Administracin

Profesor: Dr. Rafael Paris Marcano

Administracin
Es el esfuerzo coordinado de un
grupo social para obtener un fin
con la mayor eficiencia y el
menor esfuerzo posibles

Definiciones
Henry Sisk y Mario Sverdlik
Es la coordinacin de todos los recursos a travs del

proceso de planeacin, direccin y control, a fin de

lograr objetivos establecidos

Robert F. Buchele
El proceso de trabajar con y a travs de otras personas

a fin de lograr los objetivos de una organizacin formal

Javier Benavides Paeda

Es la disciplina cientfica que orienta los esfuerzos

humanos para aprovechar los recursos de que se

dispone para ofrecer a la comunidad satisfactores de
necesidades y as alcanzar las metas de quienes
emprenden dichos esfuerzos

Definiciones
Isaac Guzmn Valdivia
Es

la direccin eficaz de las actividades y la

colaboracin de otras personas con el fin de obtener
determinados resultados

Jos A. Fernndez Arenas

Es una ciencia social que persigue la satisfaccin de

objetivos institucionales por medio de una estructura

y a travs del esfuerzo humano coordinado

Mnch y Garca
Proceso

cuyo objeto es la coordinacin eficaz y

eficiente de los recursos de un grupo social para
lograr sus objetivos con la mxima productvidad,
eficiencia y calidad

Elementos del Concepto

Objetivos
Eficacia
Eficiencia
Grupo Social
Coordinacin de Recursos
Productividad

Propsitos
La

Administracin tiene como tarea

fundamental conducir a la Organizacin
para alcanzar los objetivos para los cuales
fue creada.
La Administracin utiliza los recursos de la
Organizacin para obtener sus objetivos
con eficiencia y eficacia

Recursos
El Grupo Social (Empresa, Organizacin)

requiere para su funcionamiento de

recursos:

Recurso humano
personas que integran el Grupo Social
Recursos financieros
Dinero y capacidad potencial para obtenerlo
(Prstamos, Inversiones)
Recursos fsicos
Terrenos, edificaciones, equipos de oficina,
maquinarias, etc.
Recursos tecnolgicos

Eficiencia Eficacia Productividad

Eficiencia
Relacin

entre

recursos

utilizados

producto

obtenido
Obtener ms producto con los mismos recursos
Obtener mayor cantidad de productos con menos
recursos

Eficacia
Se

relaciona
organizacin

con

alcanzar

las

metas

de

la

Productividad
Lograr mayores resultados con el aprovechamiento

ptimo de los recursos de la organizacin

Una empresa es productiva cuando alcanza la
eficiencia

Tipos de Empresas
Empresas Lucrativas
Persiguen una ganancia
Fbricas, hoteles, etc.

Empresas no lucrativas
Persiguen resultados sociales y no ganancias

econmicas

Escuelas, Hospitales

Organizaciones Pblicas
Aquellas cuyo capital proviene del Estado y son

creadas para satisfacer necesidades que la comunidad

requiere en materia de salud, educacin, electricidad,
etc.
Organizaciones Privadas
Aquellas cuyo capital proviene de inversionistas
particulares y no reciben apoyo econmico del Estado

Valor
Instrumental

Universalidad

Unidad
Temporal

Especificidad

Administracin
Inter
Disciplinariedad

Flexibilidad

Amplitud de
Ejercicio

Importancia
Es imprescindible para el adecuado

funcionamiento de cualquier grupo social

Simplifica el trabajo
De ella depende la Productividad y la Eficiencia
de cualquier Empresa o Grupo Social
Contribuye al bienestar de la comunidad
Optimiza la utilizacin de lo recursos
Mejoramiento de las relaciones humanas
Generacin de empleos

Valores Institucionales
Sociales
Organizacionales
Econmicos

Valores Sociales
(Contribucin al bienestar de la Sociedad)

Mejoramiento de la calidad y precio del

producto o servicio
Mejoramiento de la situacin
socioeconmica de la poblacin
Cumplimiento de obligaciones fiscales
Evitar la competencia desleal
Promocin del desarrollo mediante la
creacin de fuentes de trabajo
Incrementar y preservar las riquezas
naturales y culturales de la sociedad

Valores Organizacionales
(Mejorar la organizacin de los recursos)

Impulsar la innovacin. La investigacin y

el desarrollo tecnolgicos
Optimizar la coordinacin de los recursos
Maximizar la eficiencia en mtodos,
sistemas y procedimientos
Conciliar intereses entre los diferentes
miembros del grupo social

Valores Econmicos
(Obtencin de beneficios)

Generar riqueza
Mxima obtencin de utilidades
Manejo adecuado de los recursos

financieros
Desarrollo econmico del grupo social
Promover la inversin

Proceso Administrativo
Conjunto de fases o etapas, sucesivas e

interrelacionadas, a travs de las cuales se

efecta la administracin
Constituye un proceso integral

Etapas del Proceso

Administrativo
Planeacin
Qu se quiere hacer?
Qu se va a hacer?

