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PROYECTO:

Simplificacin administrativa de los TUPA 49 y

50 de la DIGEMID
Presentacin 07.01.13

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CONTENIDO

1. Antecedentes
2. Aspectos conceptuales
3. Objetivos
4. Alcance y metodologa
5. Conclusiones y recomendaciones

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1. Antecedentes
La presente presentacin tiene por finalidad dar a
conocer el trabajo realizado en la consultora de
reforma administrativa de los procedimientos TUPA
49 y 50 de la DIGEMID en el periodo comprendido
del 20 de Octubre al 20 de diciembre del 2013 y
recoger de parte del auditorio sus opiniones a fin de
complementar de ser el caso las propuestas
planteadas dirigidas .

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1. Antecedentes
Contamos con ms de 15 aos de experiencia en
consultora en los temas de gestin empresarial (en el
mbito privado y pblico) as como con un equipo
multidisciplinario con ms de 20 aos de experiencia
laboral.
Hemos realizado trabajos similares en varias
organizaciones del medio siendo las principales las
empresas del Grupo Neptunia, Grupo Brescia, Grupo
San Fernando, Grupo Costa Gas, Grupo ISAMISA,
Paraso as como asesoras internacionales contratados
por PNUD, USAID y el MINCETUR para mejorar los
procesos de comercio exterior del pas y las
competencias de los funcionarios y personal tcnico de
las Instituciones vinculadas a normar y promocionar las
exportaciones.
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2. Aspectos conceptuales
Cabe sealar que si bien por aspectos estratgicos
y a consideracin de la Institucin se ha
seleccionado a los TUPAS 49 Y 50 como alcance
inicial del trabajo, nuestra recomendacin por
aspectos tericos, conceptuales y metodolgicos, es
realizar el Mapa de Procesos de Nivel 1 de todas las
operaciones de la Institucin a fin de tener una visin
sistmica, holstica, integral de la organizacin e
identificar
las
interacciones
a
nivel
de
macroprocesos y procesos. (ISO 9001 Mapa de
Procesos Arturo Oliva)

Una de las principales propuestas del Enfoque por

Procesos es la orientacin a resultados producto de
una visin transversal -horizontal (por procesos) y no
vertical (funcional) de la organizacin por lo que es
necesario tener en primer lugar la conceptualizacin
de todas las operaciones de la organizacin. Q-Total Consultores

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1. Elaborar Mapa de Procesos de toda la organizacin. Ejemplo

Proyecto : Implantacin de la Gestin de Procesos

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Proyecto : Simplificacin administrativa

2.

Determinar las interrelaciones entre los procesos operativos

Nivel 2

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Proyecto : Simplificacin administrativa

3. Elaborar los diagramas de flujo (detalle de los procesos operativos). Nivel 3

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Proyecto : Simplificacin administrativa

4. Elaborar los cuadros de anlisis de procesos

Cdigo: PD-D23

ENTRADA
Datos sobre las caractersticas del
02
envase y empaque

EQUIPO
ACTIVIDADES
Evaluar la factibilidad de envasar el nuevo producto
AD05-01
con la maquinaria actual

Muestra experimental del producto

03
terminado (terceros)
Resultado de la prueba de campo
05
(informacin tcnica)

Evaluar y aprobar inversin en maquinaria para el

AD05-02
envasado del nuevo producto
Realizar pruebas de resistencia del envase y
AD05-04
empaque

06

Informacin final de componentes del

producto formulado

10 Nombre de marca registrada

Evaluar y aprobar los resultados de las pruebas de

resistencia de materiales
Definir las especificaciones tcnicas del env/emp e
AD05-06
impresiones
AD05-05

AD05-08

Elaborar cuadro de Control Analtico del envase,

empaque y etiquetas

AD05-11 Aprobar el arte final de las impresiones

AD05-12 Gestionar la impresin de 70 ejemplares de etiquetas
AD05-13 Incluir los datos logsticos de cada material nuevo

INDICADORES DE GESTIN
Tiempo de ejecucin del diseo de envase y
empaque

DOCUMENTOS
Procedimiento: Envases, empaques e
impresiones (PD-P04)

D
E

08
E

P
P

P
P

SALIDA
Especificaciones tcnicas del envase y
empaque (final)

11

Modelo de etiqueta

57

Ejemplares de etiquetas

E
P

Asistente Marketing

Asistente Logstica

Rp Control Calidad

Jefe Sistemas

Jefe Logstica

Jefe Finanzas

X X X X
X
NIVEL DE PARTICIPACION

Jefe Produccin

Jefe Registros

Jefe Marketing

Desde la recepcin de muestras hasta el ingreso final de los

componentes del producto al sistema.

Jefe Tecnico Agrcola

ALCANCE:

Jefe Productos Nuevos

Determinar las caractersticas de env, emp e impresiones que

contengan, protejan e identifiquen el producto.

