MANUALES

Los Manuales
Herramientas con las que cuentan las
organizaciones para hacer posible y facilitar el
desarrollo y desenvolvimientos de las mltiples
funciones administrativas que deben llevarse a
a cabo. Los manuales son esenciales, debido a
que nos permiten lograr el
Estandarizacin

Equilibrio

Ajuste mutuo

Los Manuales
Son todo un conjunto de reglas que describen
de manera sistemtica la actividades,
labores que deben ser realizadas por los
miembros de la organizacin, con el propsito
de lograr eficientemente los objetivos de la
empresa.

Ventajas en el uso de
Manuales
Recopilan de
manera
organizada los
procedimientos de
la organizacin

Reduce en gran
proporcin la
improvisacin, ya
que todo est
escrito
Aclaran dudas con
respecto a qu
hacer en un
momento
determinado

Ventajas en el uso de
Manuales
Mantiene la
igualdad
(estandarizacin)
en la gestin
organizacional

ESTANDARIZACI
N

Es una
herramienta de
control

Es un instrumento
informativo

Ventajas en el uso de
Manuales
Ahorro de tiempo,
debido a que las
instrucciones ya
estn dadas

Permite una
evaluacin
objetiva de los
procesos

Permite evaluar
los estndares
que han sido
establecidos

Buscar la mejor
forma de hacer las
cosas

Describe la formalidad de
la organizacin para cada
puesto de trabajo, los
objetivos, responsabilidad,
funciones y autoridad

Clasificacin de los
Manuales
1. MANUAL DE ORGANIZACIN

Describe Los principios

esenciales que rigen la
administracin y que
determinarn los trminos
en la mejor toma de
decisiones.

Clasificacin de los
Manuales
2. MANUAL DE POLTICAS

Describe en detalle la
secuencia de los
procedimientos como
igualmente las normas a
cumplir por los integrantes
de la organizacinen y que
estn acorde con los
procedimientos
Clasificacin
de los
establecidos.

Manuales
3. MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS Y NORMAS

Son aquellos diseados

para una actividad en
especfico.

Clasificacin de los
Manuales
4. MANUAL DE ESPECIALISTA

Contiene informacin de
inters relevante para el
buen desempeno del
colaborador. Los temas que
se incluyen en el mismo
hacen referencia a los
objetivos, misin y visin
de la organizacin como
igualmente los derechos y
deberes a los que es
Clasificacin
de
los
inherente.

Manuales

5. MANUAL DEL COLABORADOR

Incluye todos los dems.

Se realizan en empresas en
donde por razn de su
tamao no se justifica el
diseo por separado.

Clasificacin de los
Manuales
5. MANUAL DE MLTIPLES
PROPSITOS

Qu es lo
importante
en un
manual de
procedimien
tos!!!????

ELEMENTOS DEL MANUAL

Aquello
que ser
objeto de
consulta

ndice

Instruccio
nes de
uso del
manual

Conteni
do

Introducci
n

Manuales de Organizacin
Principios Bsicos
Toda posicin de supervisin debe tener asignadas
funciones y responsabilidades concretas.
Las
responsabilidades debe ir acompaada de la
correspondiente autoridad para ejercerla. No debe haber
incertidumbre respecto a la definicin de autoridad y
responsabilidad con relacin a todas y cada una de las
posiciones de la organizacin.
Cada persona que ocupa un puesto en la organizacin debe
recibir rdenes de una nica fuente.
Toda decisin que se adopte respecto a un integrante de la
organizacin debe ser efectuada con conocimiento y
consentimiento del supervisor inmediato del afectado por
la decisin
Debe existir y aplicarse un mecanismo que permita
controlar y evaluar el cumplimiento de las
responsabilidades asignadas a los niveles jerrquicos.

Contenido y Presentacin de los

manuales de la Organizacin
Objeto: Establecer el contenido y la
presentacin de un manual de
organizacin. El mismo se enuncia en
carcter indicativo.
Partes Integrantes
Contenido: es una especie de ndice;
incluir la enunciacin de cada una de las
partes componentes del manual y la
cantidad de pginas que corresponda a
cada una.