Organizacin
Cmo se va a hacer?

Direccin
Ver que se haga

Control
Cmo se ha realizado?

ENTRADA

NECESIDADES EXTERNAS

COMUNIDAD

ORGANIZACIN

DIRECCIN

DESEMPEO DEL
ADMINISTRADOR

RETROALIMENTACIN

PLANEACIN

CONTROL

SALIDA

SATISFACTORES - PRODUCTOS

COMUNIDAD

Etapa I: Planeacin
Cuando uno no sabe a dnde va, cualquier camino le
sirve
Si no sabes a dnde vas, cmo sabrs cundo
llegas?
"Para quien no sabe a dnde va, cualquier camino lo
llevar al lugar equivocado" ...

La mayora de las personas

exitosas
Antes de iniciar una accin:
Determinan donde se encuentran
Determinan dnde quieren estar
Justifican por qu quieren llegar all
Seleccionan, con base en los hechos, las mejores

formas de llegar a donde se proponen

Una vez que se dirigen a su objetivo:
Encauzan el proceso
Eliminan aquellas actividades que los desvan del

curso fijado
Cambian el curso o los mtodos cuando es
necesario
Tomado de: Administracin, de Javier Benavides Paeda

Planeacin
Accin de elaborar planes
Los
PLANES
son
acciones

especficas
propuestas para ayudar a la Organizacin al
logro de sus metas y son el resultado del
proceso de planeacin.

Primera etapa del Proceso Administrativo que

permite:

Determinar los resultados que se quiere obtener

Determinar los elementos necesarios para el

funcionamiento eficaz
Determinar las condiciones futuras
Establecer el riesgo y minimizarlo

Planeacin (Planificacin)
Etapa

inicial del proceso administrativo

mediante la cual se establecen directrices,
se definen estrategias y se seleccionan
alternativas y cursos de accin, en funcin
de
objetivos
y
metas
generales
econmicas, sociales y polticas, tomando
en consideracin la disponibilidad de
recursos reales y potenciales que permitan
establecer
un
marco
de
referencia
necesario para concretar programas y
acciones especficas en tiempo y espacio.

Planeacin (Planificacin)
Es la etapa del proceso administrativo en

donde se deben identificar los objetivos a

lograr, definir las prioridades y determinar
los medios a utilizar as como la correcta
utilizacin y aplicacin de estos en el logro
del fin esperado. se pretende fijar los
objetivos a lograr, ordenar las prioridades,
determinar los medios adecuados para la
consecucin de los objetivos y asegurar la
efectiva aplicacin de los mismos

Definiciones
Agustn Reyes Ponce
Consiste en fijar el curso concreto de accin que

ha de seguirse, estableciendo los principios que

habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones
para realizarlo, y la determinacin de tiempo
nmeros necesarios para su realizacin
Jos A. Fernndez Arenas
Es el primer paso del proceso administrativo por

medio del cual se define un problema, se analizan

las experiencias pasadas y se esbozan planes y
programas

Definiciones
Robert N. Anthony
Es el proceso para decidir las acciones que

deben realizarse en el futuro. Generalmente el

procedimiento de Planeacin consiste en
considerar las diferentes alternativas en el curso
de las acciones y decidir cul de ellas es la
mejor
Mnch y Garca
Es la determinacin de los objetivos y eleccin

de los cursos de accin para lograrlos, con base

en la investigacin y elaboracin de un esquema
detallado que habr de realizarse en un futuro

Elementos del
Concepto
OBJETIVO
Determinar

quiere?

los resultados deseados: Qu se

ALTERNATIVAS
Determinar diversos caminos, formas de accin,

estrategias, para alcanzar los objetivos

ELECCION
Analizar y seleccionar la decisin ms adecuada

FUTURO
Prever

situaciones futuras,
prepararse para contingencias
Trazar actividades futuras

anticipar

hechos,

Importancia
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer

mtodos de uso racional de los recursos

Reduce los niveles de incertidumbre
Prepara
a
la
empresa
para
enfrentar
contingencias con mayor probabilidades de xito
Condiciona la empresa al ambiente que le rodea
Permite la toma de decisiones de manera
racional, basada en hechos, no en emociones
Reduce los riesgos

Importancia
Permite aprovechar al mximo las oportunidades
Suministra las bases operativas
Promueve la eficiencia
Proporciona los elementos necesarios para el

control
Permite evaluar alternativas antes de tomar
decisiones
Maximiza el rendimiento del tiempo y de los
recursos

Principios
Factibilidad
El plan debe ser realizable

Objetividad o Precisin
Basarse en datos reales, en razonamientos precisos y exactos