Jefe Planeam. Produccin

Jefe de Diseo

OBJETIVO:

Gerente General

RESPONSABLE:

Jefe Investigacin

Anlisis del Proceso: Diseo de envases (PD23)

P D

P
D

CLIENTES: PROCESOS / CARGO

PD04 Registros
PC01 Operaciones

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Proyecto : Simplificacin administrativa

5. Elaborar Matriz de Participacin del personal en los procesos

Elaborar la Matriz de Responsabilidades del Personal en los procesos que
participa y determinar su nivel de responsabilidad.
Determinar al Lder y los participantes de cada proceso.
Matriz de Equipos de Procesos

PD05 Envases

PP01 Planeamiento de la produccin

PP04 Envasado y empacado

PP05 Almacenamiento y despacho

PP06 Mantenimiento de maquinas y equipos

DISEO &
ESTRA
DESARROLLO
T.
PRODUCCIN

Jefe Sistemas

Jefe Logistica

PD04 Registros

Asesor Legal

Jefe Finanzas

Jefe Contabilidad

Gerente Calidad & RRHH

Soporte

Coordinador Ventas

PD02 Diseo de productos

Jefe Ventas Sanidad Amb.

PD01 Planeamiento de productos

Jefe Ventas Veterinaria

Jefe Ventas Agrcola Sur

Jefe Ventas Agrcola Norte

Jefe Creditos & Cobranzas

PE02 Revisin gerencial

Jefe Marketing

Jefe Promocin

Gerente Comercial

Jefe Produccin

Jefe Tecnico Vet & SanAmb

DIRECTORES DE PROCESOS (DP)

Prod
Comercial

Gerente Produccin

Jefe Tecnico Agrcola

13

PROCESOS

Jefe Registros

Jefe Productos Nuevos

PE01 Planeamiento empresarial

MAC.

Jefe Inv & Desarrollo

Gerente General

Diseo & Des.

X
X

X
X
X

X
X

X
X
X

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2. Aspectos conceptuales

El enfoque de procesos contempla los siguientes

elementos

La entrada del proceso (requisitos del procedimiento)

Los recursos (humanos, tecnolgicos, infraestructura,

tecnologa de informacin y comunicaciones)

Los controles (leyes, normas, directivas, lineamientos)

El flujo (flujograma,
manuales)

La salida del proceso (Esquela de observacin , RD)

procedimiento,

instructivo,

Otros elementos
Dueo, participantes, tiempo de ciclo, alcance (donde
empieza, donde termina), indicadores, costo (TUPA)
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2. Aspectos conceptuales

En proyectos de mejora de procesos administrativos hay una

atencin especial a la calidad de la entrada (Input)

Si se cuenta con una entrada de calidad el proceso ser ms

gil y evitaremos reprocesos, devoluciones

Por ello se ha apostado a contar con:

Lista de chequeo del administrado
Lista de chequeo del filtro
Lista de chequeo del evaluador (se tom de base un
documento muy importante trabajado en DIGEMID llamado
Manual de Evaluacin Tcnica)
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2. Aspectos conceptuales

El soporte de la mejora de procesos administrativos es la

sistematizacin de la informacin

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El reconocimiento de la existencia de
problemas constituye el 50% de la
solucin de los mismos

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El 90% de los problemas de una
organizacin son causados por el
Sistema que es de responsabilidad de
la Administracin Superior

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Equipo de trabajo
Dra. Sandra Gonzalez
Dra. Nieves Tipiana
Ing. Julio Cuadros
Ing. Daniel Zelaya
Dra. Beatriz Cceres

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Equipo de apoyo
Dr. Leandro Huayanay
Lic. Martha Aguirre
Dra. Vivian ufflo
Dra. Sofa Salas
Dra. Katherine Robles
Dr. Linder Figueroa

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Equipo de apoyo
Ing. Ricardo Poma
Lic. Arturo Oliva

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Lderes de la reforma
Dr. Pedro Yarasca
Dra. Lidia Castillo

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El equipo de consultores viene trabajando

temas de mejora, reforma, rediseo,
reingeniera, innovacin de procesos en el
mbito pblico de manera local e internacional
en forma intensiva desde hace 5 aos
habiendo efectuado algunas consultoras con
el apoyo de la cooperacin internacional del
PNUD, BID, USAID

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Hemos trabajado en el equipo VUCE del
MINCETUR y en los equipos de USAID que
intervinieron en el programa Facilitando
Comercio

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3. Objetivos
La reforma reconoce los principios y mandatos de
la Ley 26842 Ley General de Salud.

Artculo II: La proteccin de la salud es de inters

pblico.
Por
tanto,
es
responsabilidad
del
Estado
regularla,
vigilarla
y
promoverla.
Artculo 49. La Autoridad de Salud de nivel nacional es
la encargada del control sanitario de los
productos farmacuticos y galnicos, as como de velar
por el cumplimiento de las disposiciones que sobre la
materia se establecen en la presente ley y el
reglamento
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3. Objetivos

Objetivo de la
consultora en
DIGEMID

Implementacin de mejora y reingeniera

de los procedimientos administrativos
comprendidos en el Plan de Simplificacin
Administrativa aprobado por Resolucin
Ministerial No. 461-2013/MINSA.

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3. Objetivos

Q
Objetivos especficos

Realizar el anlisis de cada uno de los procedimientos administrativos

materia del encargo.
Los anlisis consideran los cambios introducidos por el Decreto
Supremo No. 016-2011-SA, modificado por el Decreto Supremo N

001-2012/SA y normas complementarias.

