas
las actividades antes mencionadas, as como el
correspondiente a la propaganda comercial de la
comuna.
-Tramitar el otorgamiento de los permisos municipales
conforme a las normas del comercio ambulante.
- Analissi de las declaraciones de capital que
anualmente deben efectuar los contribuyentes afectos
al correspondientes tributo municipal

Area de Adminstracin:
Tendr por objetivo proveer y administrar los recursos humanos y materiales necesarios
para adecuada gestin municipal, velando por la mantencin, viligancia y aseo de las
distintas dependencias municipales.
1.-Recursos Humanos:
- Proponer las polticas generales de Administracin de Personal.
- Disponer en forma eficiente los recursos humanes vitales para el desarrollo de las
tareas municipales;

-Ejecutar y tramitar los derechos y obligaciones de carcter administrativo que


corresponde a lo funcionarios municipales;
- Tramitar nombramientos y renuncias.
- Efectuar la tramitacin administrativa de los sumarios e investigaciones sumarias de la
municipalidad y el registro de estos actos, velando por el cumplimiento de los plazos en

estas actuaciones.

Desarrollar polticas de capacitacin que apruebe el

acalde.
- Programar y ejecutar acciones de bienestar del
Personal cuando corresponda;
- Implementar y fiscalizar los controles de asistencia y
horario de trabajo.
- Mantener los registros acutalizados del personal de
todas las dependencias.
- Dictar normas de Higiene y ambientacin;
- Elaborar programas de deportes, recreacin y
convivencia para el personal municipal; etc.

-Ejecutar los programas referentes a adquisiciones, stoks, sistemas

de distribucin y transporte;
-Emitir rdenes de Compra;
-Recibir y clasificar las solicitudes de compra provenientes de
distintas unidades municipales;
- Realizar cotizaciones de precios e informar de las condiciones de
mercado, de proveedores, costos unitarios etc.
- Efectuar y controlar las adquisiciones municipales
- Elaborar y proponer normas especficas para la adquisicin en
base a las disposiciones legales y programas aprobados;
- Mantener archivos actualizados de rdenes de compra,
facturas, propuestas y otros documentos afines;

Inventarios y Bodega:
-Mantener actualizados los registros de bienes de la

municipalidad y los inventarios valorados de los


mismos.
-Proponer, disear y confeccionar las planillas de altas y
bajas de las especies municipales;
-Efectuar controles peridicos de los bienes asignados a
las distintas unidades municipales;
- Determinar la condicin de Inventariable de los bienes
segn las normas en uso;
- Recibir, registrar, almacenar y distribuir los recursos
materiales provenientes de adquisiciones;
- Preparar decreto que de Baja de las especies
inutilizadas, de acuerdo a la normativa vigente. Etc.

Servicios Generales:
Dirigir, coordinar y controlar la mantencin, seguridad,

aseo y ornato de las dependencias municipales;


Supervigilar el uso y buen estado de los bienes de la
municipalidad etc.

Unidad encargada de Medio Ambiente y de Aseo y

Ornato: (Art. 25 de la ley 18.695).


El objetivo fundamental de esta unidad ser el
mantener el aseo y ornato; y preservar el medio
ambiente de la comuna, entre sus tareas especficas
destacan:
a)El aseo de las vas pblicas, parques, plazas, jardines,
y en general, de los bienes nacionales de uso publico
existentes en la comuna;
b)El servicio de extraccin de basura;
c)La construccin , conservacin y mantencin de
reas verdes.

Adems se pueden sealar las siguientes funciones especificas:


-Disear programas para la disposicin final de la basura

domiciliaria, industrial y comercial;


- Organizar el aseo de las vas publicas, parques, jardines etc. de la
comuna
-Disear e implementar programas de limpieza de sumideros de
aguas lluvias y en general de acequias y canaletas de la via pblica.
-Administrar las reas verdes de la comuna y proponer programas
de construccin reparacin y mantencin de stas, as como el
cuidado de los rboles existentes en stas.
-Retirar de la va pblica animales muertos.
- Controlar los animales al parecer abandonados, y que se
encuentren en bienes nacionales de uso pblico etc.

Unidad de Desarrollo Comunitario


Sus funciones especficas son, segn el art.22 de la ley

18.695:
a.-Asesorar al Alcalde y, tambin, al Concejo en la
promocin del desarrollo comunitaria.
b.Prestar asesora tcnica a las organizaciones
comunitarias; fomentar su desarrollo y legalizacin, y
promover su efectiva participacin en el municipio.
c.Proponer y ejecutar, dentro de su mbito y cuando
corresponda, medidas tendientes a materializar
acciones relacionadas con salud pblica, proteccin
del medio ambiente, educacin y cultura, capacitacin
laboral, deporte y recreacin, promocin del empleo,
fomento productivo local y turismo.