Cuantificacin
Expresada en cantidades, tiempo, dinero y especificaciones

Flexibilidad
Establecer mrgenes de holgura para enfrentar imprevistos

Unidad
Todos los planes especficos de la empresa o institucin deben

integrarse a un plan general dirigido al logro de los propsitos y

objetivos generales

Cambio de estrategias
En planes de largo plazo puede ser necesario para el logro de los

objetivos

Tipos de Planes
Segn el tiempo establecido para su
realizacin
Corto Plazo (Igual o menos de 1 ao)
Inmediatos: hasta 6 meses
Mediatos: Ms de 6 meses y hasta 1 ao
Mediano Plazo
De 1 a 3 aos

Largo Plazo
Ms de 3 aos

Planificacin Total
La Planeacin es TOTAL o INTEGRAL cuando abarca
la Empresa u Organizacin en su totalidad Integrando
todos los planes de la organizacin. Incluye:

Planeacin Estratgica
Planeacin Tctica o Funcional
Planeacin Operativa

Planificacin
Estratgica
Comprende toda la organizacin
Es de Largo Plazo
Establece los lineamientos generales y sirve de

base a los otros planes (Tcticos y Operativos)

Diseada por los miembros de mayor jerarqua
Rige la obtencin, uso y disposicin de los
recursos necesarios para alcanzar los objetivos
generales de la Organizacin

Planificacin Tctica o
Funcional
Son planes ms especficos referidos a cada
uno de los departamentos de la empresa u
organizacin
Subordinados a los Planes Estratgicos
Establecidos y coordinados por directivos de
nivel medio con el fin de poner en prctica
los recursos de la organizacin
Abarcan un rea de actividad especfica
Son a Corto y Mediano Plazo

Planificacin Operativa
Son actividades ms detalladas que deben
ejecutar los ltimos niveles jerrquicos de la
empresa
Subordinados a los Planes Tcticos
Determinan las actividades a desarrollar por
el elemento humano
Abarcan cada una de las unidades en que se
divide un rea de actividad especfica
Son a Corto Plazo

Gerente
General

Gerente de
Produccin

Fabricacin

Control de
Calidad

Gerente de
Finanzas

Contabilidad

Tesorera

Gerente de
Personal

Seleccin

Higiene y
Seguridad

Etapas de la Planeacin
1. Misin
2. Investigacin
3. Visin
4. Objetivos

5.

Polticas

6.

Estrategias

7.

Programas

8.

Presupuestos

Misin
La Planeacin se inicia con la definicin de la

MISIN:

Es la razn de ser de la organizacin y representa los

fines que persigue en forma permanente

Proporciona las pautas para el diseo de un plan
estratgico
Se establece desde el comienzo de la organizacin o
empresa
Se expresa en forma genrica o cualitativa (No en
trminos numricos
Determinar la MISIN es una funcin reservada a los
ms altos funcionarios
No indica lmites de duracin. Permanece vigente
mientras exista la organizacin

Importancia de la
Misin
Sirve de base para los dems elementos de

la planeacin
Orienta sobre el curso de accin a seguir al
formular planes
Identifica la Organizacin ante el personal y
ante la comunidad o sociedad con una
imagen de responsabilidad social
Es la razn de existencia del Grupo Social
Proporciona las directrices generales

Investigacin
(Informacin)
La Investigacin consiste en la identificacin

de todos los factores que influyen en el logro

de la misin, as como de los medios
ptimos para conseguirla
La Investigacin proporciona la informacin

necesaria para tomar decisiones de manera

correcta y objetiva

Premisas
Una PREMISA es un supuesto acerca de los

factores o condiciones futuras que pueden

afectar el desarrollo de un plan

Premisas Internas: se originan dentro del Grupo

Social
Variaciones de Capital, Ausentismo, Rotacin de
Personal, Accidentes, Siniestros, etc
Premisas Externas: Su origen es ajeno al Grupo
Social
De ndole poltica
De carcter legal
Sociales
Tcnicas
Otras

Premisas
Premisas Externas de carcter Social
Crecimiento demogrfico
Empleo y desempleo
Sistemas de salubridad e higiene
Alfabetizacin
Premisas Externas de carcter Tcnico
Avances tecnolgicos
Otros Factores
Competencia
Posicin en el mercado
Fuentes de financiamiento
Transporte
Comportamiento del consumidor

Anlisis FODA
Es un marco o modelo de anlisis de la

situacin del Grupo Social en relacin con la

situacin imperante en el medio en el cual
acta
FODA deriva de:
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
DEBILIDADES
AMENAZAS

Anlisis FODA
Identificar factores que puedan favorecer o que

puedan obstaculizar el logro de los objetivos. Por

ello permite:
Determinar las verdaderas posibilidades que tiene

la Organizacin para alcanzar los objetivos

establecidos
Concienciar sobre la dimensin de los obstculos a
enfrentar y vencer
Utilizar ms eficazmente los factores positivos y
neutralizar o eliminar el efecto de los factores
negativos