Identificar las reas de mejora o problemas en la Direccin de
Autorizaciones Sanitarias.
Definir los procedimientos estndar mejorados.
Determinar las especificaciones de calidad requeridas por el usuario de
cada uno de los productos de los procedimientos (tiempos estndar,
informacin, predictibilidad)

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3. Objetivos

Qu esperamos con la implementacin?

- Procesos ms giles que aseguren la predictibilidad de los trmites y la
calidad de los documentos resolutivos.
- Equilibrio entre bien protegido (salud pblica) e inters legtimo del
agente econmico.
- Armona con objetivos de la VUCE: trmites electrnicos en un solo
punto y facilitacin del comercio.
- Enfoque de la implementacin: tcnico-legal, gestin de procesos,
tecnologas de la informacin .

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3. Objetivos
(I) ENFOQUE DE GESTIN DE PROCESOS
1.Asegurarnos de la calidad de la informacin de ingreso al proceso (lista de
chequeo de mesa de partes, validaciones en la VUCE).
2.Armonizar/estandarizar el proceso de evaluacin de los especialistas (lista
de chequeo del evaluador).
3.Optimizar el flujo del proceso interno y la comunicacin con el administrado
con el sistema VUCE.
4.Estudio tcnico de los tiempos del proceso y determinacin de los nuevos
plazos con mejoras recomendadas y VUCE.

(II) ENFOQUE DE LEGALIDAD

1.Asegurar una adecuada estructuracin de los procedimientos consistente
con el objetivo pblico que se busca alcanzar permitiendo una tramitacin
simple, predecible y oportuna de los mismos.
2.Asegurar que los procedimientos, requisitos y tasas superen el anlisis de
legalidad (de fondo y de forma) y el de razonabilidad o necesidad.

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Organizacin
Funcional

rea 1

rea 3

rea 2

rea 5

rea 4

Requerimiento
del cliente

Clientes
insatisfechos
Lenta atencin de solicitudes

Organizacin
por Procesos

3. Objetivos

Proceso A

Proceso B

Proceso D

Clientes
satisfechos

Proceso C

Requerimiento
del cliente
Rpida atencin de pedidos

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4. Alcance y descripcin de la metodologa

Reforma de los procedimientos administrativos TUPA 49 y 50

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Aplicativos informticos

Disponer de la informacin actualizada de laboratorios y drogueras registradas en

las DISAS Y DIRESAS (fuera del mbito de Lima provincia) incluyendo los contratos
de fabricacin.
2da Semana de Enero
Contar con una base de datos de los contratos de fabricacin autorizados por
establecimientos farmacuticos- DIGEMID en el que se incluya toda la trazabilidad
del expediente y el contenido del listado de los productos sujetos al contrato de
fabricacin (nombre del producto, concentracin, forma farmacutica e IFAS )
Listo solo para lima ( No siendo usado por la Oficina de Establecimientos por falta de
RH (Observacin emitida por Sra. Carmen )
Provincias (Programada para el 1 semestre y pendiente de que OGEI facilite el
desarrollo y recursos humanos)
Disponer con una base de datos de los laboratorios que han solicitado a la
Direccin de control y vigilancia la certificacin en Buenas Prcticas de Manufactura
incluyendo el status actual de cada laboratorio y (nombre y direccin del fabricante)
A fines de Enero

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Aplicativos informaticos
Contar con un aplicativo que proporcione la informacin de los dias que tiene el expediente
luego de haber sido notificado alertando al evaluador 5-7 dias antes de caer en abandono e
indicar la condicin de abandono a fin de emitir la RD correspondiente (tema observado por la
OCI del MINSA)
A fines de Enero
Disponer de plantillas automticas para la emisin de la RD de inscripciones y reinscripciones
considerando la normativa anterior del 23 01 2012 , despus del 23 01 2012 (DS 016-2011
SA) y VUCE (incluyendo los cdigos nuevos de los productos)
Inscripciones
aprobados (15 Enero)
denegados (15 Enero)
Reinscripciones
aprobados (20 Enero)
denegados (20 Enero)
Sistematizacin de las listas de chequeo de los TUPAS 49 50 140 142 143
Se acepta la propuesta de que su consultora desarrolle temporalmente el programa en algn
lenguaje de programacin para automatizar la lista de chequeo, en funcin de esta propuesta
se desarrollar la solucin definitiva que se integre al modelo de datos institucional y al
Sistema Integrado de tal manera que se amarre el expediente y otros datos relacionados , este
desarrollo quedara pendiente de que OGEI facilite el desarrollo y recursos humanos , se
elaborara el requerimiento en Enero, pero la ejecucin depender de la aprobacin y en caso
contrario del financiamiento que logremos con el BID)

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Conclusiones y recomendaciones
Revisin y aprobacin de las listas de chequeo
(evaluador, administrado, filtro)
Implementar el uso de las listas de chequeo de
manera electronica
Un mayor control de los tiempos del proceso
Asignacin a tiempo completo a las lderes de la
reforma

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