Contenido y Presentacin de los

manuales de la Organizacin
Objetivo del manual: en esta parte se
indicar los fines y alcances generales del
manual de organizacin. Por ejemplo se
determinar que el objetivo del manual es
definir las funciones y responsabilidades de
cada posicin dentro de la organizacin.
Objetivos y polticas de la organizacin:
se indicarn los fines hacia los cuales se
dirigen los esfuerzos de la organizacin.

Contenido y Presentacin de los

manuales de la Organizacin
Autoridad: se indicarn los distintos
tipos de autoridad vigentes en la
organizacin.

Control: Se definirn y establecern los

tipos de control dentro de la
organizacin.
Misiones y Funciones: se enunciarn
las funciones de cada uno de los entes
de la organizacin y se definirn sus
fines.

Contenido y Presentacin de los

manuales de la Organizacin
Atribuciones: es definir y establecer las
facultades delegadas a los responsables
de cada de la organizacin.
Delegacin: Se refiere a la enunciacin
de las tareas que el personal jerrquico
puede asignar a sus subordinados. En
razn del exceso de obligaciones a
cumplir, el responsable de cada rea
podr delegar funciones en los miembros
que, segn el organigrama, dependan de
l .

Contenido y Presentacin de los

manuales de la Organizacin
Reemplazo: se definir y establecer el
rgimen de reemplazos entre los
responsables de los entes de la
organizacin.
Informacin: se determinar cul es la
informacin que debe generarse en el
ente orgnico, tanto para su propio uso
como para integrar el sistema general de
informacin de la organizacin.

Contenido y Presentacin de los

manuales de la Organizacin
Relaciones: se indicarn los tipos de
relaciones existentes entre los distintos
entes internos de la organizacin o
externos a la misma
Responsabilidades: Se definirn las
obligaciones que emergen del ejercicio de
una determinada atribucin.
Organigramas: Se incluir la
representacin grfica de la estructura
orgnica, total y parcial de la organizacin.

Contenido y Presentacin de los

manuales de la Organizacin

Rgimen de autorizaciones: es el
establecimiento
de
disposiciones
generales que rigen las autorizaciones
para adoptar decisiones y/o para firmar
los documentos correspondientes.

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Una de las actividades de mayor

importancia de organizacin y mtodos,
consiste
en
el
anlisis
de
los
procedimientos administrativos actuales,
o los potenciales a implementar en
nuevas unidades de negocios.
Los manuales administrativos implican:

Manuales Administrativos
implican..
Funciones y
tareas para cada
rea en que se
halle
estructurada una
organizacin

Un esquema
de control
operativo y
patrimonial

Formularios a utilizar,
especificando. Emisor,
oportunidad de
emisin, cantidad de
copias, instrucciones
para el llenado de cada
uno de los datos que lo
integran , distribucin
de las copias, etc

Archivos a utilizar, en
cuanto a : contenido,
perodo de resguardo
legal y operativo,
clasificacin de la
informacin contenida,
etc.

ESTRUCTURA DE UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

Contenido
Objetivos
Responsabilidad
Alcance de los procedimientos
Instrucciones
Normas de procedimientos
Glosario
ndice Temtico

ESTRUCTURA DE UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

ndice de referencias cruzadas

Verificacin y asesoramiento
Indicacin de fechas
Numeracin de pginas
Formato
Armado

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
El contenido del manual abarcar:
a) enunciacin de la codificacin
b) Enunciacin de la nominacin de cada norma
c) Cantidad de pginas de cada norma de procedimiento o
parte del manual.
En objetivos explicar los propsitos de la aplicacin del
manual y, cuando fuese necesario, los motivos que le dieron
origen.
En el tema de la responsabilidad se informar sobre la
unidad orgnica responsable del cumplimiento de los
procedimientos en cuestin.
En alcance de los procedimientos explicar a la parte de
los miembros de la organizacin sobre los cuales se aplican
los procedimientos y las circunstancias en que deben ser

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
En instrucciones contendr los concerniente a:
a) Estructura
b) Codificacin
c) Actualizacin
d) Criterios de cumplimiento
En estructura se indicar cual es la disposicin y los
fundamentos de las
partes en que est ordenado el manual.