Fortalezas
Caractersticas propias de la Organizacin

que favorecen el logro de los objetivos

Capacidades humanas, econmicas,

tecnolgicas y administrativas
Liderazgo fuerte
Comunicacin eficaz
Bajos costos
Cultura de innovacin

Oportunidades
Situaciones

o hechos externos que la

Organizacin puede tomar y aprovechar
para sus fines
Crecimiento de las ventas
Ampliacin de la base de clientes
Introduccin de nuevas tecnologas
Ventajas respecto a sus competidores
Mejoras en la capacidad de servicio al cliente
Apertura de nuevos mercados

Debilidades
Caractersticas propias de la Organizacin

que constituyen obstculos internos al logro

de los objetivos
Altos costos de produccin
Dependencia tecnolgica
Administracin financiera deficiente
Debilidades de comunicacin
Liderazgo dbil

Amenazas
Fenmenos o situaciones que surgen en el

medio ambiente externo que ponen en

peligro las actividades y planes
Prdida de imagen
Escasez en el suministro de materias primas
Incapacidad
para
incorporar
nuevas

tecnologas
Insatisfaccin de los clientes
Limitacin en la capacidad de produccin

Visin
Es

la imagen clara y detallada que una

Organizacin o Grupo Social tiene de s misma
respecto a un futuro ms o menos lejano
Motiva a cumplir con la MISIN
Con la Visin, la alta dirigencia delinea y construye

la Organizacin tal como la desea y necesita

Nos indica a dnde queremos llegar
Debe ser formulada por lderes y luego compartida
por el equipo
Debe ser amplia y detallada, positiva y alentadora

Objetivos
Son los resultados que se esperan obtener,

establecidos
cuantitativamente
y
determinados para realizarse transcurrido
un tiempo especfico
Se determinan cuantitativamente
Se establecen a un tiempo dado

Lograr una utilidad neta de 12 millones

de bolvares en un ao

Clases de Objetivos
Estratgicos o Generales
Comprenden toda la Organizacin o Empresa y se establecen a

largo plazo

Obtener una utilidad de 100 millones de bolvares en los prximos

5 aos

Tcticos o Departamentales
Se refieren a un rea o departamento de la empresa, se

subordinan a los Objetivos Generales y se establecen a corto o

mediano plazo
Incrementar las ventas totales a 3 millones de bolvares en el

primer ao

Operacionales o Especficos
Se refieren a niveles o secciones ms especficas de la

Organizacin o empresa; se refieren a actividades ms detalladas

y son de corto plazo. Se determinan en funcin de los Objetivos
Departamentales. Pueden ser:
Seccionales: Se refieren a una Seccin o Grupo
Individuales: Son objetivos o metas personales

Estrategias
Enfoque general de las acciones que se

ejecutarn para alcanzar los objetivos

Acciones
ventajosas para superar al
enemigo
Ciencia y Arte de la Comandancia Militar
aplicados a la conduccin general de
operaciones de combate a gran escala
Son cursos de accin general o alternativas que
muestran la direccin y el empleo general de los
recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en
las condiciones ms ventajosas

Estrategias
1. Determinar

las diferentes alternativas

existentes para alcanzar cada objetivo
2. Analizar cada alternativa
Ventajas
2. Desventajas
3. Factibilidad
1.

3. Seleccionar las alternativas que con mayor

eficiencia y eficacia lleven al logro de los

objetivos

Estrategias:
Importancia
1. Sin estrategias no se logran los objetivos
2. Sirven como base para lograr los objetivos
3.
4.
5.
6.

y ejecutar la decisin
Facilitan la toma de decisiones
Establecen otras alternativas por si falla la
estrategia seleccionada
Ayudan en la solucin de problemas
Permiten enfrentar la competencia

Estrategias:
Caractersticas
1. Su vigencia est vinculada a la de los

objetivos para los cuales fueron diseadas

2. Su utilidad puede cambiar de un tiempo a
otro
3. Son especficas para cada rea clave
4. Se establecen en los niveles jerrquicos
ms altos

Polticas
Arte de gobernar una nacin
Una POLTICA es:
Una decisin que se aplica a todas las situaciones

similares
La manera consistente de tratar a la gente
Una orientacin clara hacia donde deben dirigirse todas
las actividades de un mismo tipo
Un lineamiento que facilita las decisiones en actividades
rutinarias
Lo que la Direccin desea que se haga en cada
situacin definida

