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EVENTO
Acontecimiento
programado
que
responde a una finalidad especfica, en el
cual el sujeto fundamental es el hombre y
sus relaciones con el medio ambiente.
Los eventos responden a situaciones de
grupo y se realizan en espacios y tiempos
determinados. Tienen Objetivos pre-fijados,
cuidadosamente desarrollados y seguidos a
conciencia durante todas las etapas de su
planificacin.
GREEN LAN D
RUSS IA
CAN ADA
EUROPE
US A
M IDDLE EAST
A SIA
A FR ICA
SO UTH
AM ERI CA
AUSTR
ALIA
Etapas de un Evento*
Etapas Evento Etapas Proceso
Administrativo
Pre-Evento
Planificacin
Organizacin
Evento
Direccin
Post-Evento
Evaluacin
Pre-Evento
Pre-Evento
Determinar QU se quiere
alcanzar con la realizacin
del Evento
PreEvento
Comisiones de
Trabajo
Coordinador General
Es el responsable general del
desarrollo
del
evento.
Supervisa las labores de las
Comisiones, y es el enlace de
stas con la mxima autoridad
de la institucin responsable
del Evento
Comisin de
Logstica
Transporte
Alojamiento
Alimentacin
Secretara
Se encarga de todas
aquellas
actividades
inherentes al apoyo que
operativisa y hace posible
la ejecucin del evento
Servicios Generales
Comisin Tcnico-Acadmica
Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:
Elaborar las normas para la presentacin de trabajos en
el evento, y seleccionarlos en funcin de stas.
Revisar el temario a desarrollar.
Comisin de Promocin,
Relaciones Pblicas y
Protocolo
Atiende las actividades que abarcan
la promocin y difusin del evento.
Comisin de Festejos y
Recreacin
Planifica y coordina:
Lo relativo a la celebracin de
ccteles y fiestas.
Pre-Evento
Pre-Evento
Expositores o Ponentes:
Son los encargados de
hacer
las
disertaciones
durante el evento.
Delegados:
Asisten
al
evento
en
representacin de una empresa,
institucin o grupo particular.
Acompaantes:
No estn directamente
relacionados
con
el
evento, acompaan a
ponentes, delegados o
invitados especiales.
Invitados Especiales:
Personas que por su prestigio,
reconocimiento cientfico, social o
poltico ,le confieren notoriedad al
evento
Pre-Evento
Ciudad Sede.
Instalaciones especficas
donde se realizar el
evento:
Capacidad
Comodidad
Iluminacin
Equipos
Acceso
Pre-Evento
Programas:
DURACIN
OBJETIVOS
Tcnico o Cientfico
Social
Para Acompaantes
De Visitas Tcnicas
Turstico
Pre-Evento
HUMANOS:
Personal profesional,
especializado y obrero
que se requiere para la
realizacin del evento
Recursos
TCNICOS:
MATERIALES:
Implementos necesarios
(Ejemplo: lpices, carpetas,
mesas,
sillas),
y
las
instalaciones a utilizar.
Pre-Evento
Egresos:
Publicidad
Ingresos:
y
Promocin
Espacios
Impresos
y Publicitarios
Originales
Actividades
Alojamiento
especiales
Alquiler y Montaje
Venta de comidas
Salones
y bebidas
Transporte
Eventos Sociales Concesiones para
Recursos Humanos venta
Pre-Evento
Medios de Comunicacin
Correo Directo
Publicidad Impresa
Volante
Aviso de Prensa
Pre-Evento
10.-Diseo y Elaboracin de
Impresos
Pre-Evento
Evento
Evento
Evento
PostEvento
PostEvento
PostEvento
OPININ
Participantes
Expositores o Ponentes
Comit Organizador
2.- Evaluacin
EVALUACIN
Comparacin cualitativa y
cuantitativa
entre
lo
programado, lo ejecutado y
lo alcanzado
PostEvento
3.- Agradecimientos
Auspiciantes
Patrocinantes
Ponentes
Otros Colaboradores
PostEvento
$
$
4.- Cumplimiento de
Compromisos
$
$
Organizador de
Eventos (PCO)
Servicios:
Centro
de
Convenciones,
alojamiento,
transporte, publicidad, intrpretes, guas,
sonido, audiovisuales, etc.
Empresas Organizadoras de
Eventos
Pre-Evento
Cliente
Tipo de Evento
Fecha.
Servicios:
Transporte,
Alojamiento, Alimentacin,
Audiovisuales, Montaje de
Salones,
recorridos
tursticos, etc.
Personal de Servicio
Nmero de Pax.
Alimentos y Bebidas.
Polticas de Pago
Cliente
Servicios requeridos.
Presupuesto Estimado.
Empresas Organizadoras de
Eventos
Pre-Evento
Empresas Organizadoras de
Eventos
Montaje de los Salones
Evento
Empresas Organizadoras de
Eventos
Montaje de los Salones
Evento
Evento
Empresas Organizadoras de
Eventos
Supervisar Servicios y
Personal
Transporte
Comidas
Personal de
Servicio
Equipos
Empresas Organizadoras de
Eventos
Evento
Empresas Organizadoras de
Eventos
1.- Evaluacin
2.- Facturacin Cierre de Cuenta
Cliente
3.- Pago a Proveedores
4.- Pago al personal contratado
para el evento
Post-Evento