Polticas
Son guas para orientar la accin: criterios o

lineamientos generales que hay que

observar en la toma de decisiones acerca de
problemas que se repiten una y otra vez
dentro de una Organizacin
Sealan un esquema de conducta a seguir por

el personal de la Organizacin

Polticas: Clasificacin
Estratgicas o Generales
Formuladas por la alta gerencia
Guiar a la Organizacin como unidad

integrada
Tcticas o Departamentales
Son lineamientos especficos referidos a cada

departamento
Operativas o Especficas
Se aplican en las decisiones que se deben

ejecutar en las unidades operativas

Polticas: Clasificacin
Externas
Originadas en factores externos a la

Organizacin

El gobierno
Sindicatos
La competencia

Consultadas
Consulta al superior

Formuladas
Implcitas

Polticas: Importancia
Facilitan la delegacin de autoridad
Evitan prdida de tiempo de los superiores
Otorgan un margen de libertad para la toma de

decisiones
Contribuyen a lograr los objetivos
Proporcionan uniformidad y estabilidad en las
decisiones
Indican al personal cmo debe actuar n sus
operaciones
Facilitan la induccin del nuevo personal

Programas
Son esquemas en los cuales se establecen la secuencia de actividades o
tareas especficas que debern realizarse para alcanzar los objetivos, y el
tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes
Para elaborar un Programa se requiere:
1. Identificar las actividades o tareas
2. Ordenarlas cronolgicamente
1. Interrelacionar las actividades
1. Cules se realizan inicialmente o antes
2. Cules se realizan al mismo tiempo
3. Cules son posteriores
3. Asignar a cada actividad el tiempo y los recursos requeridos para su
realizacin

Programas: Clasificacin
Tcticos
Se establecen para un rea de actividad
Programa de produccin de tractores

Operativos
Se establecen para cada una de las tareas o

partes de que consta un rea de actividad

Construccin de motores (para tractores)

ACTIVIDAD

EN

FE

MA

AB

MY

JU

JL

AG

SE

OC

NO

DI

Emisin de planos de partes

Emisin de planos de ensamble
Solicitud de partes
Solicitud de materia prima
Recepcin de partes
Recepcin de materia prima
Procesos de fabricacin
Diseo de troqueles
Construccin de troqueles y pruebas
Diseo de motores
Construccin de motores
Fabricacin de partes
Diseo de sistema electromecnico

Programa de fabricacin de tractores

(Tomado de: Fundamentos de Administracin de Munch - Garca
Instalacin electromecnica y pruebas
Ensamble

Actividades

Horas
1

Fabricacin de Carcaza
Fabricacin de estator
Pintado de carcaza y
montado de estator
Fabricacin y embobinado
e rotor
Fabricacin de tapas
Montaje de motor y piezas
auxiliares
Pruebas de motor

Programa de fabricacin de motores

(Tomado de: Fundamentos de Administracin de Munch Garca)

Identificar las Caractersticas de la Coinfeccin

VIH/Tuberculosis
En los Pueblos Indgenas del Estado Zulia
Cronograma por Meses
Actividad
1

10

11

XX

XX

12

Actividad # 13: Diseo y Ejecucin de Protocolo de Investigacin de la Coinfeccin VIH/SIDA/TUBERCULOSIS en los Pueblos Indgenas del Estado Zulia

Tarea 13.1.: Elaboracin de protocolo de investigacin

XX

XX

Tarea 13.2.: Adquisicin de materiales y reactivos de laboratorio

XX

XX

Tarea 13.3.: Talleres de induccin al personal

XX

XX

Tarea 13.3.: Ejecucin de la investigacin

Tarea 13.4: Elaboracin y presentacin de informe final

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

XX

Importancia de los
Programas
Suministran informacin y marcan el avance de

las actividades
Mantienen en orden las actividades facilitando
el control
Identifican los recursos necesarios
Identifican a las personas responsables de
realizarlos
Orientan al personal sobre las actividades
especficas que deben realizar
Establecen tiempos de inicio y de terminacin
Disminuyen los costos
Evitan la duplicacin de esfuerzos

Presupuestos
Son programas en los cuales se les asignan cifras o

valores monetarios a las actividades

Estimacin del capital
Costos
Ingresos
Requerimientos
Es un esquema ordenado sistemticamente
Es un plan expresado en trminos cuantitativos
Es general porque se establece para toda la Organizacin
Es especfico porque puede referirse a cada rea de la
Organizacin
Se disea para un determinado perodo

Presupuestos:
Clasificacin
Estratgicos

Comprenden toda la Organizacin o Empresa

Direccin Regional de Salud

Tcticos

Proyectados

para cada una de las reas

departamentos de la Empresa u Organizacin
Direccin de Programas de Salud
Direccin de Atencin Mdica

Operativos

Para las diferentes secciones de los departamentos

Programa de Control de la Tuberculosis
Programa de Atencin al paciente asmtico

Importancia del
Presupuesto
Convierte los aspectos de la ejecucin de los

planes en unidades de medida comparables

Sirve de estndar o patrn de ejecucin en
obras monetarias
Permite el control de operaciones
Presenta anticipadamente los gastos en que se
incurrir por la ejecucin de las actividades
Reduce al mnimo los costos
Mide el desempeo de las unidades
organizativas
Determina el lmite de los gastos o erogaciones

Procedimientos Mtodos
Los PROCEDIMIENTOS establecen el orden

cronolgico y la secuencia de actividades

que deben seguirse para realizar un trabajo
repetitivo
Un MTODO detalla la forma o manera
exacta de realizar una actividad rutinaria y
repetitiva
Procedimientos y Mtodos estn ntimamente relacionados:
Los procedimientos determinan el orden lgico que se debe seguir
en una serie de actividades; los mtodos indican cmo ejecutar
dichas actividades

Procedimientos Mtodos:
Importancia
Son bsicos para una Planificacin adecuada
Determinan el orden lgico de las actividades
Promueven la eficiencia y la especializacin
Delimitan responsabilidades
Establecen quin, cmo y

cundo deben

ejecutarse las actividades

Son aplicables a actividades repetitivas

Etapa II: Organizacin

El Proceso Administrativo

DICCIONARIO DE LA REAL
ACADEMIA ESPAOLA:
organizacin = efecto o accin de disponer

las cosas de forma ordenada.

Otras identifican organizacin con "sistema
de accin conscientemente coordinado"

Obtenido de "
http://es.wikipedia.org/wiki/Proceso_de_organizaci%
C3%B3n
"
Un proceso de organizacin es el

establecimiento
de
roles,
relaciones,
autoridades y responsabilidades, con el
objetivo de operar con la eficiencia y
eficacia requeridas para alcanzar los
objetivos. Lo que se espera de un proceso
de organizacin es disponer de una
estructura organizativa a travs de la cual
los individuos cooperan sistemticamente
para el logro de objetivos comunes.

Concepto de Organizacin
Eugenio Sisto Velasco
Organizar es agrupar

y ordenar las actividades

necesarias para alcanzar los fines establecidos
creando unidades administrativas, asignando en su
caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarqua
y estableciendo las relaciones que deben existir entre
dichas unidades
Robert Beckles y otros
Estructura de relaciones entre personas, trabajo y
recursos
Joseph L. Massie
La estructura y asociacin por la cual un grupo
cooperativo de seres humaos asigna las tareas entre
los miembros, identifica las relaciones e integra sus
actividades hacia objetivos comunes

Principios de
Organizacin
Objetivo
Todas las actividades deben relacionarse con los

objetivos y propsitos de la empresa

Especializacin
Mientras ms especfico y menor sea el campo de
accin de un individuo, mayor ser su eficiencia y
destreza
Jerarqua
Establecimientos de centros de autoridad que emitan
comunicacin clara e ininterrumpida desde el ms
alto nivel ejecutivo al ms bajo
Paridad de Autoridad y Responsabilidad
Al conferir responsabilidad, debe conferirse tambin la
autoridad necesaria para cumplir. Si se concede
autoridad, el que la recibe asume tambin
responsabilidad

Principios de
Organizacin
Unidad de mando
Para cada centro o unidad debe existir un solo jefe. Los

subordinados deben responder a un solo jefe

Difusin
Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y

autoridad deben publicarse y ponerse a disposicin de todos los

miembros

Amplitud de control
Debe existir un lmite en cuanto al nmero de subordinados que

deben reportar a un ejecutivo

Coordinacin
Debe existir armona, equilibrio, sincronizacin de recursos entre

los diferentes elementos, secciones o departamentos

Continuidad
La

estructura organizacional debe mantenerse, mejorarse,

adecuarse a las nuevas realidades

Etapas de la Organizacin
Divisin del Trabajo
Jerarquizacin
Departamentalizacin
Descripcin de Funciones

Coordinacin
Sincrona
Armonizacin
Interrelacin

Divisin del Trabajo

Separar y delimitar las actividades
Mayor precisin
Menor esfuerzo
Ms eficiencia
Especializacin
Perfecccionamiento

Incluye
Jerarquizacin
Departamentalizacin
Descripcin de funciones

Departamentalizacin
Crear Departamentos
Dividir las actividades y funciones de una

empresa y agruparlas por su similitud

Secuencia
Listar todas las funciones de la empresa
Clasificarlas
Agruparlas segn jerarqua
Asignar actividades a cada una de las reas
Especificar las relaciones de autoridad, de

responsabilidad y obligaciones entre las funciones

y puestos
Establecer lneas de comunicacin

Tipos de
Departamentalizacin
Por Funciones
Por Productos
Geogrfica (Por Territorios)
Clientes
Por Procesos o Equipo

Por Funciones
Finanzas

Contabilidad

Tesorera

Presupuestos

Por Productos
Produccin

Qumicos

Colorantes

Farmacuticos

Por Territorios
Ventas
Regionales

Occidente

Noreste

Sur

Por Clientes
Ropera

Caballeros

Damas

Nios

Por Procesos o Equipos

Proceso

Mecnica

Electricidad

Latonera

Pintura

Por
Programa de
Control de la TBC

Promocin de la Salud
Prevencin de la
Tuberculosis

Trabajo Social

Talleres de
Capacitacin

Vacunacin
BCG

Charlas a
Comunidades

Localizacin
de Casos

Identificacin de
Sint. Respiratorios

Pruebas de
Laboratorio

Examen de
Contactos

Por ..
Direccin
Regional De
Salud

Atencin
Mdica

Coordinacin
De Hospitales

Coordinacin
De Ambulatorios

Direccin de
Programas

Coordinacin de
ITS / SIDA

Coordinacin de
TBC y EP

Coordinacin de
Lepra y DS

Tipologa de la
Organizacin
Organizacin Lineal o Militar
Organizacin Funcional (Taylor)
Organizacin Lineo-Funcional
Organizacin Estaf
Organizacin por Comits
Organizacin Matricial

Organizacin Lineal
Una sola persona

toma las decisiones

y las transmite a
sus subalternos,
quienes reportan a
un solo jefe
Autoridad y
Responsabilidad se
transmiten por una
sola lnea

Director General

Supervisor

Empleados

Organizacin Funcional
(Frederick Taylor)

El superior divide el trabajo en

departamentos especializados
Cada Jefe tiene autoridad en lo que
le compete, sobre la totalidad del
personal que ejecuta labores
relacionadas con su funcin
Ventajas
Divisin del trabajo es planificada
Mayor especializacin
Ms eficiencia individual
Trabajo manual separado del
intelectual
Menor presin sobre cada Jefe

Supervisor

Desventajas

Jefe de
Abastecimientos

Jefe de
Control de Calidad

No hay clara definicin de la

autoridad: no hay unidad de mando

Conflictos entre jefes
Confusin en el personal
Dilucin de la responsabilidad
Obreros

Jefe de
Mantenimiento

Organizacin Lineo-Funcional
Combinacin de las

Gerente
General

anteriores
Conserva la unidad

de mando y de
responsabilidad
(Cadena de Mando)
Conserva la
especializacin de
cada actividad
Publicidad

Gerente de
Mercadeo

Gerente de
Produccin

Promocin

Ventas

Contabilidad

Gerente de
Finanzas

Gerente de
Personal

Tesorera

Presupuesto

Organizacin Estaf
Grandes y medianas

Asesor
Jurdico

empresas
Cuando se requiere
contar con
especialistas que
puedan asesorar a los
departamentos de
lnea
Ayuda a la toma de
decisiones
No gozan de autoridad
lineal (Autoridad
tcnica o Estaf)
Roces con la autoridad
lineal

Publicidad

Gerente
General

Gerente de
Mercadeo

Gerente de
Produccin

Promocin

Ventas

Contabilidad

Gerente de
Finanzas

Gerente de
Personal

Tesorera

Presupuesto

Tcnicas de Organizacin
Organigramas
Representacin

grfica de la estructura formal de la

organizacin de la empresa o grupo social que muestran los
niveles jerrquicos, las interrelaciones, las obligaciones y la
autoridad dentro de ella

Manuales
Documentos con informacin detallada, ordenada y sistemtica

de la organizacin de la empresa o grupo social

Flujogramas o Diagramas de Procedimientos

Representacin grfica que muestra la sucesin de los pasos de

que consta un procedimiento

Carta de distribucin del trabajo

Anlisis de los puestos que integran un departamento o seccin

para dividir las funciones y mejorar la estructura de los grupos

de trabajo

Anlisis de puesto
Clasificacin detallada de las labores que se desempean en un

puesto o unidad de trabajo especfica y de los requisitos que

debe satisfacer el personal que lo desempea

Etapa III: Direccin

Liderazgo - Comando

Definiciones
Burt K. Scanlan
Coordinar el esfuerzo comn de los subordinados

para alcanzar las metas de la organizacin

Joel J. Lerner y H. A. Baker

Consiste en dirigir las operaciones mediante la

cooperacin del esfuerzo de los subordinados

para obtener altos niveles de productividad
mediante la motivacin y la supervisin

Leonard J. Kazmier
Gua

y supervisin de los esfuerzos de los

subordinados para alcanzar las metas de la
organizacin

Elementos del concepto

Conduccin de los esfuerzos de los

subordinados
Comunicacin
Motivacin
Supervisin
Logro de las metas del grupo social

Importancia de la
Direccin
Ejecuta los planes
Influye la moral de los empleados y por ello

tambin determina la productividad

Es bsica para el logro de los objetivos,
para implementar los mtodos de
organizacin y para la eficacia de los
mtodos de control
La Direccin establece la comunicacin
necesaria para que el grupo social funcione
Determina las conductas ms deseables
entre los miembros de la organizacin

Etapas de la Direccin
Toma de Decisiones
Integracin
Motivacin
Comunicacin
Autoridad
Ordenes
Instrucciones

Delegacin

Supervisin

Toma de Decisiones
Decidir es elegir un curso de accin
entre varias alternativas
La decisin vara en trascendencia o
connotacin segn sea la situacin
planteada
1. Definir el problema
2. Analizarlo
3. Identificar y evaluar alternativas
4. Elegir entre las alternativas
5. Aplicar la decisin

Integracin
La Integracin es la funcin a travs de la cual se
proporciona a la empresa el personal y los
recursos materiales idneos para el mejor
desarrollo de las actividades
Las personas deben tener el perfil requerido para

ocupar un puesto
Cada puesto de trabajo debe recibir los elementos
necesarios para desempear con eficiencia las
actividades inherentes al puesto
Induccin de nuevos ingresos para armonizarlos y
adecuarlos con el ambiente organizacional y con
los objetivos de la empresa
Capacitacin y desarrollo del personal

Motivacin
Mover, Conducir, Impulsar a la accin
Numerosos factores o elementos
intervienen en la motivacin de las
personas
Teoras de Contenido
Jerarqua de las necesidades (Maslow)
Motivacin e higiene (Herzberg)
Motivacin de Grupo

Teoras del Aprendizaje

Comunicacin
Proceso de transmitir y recibir informacin

en un grupo social.
Emisor
Donde se origina la informacin

Transmisor
Medio a travs del cual fluye la comunicacin

Receptor
El que recibe y debe entender la informacin

Comunicacin
Formal
Se origina en la estructura formal de la

organizacin y sigue los canales o vas de la

organizacin
Instructivos, Manuales, Ordenes, etc.

Informal
Surge

de los grupos informales de la

Organizacin y no sigue los canales regulares
Opiniones, Chismes, Comentarios

Comunicacin
Vertical
Va de un nivel superior a uno inferior o viceversa
Quejas, Informes, Ordenes, Instrucciones

Horizontal
Se da en niveles de igual jerarqua
Circulares, Memoranda

Verbal
Comunicacin oral

Escrita
Material escrito o grfico

Comunicacin Efectiva
Debe ser expresada con lenguaje claro y

accesible
Debe ser moderada, es decir, slo la que sea
necesaria y concisa en lo posible
Debe servir para facilitar la integracin entre
los miembros de la Organizacin
Debe aprovechar la organizacin informal
Toda la comunicacin formal debe efectuarse
por escrito y por los canales regulares
El sistema y canales de comunicacin deben
revisarse y mejorarse peridicamente

Autoridad
Facultad de que est investida una persona, dentro
de una organizacin, para dar rdenes y exigir que
sean cumplidas por sus subordinados

Es el derecho de mandar
y el poder de hacerse obedecer

Autoridad
Mando
Ejercicio de la autoridad

Delegacin
Concesin de autoridad y responsabilidad por

parte de un superior hacia un subordinado

Supervisin
Vigilar y guiar a los subordinados

MANDO
Ordenes
Indicarle a un subordinado el cumplimiento

de una determinada actividad

Clara y precisa
Oportuna
Por escrito

Instrucciones
Circulares
Instructivos

CONTROL

Control: Definiciones Concepto

Verificar si todo ocurre de conformidad con el plan

adoptado, con las instrucciones emitidas y con los

principios establecidos, con el fin de identificar
debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir
su repeticin
Relacin con el PLAN
Verificar o garantizar el logro de los objetivos
Medicin
Medir y cuantificar lo que se realiza, los resultados

Deteccin de desviaciones
Identificar y corregir si existen diferencias entre lo planeado y lo
ejecutado
Establecer medidas correctivas
Prever y corregir errores

Control: Importancia
Permite establecer medidas correctivas para

garantizar el logro de los objetivos

Se aplica a todo
Cosas, personas, tareas, actividades, recursos

financieros, etc.
Identifica las causas de las desviaciones
Informa sobre el desarrollo o ejecucin del

plan
Reduce costos y ahorra tiempo
Es necesario para el logro de la productividad
de todos los recursos

Proceso de Control
Identificarde
Medicin
Deteccin
CONTROL
Comparacin
Retroalimentacin
Correccin
el
deresultados
estndar
desviaciones

Periodicidad del CONTROL

Control Preliminar
Realizado antes de ejecutar las actividades

Control Concurrente
Se realiza simultneamente con la ejecucin

de las actividades, como un proceso continuo

Control Posterior
Despus de haber realizado las actividades

planeadas. Permite comparar los resultados

con lo preestablecido o planificado

Control por reas

Funcionales
Control de

Produccin
Control de calidad
Control de Inventarios
Control de Compras
Control de Produccin

Control de Finanzas
Control de Presupuesto
Control Contable
Costos
Auditora

Control de Recursos Humanos

Auditora
Evaluacin de la

Actuacin
Evaluacin de
Reclutamiento y
Seleccin
Evaluacin de
Capacitacin y
Desarrollo
Evaluacin de la
Motivacin
Evaluacin de Sueldos
y Salarios